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我們?cè)谧霎a(chǎn)品設(shè)計(jì)和規(guī)劃時(shí)如果僅僅聚焦于產(chǎn)品本身，那么在體驗(yàn)上的提升是有限的，必須要考慮產(chǎn)品被使用的完整場(chǎng)景。要有橫向和縱向的思考，橫向即可以打通周邊的資源或模塊，縱向則是對(duì)一個(gè)場(chǎng)景的深度分析。

01

前一段時(shí)間產(chǎn)品經(jīng)理在討論如何提升語音會(huì)議這個(gè)產(chǎn)品的體驗(yàn)，他們提到的點(diǎn)無非是提升語音質(zhì)量，增加更多接入方式，更明顯的會(huì)議提醒，會(huì)議過程中的控制等等。其實(shí)說來說去都還是聚焦于語音會(huì)議本身，雖然語音會(huì)議的核心領(lǐng)域有很多可以提升的地方，但是總會(huì)有個(gè)極限。就拿語音質(zhì)量來說，假如團(tuán)隊(duì)使足了力氣把語音質(zhì)量提升到了人耳無法再區(qū)分的優(yōu)秀音質(zhì)后，還要怎么提升呢？就像手機(jī)屏幕分辨率一樣，提升到人眼已經(jīng)無法識(shí)別的精度后，再做投入收效也不會(huì)很大。

語音會(huì)議這個(gè)產(chǎn)品如果單從產(chǎn)品本身來看其實(shí)在體驗(yàn)方面的提升會(huì)比較有限，而且也很容易被諸如Skype、QQ電話、微信語音聊天替代。所以語音會(huì)議體驗(yàn)上的提升要拔高到會(huì)議的高度，把語音會(huì)議只看成其中的一個(gè)環(huán)節(jié)。

如果從會(huì)議的角度來考慮，那么就可以將體驗(yàn)過程分為三個(gè)階段，即會(huì)議前、會(huì)議中和會(huì)議后。產(chǎn)品在做設(shè)計(jì)時(shí)也可以分別針對(duì)會(huì)議這三個(gè)階段來做完整的場(chǎng)景考慮。

02

會(huì)議前這個(gè)階段就涉及到會(huì)議資源的預(yù)定、與會(huì)人員時(shí)間的協(xié)調(diào)、會(huì)議通知的發(fā)送、會(huì)議接入方式的確認(rèn)，可能還會(huì)涉及到會(huì)議室的準(zhǔn)備、督促與會(huì)人員按時(shí)與會(huì)等。這個(gè)階段有些事情的確只能靠人來完成，其中也不乏很多痛點(diǎn)，單是重要與會(huì)人員時(shí)間的協(xié)調(diào)可能就十分麻煩。

所以一個(gè)好的會(huì)議預(yù)定系統(tǒng)它首先要能跟公司的會(huì)議資源預(yù)定系統(tǒng)關(guān)聯(lián)起來，比如它可以直接選擇會(huì)議室、選擇時(shí)間段、預(yù)定投影儀、會(huì)議終端、甚至是音響、話筒等。如果是小公司沒有會(huì)議資源預(yù)定系統(tǒng)，那么管理員也可以在后臺(tái)做一些簡(jiǎn)單的會(huì)議室配置，這樣不同的人預(yù)定會(huì)議時(shí)可以很容易看見哪些會(huì)議室被占用。

除了會(huì)議資源的預(yù)定還可以比較方便的選擇與會(huì)人員，如果能跟公司員工的組織架構(gòu)、團(tuán)隊(duì)日歷、考勤系統(tǒng)關(guān)聯(lián)起來就更好了。這樣就可以很容易看出選擇的會(huì)議時(shí)間段有沒有時(shí)間上的沖突，如果與重要與會(huì)者的日程安排上有沖突，馬上可以給出推薦的時(shí)間。

很多會(huì)議還會(huì)有一些背景材料需要與會(huì)者提前閱讀，那么這個(gè)會(huì)議預(yù)定系統(tǒng)也要方便的關(guān)聯(lián)文件系統(tǒng)、網(wǎng)盤等，可以將相關(guān)會(huì)議材料附上。

預(yù)定完成后也可以一鍵發(fā)送出會(huì)議通知，與會(huì)人員可以接收到會(huì)議通知的郵件或者移動(dòng)辦公系統(tǒng)中的推送消息。大家都能清楚的看到會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、其他與會(huì)人、接入方式等等。在會(huì)議開始前15分鐘會(huì)有再次與會(huì)提醒。如果是語音會(huì)議接入的與會(huì)者，也可以在會(huì)議通知中一鍵接入語音會(huì)議。

可以看得出來僅僅是會(huì)議前這個(gè)階段就有很多事情要處理，如果只是聚焦于語音會(huì)議本身，結(jié)果會(huì)議的組織讓人頭痛無比那么在體驗(yàn)上也是不完整的。

03

會(huì)議一旦開始，就屬于會(huì)議中這個(gè)階段。在這個(gè)階段首先要考慮的是會(huì)議形式，如果考慮到要結(jié)合語音會(huì)議，簡(jiǎn)單來說至少有三種會(huì)議形式。

第一種是會(huì)議所有的與會(huì)者都不在同一個(gè)地方，即大家都是語音會(huì)議接入。這種場(chǎng)景下不同的與會(huì)者可能都是用手機(jī)接入，所處的環(huán)境可能是在任意地點(diǎn)，可能在辦公室，可能在家里，可能在車上，可能在戶外，可能在走路，可能網(wǎng)絡(luò)信號(hào)不好。這個(gè)時(shí)候要考慮的就是如何做到背景音的去除，如何在網(wǎng)絡(luò)不好的情況下轉(zhuǎn)換到普通電話，有人掉線了要如何提醒其他人等。

第二種是一部分人在會(huì)議室，另外有人在其它地方以手機(jī)上的語音會(huì)議接入。這種場(chǎng)景下顯然在同一個(gè)會(huì)議室的與會(huì)者不可能都用自己的電話接入會(huì)議，這時(shí)就需要一個(gè)公共的會(huì)議終端來接入，這樣在場(chǎng)的人才能聽清楚。這個(gè)時(shí)候可能還需要展示會(huì)議材料，那么還有投影儀、電腦的連接等情況需要考慮。

第三種是一部分人在一個(gè)會(huì)議室，另一部分人在外地另外一個(gè)會(huì)議室。這種場(chǎng)景下肯定兩個(gè)會(huì)議室都是以公共的會(huì)議終端來接入。如果這個(gè)時(shí)候有會(huì)議材料需要講解，那么就要考慮兩個(gè)會(huì)議室的屏幕共享和同步了。

可以看到不同的會(huì)議場(chǎng)景在需求上也是有差別的，產(chǎn)品設(shè)計(jì)也要考慮到不同會(huì)議場(chǎng)景下的訴求，否則一旦遇到不能覆蓋的場(chǎng)景，那么體驗(yàn)就會(huì)打折扣。

會(huì)議過程中還會(huì)涉及到會(huì)議控制，比如把臨時(shí)的與會(huì)者呼入進(jìn)來，將某個(gè)與會(huì)者靜音，手機(jī)接入時(shí)還要防止有私人電話呼入。會(huì)議中還會(huì)遇到諸如投票的環(huán)節(jié)，那是不是可以利用語音會(huì)議給大家發(fā)送投票和統(tǒng)計(jì)呢？這也是可以考慮的。如果之前的會(huì)議通知里本次會(huì)議里有多個(gè)議題，每個(gè)議題都有時(shí)間，那么在超時(shí)的情況下還可以有提醒，防止討論過于發(fā)散影響會(huì)議效率。

有的會(huì)議室的投影是直接為一個(gè)智能電視或機(jī)頂盒，那么語音會(huì)議系統(tǒng)是否能快速搜索到并連接起來然后播放文件？對(duì)于用手機(jī)接入的與會(huì)者是否也能在手機(jī)上看到材料的播放？這些材料是否可以很方便的從消息會(huì)話組、文件庫、網(wǎng)盤、之前的會(huì)議通知中打開？

可以看出即使會(huì)議中這個(gè)環(huán)節(jié)如果僅僅考慮通話音質(zhì)也是不夠的，有很多場(chǎng)景可以提升會(huì)議的體驗(yàn)。

04

會(huì)議結(jié)束后也是有很多地方需要考慮，這個(gè)階段就是會(huì)議后。首先可能就是會(huì)議紀(jì)要的輸出。會(huì)議紀(jì)要通常需要某個(gè)與會(huì)者手工記錄一些內(nèi)容，但是可以從會(huì)議通知中生成一個(gè)模板。這個(gè)模板包含會(huì)議的時(shí)間地點(diǎn)、與會(huì)人、會(huì)議議題、背景材料等，這些信息都是現(xiàn)成的。同時(shí)如果會(huì)議過程中有投票和其它展示材料都可以附帶上，這個(gè)在會(huì)議過程中產(chǎn)生的，完全沒有必要讓做會(huì)議紀(jì)要的人到處去統(tǒng)計(jì)和尋找。

會(huì)議過程中可能還會(huì)產(chǎn)生一些工作任務(wù)，那么錄入的會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容是否可以方便的生成一個(gè)工作任務(wù)并分配給指定的人？當(dāng)下次有相關(guān)的會(huì)議時(shí)，這些跟蹤任務(wù)又可以被很方便的調(diào)出來供與會(huì)者查看？

通過會(huì)議通知生成的會(huì)議紀(jì)要模板，只需要填入一些手動(dòng)錄入的信息，然后就可以一鍵發(fā)送給與會(huì)者了。不僅有會(huì)議上的共享文件，投票記錄，還有工作任務(wù)的分配，這樣的會(huì)議紀(jì)要肯定要比普通的文字記錄要專業(yè)有效得多。

（圖片來自網(wǎng)絡(luò)）

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所以我們?cè)谧霎a(chǎn)品設(shè)計(jì)和規(guī)劃時(shí)如果僅僅聚焦于產(chǎn)品本身，那么在體驗(yàn)上的提升是有限的，必須要考慮產(chǎn)品被使用的完整場(chǎng)景。要有橫向和縱向的思考，橫向即可以打通周邊的資源或模塊（如語音會(huì)議跟會(huì)議預(yù)定、會(huì)議通知、組織架構(gòu)、文件網(wǎng)盤的打通），縱向則是對(duì)一個(gè)場(chǎng)景的深度分析（如語音會(huì)議的三種不同形式）。

這就如同假如微信僅僅有消息聊天，沒有朋友圈、紅包、支付、理財(cái)、游戲等，也就不能支撐“一種生活方式”的理念一樣。只有考慮了完整場(chǎng)景下的體驗(yàn)，用戶的感受才能夠完整，對(duì)產(chǎn)品的依賴性才會(huì)更強(qiáng)。

作者簡(jiǎn)介：鄧俊杰，金蝶云之家首席用戶體驗(yàn)架構(gòu)師

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