虛擬項目實例:PM該如何進行項目管理?
項目管理,作為產品經理的必備能力,在需求生命周期中處于一個非常重要的位置。項目管理得不好,進度分分鐘delay,或者按時卻不能按質按量交付,甚至出現挖坑填不上的情況。在產品經理的能力模型中,項目管理也是非常被重視的一環。
正好前段時間做了一個虛擬項目:通過項目管理的形式組織一次吃火鍋的活動。這次活動通過完整的項目管理的形式進行,對日常產品經理工作中涉及的項目管理也有啟發。今天我們就一起來走一遍這個項目吧~
step1:啟動/規劃——項目前期準備,kickoff
當領到這個目標,并被任命為項目PM之后,我們首先要進行項目的背景及目標了解。這里也簡單介紹一下:我們之前參加了一個項目經理的培訓,這次主要將學員們組織起來,通過吃火鍋的形式來實操項目管理方法,同時增進感情。目標很簡單:在活動當天(X號X點至X點),負責活動小組7人,經費400元,活動方提供場地,自帶餐具,使用活動組經費完成采購,烹飪,聚餐以及餐后清理工作;組員吃好喝好。
啟辰菌說:在領到項目之后,不要馬上進行項目推進,而是要先就項目合理性,項目目標,項目預期,項目時間,項目預算等與資源方達成一致,這樣可以更準確的安排項目節奏,管理起來更加游刃有余。
項目交付物(一)項目內容拆解圖:
在PM確認并認可項目目標之后,PM會簡單進行項目內容拆解,具體如圖(初稿,勿噴O(∩_∩)O):
項目內容拆解不包括排期,主要是工作內容的分解。
有了項目拆解稿之后,我們簡單開了項目溝通會議,和項目成員同步了我們的項目背景及目標;確定了幾個關鍵時間點及交付物;同時簡單過了下項目內容拆解圖,進行頭腦風暴,進一步細化項目內容拆解圖。
啟辰菌說:有關項目拆解:確認項目目標之后,PM需要進行的是與項目成員同步項目目標,背景,以及進行項目內容的拆解。合理的項目內容拆解,能讓項目成員明確項目的邊界,明確看到項目的進度。但由于PM畢竟是人不是神,有很多時候都需要整個項目組進行頭腦風暴,來進一步完善拆解圖,同時細化的過程也會增加項目成員的參與感。
項目交付物(二)類型總結:
交付物一般包括幾種類型:
- 計劃型交付物:如項目內容拆解圖,行動計劃表,成本預算表,一頁紙項目計劃表等;
- 進度型交付物:項目日報,周報等;
- 里程碑型交付物:立項報告,結項報告,項目階段文檔等。
安利Xmind,拆解項目,腦暴神器。
會后,我們組建了項目IM群,郵件群,微信群在群里統計了大家的空閑時間,以及飲食喜好,對項目內容中是否有在行,愿意主動幫忙的地方。很快我們也達成了一致。PM依據大家的時間及專業能力做了簡單的項目排期。
啟辰菌說:
保持溝通:保持流程的溝通是PM的重要職責。項目開始之際,應通過多種通訊方式的選擇,盡量保證可以隨時聯系上項目成員,方便后續跟進;
了解項目成員:項目中的每個人都是獨立的個體,大家圍繞著一個共同的目標一起努力。這時應該充分發揮成員的主觀能動性,專業的人做專業的事,這樣才能更高效完成項目。PM的重要一點是有效統籌項目中的人,物,資金。
上面一切準備就緒之后,我們簡單開了kickoff會,重申了以上達成共識的一點,重點強調了目標,項目分解,項目資源,項目排期。在大家達成一致后,PM產出了立項報告,成本預算表以及行動計劃表,并郵件抄送了郵件組,并將關鍵節點在IM群中設為公告,方便大家查閱。這樣項目就算正式開始啦!
啟辰菌說:
kickoff會的目的:明確項目背景,目標,資源,排期等關鍵需求。作為項目的里程碑節點,該環節交付物為立項報告,成本預算表以及行動計劃表。
項目交付物(三)立項報告,成本預算表,行動計劃表:
- 立項報告:一份較為完整的立項報告包括項目名稱,項目背景,項目目標,項目人員,項目時間,項目PM,項目交付物,項目成本,涉及團隊等因素。
- 成本預算表:成本預算表每個團隊格式不同,簡單格式由支出項,數量,價格組成。
- 行動計劃表:以甘特圖形式標記團隊各個成員工作內容及時間,便于跟蹤。其中有報警項,如果進度delay嚴重,可以及時發現,具體如下:
有關項目管理工具:
這里分享幾種常用的項目管理工具:
- Omniplan:用于管理項目(比excel專業,但是excel更加普遍)
- 一頁紙項目管理工具:可以視為是行動計劃表+成本預算表的合體,適合快速統籌項目資源,網上下一個馬上就可以用,具體如下:
step2:執行/監控——項目推進,關鍵節點檢查
kickoff會之后,項目就正式開始了。雖然項目時間比較短,但我們還是定了好幾個關鍵時間點?,F在PM的角色主要就變為進度跟進者,資源協調者,風險解決者。需要做的主要是走查,確保進度(比如采購,食具,會場檢查等子項目進展);人,時間,資金不被其他項目或需求挪走(比如臨時會議導致沒空參與采購);如果被挪走后,怎么靈活應變。還有就是組織項目站會,以及寫項目日報啦。
啟辰菌說:
當項目正式推進時,關鍵點就成了風險管理了。項目會面臨各種風險,主要有目標變動,人員變動,時間變動,資金變動。這些風險都可以通過靈活調撥資源,砍功能點,項目節奏調整來應對,但最嚴重的風險是業務變動,有可能整個項目對被砍掉。大部分情況下,這種風險一旦發生,PM鐵定要背鍋的,這說明在第一步項目背景和目標了解的時候,沒有做好本職工作而直接執行了(如果整個BU被砍掉。。。那就真的沒辦法了┑( ̄Д  ̄)┍)。
對于PM來說,無論事前想的再詳細,項目總會有風險發生的。項目風險管理是很重要的!所以每天都要更新行動計劃表,日報等,都是為了有效監控進度和風險!
常用項目跟蹤的方法:主要可以從以下三個方面進行考慮:
1、事項管理——站會
組織站會。每日站立可以在同樣的時間和同樣的地點召開,會議準時開始,最好不要超過15分鐘,每一個開發團隊的成員都必須發言,會議中不進行討論,發言內容需提供以下信息:
- 昨天完成了什么
- 今天即將做什么
- 遇到了什么困
一方面可以避免有些同事在項目過程中沉浸在自己的世界里,方向走偏了自己沒有發現。另外一方面是能幫助大家克服人性上的懶惰因素,在每天匯報工作進度中給大家形成適度的壓力。
2、人員管理——保持溝通
PM需要多溝通,了解項目組每個成員的表現,對表現突出的給予贊賞和肯定,對表現不好的則應提出相應的提醒。
另外一點,產品經理要去多和項目組的成員進行溝通,這種溝通不僅僅是工作上的溝通,還可以聊聊生活方面的東西,這樣不僅可以促進你和項目成員之間的關系,還能及時知曉他們的生活狀態,也是有利于項目管理的。
3、預算管理——了解開支
運營活動相關的項目管理,就經常會涉及到項目開支的問題,這里的監控其實主要是記錄下所有的開支流水,看下與項目計劃初始階段的預算相比是否有超出的情況。這個時候可以好好和運營的相關同事進行溝通,找出具體的費用超出項,分析原因找到相應的解決方案。
step3:收尾——項目驗收,復盤
在小伙伴的共同努力下,有驚無險的進行了整個活動,包括采購,會場踩點,會場資源檢查,吃飯,清洗收拾等環節之后,活動發起方和PM驗收了這個項目。驗收完成后,我們現場進行了一個簡短的項目review。PM帶頭說了項目中的問題點,總結了好的地方,也檢討了做的不好的地方;項目組成員也都進行了發言。結束后,大家各自回家,而PM則默默敲完結項報告,項目總結文檔,郵件抄送項目組全員及活動發起方,項目相關文檔進行歸檔。項目圓滿結束!撒花~下午茶走起~
啟辰菌說:
項目驗收環節,包括關鍵節點的驗收,交付物的驗收,項目目標的驗收,風險管理效果的驗收等幾大塊。
另外項目review是非常關鍵的環節,有利于項目成員沉淀好的項目管理經驗,揚棄影響項目效率或者風險管理不當的做法。review可以單出會議紀要,也可以與結項報告一起整理。
項目交付物(四)結項報告:
結項報告:結項報告主要包括幾個部分:對項目背景,目的,分解后的項目目標,參與人員,責任部分,考核標準,交付物checklist,項目成果及效果,復盤及風險報告,沉淀及總結等。
以上就是一個簡單項目的項目管理方式。吃火鍋項目,麻雀雖小,五臟俱全,其中總結出來的項目管理方法,在復雜項目的管理中,親測實用!項目管理其實方法論比較簡單,但是魔鬼在細節,魔鬼在執行。希望對大家的日常項目管理有所啟發。
依舊感謝看完,比心!
本文由 @啟辰菌 原創發布于人人都是產品經理。未經許可,禁止轉載。
不錯,學習了~ ??
您好,可以加您微信溝通嗎?
謝謝作者,學習了!產生一個問題:在項目管理中,如果出現需求變動,或者計劃變動,如何在表中修改?
表主要的作用是監控進度,需求和計劃變動及時同步項目成員,大家都確認后直接修改表格即可~ ??
可以訂閱并關注哦~ ??
很有道理
寫的挺好,值得學習!
感謝~ ??