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在初創公司，從團隊組建幾個人開始，到人員越來越多，我經歷了從口頭溝通開始，到使用研發管理工具（本文主要是指類似于日報系統這樣的系統）卻發現推行起來并不那么順利的過程。我作為這類工具的使用者也想表達下對推行研發管理工具的一些看法，可能有點班門弄斧，但是還是想總結下自己的這些經歷，希望能幫助遇到同樣問題的團隊找到問題的癥結所在。

1、工作任務分配不及時

工作分配不及時，一般有兩種情況：一是臨時任務隨時到來，一個是任務被口頭傳達。第一點如果每次都是臨時性任務，會讓員工感覺工作沒規劃性；第二點任務被口頭傳達，工作已經開始做了，才想到記錄到管理工具上。一旦發生這樣的情況對于研發管理軟件的使用效果大打折扣，而且出現幾次這種情況后員工就覺得不去看任務板也可以，反正上邊寫的內容和手里干的活也沒什么關系。

工作分配應該是按照階段性的分配，能讓員工感覺到階段性的勝利感。筆者所在的團隊是敏捷開發（人員數8個 ，是實踐敏捷最佳的團隊人數范圍）的實踐者，我們一般是按月發布任務板內容，一般在迭代啟動會上會將所有的任務進行說明，強調中間的關鍵時間節點，這樣做的好處就在于，一個是團隊內部彼此知道對方在做什么，在關鍵時間點上交付產物的準確度就會更高。而且每月的交付結果都會讓筆者覺得有成就感，因為是有階段性成果的。

2、工作分配沒有預估時間

管理者的主要職責就是估算，估算時間、成本、人力等，這也是管理者與普通員工的主要區別。如果作為管理者卻每次都問你：“你覺得這個活需要干幾天？”我相信每個員工第一次都會實在的估算，第二次都會按照1.2~1.5倍的時間估算，因為活干起來并沒有那么順利……長此以往下去，團隊整體的效率一定會越來越低。

時間預估是給員工一個明確的期望值，做這個工作也會心里比較有底，一旦建立起來這種機制，你會發現你的團隊是良性循環的，如果他認為自己無法按時完成，他可以提出來，并提出為什么不能按時完成的考慮，這將有助于你的時間預估趨于準確；如果時間比他自己預估的時間要多，他可能會提出來，但基于惰性更可能不提出來，不過，沒關系，因為你有deadline，所以他也不會清閑幾天。所以結果就是分配下去的工作會變得越來越能在該提交的時候提交。

3、不要總更換研發管理軟件

現在開源的的管理軟件很多，一般會基于過往的經驗選擇一個軟件，但是筆者所在的團隊卻遇到這樣的情況，因為團隊主要的成員以前用的工作經歷中都用的是公司內部系統，但對于初創公司受限于成本要選擇一些開源的軟件，用過禪道、jira、teambition，這些軟件是很好的軟件，但是在我們團隊中卻沒成功，因為一旦有一些功能上的問題，領導就說換一個吧……最終大家已經對這類軟件失去了使用的信心。

其實選定一個軟件之前要做研究，這個軟件怎么用，能滿足我們的需要嗎，做好了這些研究，那么定下來使用哪個。一旦確定下來，就不要去隨意更換了，頻繁的更換只能一步步挑戰團隊成員的忍耐力。

作為領導有一個很重要的特質，就是“以身作則”。使用研發管理工具這件事也是一樣，得帶頭使用，得堅持使用，還得經常提醒使用，才能有助于去執行。不能因為遇到一些阻力就妥協，放棄，或者是你本身就不使用這個東西。

4、作為領導者不關注任務的數據

所謂的領導對于研發管理工具的使用也并不是要求領導也去填寫日報（當然填了可能會更好），而是說你要相信研發管理工具反饋給你的數據，工作強度，工作計劃，工作結果的統計等，如果你不關心這些數據，只是憑自己看到的結果物，那你可能錯過了在過程中糾正問題的機會。

但假如你關注這些數據， 可能會在會議上反復提到，也會從數據中發現一些進度上的問題，譬如每次延期都是為什么等，那么因為你的關注團隊的人員就會去使用，而且也能及時地去糾正偏離工作主線的任務。

結論

當然上述問題的發生可能是相互影響，交織在一起出現的，但發生了就請保持絕對的警惕，可能會導致團隊出現更多的連帶問題。

研發管理工具的使用問題看似小，但卻會衍生出更多嚴重的問題，工具的使用本就是幫助團隊更好地協作，但不能推行反反復復不只是浪費了時間也會產生嚴重的溝通問題。

很多人可能認為互聯網時代創業能不能成功取決于你的想法、你的創意、你的融資和你的速度，但我認為溝通問題是組建團隊之后能否成功的最關鍵的因素。你的創意和想法能不能被完好地執行，能不能最終落地，能不能更快地面向市場都得靠良好的溝通幫你來協作。

所以選擇好一款研發管理軟件，然后別猶豫，別遲疑，去執行，終會如同在你擁抱成功的路上加了些有用的路標一樣，幫助你直到終點！

作者：范范，從事智慧消防方面的產品設計，咨詢轉產品，一切關注都在需求。

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