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企業(yè)降本增效，數(shù)字化成為了每家企業(yè)的一大關(guān)鍵選擇。而在數(shù)字化過程中，也會(huì)遇到一些難題，在做合同這件事上，可以稱之為甜蜜的負(fù)擔(dān)，時(shí)不時(shí)會(huì)出現(xiàn)一些幺蛾子。那么如何實(shí)現(xiàn)合同管理，簽約流程自動(dòng)化？

不知道該說是自爆內(nèi)部數(shù)字化缺陷，還是某種程度的凡爾賽。這段時(shí)間鯨奇售前最大的問題，變成了簽合同……

要說不說，做合同真是個(gè)甜蜜的負(fù)擔(dān)。都走到這一步了，離關(guān)單也就近在咫尺，但還是會(huì)時(shí)不時(shí)出現(xiàn)一些幺蛾子，導(dǎo)致客戶、銷售、財(cái)務(wù)、技術(shù)等各方體驗(yàn)都不是那么好，協(xié)作更是靠喊。

下面的問題你遇到幾個(gè)？

–合同中需客戶填寫的內(nèi)容，往往不是一次性能給全的，因?yàn)樯婕暗截?cái)務(wù)開票信息，業(yè)務(wù)對(duì)接人不一定知道…

–銷售每次做合同，都是復(fù)制粘貼，有時(shí)候某處漏了忘改，被客戶發(fā)現(xiàn)指出，尷尬地?fù)傅亍?/p>

–改合同不小心改了格式，粗體/分頁(yè)/換行，打亂了之前的模板，空白的地方不占位，被審核的同事打回…

–合同回款后，需要開通系統(tǒng)。由于產(chǎn)品模塊化能力較高，版本也比較多，后臺(tái)開通配置項(xiàng)就很細(xì)。銷售和技術(shù)信息同步不清楚，很容易出現(xiàn)開通的賬號(hào)能力誤差，于是客戶吐槽內(nèi)部溝通…

–客戶的開票信息，財(cái)務(wù)需要找到合同，一家家復(fù)制出來…

–銷售在月底還要單獨(dú)將成交回款客戶信息錄入財(cái)務(wù)應(yīng)用，財(cái)務(wù)需要計(jì)算銷售業(yè)績(jī)和公司運(yùn)營(yíng)數(shù)據(jù)，手動(dòng)的…

以上，反正我們都遇到了。

作為一家倡導(dǎo)營(yíng)銷自動(dòng)化、無人私域的公司，內(nèi)部數(shù)字化協(xié)同就這？？那肯定說不過去，必須得跟對(duì)外SOP一樣解放人力，自動(dòng)串起流程吧。

分析下來，解決這些問題的核心在于規(guī)范合同模板，以及規(guī)范信息輸入流程，用工作流將前后環(huán)節(jié)串起來，將標(biāo)準(zhǔn)的輸出數(shù)據(jù)同步給相關(guān)各方。而低代碼平臺(tái)是解決此類工作流、數(shù)據(jù)流的絕佳工具，很有意思。后面我會(huì)再分享一些其他場(chǎng)景的應(yīng)用案例。

那具體到這里的合同管理，要怎么做呢？

01 拆合同要素

找到合同審核人員，拿到現(xiàn)在最標(biāo)準(zhǔn)的合同模板。沒有？那怎么標(biāo)準(zhǔn)化，拉著一起做出來！然后仔細(xì)拆出需要填寫的每個(gè)信息：

• 哪些是客戶填的，哪些是銷售填寫的；
• 哪些是不用變的，哪些是需要根據(jù)前面的選項(xiàng)影響后面選項(xiàng)的。例如產(chǎn)品服務(wù)版本不同，要填寫的內(nèi)容也不同，這就需要梳理出每一個(gè)版本下的字段邏輯；
• 哪些是不同階段需要填寫的信息，例如回款前后；
• ……

這些就是合同表需要錄入的信息，再根據(jù)不同字段的業(yè)務(wù)邏輯進(jìn)行表單排布。我們梳理出來，2種模板，7個(gè)版本，所有交叉邏輯加起來，不多不少剛好100個(gè)字段。

02 做選擇填空

這里分為兩部分，一塊是需要客戶填寫的信息，如甲方項(xiàng)目人、以及甲方公司開票信息等；另一塊是需要內(nèi)部銷售填寫的，如合同信息，系統(tǒng)版本能力配置，以及附表信息等。

需要客戶填寫的：直接通過外部表單來收集，客戶一次性填寫并提交即可。

提交后，自動(dòng)在企微群中通知對(duì)應(yīng)顧問去完善該客戶的合同。

需要銷售顧問填寫的：客戶提交的合同信息會(huì)生成一條新的數(shù)據(jù)，銷售在合同管理應(yīng)用中點(diǎn)開后，即可編輯這份合同的其他信息。

其中客戶的信息已經(jīng)填好，只需要填寫剩余產(chǎn)品服務(wù)和其他附表信息，這些都是格式化好的選擇或者填空題。

各個(gè)項(xiàng)目費(fèi)用自動(dòng)加總，得到最終合同價(jià)格。

03 選打印模板

不同產(chǎn)品線，合同可能大同小異，但也會(huì)有格式、附表等的調(diào)整，這個(gè)時(shí)候就不能用一份合同模板了，需要根據(jù)不同的合同版本，啟用不同模板。例如我們，有企微和個(gè)微2個(gè)系統(tǒng)版本的合同，所以根據(jù)不同服務(wù)版本選項(xiàng)，會(huì)啟用不同的打印按鈕。

點(diǎn)擊打印后，合同自動(dòng)生成，支持在線預(yù)覽并下載。

04 一鍵通知相關(guān)方

當(dāng)合同回款并填完相應(yīng)信息后，自動(dòng)啟動(dòng)右上方通知按鈕，可一鍵通知技術(shù)開通系統(tǒng)，以及通知財(cái)務(wù)開票。

于是在內(nèi)部企微群里，會(huì)看到這樣的通知：

05 自動(dòng)生成報(bào)表

有了準(zhǔn)確及時(shí)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，財(cái)務(wù)需要的運(yùn)營(yíng)報(bào)表就是很簡(jiǎn)單的事，可以按照簽約時(shí)間階段和顧問人員進(jìn)行數(shù)據(jù)篩選。（以下為測(cè)試數(shù)據(jù)）

好了，說了這么多，你可能以為我在強(qiáng)調(diào)自動(dòng)化提高效率，但這并不重要，更重要的是，規(guī)范后的流程它基本不會(huì)出錯(cuò)。

簽約更多的是一個(gè)法務(wù)合規(guī)的過程，是一個(gè)信息在多個(gè)角色之間同步且不能出錯(cuò)的過程。

銷售顧問需要拉齊外部客戶那邊一堆人、內(nèi)部項(xiàng)目經(jīng)理、財(cái)務(wù)、法務(wù)、技術(shù)之間的信息。而無論是私聊，還是在內(nèi)外部群里各種翻飛同步信息，很可能犯錯(cuò)和遺漏，損害到體驗(yàn)。

現(xiàn)在這個(gè)應(yīng)用，只需要2個(gè)人：客戶填他們的信息，銷售顧問填剩余合同和系統(tǒng)信息，其他所有都流程化自動(dòng)化。

這意味著什么？意味著不會(huì)讓客戶、讓每個(gè)環(huán)節(jié)的人覺得，怎么這么亂？？

這就是所有人的體驗(yàn)問題。但凡因?yàn)閭鹘y(tǒng)的工作模式出一次錯(cuò)，吵一次架，造成一筆損失，被客戶diss一次，你就知道我在說什么。

因此這個(gè)應(yīng)用的價(jià)值絕不在于提效率，而是在于避免出錯(cuò)、提升內(nèi)外部相關(guān)方體驗(yàn)，以及提升自己公司的數(shù)字化資產(chǎn)的完整度和流程順暢度。

寫在后面

這是一次解決實(shí)際痛點(diǎn)的復(fù)盤，但這種解決問題的產(chǎn)品形態(tài)，更值得聊聊。推薦最近看的2篇講SaaS的文章：

• 明道云創(chuàng)始人任總的：《事已至此，你并無選擇》
• 鯨奇CEO春陽的：《鯨奇將停止新功能開發(fā)》

在現(xiàn)在的SaaS行業(yè)，不拿融資，自己能造血的有多少呢。大包大攬的產(chǎn)品，會(huì)陷入泥潭，把一個(gè)點(diǎn)打透做深，已是不易。就像我們所有的產(chǎn)品、服務(wù)都圍繞“私域內(nèi)容”這個(gè)點(diǎn)來做。其他部分，就引入合作伙伴做能力拓展，比如低代碼?，F(xiàn)在公司內(nèi)部的數(shù)字化底座，就用的這個(gè)玩意。

在溝通了那么多的客戶之后，說實(shí)話，他們并不在乎你是不是有一個(gè)功能，而是需要一整套解決問題的方案，至于怎么解決，“你組和去吧，然后告訴我，我為整套方案付費(fèi)?！敝劣谶@個(gè)能力是技術(shù)團(tuán)隊(duì)花幾個(gè)月開發(fā)的，還是用別的什么工具一周內(nèi)搭建的，還是整合的其他合作方的能力，好像沒那么重要了。

有所為有所不為，產(chǎn)品做輕一點(diǎn)，才會(huì)有更多朋友，因?yàn)槟阕兂闪速Y源和能力的整合方。

砍掉所有的項(xiàng)目管理、交互設(shè)計(jì)、開發(fā)等中間環(huán)節(jié)，直接由需求整合者或者提出方開發(fā)應(yīng)用，這是一個(gè)逐漸輕盈的過程。

企業(yè)軟件市場(chǎng)的豐富業(yè)態(tài)，小巧靈活的公司模式，讓遠(yuǎn)程協(xié)作成為可能，否則一天開不完的會(huì)，可能我也沒機(jī)會(huì)在麗江某個(gè)古鎮(zhèn)的咖啡店敲下這篇文章。