在一個產品項目啟動的時候，身為產品經理經常需要和各類相關人員（設計、開發、測試等）進行溝通，一個項目啟動會議的召開很有必要，有利于讓所有相關人員對項目有一個整體的了解，認識項目組的各相關配合人員，明確各自將展開的工作。那么，一個簡單迅速的項目啟動會議需要如何進行呢？

明確會議內容

在啟動會議開始前，產品經理需要明確會議將要討論的內容。通常，只要我們明確了會議將要討論的內容，就可以確定需要參會的人員。

在上周，我就已經確定了這次會議要進行的3個內容：

1. 介紹這個項目的背景、整體情況
2. 項目開發階段，項目成員的溝通方式
3. 進行初步的需求評審

因此，這個項目所需要的參與人員就是設計、開發及測試人員。明確好會議內容后，我們需要做的就是通知所有相關人員到會。

會議通知

會議通知的方式一般可以有口頭通知、郵件通知、聊天工具通知（QQ群、微信群），最好的通知方式是通過口頭或聊天工具通知后，再次發送郵件通知。確保所有相關人員收到通知。那么，一個有效的會議通知需要包含三個要素：時間、地點、主題。

時間

確定會議召開的時間，這個時間的確定通常我們需要協調參會人員的時間。個人認為時間最好選在上午上班后的1個小時，通常是10點左右。這個時間點，有利于參會人員提前做好準備，并且也是進入狀態的一個較好時間點。

地點

地點的確定主要是一些大公司的會議室往往很多人使用，可能需要提前預定會議室。

主題

確定會議將要討論的主題，列出主題的要點。這有利于讓會議相關人員做好準備。

當然，會議通知還可以包括其他要素，例如會議名稱、會議主持人員、提醒事項等。

下邊是我編輯的一個簡短的會議通知例子：

會議時間：10點30

會議地點：會議室

會議內容：

1.需求技術評審

2.后續的工作溝通方式確定

3.項目整體介紹

這是一個很簡單的QQ群通知，如果是要稍微正式一點，可以通過發送會議邀請郵件，并且內容的措辭也需要注意一些。例如下面的例子：

HI，

各位，我們將在2016年5月9日（今日）上午10:00召開項目啟動會議，

會議主題：項目整體介紹及需求初評

會議內容：

1.介紹本項目的整體背景

2.確定項目開展后的溝通方式

3.需求初步評審

會議主持：可飛

會議參與人員：小明、小紅、小綠、小白……

友情提示：請攜帶好筆和筆記本進行記錄。

可飛

2016-05-09

會議開始前的物品準備

會議開始前，組織者需要提前準備好會議需要的物品，例如會議開始需要的電腦、投影儀、資料、白板和筆等。當然，有的公司可能還會準備些食品糕點之類的。這樣，可以保證會議開始后，不會因為臨時需要，浪費時間再去進行準備。

會議過程嚴格按照內容進行

會議召開的的過程中，我們需要保證會議進行的過程中沒有偏離會議的主題，或者在一些不重要的問題上浪費太多的爭論時間。當然，這并不是絕對的，如果是需求評審會議，我們首要的目的就是解決會議中大家發現的一些需求不明白或有爭議的地方。保證會議不偏離主題的原則：

嚴格按照事前的會議通知主題綱要進行

確定每個議題大概需要的時間，如果某個問題在該時間范圍內未能達成共識，則記錄下來跳過，后續相關人員在會后自行溝通

確保會議有結論、有記錄

今天的會議，基本上按照我事先明確的會議內容展開，這里主要提下我認為不足的地方。在介紹項目的整體背景時，沒有準備該部分相應的PPT，僅僅是我用語言描述，導致效果不是特別好。參與者很難集中注意力，隨時跟進你的表述，有一個PPT的介紹，可以達到更好地介紹效果~

另外，開會的目的，一定是為了解決某些問題，或者達成某些目的。因此，我們需要記錄會議過程中發現的將在會議后尋求解決的問題，會議中決定的某些問題等。

會議結束后的總結

會議結束后，我們需要將本次會議記錄發送給所有參會人員，有時也需要抄送相關的領導。這樣做的原因在于：

確保會議有結果、有產出，便于會議決定的后續工作的展開

讓未能參會的人員了解本次會議主要的決定

在需要時，能夠溯源跟蹤事情的起源

下面是我會議結束發送的總結郵件：

Hi, all

本次會議溝通內容如下：

1.項目整體情況介紹

該項目為集團目前重點項目，目前產品和技術的主要任務是在8月份，確保項目的Web端、移動端（IOS、安卓）、微信服務號的多平臺上線。

如果你想對項目有一些基本了解？可下載附件內容（或至svn查看，地址：\svn\xxx\文檔，主要是項目的業務邏輯和我們所做的一些調研。

2.確定項目的溝通方式

2.1 從2016年5月9日起每周三上午10點進行項目的例會溝通（所有人員參與）

2.2 每次會議溝通完成后發送郵件對溝通進行總結

2.3 產品對文檔等的修改記錄要及時通知技術，并且每次口頭的溝通改動需要立即在原型上體現，確保后續可以追溯，以免忘記

3.項目的用戶端(WEB、管理后臺）的原型評審，移動端等原型完成后會再次進行評審

3.1 管理后臺缺少日志管理和內容管理部分

3.2 梳理商城的邏輯，主要是多人購買下單對物品的鎖定處理方式

4.確定項目開發進度的時間節點

7-20 WEB端開發完成

7-30 WEB端測試完成

移動端開發完成

8-30 移動端測試完成

From:XXX

2015-05-09

以上是我對產品經理關于會議組織的一些個人經驗和看法，會議管理方面還有很多需要學習和提升的空間。

本文由 @可飛（微信公眾號：abckefei） 原創發布于人人都是產品經理?，未經許可，禁止轉載。