編輯導語：產品經理在日常工作過程中經常會遇到需要宣講的情況，常常需要對外講解系統、演示系統操作等，那么對外宣講過程中就有許多注意事項了，本篇文章作者從多方面分享了產品經理對外宣講的注意事項，一起來學習一下。

產品經理在日常工作中經常會遇到要對外講解系統，演示系統操作的情況。

所以除了日常的工作技能外產品經理也應當掌握一些對外宣講的技能。

今天我們就來結合近期對外宣講的事情來將相關注意事項做一個總結和梳理，希望對大家未來處理相關事件時能夠起到幫助作用。

一、前期準備

凡事預則立不預則廢，對外宣講關乎產品形象展示或者企業形象，前期準備一定要做足。

我們可以從以下幾個方面去進行。

1. 宣講PPT

開始介紹系統功能前先通過PPT做整體的系統介紹，讓與會人員先有一個大概的了解和認知。

2. 培訓材料

具體介紹系統的部分一定要輔佐合適的培訓材料，可以是PPT形式也可以是產品操作手冊的形式。

可以幫助講師框定講解范圍，防止遺漏或者在一些不必要的地方多浪費時間。

3. 環境準備

對外宣講一般涉及人數比較多，大概率也不會在日常網絡環境中去演。

所以一定要提前確認好演示現場的客觀條件是否能夠連接到演示系統，如果不可以或者效果不好一定要提前做好應急預案。

4. 賬號

系統演示可能涉及到系統中不同角色的各種使用場景，演示開始前各負責人要提前準備好所有角色的賬號，確保演示現場可以隨時切換。

5. 物料

演示過程中可能用到的內容，例如你演示的是一個商品上架的功能，你可能就需要提前準備好商品圖片信息或者商品詳情頁介紹信息。

如果你演示的是一個新建任務的功能，那可能就需要提前準備好任務實例或者任務jar包等等。

充足的前期準備就像是行軍打仗前的糧草，仗打的好不好糧草供應非常重要。

所以大家一定要把準備環節的各個事項都認真做好，切不可馬虎大意。

二、現場把控

這個部分的題目雖然叫現場把控，但其實這里要做的事情并不是等到了現場才開始做的。

我們要想把控好現場宣講的效果和節奏，就一定要提前做好規劃。主要需要做的事情有以下幾點：

1. 時間分配

根據內容的重要性和宣講的整體時間計劃，來安排各個模塊內容講解需要花費的時間，確保能在規定時間內把想要講的內容都講到。

2. 模擬演練

結合宣講材料進行模擬演練，一方面確定前面一條做的時間分配是否合理，不合理要及時調整。

如果時間安排是硬性要求那就調整講解內容，如果講解內容都是非常必要的，那就調整語速、調整闡述方式。

另一方面演練最好在正式宣講環境中實地進行，這是為了提前發現現場的影響因素，提前解決。

3. 設計提問環節

現場宣講最大的不可控因素就是現場提問對整體節奏的影響。

所以需要宣講團隊提前設計好提問環節的機制，是每講一個功能模塊就安排一次提問，還是等所有內容都講完以后再做提問。

提問環節的時長又是多久，都要提前做好規劃，這樣就可以最大限度地將提問環節的節奏掌控起來。

說到這里你應該就已經明白了，現場把控其實就是宣講人提前對宣講現場所做的一系列模擬和規劃。

目的只有一個，那就是讓正式的現場講解能夠按時高效地完成，盡可能不出現一些可避免的人為失誤。

三、現場演示

講了這么久終于到現場演示環節了，其實如果你已經完全把前面提到的兩個大的內容都做好了。

那么現場演示環節反而就不用有太多擔心了，只要正常發揮，別隨便整活兒就應該沒太大問題。

不過也有一些事項需要注意：

1. 緩解緊張

考慮到宣講現場人員可能很多，又有一些重要的甲方代表，或者投資人之類的，宣講人員可能還是會有一定緊張。

如果真的緊張了，也不要慌，首先你要明白，適度的緊張有助于注意力集中。

伴隨一定程度緊張反而有利于你更好的發揮。

另外會前可以進行深呼吸，什么都不要想先做十個深呼吸，可以快速平復緊張的情緒，親測有效。

2. 關注反饋

如果是中等規模的宣講的話，一定要注意觀察與會人員的反應與狀態，根據他們的反應對宣講內容做適當的調整，以提升宣講效果。

比如看到有人困了你可以提高一下語調，講的激昂一些。

規模比較大的話，像產品發布會這樣的情況，就不需要看反應了，人太多也看不過來。

3. 合理休息

剩下的就是貫徹你前面已經訂好的宣講計劃就可以了，宣講過程中記得關注時間，有條件的團隊還可以專門設置一個成員來提醒時間。

這里補充一點，如果宣講會議是連續四五個小時甚至更長時間，一定要在前面時間規劃環節就提前預留出休息時間。

一般情況連續會議時長不要超過1.5小時，休息十分鐘左右聽眾的吸收效果會更好。

四、事后跟蹤

組織中型或者大型的對外宣講一定是有明確目標的，宣講完成后一定要做好宣講后的相關事項跟蹤。

這個需要根據宣講類型的不同來具體安排：

1. 完善反饋機制

如果是給甲方員工講解系統操作的，那就要注意做好后續的問題跟蹤反饋機制。

除了解答用戶現場提出的問題外，最好還能留下合適的時候溝通渠道，以便后續發現問題時也能及時跟進解決。

2. 會議材料分享

大家聽完分享只是有了一個初步大概的印象，具體的操作可能還需要會后對照學習資料去進一步學習。

宣講人可以在公司允許的情況下以合理的途徑把講解用到的PPT或者操作手冊分享給大家。

有些公司還會借這個機會組建用戶群，以此為契機做社群運營。

3. 現場簽約

有些SaaS公司的對外宣講會或者產品發布會，本身就可能是一個變相的銷售會，可以借助現場講解的熱度安排銷售人員進行簽約。

潛在用戶在現場火熱的氛圍下的確更容易產生消費。

不管哪種情況，對外宣講都不是事情的終點，交付甲方的后面還要繼續提供服務甚至尋求更深合作。

發布產品的后面還要獲取用戶建立合作，這些都是需要長久進行的。

所以宣講給出一個合理的后續跟蹤方案，更容易在用戶心中建立靠譜的企業形象，對未來合作有很大好處，所以一定要重視。

五、專業要求

前面說完了流程和節奏等方面需要關注的內容，其實還有一個很重要的內容就是對宣講人員自身的專業要求，對宣講內容的熟悉和掌握，以及現場應變能力等。

這里也分幾個點來描述一下：

1. 熟悉系統

一般情況下主講人都是系統設計者或者項目的主要領導，都是比較熟悉系統的。

但也會存在一些跨系統講解的情況，這時就要求主講人提前熟悉相關系統，對系統內相關功能的使用人、使用場景、解決的問題、操作過程等內容進行相應的了解。

只有主講人自己對系統十分熟悉的情況下，所講的內容才更有說服力，可信度才更高。

2. 明確目標

雖然我們這里整體講的是對外宣講時的重點關注事項，但前面也提到了對外宣講本身也分很多類型，每種類型的宣講側重點都是不同的。

如果是給甲方公司員工做培訓，那重點就應該在具體的操作使用上。

如果是對外發布，那重點就應該在系統功能亮點以及突破性成果上。

主講人應該根據不同目標選擇相對應的講解內容和講解方式。

3. 了解用戶

這里的用戶指的宣講活動面向的人群，是宣講活動的用戶，不一定是系統用戶。

需要提前了解用戶的認知層級，他們是不是有過使用類似系統的經驗，一些專業名詞縮寫名詞他們能不能聽懂。

然后再根據用戶認知去調整講解內容的詳細程度以及表述方式。

4. 提醒重點

在宣講過程中要對一些重點內容進行強調和提醒。

比如在系統使用過程中有哪些約束條件需要提前注意，有哪些限制條件是不能觸碰的，有哪些沖突條件容易引發其他相關問題。

又或者系統中存在哪些容易混淆的概念，最好都要拿出來做強調說明。

5. 刻意練習

宣講人員日常應該有意識提升自己的宣講技能宣講水平，一方面可以在B站、知乎、網易公開課等平臺針對性學習相關知識。

另一方面面要積極組織參加內部培訓分享磨煉宣講技巧。

同時也可以針對性報名參加一些行業分享會，提高自己能力的同時也有助于拓寬眼界提，還能認識更多行業大佬，向他們學習、突破圈層認知等等。

六、其他tips

1. 材料的使用

條件允許的情況下，宣講材料可以跟演示畫面以左右分屏的形式展現，用戶可以一邊看材料一邊聽講，效果可能更好。

當然，我們也應該明白材料終究只是輔助，重點還是要放在講解系統本身上面，切忌照著材料直接讀。

2. 人員配合

如果一場宣講中有多個主講人員，要提前安排和宣講順序。

不要出現人員來回切換的情況，讓一個人講完他的所有內容以后再換下一個人來講，否則觀眾會覺得這個團隊很不專業，進而影響他們對公司形象的認知。

可以設置一個主持人負責開頭、中間串場以及結尾總結，這樣整體感覺會更專業。

3. 做好事后總結

大中型宣講最容易發現一些問題，系統問題也好，跟用戶對接的問題也好，宣講方面的問題也好。

把這些問題記錄下來加以分析和解決，對公司對個人都一定會有所提升。

本文由 @多云轉晴，原創發布于人人都是產品經理。未經許可，禁止轉載。

題圖來自Unsplash，基于CC0協議。