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編輯導語：審批系統是企業中常用的系統，那么，應該如何進行規劃和設計？也許你需要一份需求文檔來幫助梳理用戶需求，清晰目標與流程規劃。本篇文章里，作者結合實際案例，梳理了一份OA系統迭代升級的需求文檔，一起來看一下。

本文為OA系統依照客戶需求進行迭代升級的需求文檔。文章共分五個章節就新功能進行闡述，希望對您有所幫助。

一、修訂記錄

二、需求背景與目標

項目背景與目標

目前SaaS背景：現有的SaaS功能，SaaS系統已有發票的驗真、結構化處理發票的數據、發票認證、抵扣等功能。

目標客戶背景：客戶為一家傳統的石油國企，現在客戶員工有幾千人，很多都是一線員工，且財務平時跟報銷發起人經常不在一起辦公，需要郵寄簽收材料，現在都是線下多部門處理，效率低，管理比較混亂。

目標：建立系統型報銷流程，減少報銷流程復雜度，幫助客戶提高工作效率。

任務：在現有基礎上增加財務審批的功能。

三、主要流程與狀態機

1. 流程圖

2. 狀態機

四、需求列表

五、功能詳細邏輯

1. APP端

1）通用頁面設置

初始頁（選擇職級及所在部門）

這兩個界面為用戶注冊成功并登錄后的初始界面，兩個界面按照用戶選擇情況遞進，作用在于從選項區別各個用戶之后的工作界面，避免工作界面程序冗余。

兩個界面僅出現于新用戶注冊之后，后期職能發生更改需要到其他設置中進行切換。

APP主界面、更多菜單導航欄界面、審批導航欄界面

點擊主頁面的【更多】按鈕，從屏幕左端向右滑出擴展菜單欄，首排第一個功能設置為【審批】，點擊【審批】，進入審批項目詳情頁。

進入審批詳情頁后，第一排為各種審批申請的通用功能，分別為【提交申請】、【審批事項】、【抄送】和【歸檔】，為企業所有員工通用界面，且跳轉至【審批】界面后，APP顯示頁面為【提交申請】主頁面，下方為所有申請事項列表。

其中，本次迭代主要內容是優化APP端的財務類的【費用報銷】功能-。

2）各版本操作設置

① 員工版審批設置

主要頁面設置及申請操作：

審批主頁面與選擇申請費用報銷后進入的費用報銷填寫頁面

員工財務報銷操作：

審批頁面中，【審批事項】頁面、【抄送記錄】頁面及【歸檔記錄】頁面顯示內容

單擊【費用報銷】，進入費用報銷詳情頁，項目選擇選擇參與的項目（項目信息錄入工作由項目負責人操作）；報銷類型包括但不限于差旅費、餐費、團建費等，內容描述為該項目報銷內容詳情；報銷金額輸入需要報銷的金額；圖片為上傳紙質發票，上傳電子發票即上傳電子檔票據（支持PNG、JPG、PDF等格式）。

用戶點擊【審批人】欄中添加符號，跳轉至通訊錄選擇財務業務員；【抄送】欄選擇申請抄送人；保存草稿為暫存該申請，【提交】為提交給上一級審批人。

• 【審批事項】中，普通員工可以查看自己的歷史審批記錄；
• 【抄送記錄】為將自己的申請抄送別人的記錄；
• 【歸檔記錄】為審批結束后，自己的申請歸檔記錄。

流程查看：

1. 第一張為【審批事項】主頁面；
2. 第二排分別為“業務員審核中”、“財務審核中”及“審批通過”頁面；
3. 第三排為“業務員”及“財務”駁回頁面。

員工查看流程界面：

提交申請后可在【審批詳情】頁面中看到每個申請的進度（審批人、審批時間以及申請的信息），選擇【存儲為草稿】即將審核過程暫存至草稿箱；【撤回】為撤回申請；【修改】為修改申請，且不管申請推到哪步流程，選擇【修改】并【重新提交】申請后，該申請轉變為“新申請”并重復最初步驟（申請跳轉至業務員審批）。

修改申請：

員工修改信息界面

與申請界面保持一致，最后的【提交】按鈕變為【再次提交】，后臺進行提次數數據記錄。

② 職能部門（業務員&財務）版審批

業務員主要頁面設置及審批操作：

【審批事項】中，【審批中】、【已審批】和【申請記錄】頁面

【審批事項】子界面

內容

• 【抄送】包含抄送過來的申請信息列表；【歸檔】有所有員工申請通過并歸檔的信息列表；
• 【抄送記錄】界面與【歸檔記錄】頁面。

業務員

• 【審批事項】中，業務員可以查看所有員工的審批申請信息，且所有信息按照【審批中】、【已審批】及【申請記錄】分類；【申請記錄可以查看所有審批事項的進程，包括“同意”“不同意”和“審核中”；
• 【審批中】和【已審批】可按照時間先后順序、員工信息、報銷類型等進行篩選查看，點擊【詳情】進入申請詳情頁進行審批；
• 【抄送記錄】為業務員申請抄送給相應人員列表記錄；
• 【歸檔記錄】為所有人員申請歸檔記錄。

財務

【審批事項】、【抄送記錄】與【歸檔記錄】顯示內容與業務員相同。

操作流程

業務員審批界面：

內容

• 審批中頁面包含“審批信息列表”與管理信息列表功能；
• 審批詳情頁面包含申請的詳細信息以及同意&駁回操作界面。

審批中頁面與審批詳情頁面：

不同意提交頁面、同意提交頁面及抄送頁面

內容：分別包含駁回對象、提交對象、抄送對象以及提交/抄送意見

業務員抄送操作界面：

從左到右分別為查看業務員環節不同意頁面、業務員同意頁面以及同意并抄送頁面

內容：包含申請基礎信息以及審批進度信息。

審批狀態查看界面：

業務員進行審批信息查看，根據審批進度進入不同頁面：對于審批中的申請，審核通過后跳轉至【同意提交】，提交至下一級（財務），【不同意】即駁回給申請人，且可以進行信息抄送，【抄送】后退回至流程頁面，流程頁面記錄抄送人。

財務審批界面：

審批中頁面與審批詳情頁面

財務審批操作界面

不同意提交頁面、同意提交頁面及抄送頁面

從左到右分別為查看財務環節同意頁面和財務不同意頁面

內容包含申請基礎信息以及審批進度信息以及抄送信息。

財務流程查看界面：

財務審批界面基本與業務員審批界面相同，不同之處在于進度流程推進至財務。

對業務員提交對審批進行抽查，并對所有同類型數據進行批量同意或批量駁回，批量同意之后可選擇再次提交，提交人依照公司具體情況自行選擇；駁回的申請直接駁回至申請人處；且審核通過的報銷需進行歸檔，全員歸檔記錄為業務員、財務、管理層可查看，普通員工可查看自己申請歸檔記錄。

2. Web端頁面設計

通用主界面

網頁主頁及【審批】主頁

進入主頁的界面為消息界面，選擇最上方導航欄中【審批】右邊轉化為審批相關列表。

1）員工界面

① 員工首頁、審批頁面、申請頁面及申請操作頁面

從上到下分別為web端主頁面、員工【審批】主頁面、【新增申請】頁面及在【新增申請】中選擇具體審批事項后的填報頁面

內容

• 【新增頁面】界面中占比更多的為各種類型的審批功能；
• 【填報】頁面為詳細信息的填寫與提交。

員工申請流程

1. 選擇【審批】，主頁面出現所有申請信息；
2. 選擇【新建申請】，主頁面出現所有申請類型（最近常用、日常、財務、人事等），選擇財務申請，進入申請主頁面；
3. 申請編號自動生成，其余信息填寫與APP信息填寫規則相同，填寫完畢選擇【提交】或【存儲為草稿】。

② 員工審批進度查看

頁面顯示從上到下分別為【審批列表】頁面、【審批詳情】頁面，其余的為審批詳情的各種狀態顯示。

③ 抄送給我、檔案記錄與審批設置

內容

• 【審批列表】本人所有審批事項列表；
• 【審批詳情】點擊每條審批信息，頁面右側向左滑出具體審批進度；
• 【抄送給我】內容包括所有抄送過來的信息；
• 【檔案記錄】包括本人的所有申請歸檔的記錄。

員工查看信息頁面

• 【審批列表】：【審批列表】中，所有申請按照【審核中】、【不同意】和【同意】進行排列，可以通過“按照時間先后”“項目類型”等進行分類；點擊具體信息，頁面右側彈出相應申請狀態框，該信息僅供查看；
• 【抄送給我】：查看抄送消息；
• 【檔案記錄】：查看本人申請歸檔的歷史記錄；
• 【審批設置】：普通員工暫無權限修改審批設置。

④ 申請修改頁面

員工申請修改界面及申請修改詳情界面

內容

• 申請修改界面包含所有被駁回的申請；
• 申請詳情頁包括具體申請填寫信息，以及申請再次提交操作。

對于未通過的申請，員工可直接在修改申請頁面查看，點擊相關申請進入修改頁面，修改完畢后選擇【再次提交】或【刪除】。

2）職能部門審批界面

① 業務員審批界面

前兩張頁面分別為業務員審批界面、審批詳情界面，右側為審批結束至下一級、不同狀態呈現頁面及抄送操作界面。

內容

• 審批界面包含公司所有員工申請事項；
• 審批詳情有具體申請信息及相關物料展示，核對后對該申請進行下一步（同意與否以及抄送）操作。

業務員

1. 【審批】業務員的【審批】信息為所有員工提交的信息，按照查看與否分為“新消息”及“歷史信息”；
2. 選擇“審核中”的申請信息，頁面右側彈出申請詳情，該頁面供業務員操作；
3. 同意申請將跳轉至提交給下一級，駁回則直接駁回至申請人。信息提交之后即可抄送信息給相應人員。

② 財務審批界面

從左到右為財務審批界面和審批詳情界面，界面內容與業務員相關界面相同

財務審批界面：

財務審批同理，駁回申請直接駁回至申請人。

③ 業務員【抄送】、【歸檔】及【審批設置】界面

從上至下分別為【抄送給我】界面、【檔案記錄】界面及【審批設置】界面

內容

• 【抄送給我】內容包括所有抄送過來的信息；
• 【檔案記錄】包括本人的所有申請歸檔的記錄；
• 【審批設置】為對員工申請時，所提交的物料進行自定義。

業務員查看頁面

• 業務員查看信息頁面和普通員工相同，區別點在于檔案記錄業務員可查看所有員工申請的歸檔記錄；
• 業務員無權限設置【審批設置】。

④ 財務【抄送】、【檔案】及【審批設置】界面

從上至下內容分別為【抄送給我】界面、【檔案記錄】界面、【審批設置】界面及【審批設置】詳情頁界面。

內容：

• 【抄送給我】與【檔案記錄】界面內容與業務員相關界面相同；
• 【審批設置】界面主要為編輯審批表操作頁面，除了程序設定的審批欄，財務可以根據自身需求增加或刪除相應的事項。

財務查看及自定義審批設置：

財務查看信息情況和業務員權限相同，不同之處在于財務有權限自定義審批設置，即由財務選擇需要更改提交內容的申請事項，進入修改頁面之后，參考現有的初始信息再對其他需要提交的材料進行自定義編輯。

提交的材料包括且不限于附件、日期、數字，且有【存儲為草稿】、【預覽】與【確認修改】功能。

六、總結

此次版本迭代同時迭代APP端與web端，根據客戶需求同步上線財務（發票）審批流程APP端優化了一線員工（不在辦公區時）報銷審批流程，使得報銷速度提升，web端使得報銷流程更加規范化，更有利于職能部門對相關審批信息的設置。

本文由 @三只 原創發布于人人都是產品經理。未經許可，禁止轉載

題圖來自?Unsplash，基于 CC0 協議