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在完成了項目計劃階段，進行了項目計劃的任務分解、優先級排序、計劃呈現和風險控制之后，就到了項目的執行和監控階段了。這個階段主要是針對項目執行的情況進行溝通，對整個項目的執行進度進行監控，使其在時間、質量、成本之間取得一定的平衡。

項目執行和監控

主要來說，這個階段會包含下面這么幾件事情：

• 過程跟蹤：主要是對項目執行過程中的跟蹤和監控，防止團隊成員對計劃理解產生偏差，導致執行階段出現一些問題，跟蹤的事物包含團隊成員、任務、開支情況等；
• 例行項目會議：所謂的例行會議，其實就是要給一個項目制定一個固定的溝通渠道，這樣才能讓團隊成員溝通效率變高；
• 階段性交付物的審核：對于一個長期的項目計劃，一定是會拆解為好幾個實施階段的，那么對于階段性的交付物就有必要進行審核了，這也是非常重要的一個監控手段；
• 里程碑報告：項目達到了一個里程碑，那么就可以來一次里程碑的報告；
• 變更管理：為了適應項目運行過程中與項目相關的各種因素的變化，保證項目目標的實現而對項目計劃進行的一些調整，我們稱之為變更管理；

第一件事情，過程跟蹤

產品經理為了掌握項目的進展，掌握各項工作的狀況，就不得不進行項目過程的一個監控和跟蹤。只有這樣，出現了問題，我們才能進行適當的資源調整和進度計劃調整，重新規劃某一個任務的開始時間和結束時間，并記錄實際的進度情況。

那么，產品經理在實際的工作過程中，到底如何進行項目跟蹤呢，主要可以從以下三個方面進行考慮：

1、管事——監控項目的任務

有很多產品經理都有一個習慣，那就是在每天來到公司的第一件事情，就是跑到項目開發組那邊去溜達一圈，把大家召集到一個地方進行項目站立會的召開，例會花不了多長時間，但是在監控項目任務進展方面起的作用卻很大。一方面可以避免有些同事在項目過程中沉浸在自己的世界里，方向走偏了自己沒有發現。另外一方面是能幫助大家克服人性上的懶惰因素，在每天匯報工作進度中給大家形成適度的壓力。

每日站立會在同樣的時間和同樣的地點召開，會議準時開始，最好不要超過15分鐘，每一個開發團隊的成員都必須發言，會議中不進行討論，發言內容需提供以下信息：

• 昨天完成了什么
• 今天即將做什么
• 遇到了什么困難

很多團隊在召開每日站會的時候，還會結合看板來進行任務梳理，如下圖這樣的：

每日站會看板

通過這樣一種簡單的會議形式，就可以讓項目組的所有成員知曉各任務的最新進展。這樣才能監控哪些任務的進度落后于計劃，并采取相應的措施給予糾正（通常就是加班啦），盡量不使項目的進度受到影響。當然，我們不光要知道任務的進度落后，還需要去了解落后的原因是什么，這樣才能根據具體情況采取不同的措施來使得項目恢復到正常軌道上來。

比如，某一個任務的進度落后于計劃，發現原來是任務分解的時候漏掉了這個任務或者這個任務沒有責任到人，那么在發現了這一情況之后，可以采取的措施有：讓開發加班搞定、增加人力投入、延長時間、或者更換效率較高的成員來完成任務。這些都是補救措施，我們再補救完了之后，其實還可以進一步的思考，是不是我們的項目管理流程上面哪里有什么欠缺，是否可以改進工作流程、方法和工具，這樣就減少上述情況的發生概率。

2、管人——監控項目的團隊成員

大家不要誤解為是讓產品經理去做間諜之類的角色，混跡于項目組成員中偷取情報什么的。其實，這里所謂的監控項目的團隊成員，更多的是去記錄下項目組每個成員的表現，對表現突出的給予贊賞和肯定，對表現不好的則應提出相應的批評（當然，很多時候產品經理其實并不是開發部門的領導，措辭什么的還是注意一下為好）。

另外一點，產品經理要去多和項目組的成員進行溝通，這種溝通不僅僅是工作上的溝通，還可以聊聊生活方面的東西，這樣不僅可以促進你和項目成員之間的關系，還能及時知曉他們的生活狀態，也是有利于項目管理的。

3、管錢——監控項目的開支

一般的軟件項目開發并不會涉及到項目開支的問題，因為基本所有的開支都是人力成本。但也有特殊情況，尤其是運營活動相關的項目管理，就經常會涉及到項目開支的問題，這里的監控其實主要是記錄下所有的開支流水，看下與項目計劃初始階段的預算相比是否有超出的情況。這個時候可以好好和運營的相關同事進行溝通，找出具體的費用超出項，分析原因找到相應的解決方案。

第二件事情，例行項目會議

管理學大師彼得德魯克有一句名言，叫做“管理就是溝通，溝通，再溝通”。事實上，我們細想一下，在項目管理的實踐過程中，我們是不是經常會碰到下面這些情況：

比如說項目老板隔三差五就跑來詢問項目的進展情況，其實是因為沒有人給他匯報項目的進展，但老板又比較擔心；

再比如說，你把需求的第一部分通過郵件發出去后，沒有人回郵件提出自己的意見和疑問，你也以為這個需求會很順利的走下去，但是那天無意間和團隊成員聊起需求，那個成員馬上提出來自己的異議，巴拉巴拉說了一通。有的時候你不去問，別人是不會主動來告訴你他的想法的，這個時候可能自己才意識到，其實是需要給團隊一個溝通的機會來聊這些東西；

還有，在項目實踐中，問題早就已經出現了，但是過了一段時間才通知項目團隊的所有成員，這樣就導致了大家對于項目進展的信息不對稱，很容易導致工期滯后的情況發生；

所以，在項目管理的過程中，溝通是不能忽視的一個重要環節。再說的直白一點，項目負責人最重要的工作之一就是溝通，所要花費的時間可能要占到工作的75%～90%。因為只有良好的溝通，才能獲取足夠多的信息，才能發現潛在的問題，這樣才能更好的控制項目的各個方面。

前面我們提到了項目有相關干系成員，但由于每個成員的崗位和職責不同，所以每個人關注的項目信息不一樣，他們關注信息的頻率其實也不一樣，有的比較頻繁，有的則可能整個項目過程就問那么兩三次。由于每個人的習慣不同，所以他們獲取信息的手段也不太一樣，有些人喜歡微信、QQ，有些人喜歡郵件，還有些人喜歡以會議的形式獲取信息。

這樣的話，就很有必要建立起一套屬于本項目的一個溝通機制，統一一下溝通的方法和渠道，比如說最緊急的事情可以通過電話溝通，比較緊緊的事情則通過微信或者QQ溝通，而不是那么重要的事情，則放在每日站會或者是項目周會的會議上進行解決。同時，還應該在團隊里提倡主動溝通的精神，這樣不僅能建立團隊之間的親密關系，更能表明成員參與者對項目的一個重視程度。

第三件事情，階段性交付物的審核

在項目進展的過程中，會產生不少的交付產物，產品經理在管理項目的過程中，可以對以下幾項階段性的交付物進行審核，以確保整體項目的計劃和執行不會出現大的偏差：

1、需求清單

產品需求清單是一個排序的功能需求列表，是一個持續完善的清單，包含所有產品需要的東西，也是產品需求變動的唯一來源。產品需求清單包含所有的模塊、功能、特性、需求描述、商業價值、優先級描述等。

需求清單的內容、可用性、優先級等僅由產品經理負責管理。

2、任務清單

任務清單是一份足夠具體的計劃，包含對需求清單的任務分解。開發團隊在整個迭代過程中都會修改這份清單，比如開發團隊對需求有了更多的了解，需要增加一些新的開發任務到清單中去。

任務清單的修改只能由項目經理（產品經理）負責，該列表是用來明確項目團隊成員的任務的。

3、項目周報

項目周報是對項目組本周工作內容的總結、以及下周的工作計劃安排的匯報，同時項目周報需要及時反饋本周工作中存在的問題以及需要領導協調的資源。

項目周報中切忌報喜不報憂，要反映項目的真實情況。

第四件事情，里程碑報告

當項目進展到一個關鍵節點，這個時候出現了一個里程碑式的事件，里程碑代表項目生命周期中的重大事件，是衡量項目總體進展的一種高層次的方法，能用于向項目利害關系者和項目組報告高層次的進展情況。

另一個方面來說，在項目進展過程中，通過讓項目組成員了解他們為實現里程碑付出的努力，而里程碑的實現對鼓團隊成員也是非常有用的。

比如說，在每個迭代結束后，項目組成員聚在一起召開總結會議，回顧一下在本次迭代過程中，哪些是做的好的，哪些是做的不好的，找出潛在的可以改進的事項，作為將來的改進計劃。迭代總結會議記錄就是這樣一份將會議過程記錄下來的清單已經后續跟進的依據。

通常的里程碑事件有這么一些：需求分析、詳細設計、系統開發、系統測試、正式發布等，產品經理在管理自己的項目時，可以根據自身項目的一些關鍵節點來做一下里程碑式的總結，達到項目匯報的目的。

系列文章：

《【萬字干貨】在高級產品經理眼中，好的項目管理流程是怎樣的（上）》

#專欄作家#

壹百度，微信公眾號：倒退集，人人都是產品經理專欄作家。在線教育企業服務領域產品經理，創業公司Team Leader。曾主導多款重量級產品的產品策劃和設計工作。

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