要想避免項目延期,產(chǎn)品經(jīng)理該怎么做?

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?項目進(jìn)度把控肯定是每個PM的必修課,但大多數(shù)產(chǎn)品經(jīng)理都沒有足夠的重視和經(jīng)驗。文章通過將結(jié)合筆者經(jīng)驗,概述項目延期的原因及解決方法。

首先,談一談項目,大家對這個字眼應(yīng)該熟悉吧,不管是具體實(shí)操還是面試過程中,都會有項目這個詞匯出現(xiàn)。

那什么是項目呢?

其實(shí)很簡單,項目是為了創(chuàng)造獨(dú)特(或符合公司/市場需求)的產(chǎn)品、服務(wù)或成果,而進(jìn)行的臨時性工作。項目有清晰明確的開始和結(jié)束時間,在目標(biāo)時間內(nèi),啟動→計劃→執(zhí)行→控制——收尾,就是一個項目的生命周期。

你是否有這樣的經(jīng)歷?

安身于一家中高型企業(yè),畢竟不是大型或職能崗位建設(shè)很齊全的企業(yè),職能并沒有那么細(xì)化,作為一個小小的PM,擔(dān)著分配到自己的業(yè)務(wù)線,涉及具體項目領(lǐng)導(dǎo)找你對接詢問。

但是碰上項目屢屢預(yù)期的話,那種對上無奈,對下的無語且憤懣,中間對自己的小委屈, 真是聞?wù)吆呛?,聽者心累——明明是開發(fā)過程中或測試過程中bug多或者各種非PM原因問題導(dǎo)致項目延期,但還是免不了領(lǐng)導(dǎo)一頓bb。

不過也難免,畢竟在這樣的環(huán)境下,PM是項目的發(fā)起同時也是領(lǐng)頭人,以結(jié)果為導(dǎo)向看待問題。

那…我們該如何高效地交付項目呢?

  1. 明確協(xié)同職責(zé)
  2. 統(tǒng)一迭代節(jié)奏
  3. 過程有效透明
  4. 站會三講:完結(jié)的內(nèi)容,存在的問題,怎么解決或需要哪些幫助
  5. 過程高效決策

回歸文章主題,該如何有效防止項目延期,首先需要明確可能造成項目延期的原因:

01 UI圖未經(jīng)過評審或成品界面不達(dá)標(biāo),造成返工導(dǎo)致延期

實(shí)際生產(chǎn)中存在這些問題,UI圖輸出后沒有經(jīng)過評審直接轉(zhuǎn)到技術(shù)進(jìn)行開發(fā),過程中或成品后發(fā)覺此時再做調(diào)整修改,難免延誤時間導(dǎo)致延期。

這類操作一般出現(xiàn)于首次帶隊的產(chǎn)品小白,前期別埋坑,UI評審的意義不容小覷,助于團(tuán)隊成員加深需求理解,溝通交流,同時也能給設(shè)計提供更多不同思維的靈感源泉。

當(dāng)然,也可根據(jù)產(chǎn)品或公司領(lǐng)導(dǎo)對于項目流程的看法,不把UI出圖及評審調(diào)整的時間算在項目內(nèi),單獨(dú)計算時間,正常流程是設(shè)計圖完成后是進(jìn)行UI評審,沒問題后轉(zhuǎn)接產(chǎn)品及開發(fā)測試團(tuán)隊,因UI圖的問題導(dǎo)致延期,解決方案如下:

1. 提高設(shè)計團(tuán)隊的專業(yè)度,UI圖產(chǎn)出后即時進(jìn)行評審

注:上圖的項目初期、中期、后期可譯為”第一感覺、相對來說、細(xì)節(jié)挑刺兒”

2. 明確設(shè)計圖可交付的時間

產(chǎn)品需要跟每個需要合作的部門或同事溝通好,如果項目包含UI設(shè)計出圖的流程,明確開始及最后的完成時間(即評審后調(diào)整完畢可交付的時間)

3. UI評審時明確重點(diǎn),不必太過糾結(jié)細(xì)節(jié)

標(biāo)題概述很明了,如果單單因為頁面留白或者按鈕大小圓角與否之類相對無關(guān)緊要的問題爭辯不休遲遲敲定不下,此為因小失大,小問題后期優(yōu)化迭代,不占用團(tuán)隊時間;

4. 項目開發(fā)過程中按時間節(jié)點(diǎn)查閱UI效果,如有問題及時跟進(jìn)調(diào)整,避免成品不達(dá)標(biāo)導(dǎo)致最后返工

02 實(shí)際開發(fā)過程中前松后緊,沒hold住導(dǎo)致延期

工作中這個點(diǎn)比較常復(fù)現(xiàn),例如公司待久的一些技術(shù)員工難免輕視公司制度,尤其是在制度并不完善或者自認(rèn)為早已對公司業(yè)務(wù)輕車熟路的情況下,實(shí)際開發(fā)過程中如遇跨項目聯(lián)調(diào)受阻…臨近預(yù)計完結(jié)時間,加班加點(diǎn)熟悉其他項目組代碼尋求解決方案,或團(tuán)隊整體氛圍松散,導(dǎo)致項目延期。

況且前期輕松后期加班換調(diào)休 or money的類似行為,久而久之這種行為形成習(xí)慣,這也是很多企業(yè)定期換血,老員工數(shù)量占比較大的原因之一吧。

那么怎么解決呢:

1. 使用燃盡圖節(jié)點(diǎn)設(shè)置,關(guān)注成員每個人的進(jìn)度

燃盡圖的縱軸可以是整個項目的剩余的任務(wù),也可以是個人剩余的全部任務(wù),用來觀察項目過程中完成的實(shí)際工作量與剩余時間的關(guān)系,關(guān)注節(jié)點(diǎn)進(jìn)度,如有異常及時溝通解決。

2. 需求優(yōu)先級劃分

需求優(yōu)先級一經(jīng)確定,將貫穿項目需求的整個生命周期,所有的資源將根據(jù)優(yōu)先級被安排。分享幾個劃分需求優(yōu)先級的方法如下:

(1)核心價值需求,影響主流程的需求,優(yōu)化需求

例如本期項目核心就是優(yōu)化下單流程,那么即買即付這個功能就是核心,登錄注冊即為主流程需求,如果添加oauth,則屬于優(yōu)化需求,評審項目時間,如果優(yōu)化需求占用時間較多,即可迭代下一版。

(2)從開發(fā)及效果角度分析劃分

(3)從使用頻次和用戶量分析劃分

(4)根據(jù)業(yè)務(wù)或市場情況劃分

(5)根據(jù)KANO模型劃分

  • 必備型:如電商類App,購物車、下單及訂單管理流程則是必備型需求,最高優(yōu)先;
  • 希望型:如oauth,便捷登錄注冊的方式,符合大眾用戶簡易使用操作的心理,屬二級優(yōu)先;
  • 興奮型:如百度地圖語音功能,能觸發(fā)用戶感嘆的點(diǎn)即為興奮型需求;當(dāng)然,創(chuàng)新的需求點(diǎn)需投入大量的構(gòu)思、試驗、研發(fā)成本,不鳴則已一鳴驚人,屬三級需求(視具體情景而定);
  • 無差異型:不論提供與否,對用戶體驗無影響。針對這類需求,要避免投入,轉(zhuǎn)戰(zhàn)其他更有價值的需求。

3. 晨會

也稱為早會、站會等,說法不一罷了,及時匯報項目進(jìn)度,如有問題(產(chǎn)品邏輯or技術(shù)開發(fā))及時拋出調(diào)整解決。

03 需求下發(fā)后只關(guān)注自己的模塊,協(xié)接故障導(dǎo)致延期

如果僅僅關(guān)注自身的業(yè)務(wù),那對自己來說不管是技術(shù)能力或項目全局的把控能力都不會有太大的提升,只有成長了才會有更大更好的平臺發(fā)光發(fā)熱。

再者,畢竟是大家一個團(tuán)隊,在同一家公司共事,共同努力做好一件事不香嘛~,期間的過程酸甜苦辣不都是一份經(jīng)歷一份成長嘛~,同時作為帶隊者:

1. 需求拆解

PM前期開需求評審會議的時候,就做好需求的拆分,按具體模塊、功能劃分,每一部分事無巨細(xì)講述,邏輯清晰易懂、循序漸進(jìn)貫穿本期需求/項目,如有與別的項目耦合關(guān)系或邏輯判斷,著重講述,讓團(tuán)隊成員明白整體流程,以及最后需實(shí)現(xiàn)的成果,而后技術(shù)負(fù)責(zé)人按模塊/功能安排具體開發(fā)人員。

2. 各自評估,集中討論

開發(fā)人員拿到自己所需模塊后,進(jìn)行集中討論(類似頭腦風(fēng)暴),畢竟業(yè)務(wù)/功能相互之間難免存在耦合,規(guī)定時間內(nèi)理清業(yè)務(wù),尋找與之前后是否存在相關(guān)聯(lián)性,避免后期埋雷。

當(dāng)然,需要開發(fā)人員熟練業(yè)務(wù)、自身能力及表達(dá)順暢,相互之間較快得出估期結(jié)論。

3. 促進(jìn)組內(nèi)成員相互之間多交流溝通

大家一起討論需求難點(diǎn)時,適當(dāng)回應(yīng)、多聆聽、不打斷、不做任何個人感情色彩評價,全程采取開放性的提問,讓成員去思考,講出自己的想法。

遇到邏輯問題或理解不通暢時不要爭論,盡量把說話和表現(xiàn)的機(jī)會讓給對方,聆聽中抓取問題,設(shè)身處地站在開發(fā)或測試的角度去想他們提出來的問題,善于運(yùn)用肯定式問句,引導(dǎo)對方思考,讓對方不斷認(rèn)同。

如“你把這個邏輯想的有些復(fù)雜了,其實(shí)很簡單,XXXX,你看這樣是不是好理解一些或者更順一些了呢?倒是你之前想的很不錯,可以作為下期的優(yōu)化點(diǎn)迭代一版”,如有好的想法加以肯定,每個人都需要被肯定。

04 估期時間偏差,導(dǎo)致延期

這是最重點(diǎn)的一個問題,百分之六十以上的項目延期就是因為預(yù)估時間出現(xiàn)問題,從而造成項目延期。

需求評審?fù)活A(yù)估了理想狀態(tài)下的開發(fā)時間、聯(lián)調(diào)時間、測試時間,忽略了一些開發(fā)上可能存在的一些難點(diǎn),攻克、聯(lián)調(diào),再到測試或者測試出bug,修復(fù)半天找不到原因所在或修復(fù)所需的時間。

如涉及到B端產(chǎn)品,B端一般涉及到的數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)非常復(fù)雜,有時候還需要與其他項目進(jìn)行對接或接口的聯(lián)調(diào)。

針對這種問題比較好的解決方法:

1. 采用Excel甘特圖表

可采用Excel甘特圖表記錄時間節(jié)點(diǎn)以及具體每人按時間段需完成的需求點(diǎn)。

清晰展現(xiàn)估期時間段,一但發(fā)現(xiàn)某個需求在既定時間內(nèi)延期,及時找出問題解決并判斷后面的需求是否可能遇到類似的問題;

2. 需熟悉業(yè)務(wù)流程及邏輯

項目完結(jié)后,每人提交一份輸出報告(類型可以是文檔、版本代碼、原型等),目的是讓團(tuán)隊成員明確每個部分/需求/項目之間的關(guān)聯(lián),對現(xiàn)有邏輯有較清楚的認(rèn)識。

3. 不可忽略聯(lián)調(diào)及測試改bug時間

技術(shù)難點(diǎn)不可控,so 適當(dāng)預(yù)留時間,便于及時調(diào)整解決。

4. 適當(dāng)”留一些余地”,或可替代性方案

適當(dāng)?shù)念A(yù)留一些時間,如上所說遇到一時難以攻克的問題,需要時間或及時尋求一些幫助去解決。

對PM來說也是如此,作為帶隊者,應(yīng)準(zhǔn)備可替代性方案,防止因技術(shù)難點(diǎn)或其他原因可能造成的逾期及風(fēng)險預(yù)警。

05 深入后發(fā)現(xiàn)對現(xiàn)有業(yè)務(wù)耦合或造成改動過大,開發(fā)時間不夠?qū)е卵悠?/h2>

這個問題跟上一個問題差不太多,前期盡量做好相應(yīng)的一些準(zhǔn)備,埋頭吭哧吭哧開發(fā)了半天,才發(fā)現(xiàn)和現(xiàn)有XX模塊對接不上!這個接口/方法導(dǎo)致現(xiàn)有H5頁面出問題等等情況!于是乎,又得重新搞,此時延期的警報即將吹響……

1. 用魚骨圖分析潛在問題

項目前期可用魚骨圖分析一波,對項目正常完成可能產(chǎn)生威脅的因素進(jìn)行評估,以便逐個擊破解決問題。

2. PM需要足夠熟悉項目

PM對項目的熟悉程度,一定程度上決定項目是否能夠順利進(jìn)行,不了解的狀態(tài)盲目規(guī)劃制定需求,不是事倍功半就是夭折,延期還算輕的…

如果是新接手的項目,查閱PRD文檔及原型,或跟測試人員溝通,盡快熟悉項目內(nèi)容。

需求評審時應(yīng)及時提出相關(guān)的邏輯關(guān)聯(lián)輔助開發(fā)進(jìn)行判斷。

3. 做好需求拆分規(guī)劃,根據(jù)公司或市場情況,及時調(diào)整穩(wěn)步迭代

可根據(jù)上文需求優(yōu)先級劃分的方式進(jìn)行后續(xù)版本迭代規(guī)劃。

針對每期需求,擬可替代性方案,如一個連環(huán)相扣的判斷邏輯略復(fù)雜,實(shí)現(xiàn)較為繁瑣,占用時間較多,此時有一個簡化的方案可替代,既滿足使用,又不會導(dǎo)致延期,記錄當(dāng)前問題后期迭代調(diào)整也不失為一種解決方案。

06 需求變更或新增,導(dǎo)致延期

需求臨時變更或者新增應(yīng)該是最常見的情況了吧。

案例情景:

項目1期的整個周期為1個月,有3輪環(huán)境及功能測試。

當(dāng)?shù)?輪測試結(jié)束時,即將進(jìn)入灰度發(fā)版階段,領(lǐng)導(dǎo)此時給出大客戶反饋并要求按客戶的反饋意見修改。

技術(shù)了解后給出改動的地方涉及App端、H5及后端校驗邏輯等方面,調(diào)整的話3個端均得做相應(yīng)改動,再投入時間及測試成本……

首先需PM進(jìn)行一波盡量帶動領(lǐng)導(dǎo)思維的冷靜分析,明確解決該問題所需要的成本及時間,是否屬于重要且緊急的bug,是否必須解決。

如果僅僅是一個優(yōu)化并不影響大面積使用不會造成系統(tǒng)崩潰,可否延后到下版迭代。

一波苦口婆心的勸說無果,那就轉(zhuǎn)身深呼吸,低喃一句佛曰:“阿米豆腐”,再來一波面向開發(fā)大佬們的演說~

1. 冷靜判斷需求優(yōu)先級(上文第2點(diǎn)有具體闡述)

  • 核心價值需求,影響主流程的需求,優(yōu)化需求
  • 從開發(fā)及效果角度分析劃分
  • 從使用頻次和用戶量分析劃分
  • 根據(jù)業(yè)務(wù)或市場情況劃分
  • 根據(jù)KANO模型劃分

2. 主要跟開發(fā)做好溝通

主動找開發(fā)溝通,產(chǎn)品崗在項目或團(tuán)隊中起的帶頭作用,做事態(tài)度積極,處好人際關(guān)系利于工作,當(dāng)然對自身做事也有益處。

與開發(fā)溝通心態(tài)平和,站在對方的角度給予一定程度的理解,但如果是緊急且必須修復(fù)的問題需合并上線,商討解決方案,盡量將延期時間壓到最低。

07 開發(fā)/測試對需求理解有偏差,返工導(dǎo)致延期

可能你的成員是有不同小組或項目組臨時抽調(diào)出來組建的團(tuán)隊,團(tuán)隊成員之間也不熟悉,同樣,新同事進(jìn)入團(tuán)隊也需要一個熟悉的過程,此時,溝通顯得尤為重要!

溝通在任何團(tuán)隊任何項目中都是重大問題,自認(rèn)為一個小的邏輯上的理解偏差可能就會造成實(shí)現(xiàn)的成果截然不同——開發(fā)記得是這樣的,測試記得好像是那樣的,造成項目在成品的時候出現(xiàn)偏差。

情況好的是測試?yán)斫獠粶?zhǔn)確,不好的話那就得返工重新投入開發(fā)、測試時間成本。

同時也會造成團(tuán)隊成員之間相處的矛盾障礙,對之后的交流溝通埋雷。so~

1. 仔細(xì)講明需求,保證團(tuán)隊對需求認(rèn)知一致

需求講述清晰明了,目的明確,評審時帶動團(tuán)隊成員,從核心出發(fā),按模塊,邏輯,細(xì)節(jié)逐步講述。

只有團(tuán)隊所有成員對需求認(rèn)知一致時,才能保證工作高效的完成,達(dá)到事半功倍的效果,同時也有助于團(tuán)隊協(xié)作氛圍提升。

PRD文檔整理詳細(xì),邏輯清晰易懂,流程/結(jié)構(gòu)圖準(zhǔn)確無誤,應(yīng)包含的內(nèi)容:項目名稱、版本歷史、目錄、文檔介紹、需求目的、需求模塊概述、需求明細(xì)、相關(guān)結(jié)構(gòu)圖、邏輯說明、全局功能說明、詳細(xì)功能說明、影響范圍說明、非功能性需求、注意事項、上線流程等。

2. 溝通

溝通 —— 溝通能增進(jìn)團(tuán)隊彼此的感情,消除誤解,增進(jìn)團(tuán)隊彼此之間的了解,同時也讓我們學(xué)會換位思考。

人與人的交往,就是一個反復(fù)溝通的過程——

溝通好了,就容易建立起良好的團(tuán)隊氛圍,積極上進(jìn);溝通不好,鬧點(diǎn)笑話倒沒什么,但因此得罪人,導(dǎo)致工作處處受阻,就得不償失了。

溝通的幾種方式如下:

  • 項目組成員位置就近,降低溝通成本;
  • 項目管理工具:如Jira、企業(yè)微信TAPD等,便于及時查閱文檔、問題,溝通及處理;
  • 郵件的方式通知到項目每個成員及領(lǐng)導(dǎo),也是一個查證依據(jù);
  • 站會及周會,匯報成果及問題,問題及時拋出及時處理;
  • 建群,便于每天通報進(jìn)度。

總結(jié)

個人感悟,只要做好項目管理、需求排期、對應(yīng)功能時間節(jié)點(diǎn)、功能開發(fā)狀態(tài)、進(jìn)度達(dá)到多少時要開始預(yù)警、警報解除 、評估風(fēng)險、延期影響評估、是否存在可替代性方案,一波操作下來,大程度不會出現(xiàn)延期的情況。

前輩大大們曾說過產(chǎn)品要有節(jié)奏感,這句話我十分認(rèn)同?,F(xiàn)在業(yè)內(nèi)比較推崇的方式是敏捷開發(fā),小步快跑,快速迭代的模式,把項目分成足夠細(xì)的粒度并設(shè)置時間截點(diǎn)可以有效避免項目受到大的影響或經(jīng)常性延期。

但在項目過程中隨著進(jìn)度的調(diào)整去做出一些需求上的調(diào)整也是很有必要的,人挪活樹挪死,仍需不斷努力。?

?

本文由 @時間怎么量 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理。未經(jīng)許可,禁止轉(zhuǎn)載

題圖來自Unsplash,基于CC0協(xié)議

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評論
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  1. 看來我們錯怪開發(fā)了

    來自上海 回復(fù)
  2. 我的麻葉,踩過里面的每一個雷

    回復(fù)