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管理大師德魯克曾說，“若經(jīng)理人將25%的時(shí)間用在開會上，那么這個(gè)組織就可能出了問題?！碑a(chǎn)品經(jīng)理亦是如此。

前段時(shí)間人人都是產(chǎn)品經(jīng)理社區(qū)發(fā)布了《2017產(chǎn)品經(jīng)理白皮書》，其中有調(diào)查到產(chǎn)品經(jīng)理日常三件事為：內(nèi)部溝通（32%）、開會（21.3%）、寫文檔(13.2)。開會、與技術(shù)溝（si）通(bi)、和老板溝通是產(chǎn)品經(jīng)理最頭疼又糟心的事情。產(chǎn)品經(jīng)理作為產(chǎn)品迭代的發(fā)起人和執(zhí)行推動人，是絕對無法避免開會的，但我們可以讓會議更有效率。

總結(jié)下我的產(chǎn)品經(jīng)理工作日常中需要開的會及頻次：

• 上下級溝通會，不定期
• 產(chǎn)品組會議，一周一次
• 項(xiàng)目部會議，二周一次
• 產(chǎn)品預(yù)研討論會，隨版本周期隨時(shí)
• 版本評審會，隨版本周期隨時(shí)
• 功能討論會，隨時(shí)
• 頭腦風(fēng)暴會，隨時(shí)
• 需求實(shí)現(xiàn)細(xì)節(jié)討論會，隨時(shí)
• …

歸納下上述會議的性質(zhì)，其實(shí)可以分為兩類：

• 一類是過程導(dǎo)向的會議，事先規(guī)劃、主題明確，例如上述的上下級溝通會、產(chǎn)品組會議、項(xiàng)目部會議、預(yù)研討論會、評審會這些；
• 一類是任務(wù)導(dǎo)向會議，隨時(shí)召開、產(chǎn)生決策，例如功能討論會、頭腦風(fēng)暴這些；

不同類型的會議雖然目的和形式不一，但總的來說最關(guān)鍵的一點(diǎn)都是會議發(fā)起人，因?yàn)檫@個(gè)人是會議的組織者、引導(dǎo)者、推進(jìn)者以及后續(xù)的跟進(jìn)者，鑒于產(chǎn)品經(jīng)理的工作性質(zhì)及內(nèi)容，一般這個(gè)角色都是產(chǎn)品經(jīng)理擔(dān)任，那么作為產(chǎn)品經(jīng)理的我們?nèi)绾尾拍芨祜卣匍_會議，并提高開會效率呢？

開會前

明確會議主題

解決什么問題、制定什么決策、達(dá)成什么目的。

過程導(dǎo)向型會議一般主題固定且明確，任務(wù)導(dǎo)向型會議由于解決問題大多屬于突發(fā)性質(zhì)，因此最好事先和相關(guān)人等明確會議希望達(dá)成的決策和目的，方便大家知道問題的解決進(jìn)度——需開會確定。

參會人員及會議時(shí)間

明確和會議相關(guān)的所有人等，并確定各自的空閑時(shí)間。

這個(gè)過程看似簡單卻相當(dāng)繁雜，盡量以核心相關(guān)人員的時(shí)間為準(zhǔn)，其他人需盡量配合，而且會議時(shí)間最好在問題提出的兩天內(nèi)，越早越好，避免產(chǎn)生連鎖反應(yīng)，導(dǎo)致其他開發(fā)進(jìn)度的延期。

對于具體的開會時(shí)間點(diǎn)，若是過程導(dǎo)向型的大會，筆者一般習(xí)慣定在上午10點(diǎn)半，或者下午4點(diǎn)左右，一方面在這兩個(gè)開始時(shí)間點(diǎn)，大家都進(jìn)入了工作狀態(tài)，開會效率較高，另一方面也預(yù)留了充足的后續(xù)討論時(shí)間（午飯前和下班前）。若是任務(wù)導(dǎo)向型的小會，筆者一般習(xí)慣是即刻解決，可以在會議室或工位處。

預(yù)約會議室

根據(jù)參會人員的時(shí)間安排，預(yù)約都能參加的時(shí)間段會議室。

當(dāng)然是要提前預(yù)約啦，特別是需要視聽設(shè)備的會議。若是一些任務(wù)導(dǎo)向型會議，例如需求實(shí)現(xiàn)細(xì)節(jié)的討論會，在涉及人員不多的時(shí)候，甚至不需要會議室，直接在工位或某個(gè)休息區(qū)就及時(shí)討論敲定了。

會議召集

通知參會人員會議時(shí)間、會議主題。

若是需要提前準(zhǔn)備材料的會議，則需提醒相關(guān)人等提前準(zhǔn)備并拷貝。當(dāng)然，也要提醒大家要準(zhǔn)時(shí)到會。

會議準(zhǔn)備

開會前10分鐘左右前往會議室調(diào)試視聽器材，若會議時(shí)間較久，還需準(zhǔn)備飲用水；若是腦暴、分享之類的會議，也可準(zhǔn)備一些零食，營造輕松氛圍，方便大家輕松自如地進(jìn)行討論。

開會中

維持會議紀(jì)律

首要便是要求參會人員準(zhǔn)時(shí)到達(dá)，避免浪費(fèi)大家時(shí)間。其次，若會議中有人交頭接耳討論與會議無關(guān)的話題，則需當(dāng)即打斷并給與警告。再者，若會議討論出現(xiàn)膠著或意見相左無法達(dá)成一致時(shí)，會議主持者需及時(shí)中斷論戰(zhàn)，引導(dǎo)以避免擾亂會議氛圍。

引導(dǎo)會議流程

低效率的會議一定是開會目的不明確，而依然滔滔不絕討論的。因此，會議主持人在開會中，一定要根據(jù)事先明確的會議主題，引導(dǎo)會議流程按照預(yù)期進(jìn)行。若大家討論的問題已偏出主題，則需及時(shí)制止，引導(dǎo)解決議題問題。若出現(xiàn)無法達(dá)成一致的問題或另外新的未能確定的問題，則需及時(shí)中斷，可放在會后另行組織相關(guān)人等繼續(xù)討論。

此外，會議主持人需調(diào)動大家的討論熱情，特別是針對一些開放性的問題，需要以身作則地拋出一些觀點(diǎn)帶動自由討論。

明確決策及排期

在提案討論過程中，會議主持人需注意觀察與會人員的反應(yīng)，確保大家聽懂了提案內(nèi)容，或在決策后確保大家持同意態(tài)度，或是大家是否已覺得無聊需盡快結(jié)束會議。

對于會議產(chǎn)生的決策，會議主持人一定要確保相關(guān)人等都持贊同意見，在意見得到統(tǒng)一后即需趁熱打鐵，協(xié)調(diào)相關(guān)人等的排期，明確問題得到徹底解決的預(yù)估時(shí)間。

會議記錄

好記性不如爛筆頭。對于有很多討論結(jié)果或建議的會議，例如需求評審會，大家對需求原型、交互細(xì)節(jié)、實(shí)現(xiàn)方式等可能會有各種各樣的建議，因此產(chǎn)品經(jīng)理需及時(shí)記錄下來，方便會后整理并調(diào)整。另外，記錄這種行為本身也反映了你會重視這些意見，是一種對意見提出者的尊重。

開會后

會議整理和通知

會議結(jié)束后，需盡快將會議中做出的決策——相關(guān)事項(xiàng)誰處理、怎么處理、處理排期等進(jìn)行整理，越詳細(xì)越好，方便問題追蹤和會議備忘。

整理后則需盡快發(fā)送給相關(guān)人等，一般是會議當(dāng)天就可周知到所有人，方便大家及時(shí)處理相關(guān)問題，可以很好地督促他們?nèi)ソ鉀Q，也方便會后有文檔備案及通知備案，避免后續(xù)扯皮。

一般來說，過程導(dǎo)向型會議只能處理80%的事情或問題，剩下的20%還需要靠任務(wù)導(dǎo)向型會議來解決，因?yàn)榍罢咧饕侵R技能與信息交流，而后者就是為了解決某些特定問題。在產(chǎn)品經(jīng)理的工作日常中，像組內(nèi)會議項(xiàng)目組會議需求評審會這些相對大型、參與人數(shù)眾多的過程導(dǎo)向型會議，主要解決較為宏觀的問題，以確定方向，頻次上一般不會太多，而像功能或需求實(shí)現(xiàn)方式討論會這些則是相對小型、參數(shù)人數(shù)較少的任務(wù)導(dǎo)向型會議，主要解決的便是細(xì)枝末節(jié)的執(zhí)行問題，正是這類問題，才是產(chǎn)品經(jīng)理與程序猿們撕逼的主戰(zhàn)場，這時(shí)候更考驗(yàn)產(chǎn)品經(jīng)理的應(yīng)對能力及處理效率。

管理大師德魯克曾說，

“若經(jīng)理人將25%的時(shí)間用在開會上，那么這個(gè)組織就可能出了問題?！?/p>

同樣，如果產(chǎn)品經(jīng)理將超過25%的時(shí)間用在應(yīng)急的任務(wù)導(dǎo)向型會議上，那么他的工作效率也可能出了效率，因?yàn)樵谶M(jìn)行過程導(dǎo)向型會議時(shí)，產(chǎn)品經(jīng)理并沒有考慮到所有問題，因此就造成細(xì)節(jié)問題不得不通過任務(wù)型會議去解決。希望所有的產(chǎn)品同仁們，都能熟練開會套路，提高會議效率，更快更好地推進(jìn)產(chǎn)品迭代。

#專欄作家#

陸莊羽，微信公眾號：看風(fēng)景的人，人人都是產(chǎn)品經(jīng)理專欄作家。擅長用戶分析和原型設(shè)計(jì)，目前關(guān)注內(nèi)容、社交、算法推薦、人工智能等方向，愛好騎行戶外的偽文青一枚。

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