五個維度,教你如何提高產(chǎn)品工作效率
自己在實際工作要不斷的總結(jié)領(lǐng)悟,才能找到自己的高效率思維路徑。
前段時間,很多公司開始實施“996工作制”,引起了業(yè)內(nèi)很廣泛的討論。這種粗暴的通過延長工作時間來得到更多產(chǎn)出的做法,被很多人吐槽。那為了達(dá)到高產(chǎn)出的目的,是否還有更好的辦法呢?回答顯而易見,那就是提高單位時間的產(chǎn)出比,也就是「效率」。
那作為產(chǎn)品經(jīng)理,在實際工作中,我們可以從哪些方面來提高自己的工作效率呢,作為一名對低效率“深惡痛絕”的產(chǎn)品汪,以下是我一點不成熟的思考。
一、熟練使用生產(chǎn)力工具
什么是生產(chǎn)力工具?簡單來說,就是專門幫助用戶更快、更高效完成工作的軟件,比如文字編輯、圖片處理、視頻剪輯等等。作為產(chǎn)品經(jīng)理,也有一堆工作中常用的軟件需要掌握。
- PRD輸出:最常用的就是word,在mac平臺對應(yīng)則是page,還有一些人會用OmniOutliner等文字處理軟件,同時mou等markdowm工具也深受推崇;
- 原型設(shè)計:產(chǎn)品必備Axure,更輕便靈活的mockplus,同時還有深受好評的sketch能夠快速產(chǎn)生高保真原型;
- 流程圖:微軟老牌軟件Office Visio ,還有mac平臺上功能強大的OmniGraffle,還有ProcessOn等在線制圖平臺也十幾受歡迎;
- 思維整理:常見的有mindmanager、xmind等,還有mac平臺非常美觀的mindnode;
除了生產(chǎn)力軟件,還可以收集一些常用的資源庫,在我們需要用的時候能夠幫助我們快速找到想要的素材,比如以下網(wǎng)址:
- 圖片:https://pixabay.com/、https://unsplash.com/
- 圖標(biāo):https://unsplash.com/、https://www.iconfinder.com/
- PPT模板:http://www.officeplus.cn/Template/Home.shtml、http://www.docer.com/
軟件的很多高級功能我們或許很少用到,但是對于那些常用的操作一定要熟練掌握,因為只有這樣我們才能將精力專注于產(chǎn)品設(shè)計等核心工作,而不是浪費在工具的調(diào)試。同時也要注意工具是用來幫助我們更好的思考和表達(dá),不要一味追求酷炫的表現(xiàn)形式,也不要局限于形式。
另外,我們也要明白軟件的強大并不是在于功能豐富,而是它在既定的設(shè)計邏輯下支持多樣的使用場景。所以當(dāng)我們判讀一個軟件是否足夠優(yōu)秀,是否得心應(yīng)手時,要先找到自己清晰的使用邏輯和場景,然后持之以恒的用下去,才會逐漸發(fā)現(xiàn)這些生產(chǎn)力工具對我們工作效率帶來的提升。
二、學(xué)會提煉通用的模塊或內(nèi)容
產(chǎn)品經(jīng)理是一個創(chuàng)意型的工作崗位,所以那些重復(fù)性的機型動作基本上大部分都是在降低我們的工作效率,在工作中,我們要學(xué)會將那些通用的模塊提煉出來,從而可以通過不斷快速的復(fù)用來提高工作效率。
我們最常用到的就是各種模板,比如RPD的Word模板,統(tǒng)一確定好文檔包含的各項內(nèi)容,以及各級標(biāo)題等樣式,這樣在我們下次寫文檔時直接填充主干內(nèi)容即可;再比如Xmind思維導(dǎo)圖或Visio流程圖等,設(shè)計出一套或多套自己喜歡的風(fēng)格樣式,以后每次需要時直接套用即可。這樣做不僅僅提高自己的效率,當(dāng)團隊成員相互之間磨合完成之后,也會降低理解成本和溝通成本。
還有原型設(shè)計軟件中非常好用的母版/組件功能(axure中稱為母版,sketch中稱為組件),將多個地方經(jīng)常會用到的模塊提煉成組件,不僅僅在創(chuàng)建時能直接復(fù)用節(jié)省了很多工作量,尤其在涉及修改的時候,你會發(fā)現(xiàn)只要修改一處,全局同步調(diào)整完成,那種快速帶來的痛快感非常明顯。我之前的一篇文章 如何用Axure快速制作APP交互原型 就是利用了母版的功能。
除此之外,在產(chǎn)品設(shè)計上也經(jīng)常會有很多通用的功能點。如果在每個運用到的地方都贅述一遍必定是個繁瑣的過程,只要某個功能點被應(yīng)用了3次及以上,我們都可以將其剝離出來,對這個功能單獨闡述,凡是應(yīng)用到此功能的地方,一句話引述過去即可。比如不同頁面選擇商品的邏輯是相通的,所有banner位置跳轉(zhuǎn)配置邏輯是相通的,不同活動的啟用停用管理是相通的……其實不僅僅是在產(chǎn)品設(shè)計上,在開發(fā)實現(xiàn)上也是類似的思路,這些功能點都是以全局形式實現(xiàn)出來的。
三、體會深入思考的重要性
一個效率低下的常規(guī)表象就是處在不斷的返工修改中,造成這個局面的原因,一部分可能是外界不可抗因素所引起,比如業(yè)務(wù)方臨時需求變更,但同樣也有大部分情況是由于自己沒有思考清楚就草率的開始了下一步驟。沒有思考的足夠透徹,就冒然做事,很容易出現(xiàn)方向不對、細(xì)節(jié)疏忽等異常情況,這些都會導(dǎo)致效率變低。
產(chǎn)品新人最常見的一個壞習(xí)慣就是整理好需求之后馬上開始寫文檔畫原型,其實在需求和原型之間還存在一堵墻,我們只有通過深入的思考將這堵墻拆解之后,才能順利的過渡到到寫文檔的階段,否者就很容易出現(xiàn)反復(fù)修改的過程。當(dāng)我們想清楚之后,再去產(chǎn)出文檔或原型,你會發(fā)現(xiàn)是水到渠成的一件事情,效率自然就會提高,并且質(zhì)量也會有所保障。這個思考的過程可以稱為設(shè)計規(guī)劃,包含“組織信息架構(gòu)”和“設(shè)定任務(wù)流程”兩個步驟,具體可參考之前的一篇文章 產(chǎn)品設(shè)計:需求和原型中間隔著一堵墻
在產(chǎn)品經(jīng)理的實際工作中,經(jīng)常會有很多問題冒出來需要處理解決,同樣的問題,有的人能很快找到有效的解決方案,而有些人可能花很久卻摸不到眉目,這也就體現(xiàn)出了效率的高低。在我之前的一篇文章 產(chǎn)品經(jīng)理在解決問題時是否有套路可言?,也著重強調(diào)了將問題思考透徹的重要性,當(dāng)我們拿到一個問題后,先不要急著從問題表象出發(fā)來尋找解決方案,這樣很可能治標(biāo)不治本,當(dāng)我們通過思考探尋到問題的本質(zhì)邏輯后,再結(jié)合業(yè)務(wù)背景才能高效準(zhǔn)確的尋找到最理想的解決方案。
無獨有偶,在前些天的項目周會上,開發(fā)leader也表達(dá)了同樣的觀點,他強調(diào)真正寫代碼的時間其實很短,要多花時間在思考上,把需求理解清楚,把開發(fā)邏輯思考透徹,然后在開始寫代碼,效率和質(zhì)量都會有所提高。
四、對不同認(rèn)知類型的工作分層處理
心理學(xué)家發(fā)現(xiàn),當(dāng)從任務(wù)A轉(zhuǎn)換到任務(wù)B后,執(zhí)行任務(wù)B的績效明顯要比非任務(wù)轉(zhuǎn)換條件下執(zhí)行B的績效差,這個差異稱為“轉(zhuǎn)換損耗”。形成原因主要有兩種,一是任務(wù)A留下來的認(rèn)知習(xí)慣對任務(wù)B造成的干擾;二是做B的時候需要對B進(jìn)行認(rèn)知重構(gòu)。同時還有個重要的事實不容忽視:在非常投入的和忘我的思考時被打斷,損失非常大;相反,如果只是在機械性動作,頻繁被中斷也會有太大影響。
在《精進(jìn)》一書中,采銅提出了一般任務(wù)分解的“三明治模型” 。中間的部分稱為“核心思考區(qū)”,這個部分需要集中精力、非常專注地進(jìn)行思考,要盡量用可保證的相對完整的時間來處理,減少被中斷的可能,才能高效地將其破解;余下的就是一些支持性的、補充性的工作(即“支持性思考區(qū)間”和“操作性動作區(qū)間”),這部分相對來說則是可以“允許中斷”的。
在《精進(jìn)》一書中同樣提出了要學(xué)會對不同認(rèn)知類型的工作分層處理。什么是認(rèn)知類型呢?指的是我們頭腦加工信息的不同方式,比如處理語言文字時是一種類型,處理視覺圖片是一種類型。當(dāng)不同認(rèn)知類型進(jìn)行切換時,人需要重新進(jìn)行調(diào)整,這樣任務(wù)的轉(zhuǎn)換損耗會比較大。
比如對這篇文章來說,大家看到的順序是從上到下,可是在我創(chuàng)造的過程,可能會分成這樣幾個步驟
- 通過思維導(dǎo)圖MindNode梳理出主要想表達(dá)的觀點和文章結(jié)構(gòu);
- 然后再通過文字處理軟件Ulysses填充每個章節(jié)內(nèi)容的細(xì)節(jié)描述;
- 接下來利用Sketch或PS等軟件處理文章需要用到的圖片素材;
- 最終再從文章全局角度來調(diào)整排版布局等樣式細(xì)節(jié);
同樣在寫文檔或畫原型圖時,我們也可以嘗試將任務(wù)分解并找到核心思考區(qū)間集中精力攻破,并找到同認(rèn)知類型的工作分層處理。比如,PRD文檔我一般都習(xí)慣先梳理出整體的框架,然后逐漸填充細(xì)節(jié);在畫原型時,先完成主干流程的交互,再逐漸補充細(xì)節(jié)末節(jié)的邏輯;在做PPT時,同樣如此。
五、優(yōu)先確定影響進(jìn)程的關(guān)鍵因素
很多項目的正常推進(jìn),依賴的是各個重要環(huán)節(jié)能夠按照順序依次發(fā)生,比如只有完成了步驟A,才能達(dá)到步驟B,或者同時滿足了A1、A2和A3才能到達(dá)步驟B。換個角度看,某些關(guān)鍵因素決定著整體的進(jìn)程,如果關(guān)鍵因素突然無法滿足,那其后相關(guān)流程的工作都成為了無用功,因此要學(xué)會優(yōu)先確認(rèn)那些影響進(jìn)程的關(guān)鍵因素,保障各個環(huán)節(jié)按照正常節(jié)奏順序展開,避免出現(xiàn)無效工作。
比如在做產(chǎn)品設(shè)計時,千萬不要在自己假想出來的技術(shù)方案上來搭建產(chǎn)品方案,甚至將完整的文檔、高保真原型圖都一并輸出完成,才被告知技術(shù)方案不可行,此時付出的心血大多都將付之東流。所以,在設(shè)計產(chǎn)品方案時,如果遇到不確定的技術(shù)問題,一定要跟重要的開發(fā)人員及早進(jìn)行溝通,一方面確定技術(shù)的可行性與否,另外開發(fā)有時候也能提供出更好的實現(xiàn)思路??傊?,學(xué)會盡早確定技術(shù)實現(xiàn)這個關(guān)鍵因素,切忌閉門造車,才能使我們的方案更好的落地。
作為產(chǎn)品汪,還經(jīng)常需要牽頭組織各種會議,包含需求評審等等。每個會議中都會有一些關(guān)鍵性人物,決定著會議結(jié)果的走向,所以對于某些不太確定的問題點,完全可以在會議前先跟關(guān)鍵人物溝通確定好,這樣不僅僅提高會議效率,并且項目也會更加正向推進(jìn);另外,對于會議的重要內(nèi)容,也可以通過郵件等形式提早發(fā)出來,讓與會人員盡早了解到問題點所在,這樣在會議上能更有針對性的對問題進(jìn)行討論,而不是花費時間在問題的了解上;還有,靈活把握大會與小會的議題內(nèi)容,人數(shù)眾多的大會更適合一些全局問題和整體進(jìn)展的討論;而三五成群的小討論更適合產(chǎn)品方案細(xì)節(jié)的溝通,叫上相關(guān)人員隨時發(fā)起,極大提高溝通的效率。
產(chǎn)品經(jīng)理一般都是依托團隊來發(fā)揮力量,除了以上提到的技術(shù)方案和會議溝通,在其它方面都會存在一些關(guān)鍵因素,比如涉及到多部門資源協(xié)調(diào)等等。作為項目的主導(dǎo)角色之一,我們要能夠找到那些關(guān)鍵因素優(yōu)先確認(rèn),提高的不僅僅是自己的工作效率,還有團隊整體的協(xié)作效率。從這個層面看,產(chǎn)品一人效率的提高還能帶動團隊效率的提升。
總結(jié)
以上,嘗試從五個維度來說明了如果提高產(chǎn)品的工作效率,希望能對大家有所啟發(fā)。更重要的是自己在實際工作要不斷的總結(jié)領(lǐng)悟,才能找到自己的高效率思維路徑。但在追求效率的同時,也千萬不要忽略對質(zhì)量的要求。
本文由人人都是產(chǎn)品經(jīng)理專欄作家 @劉鵬(微信公眾號:pengideas ) 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理?。未經(jīng)許可,禁止轉(zhuǎn)載。
“核心思考區(qū)”還需要細(xì)化。我的方法是用xmind梳理出全部邏輯和流程,嵌入各種場景,搜集各種場景比較費時間。然后就是去偽存真,刪繁就簡,如果有真實數(shù)據(jù)作支撐就更踏實了。這個步驟如果能完成,基本上一個產(chǎn)品就有把握了
我覺得你的性格很好,從你的文字就能看出你的人品很好,思路清晰,全局把控,考慮問題很到位,人人產(chǎn)品經(jīng)理文章海量,但是我讀你的分享內(nèi)容有一種很親切的感覺,就是有情景在里面,讓人容易理解,我讀別人分享的文章和你的很不一樣,感覺你情商很高,學(xué)習(xí)啦,嘿嘿!