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用產(chǎn)品化思維去思考辦公軟件，將會(huì)對辦事效率大有助益。

辦公軟件作為職場普遍存在的“利器”，尤其關(guān)鍵。如果還停留在一些基礎(chǔ)功能使用，或者沒有形成一套套復(fù)用“模版”，就有些說不過去。

閱讀指南

1. 受眾人群：產(chǎn)品經(jīng)理及其余職業(yè)崗位的初學(xué)者；

2. 閱讀收獲：

• 對5類常用的辦公軟件有初步認(rèn)知；
• 掌握不同辦公軟件應(yīng)對的常用場景，以及思考方式；
• 對建立基于自身的辦公習(xí)慣和規(guī)范，有一定幫助。

一、辦公軟件 VS 產(chǎn)品化思維

使用辦公軟件前，尤其是常用的幾個(gè)如“Word”、“Excel”、“PPT”，都需要思考主題、對象、價(jià)值、內(nèi)容等方向，這幾個(gè)方向本質(zhì)上同屬于產(chǎn)品化的思維，即定位、用戶群、需求、功能。

• 主題 VS 定位：它的主旨是什么，就確定了接下來的輸出是什么；好比一個(gè)產(chǎn)品，初始確定了定位，就確定了產(chǎn)品后續(xù)的方向。
• 對象 VS 用戶群：我們在做辦公方面的輸出時(shí)，都會(huì)有接收方，那么在交付的時(shí)候，就需要了解對方的職責(zé)、習(xí)慣等，從而在一定了解的情況下輸出高質(zhì)量的交付物；同樣道理，產(chǎn)品也是，需要對用戶了解，知道他們的畫像屬性，從而有針對性服務(wù)。
• 價(jià)值 VS 需求：在做這樣的輸出物時(shí)，是需要強(qiáng)調(diào)對對方有幫助，有作用的；任何簡單按照自己的思維去產(chǎn)出，大多反響寥寥；也就是說，我的產(chǎn)品是滿足用戶本質(zhì)需求的，能夠服務(wù)匹配上的。
• 內(nèi)容 VS 功能：輸出物的具體內(nèi)容，同樣好比產(chǎn)品功能，每個(gè)內(nèi)容都對不同的人產(chǎn)生幫助，受眾可以從中獲取價(jià)值信息。

一般情況下，常用的辦公軟件為三大神器“Word”、“Excel”、“PPT”，除此之外還包括郵件、OA系統(tǒng)等。

接下來，將整體介紹一下這5類，到底如何通過產(chǎn)品化思維去加以利用。

二、Word文檔

使用文檔的應(yīng)用場景，主要是2類，一是輸出PRD文檔，二是輸出方案書或計(jì)劃書。

但不管是哪一類，都需要具備基本的行文規(guī)范以及必備的結(jié)構(gòu)信息。

2.1 受眾定位

在編寫文檔之前，除了明確主題外，首先需要確認(rèn)這個(gè)文檔是給哪些人看。因?yàn)榇_定目標(biāo)群體，才能明確自己需要輸出的主要內(nèi)容，他們需要了解哪些方面的信息。

比如，假設(shè)需要輸出某需求的PRD文檔（主題），那么對于設(shè)計(jì)同學(xué)，就需要知道原型、交互信息；如果是開發(fā)同事，就需要了解流程、功能定義、業(yè)務(wù)邏輯等。

又或者是宣發(fā)一個(gè)通知信息，就需要明確知道這則信息的人都是什么人，他們需要知道什么內(nèi)容，有什么前后變化，是否需要反饋等。

2.2 內(nèi)容結(jié)構(gòu)

不同應(yīng)用場景，有不同的內(nèi)容結(jié)構(gòu)，目前Word文檔常接觸的場景主要有3類，分別是PRD需求文檔，計(jì)劃書，以及公文通知。其中第3種相對應(yīng)用較少，但可以了解一下。

1）PRD需求文檔

作為一名產(chǎn)品經(jīng)理，Word文檔是輸出PRD文檔的一種常用方法。由于已經(jīng)有很多文章詳細(xì)介紹如何使用Word文檔撰寫PRD文檔，這里僅介紹主體結(jié)構(gòu)。

1. 第一部分：封面、修改記錄、目錄
2. 第二部分：正文，包含需求背景、需求內(nèi)容；其中需求內(nèi)容需要說明需求定義、原型交互、業(yè)務(wù)邏輯等關(guān)鍵信息。
3. 第三部分：非功能性需求，包含測試需求、數(shù)據(jù)需求等方面。

2）方案書（計(jì)劃書）

一般這種類型的讀者，都是領(lǐng)導(dǎo)、客戶、合作伙伴等，所以這類文檔，最核心的是“我是誰”、“我有什么作用”、“我能夠給你帶來什么價(jià)值”以及“未來我可以成長什么”。

2.3 公文通知

這種文檔大多屬于告知型，即“這是一件什么事，現(xiàn)在告訴你是什么情況，你需要關(guān)注什么信息”即可。而這塊屬于專門的行政公文，大部分崗位大多為讀者，關(guān)注即可。

2.4?注意事項(xiàng)

對于此類的軟件，需要熟悉基本的規(guī)范，比如標(biāo)題格式、目錄制作、頁眉頁腳，段落結(jié)構(gòu)，以及一些基本的排版，都是必須掌握的。畢竟好的布局，閱讀起來會(huì)比較舒服。

三、Excel表格

Excel是所有辦公軟件中十分常用的一種，應(yīng)用的場景很多，具體有4類：需求管理、版本管理、數(shù)據(jù)分析、工作管理。一定程度上，Excel滿足大部分的需求場景，適應(yīng)面比較廣。

3.1 需求管理

在需求管理過程中，Excel使用十分普遍，但主要在于2種，一種是需求池管理，另一種是需求內(nèi)容管理。

1）需求池管理

由于Excel是表格化管理，所以十分適用于需求池這個(gè)“字段”較多的情況。而且Excel有明顯的條理性，在較多的需求項(xiàng)中，進(jìn)行有效的排序、篩選等。

2）需求內(nèi)容管理

① PRD文檔

眾所周知，Axure和Word常用輸出PRD文檔的工具，但其實(shí)Excel也可以進(jìn)行這方面的輸出。行業(yè)已經(jīng)有不少這樣的干貨，完整的Excel文檔輸出，建議可以看下，這里不多說。

② 需求提單

一般情況下，小需求是不需要進(jìn)行大篇幅的PRD文檔撰寫，輸出一個(gè)提單表格即可，這樣內(nèi)容直觀清晰，又不會(huì)顯得很散亂。當(dāng)然，這樣的需求清單同樣適合不同的對接同事，包括設(shè)計(jì)、開發(fā)或者測試等。

3.2 版本管理

Excel因?yàn)槭菣M縱軸顯示，符合一個(gè)時(shí)間軸的展示概念，所以在做版本管理方面，也是比較合適的一個(gè)工具（當(dāng)然更多使用嬋道）。

3.3 數(shù)據(jù)分析

由于很多平臺(tái)導(dǎo)出的數(shù)據(jù)大多以Excel結(jié)構(gòu)呈現(xiàn)，所以就不可避免需要用到Excel進(jìn)行數(shù)據(jù)處理。

那么這里的處理方式有兩種，一種是進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，另一種是數(shù)據(jù)可視化。

1）數(shù)據(jù)分析

在Excel當(dāng)中存在較多數(shù)據(jù)公式和函數(shù)，除要求很高、處理數(shù)據(jù)量大的數(shù)據(jù)分析外，Excel是基本滿足了大部分的數(shù)據(jù)分析需求。那么，在使用Excel過程中，涉及幾個(gè)方面的數(shù)據(jù)函數(shù)方式：

• 文本類型：Left、Right、mid、len、lenb、find等；
• 求和類型：sum、sumif、sumifs、subtotal、sumproduct等；
• 計(jì)算類型：count、countif、sumproduct等；
• 查找類型：vlookup、match、index、offset等。

2）數(shù)據(jù)可視化

做完數(shù)據(jù)分析，如果需要share，那么就使用可視化圖表去關(guān)鍵信息，這才是一個(gè)合理的閉環(huán)數(shù)據(jù)分析操作。

那么什么樣的數(shù)據(jù)結(jié)果，展示什么樣的合適圖表呢？這里可以參考麥肯錫的《用圖表說話》，這是十分基礎(chǔ)但有常用的圖表展示規(guī)則。

3.4 效率管理

表格化管理，因?yàn)闂l理清晰，所以在一些分工協(xié)作、工作管理等方面，Excel有明顯的優(yōu)勢。

例如工作管理：

?四、PPT軟件

做PPT一般應(yīng)對“項(xiàng)目匯報(bào)型、產(chǎn)品介紹型、培訓(xùn)分享型、分析報(bào)告型”等4大場景，每種場景都有不同的風(fēng)格、結(jié)構(gòu)和規(guī)范。所以，在輸出PPT前，先確認(rèn)這個(gè)屬性以及閱讀人群，并明確目的才去進(jìn)行策劃輸出。

另外，值得注意的是，不同場景下，PPT的調(diào)性和規(guī)范都是不盡相同的。

4.1 項(xiàng)目匯報(bào)型

通常項(xiàng)目匯報(bào)都有一個(gè)大致的匯報(bào)思路，且由于對象多數(shù)為上級領(lǐng)導(dǎo)，所以整體結(jié)構(gòu)是：項(xiàng)目基本介紹-項(xiàng)目的價(jià)值-現(xiàn)階段的成就-未來計(jì)劃。

除此之外，根據(jù)目的還可以3種：伸手要資源、定期匯報(bào)以及項(xiàng)目請示。不同目的需求，在PPT敘述中有不同的先后順序以及側(cè)重點(diǎn)。

1）要資源

這個(gè)說白了其實(shí)就是說，我現(xiàn)在人力不夠，或者資金不足。那么憑什么領(lǐng)導(dǎo)，看了你這個(gè)匯報(bào)就給你劃撥資源呢？所以，在制作匯報(bào)PPT時(shí)，可以稍微側(cè)重項(xiàng)目的優(yōu)勢，能給公司、領(lǐng)導(dǎo)帶來什么價(jià)值，而且是比較match的。

• 項(xiàng)目介紹&成就：這里主要介紹項(xiàng)目，以及目前取得的成就。
• 項(xiàng)目計(jì)劃（愿景）&目標(biāo)：這里則主要分2部分介紹，一是目前市場上的情況，以及機(jī)會(huì)。二是項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)打算怎么做，制定了什么計(jì)劃，期望取得什么樣的突破。
• 問題&支持：前面說了那么多，到了這里就是自己的真正目的，我要完成上面的目標(biāo)，現(xiàn)在哪里有不足的地方，需要公司和領(lǐng)導(dǎo)給予某方面的支持（1、2、3點(diǎn)等等）。
• 總結(jié)：最后，大概就是對以上內(nèi)容的一些關(guān)鍵內(nèi)容進(jìn)行總結(jié)。

2）定期匯報(bào)

一般情況下，項(xiàng)目都會(huì)定期給上層匯報(bào)情況，比如雙周、每個(gè)月等等。所以這種類型的匯報(bào)在主題、對象都是比較固定，基本就是匯報(bào)目標(biāo)的過程及里程碑等。

同時(shí)，因?yàn)轫?xiàng)目在推進(jìn)過程中，總會(huì)時(shí)不時(shí)遇到一些不可控的情況，這個(gè)時(shí)候就需要及時(shí)反饋風(fēng)險(xiǎn)。

• 項(xiàng)目介紹&目標(biāo)總覽；
• 各個(gè)目標(biāo)的進(jìn)度：主要為完成度，取得什么樣的效果；
• 風(fēng)險(xiǎn)反饋：每個(gè)目標(biāo)達(dá)成過程是否有風(fēng)險(xiǎn)阻塞事情，具體是什么情況，并提供建議方案（至少2個(gè)以上）；
• 總結(jié)。

3）項(xiàng)目請示

項(xiàng)目總會(huì)遇到具體執(zhí)行人一些無法決定的事，這個(gè)時(shí)候就需要請示上層去做決定。

但正如所有人都知道，永遠(yuǎn)只能讓老板做選擇題，而不是問答題。所以我們在表達(dá)這個(gè)目的的時(shí)候，建議思考充足的方案，去讓領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策。另

外，在跟領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)這樣目的時(shí)，建議采用金字塔結(jié)構(gòu)模式，即結(jié)論-方案內(nèi)容-問題背景-再次請示去梳理。

• 當(dāng)前問題&目的：在匯報(bào)初始，就需要大致說明問題，以及說明我這次匯報(bào)的目的（即結(jié)論），需要領(lǐng)導(dǎo)針對這個(gè)問題去做決策；這樣做的目的，就是告知領(lǐng)導(dǎo)，需要他來給我針對這樣的問題進(jìn)行決策。
• 方案內(nèi)容：前面已經(jīng)說了主旨，接下來就是要說我有什么樣的方案，這時(shí)候就需要拋出多個(gè)方案，方案包括怎么做、優(yōu)缺點(diǎn)等；在這里建議2-3個(gè)最優(yōu)方案即可，太多會(huì)導(dǎo)致思考決策成本更大。
• 問題背景：這部分主要是更多地去說明項(xiàng)目當(dāng)前遇到的問題，以及這個(gè)問題的背景是什么；這部分放在最后說，主要是讓領(lǐng)導(dǎo)了解前恩后果，提供決策的判斷依據(jù)。
• 請示決策：到了最后，該說的已經(jīng)說完了，可以讓領(lǐng)導(dǎo)基于以上的匯報(bào)內(nèi)容，再次讓他針對方案進(jìn)行決策，或者聽他有什么建議。

4.2 產(chǎn)品介紹型

很多時(shí)候，產(chǎn)品經(jīng)理不管是B端和C端，都需要給內(nèi)部或外部去介紹產(chǎn)品，好讓別人知道我是干嘛的，我能給你帶來什么價(jià)值。主要對象可能有領(lǐng)導(dǎo)、客戶、合作伙伴、媒體、公司同事、用戶等。

• 基本信息：這里主要說產(chǎn)品的一些基礎(chǔ)信息，包括產(chǎn)品名稱、定位、歷史發(fā)展等，讓受眾對產(chǎn)品有一定的認(rèn)知。
• 現(xiàn)狀&價(jià)值介紹：這部分主要介紹目標(biāo)市場的現(xiàn)狀痛點(diǎn)，以及產(chǎn)品的價(jià)值；簡單來說，通過現(xiàn)在的問題去說明這個(gè)產(chǎn)品有什么優(yōu)勢，有什么資源，可以解決什么問題，并提供了什么價(jià)值；對B端用戶就是賦能，提供企業(yè)者的效益；對C端用戶可能就是生活的某些方面提供便利。
• 核心功能&案例介紹：這部分主要抽取產(chǎn)品的一些核心功能，重點(diǎn)介紹這些功能是干嘛的，怎么用的，能提供什么幫助；并通過案例加深受眾對這個(gè)場景的認(rèn)知。
• 未來規(guī)劃：說明上面我們已經(jīng)做到的地方，這里可以大概說說產(chǎn)品未來發(fā)展的前景，可以做到什么程度，取得什么樣的突破，從而為大家提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)；往小里說，就是畫餅，往大里說就是愿景。

4.3 培訓(xùn)分享

日常的經(jīng)歷很多時(shí)候都可以總結(jié)成經(jīng)驗(yàn)，通過分享來幫助別人提升。

不管是產(chǎn)品經(jīng)理，還是其他崗位，平常都會(huì)不可避免給別人進(jìn)行一些培訓(xùn)分享。培訓(xùn)的核心目的，是傳遞一些知識(shí)，來提升受眾的認(rèn)知，期望他人在工作、性格等方面都能夠有所收益。

所以，在輸出的時(shí)候首先需要知道受眾是哪些人，他們對哪些方面的認(rèn)知是不足的，并針對且確定培訓(xùn)的“主題”。

同時(shí)，由于培訓(xùn)很多時(shí)候?qū)儆谙鄬p松的環(huán)境下，所以PPT制作可以稍微“活潑”一些，減少大家的壓力環(huán)境。

• 明確主題&對象：這屬于第一步也是最重要的一步，因?yàn)槊鞔_主題和對象，是此次分享的最終目的，明確方向才好進(jìn)行后面的梳理。
• 說明現(xiàn)狀&問題：在明確的主題范圍下，掌握受眾目前遇到的一些問題，并結(jié)合自身了解的情況，去整理大家常遇到的或者未來會(huì)遇到的現(xiàn)象，這樣才能對癥下藥。
• 闡述方法&案例：基于自身的經(jīng)驗(yàn)，針對以上的現(xiàn)狀和問題，提出某些見解，并通過舉例來加深認(rèn)知。
• 總結(jié)：這部分同樣是對整個(gè)培訓(xùn)主題下的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，提出一些全局性的原則，梳理一定的方法論體系。

4.4 分析報(bào)告

這類報(bào)告的核心是發(fā)現(xiàn)問題和解決問題，所以針對此類的PPT，需要著重問題的現(xiàn)狀，有什么正、負(fù)面影響，基于這些制定什么樣的方法和執(zhí)行計(jì)劃，最終在與會(huì)達(dá)成共識(shí)。

• 主題：明確此次分析的方向
• 現(xiàn)狀&問題：針對主題通過定量、定性等方法了解現(xiàn)狀，并總結(jié)問題的正、負(fù)影響。
• 建議&效益：針對以上的情況，制定方案及執(zhí)行計(jì)劃，同時(shí)需說明方案優(yōu)缺點(diǎn)，優(yōu)點(diǎn)如何保持，缺點(diǎn)如何解決。同時(shí)針對這些建議，可以帶來什么價(jià)值效益。
• 總結(jié)：闡述此次分析的主題和關(guān)鍵觀點(diǎn)，并確認(rèn)最終結(jié)果。

4.5?小結(jié)

PPT在闡述時(shí)，是比較有結(jié)構(gòu)化的，所以建議在輸出前使用思維腦圖，梳理核心要點(diǎn)，以及整體的結(jié)構(gòu)。

五、郵件

在一些公司里，都會(huì)使用到郵箱作為辦公工具，甚至可能是最重要的溝通工具，像Outlook，QQ郵箱等。

使用郵箱的場景，一般是基于幾種：咨詢問題、匯報(bào)請示、信息通知。

5.1 咨詢問題

這類郵件，主要需求方對一些業(yè)務(wù)有疑問，需要進(jìn)行澄清，通過電話溝通不一定能解析清楚，以及口述不便于反饋整理。那么應(yīng)對這樣的場景，發(fā)一封郵件就十分恰當(dāng)。另外，使用金字塔結(jié)構(gòu)進(jìn)行詢問是十分合適的。

• 拋出主題：正文的第一句話，就是說明我是來干嘛，這樣好讓收件人知道你的核心動(dòng)機(jī)。
• 介紹背景：說完動(dòng)機(jī)，接下來說這個(gè)事的背景，也可以理解為需求，我為什么要了解這方面的信息，是因?yàn)槲易罱谧鍪裁词?，又或者有哪方面的需求需要了解?/li>
• 反饋問題：針對以上的內(nèi)容，發(fā)件人就需要羅列哪些問題點(diǎn)，到底是哪些問題，并通過一一羅列，這樣回答會(huì)更有條理性。
• 期望解答：回到最終目的，就是希望收件人能針對以上的問題進(jìn)行回復(fù)，這里更多的是起到一種結(jié)尾的方式。

5.2 匯報(bào)請示

郵件通常也是匯報(bào)請示的一種方式，性質(zhì)和PPT中的“項(xiàng)目請示”一樣，只是輸出的工具不同，但內(nèi)容和目的是一致的。

因?yàn)閷ο笫穷I(lǐng)導(dǎo)，所以在輸出時(shí)最好簡單直接、觀點(diǎn)清晰，目的明確，減少老板的閱讀和思考成本，并注意避免太多不確定性的信息。

所以整體的結(jié)構(gòu)仍是“目的&結(jié)論”、“問題&方案”、“事情背景”、“請示決策”。

5.3 信息通知

此類場景只要為向多方同步信息作用，比如項(xiàng)目進(jìn)度、公告、會(huì)議紀(jì)要等。這樣的郵件，大多不需要回復(fù)，僅為了解當(dāng)前事宜的一些相關(guān)情況。

• 主題：首先，需對收件人告知此次信息的主題是什么。
• 具體內(nèi)容：羅列這件事的具體情況，建議分點(diǎn)梳理，這樣對于接收者而言閱讀起來比較清晰。
• 結(jié)論：大致總結(jié)上面的情況是什么樣，并說明后續(xù)計(jì)劃，讓大家了解接下來會(huì)怎么樣做。

六、OA系統(tǒng)

各公司都會(huì)基于公司的日常溝通，使用OA辦公系統(tǒng)，既幫助公司業(yè)務(wù)效率提升，又能便于同事之間的交流。

除一些大公司自研OA系統(tǒng)外，大多數(shù)企業(yè)都使用企業(yè)微信、釘釘、TIM這些產(chǎn)品，但不管哪種，本質(zhì)上都是業(yè)務(wù)溝通和辦公的有效工具。

所以，基于以上的場景，職場人士應(yīng)該熟悉自身日常與公司相緊密的業(yè)務(wù)，一定程度上提升自身的效率，例如通過企業(yè)微信“工作臺(tái)”快速使用匯報(bào)、文件存儲(chǔ)等。

另外，能夠通過“消息”快速與公司的任何一個(gè)人打交道，又或者針對某一細(xì)節(jié)問題，通過建群去異步溝通解決，在效率上并行處理也不耽誤太多時(shí)間。

七、總結(jié)

1. 工作當(dāng)中不可避免都使用這5類辦公軟件，善加利用可以提升工作效率和質(zhì)量；最好是能夠針對常用場景形成模版，可以快速復(fù)用，從而最終達(dá)到方法論。
2. 每個(gè)人的業(yè)務(wù)側(cè)重點(diǎn)不同，可以根據(jù)自身的業(yè)務(wù)優(yōu)先級，多鍛煉側(cè)重的地方；另外除非業(yè)務(wù)要求特別強(qiáng)以及興趣，能夠勝任大部分的業(yè)務(wù)即可，不需要太過鉆研。
3. 任何的辦公場景，可以參嘗試用產(chǎn)品化的思維，從定位、需求、功能等方面換位思考；比如先了解“對象是誰”，其次是“我的需求和主題是什么”，然后采用“合適的方式和內(nèi)容”；簡言之，就是人、主題、方式及內(nèi)容結(jié)構(gòu)。
4. 多采用金字塔結(jié)構(gòu)進(jìn)行思考表達(dá)，能起到一定的引導(dǎo)性。

作者：A.D，世界TOP50強(qiáng)公司產(chǎn)品一枚；公眾號：吾某

本文由 @A.D. 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理，未經(jīng)作者許可，禁止轉(zhuǎn)載。

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