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本文將分享一般的需求說明書該如何撰寫，有哪些格式，需要注意什么等方面，力求使需求說明書看起來規范、專業。enjoy~

需求分析師的一個主要工作就是寫需求說明書。

國內對于需求說明書的格式并沒有一套標準規范，每家公司有每家公司自己的需求說明書格式，在我從事的三家公司，我寫過三種格式不同的需求說明書，這樣造成的一個后果就是因為沒有一套標準格式的需求說明書，假如去其他公司的話，又得拋棄原有的書寫格式，重新習慣其他公司的需求說明書格式。

這樣，對于一個有經驗的需求分析師而言，在書寫需求說明書這塊，他就會和新人沒有什么差別，無優勢可言。

只有不斷的總結，才能進步。

本文將分享一般的需求說明書該如何撰寫，有哪些格式，需要注意什么等方面，力求使需求說明書看起來規范、專業。

一、文檔結構

1. 首頁

先說需求說明書的首頁，首頁展示本公司的基本信息、需求說明書的標題，如XX產品需求規格說明書，和文檔編號、編寫人、模塊名稱、部門、保密等級、日期、版權說明等。

2. 修訂頁

修訂頁的作用是記錄需求說明書版本的變更，在跟客戶溝通需求的時候，需求可能會變更，每一次修訂，都需記錄下來，作為留痕。

修訂頁展示的內容包括編號、章節名稱、修訂內容簡述、修訂日期、修訂前版本號、修訂后版本號、修訂人、批準人。

3. 目錄

目錄即是需求說明書正文的內容，包含了引言、項目概述、業務需求、附錄。

（1）引言：展示編寫目的、范圍、定義和參考資料。

• 編寫目的：說明編寫這份軟件需求說明書的目的，指出預期的讀者范圍。
• 范圍：待開發的軟件系統的名稱；說明軟件將干什么，如果需要的話，還要說明軟件產品不干什么；描述所說明的軟件的應用，盡可能精確地描述所有相關的利益、目的、以及最終目標。
• 定義：列出本文件中用到的專門術語的定義和縮寫詞的原詞組。

（2）項目描述：如果是項目需求，簡要描述一下項目的概況，如項目的背景，項目的周期等等。

• 產品描述：敘述該項軟件開發的意圖、應用目標、作用范圍以及其他應向讀者說明的有關該軟件開發的背景材料。如果開發的系統與其他系統有對接，則還應該本系統與其他系統之間的關系，用方框圖表示。
• 產品功能：系統包含的模塊，并簡要描述下各模塊的功能。描述產品功能模塊的作用是將系統的范圍定義清楚，一共有多少個模塊，以便甲乙兩方明確本次項目的邊界。

（3）業務需求：用戶提出的需求

• 功能介紹：描述功能要達到的目標、所彩的方法和技術，還應清楚說明功能意圖的由來和背景。
• 流程圖：如果涉及到流程，除了文字以外，還需附上流程圖
• 數據項描述：展示字段、字段類型（文本、日期、數值、枚舉值等）、數據來源、備注，開發看到數據項描述能定義數據庫表中的字段。
• 界面展示：原型圖輸出，用原型圖方式呈現文字描述的功能，每張原型圖下面可以備注功能的路徑，以便開發明白該原型圖在哪個模塊的哪個菜單。

（4）附錄：對一個實際的需求規格說明來說，若有必要應該編寫附錄。

附錄包括有助于理解需求說明的背景信息、用戶歷史、背景、經歷和操作特點、原始需求、需求調研記錄等等。需要注意的是當包括附錄時，需求說明必須明確地說明附錄只作為參考，不作為正式的需求。

因為有時候一些原始需求，在需求溝通過程或者其他原因，可能會不做，原始的需求和正式要開發的需求不一定是相同的，所以要用文字說明附錄不作為正式開發的需求，也不作為驗收的標準。

最后，如果需求說明書需要用戶簽名，還需在后面寫上用戶公司名稱、日期，以及本公司名稱和日期。

以上是文檔結構部分，為了使一份需求說明書看起來專業，還需注意細節部分。

二、文檔細節

1. 頁眉頁腳： 頁眉注明是XX公司的需求說明書；頁腳要編寫頁碼，如第幾頁，但是首頁不要頁眉頁腳。
2. 字體字號：正文的字體建議用宋體，字號用5號。需求說明書不要出現3種字體。
3. 行距：1.5倍行距

需求說明書可以向開發和用戶展現需求分析師的實力，專業的需求說明書能體現需求分析師的專業水平，可以說需求說明書是需求分析師的一件“外衣”，專業的需求分析師寫出的需求不僅是用戶開發能看懂，而且整篇文檔的結構完整，細節也相當注意。

作者：Vi-Vi-Fu，微博@風將信至，杭州某金融軟件公司需求分析師，負責過證券公司信用風險管理項目的需求分析。

本文由 @Vi-Vi-Fu 原創發布于人人都是產品經理。未經許可，禁止轉載。

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