數字化項目管理流程與模版

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企業數字化項目管理的流程大致可以分為哪幾步?或許大致可以分為項目啟動、制定計劃、執行任務、監控過程、項目收尾等幾個步驟。這篇文章里,作者就總結了數字化項目管理的流程與模板,一起來看。

一、項目管理概述

從項目管理的項目類型來看,企業的數字化建設項目可以分為五大類。其中第一類可能即為第二類的現狀分析和藍圖設計階段。所以第一類下文模版將不在贅述,第四類較為特殊,后文模版部分適用。

第一類是咨詢設計類項目,主要包括數字化領域的頂層設計、總體設計、專項研究等咨詢和設計相關工作,不包括系統開發設計相關工作,最典型的項目類型包括IT戰略規劃項目、不涉及開發實施的主數據規劃項目等。

第二類是系統開發類,這也是最常見的企業數字化項目類型,覆蓋信息系統功能設計以及利用各類編程語言進行開發實現的工作,主要包括需求分析、系統設計和開發等內容。例如ERP、OA、SRM、CRM、TMS、LIMS等系統的開發。

第三類是數據與集成實施類,包括對數據資源進行接入整合、加工處理和開發利用,通過數據分析挖掘實現跨業務單元的數據分析相關工作,例如ESB、MDM、數據中臺和企業經營決策BI等項目。

第四類是運維調整類,以系統運行、業務應用、用戶行為等常態統計分析為基礎、開展系統優化改造、應用敏捷迭代、內容更新升級、用戶產品推廣、運維管理、網絡安全服務等工作。

第五類是基礎設施類,包括基礎設施類采購,如數據庫、路由器、交換機、光纖、電纜、計算機硬件設備、數據采集設備、基礎軟件采購等。

項目管理之企業數字化項目管理

企業數字化項目管理的流程,大致分為5個階段:項目啟動、制定計劃、執行任務、監控過程、項目收尾,其中監控過程與任務執行相輔相成,形成對項目執行過程中的推動和控制監督。

項目管理可從相關方、資源、時間(進度)、范圍、成本、質量、風險、溝通、資源整合等多項因素思考如何管理。如下圖所示,結合項目管理包括五大流程,和需關注的九方面的因素,可通過標準化模板,分析控制影響IT項目的關鍵性因素。

項目管理之企業數字化項目管理

二、項目管理標準化模版

1. 項目啟動

1)需求分析報告模版

需求分析報告通常由項目需求方創建,例如,財務部門想建設合并報表系統,IT部門采購硬件設備等。可根據項目具體需求選取下述模版大綱內容。

① 基礎設施類

  • 基本信息:系統的名稱、建設的內容、必要性分析、建設模式、用戶數、最大在線用戶數、等保等級、部署方式、部署地點、基礎架構、內外網等
  • 系統現狀:軟件產品現狀、硬件產品現狀(服務器、存儲、專用設備)
  • 需求分析:系統部署方案、軟件需求說明、硬件需求說明(服務器、存儲、專用設備)
  • 軟硬件需求匯總清單:軟件產品匯總清單、硬件產品匯總清單

② 數據與集成實施類

主要依據:說明本期需求的支撐依據,如依據公司發展規劃和宏觀政策與相關制度等。

業務現狀:結合項目現狀,從公司有關要求、數據應用及展示存在的問題、業務需求本身和業務面臨形勢出發,總體描述業務現狀。

必要性:詳細描述本期數據應用的總體必要性。詳細描述本期數據展示的總體必要性。

效益分析:描述建設數據應用后為企業帶來的經濟效益、管理效益、社會效益,對項目效益進行定量或定性說明。

  • 經濟效益:包括直接經濟效益和間接經濟效益,應采取定量為主、定性為輔的原則,重點從提升企業經濟增長、成本節約、損耗降低等方面收集各種歷史數據和當前數據,進行量化。
  • 管理效益:從節約時間、人力、資源成本、提高工作效率、提升風險管控能力方面考慮,也可以從信息集成共享、管理模式規范化、決策支持高效化、業務協同化、綜合服務便捷化等方面考慮。
  • 社會效益:從企業在行業信息化中的地位和水平、項目對社會的示范性作用、企業承擔的社會責任和公眾形象、企業向社會提供的服務能力等方面說明。如涉及多個數據應用需求,需分別描述。

業務目標:詳細描述本期數據應用需求的總體目標。詳細描述本期數據展示需求的總體目標。

工作內容:詳細描述該本數據應用的業務內容。

用戶說明:詳細描述數據應用在公司總部,各部門、公司各單位的應用情況。

工作步驟:本業務包括XXXX、XXXX、XXXX等X個工作步驟,詳細描述每個步驟的工作內容。

關鍵技術及方法:描述本數據應用所使用的關鍵技術及方法等。

數據需求及獲取方式:描述建設本數據應用所涉及的專業及數據來源。

預期成果:描述本數據應用所產生的預期成果等。

實施范圍:描述本數據應用的范圍。

③ 系統開發實施類

項目背景概述:簡要說明項目建設背景及概況。

主要依據:說明本期需求的支撐依據,如依據公司發展規劃和宏觀政策與相關制度等。

系統建設現狀:對于續建和改造的系統需求,詳細描述業務系統歷史建設情況,包括歷年系統的建設背景、建設內容、應用范圍等方面。對于新建系統,無需描述本章節。

必要性分析:結合項目現狀,從公司有關要求、業務系統應用存在的問題、業務需求本身和業務面臨形勢出發,論證項目的必要性。

效益分析:概述項目建設能帶來的效益,建議從經濟效益、基層減負、提高效率、提高安全性等角度進行描述。

項目目標:提出本期信息系統建設的目標。

系統總體架構:根據技術架構標準規范展現系統的總體架構。

技術選型:填寫項目主要技術選型。

投資預估:本項目建設預估投資需求xx萬元。其中系統設計開發費xx萬元,占投資比例xx%;系統集成開發費xx萬元,占投資比例xx%;系統實施費xx萬元,占投資比例xx%;系統集成實施費xx萬元,占投資比例xx%。項目資本性支出xx萬元,包括系統設計開發費、系統集成開發費;成本性支出xx萬元,包括系統實施費、系統集成實施費。

業務需求:

  • 業務總體情況:結合公司管理要求及當前業務現狀,描述該項業務總體情況。
  • 本期信息化建設需求:根據該項業務需求,得出本期新增信息化建設需求,并概括描述。

業務需求描述:分細項描述本期新增信息化建設業務需求。

業務流程(非必填項,如該項業務非流程性業務,則不必填寫):對于較為復雜的業務,描述該項業務的完整業務流程,詳細描述各業務流程節點的業務步驟、業務信息、責任單位、責任部門及責任崗位等。

業務數據:描述業務步驟所涉及的業務信息對應的數據項。

業務應用情況 (非必填項,如該項業務非流程性業務,則不必填寫):描述該項業務各層級使用人數、使用頻率等。

業務功能清單:從BPR業務流程的三級到五級流程細分落地到業務功能。

集成需求:描述本系統需從其他系統集成的數據內容,包括獲取或推送。

實施范圍:說明本期系統建設的實施單位范圍。例:本期系統實施范圍涉及集團/BU/部門。

其他需求:結合業務應用需求,描述系統性能與可靠性、信息安全、應用及運行監控、可維護性、易用性、系統災備設計等方面的需求。

前期建設成果:對于續建、改造的信息化項目,已有前期建設成果的,應將相關設計文檔合并打包,做為本報告附件,包括并不限于:《可行性研究報告》、《需求分析報告》、《需求規格說明書》、《概要設計說明書》、《詳細設計說明書》等。

2)項目預算費用測算

① 系統開發WBS工作量(傳統的需求分析、系統設計及功能開發工作)

wbs的工作表內容要與可研保持一致:

  • 業務需求最多分解到二級
  • 一級業務項:以建設目標為向導,按系統開發工作的子項進行拆分
  • 二級業務項:WBS拆分要以完成上級的工作任務為依據,充分考慮到系統開發工作的范圍和對象,按照100%原則逐層拆分
  • 狀態:該二級業務項屬于新增工作還是完善工作
  • 業務描述:描述最小層級的業務項內容
  • 補充說明:針對業務描述中的特殊情況進行補充說明

系統集成WBS工作量

下表內容要與可研保持一致:

  • 系統名稱:需集成系統名稱
  • 集成狀態:表示對端系統是否首次與本端系統集成,“新增”表示是首次與本端系統集成;“非新增”表示不是首次與本端系統集成
  • 數據內容:本期集成的內容
  • 根據最新工作量度量規范,系統集成工作僅計算兩系統之間集成費用
  • 集成開發:按人天和職級計算
  • 集成實施:按人天和職級計算

③ 數據工程WBS工作量

下表內容要與立項保持一致:

  • 工作類型:包括數據接入、數據標準化、數據上傳、數據下發、數據盤點、數據資源目錄構建、數據質量治理、數據產品(應用)研發及實施(包括數據應用和展示)等工作類型
  • 工作任務:工作過程或工程內容為向導,按實際工作過程進行拆分,WBS拆分要以完成上級的工作任務為依據,充分考慮到數據工程的范圍和對象,按照100%原則逐層拆分
  • 工作任務描述:描述最小層級的工作任務內容
  • 預計投入總人數(人):輸入最小層級需投入所有實施單位的預期投入總人員數量(填寫整數)
  • 預計投入總天數(天):輸入最小層級需投入所有實施單位的預期投入總工期,單位為工作日(填寫整數)
  • 工程范圍:羅列最小層級的工程范圍,必填

3)可研報告模板(根據一定的采購金額適用復雜版和簡版)

① 開發實施類(復雜版)

內容一:總論(簡要說明項目建設背景及概況)

主要依據:提供與本項目建設直接相關的文件、業務部門年度工作重點等依據。簡要寫明依據文件的相關信息。

必要性分析:結合項目現狀,從三方面論證項目建設必要性:

  1. 公司有關要求
  2. 業務系統應用存在的問題
  3. 當前業務對數字化支撐的必要性和業務面臨形勢

效益分析:結合項目現狀,分析項目建設可能產生的效益。建議從經濟效益、基層減負、提高效率、提高安全性等方面進行描述。

內容二:建設現狀

系統現狀:描述業務職能現狀,支撐業務職能所對應信息系統建設現狀,建設歷程等。

應用現狀及成效:(描述系統應用現狀,業務職能與應用功能對應關系,應用成效等)目前,xxx系統注冊用戶達xxx人,并發用戶達xxx人,完成了xxx、xxx等工作任務,實現了xxx、xxx等業務目標。

系統集成現狀:目前,系統與xxx、xxx、xxx等xx個相關系統集成。

部署環境現狀:系統部署應用服務分別部署在xxx、xxx,數據服務存儲部署在xxx。

內容三:項目需求分析

業務需求內容(說明:針對每項業務運營需求,在需求后標明工作類型,工作類型包括:系統優化改造、應用上云、應用敏捷迭代和其它信息支撐等。如該項需求為開發任務,則填寫一級功能點名稱 )

業務總體情況:……

本期數字化建設需求:主要為支撐xxx(一級業務運營需求1)的新增/完善需求,包括:

  • 二級運營需求1
  • 二級運營需求2
  • ……

集成需求:本項目需完成與xxx、xxx、xxx系統的集成,設計xx接口,采用xx技術標準。

非功能需求:系統應滿足如下非功能性要求:滿足系統7×24小時業務無間斷,穩定可靠運行。其他需求,滿足性能與可靠性、應用及運行監控、可維護性、易用性相關要求。

內容四:建設方案

項目目標:分析各方的實際需要,確定數字化項目所達到的目標。

工作任務:完成業務運營需求1(與業務運營需求1保持一致)建設,信息系統應具備:

應用上云:系統應用上云是指把系統應用遷移到云平臺的工作。包含平臺和業務系統配合支撐工作,包括前期調研、制定遷移方案、服務器準備及配置、切換前應用系統測試、系統切換、切換后應用系統測試、業務應用并軌、業務應用單軌等工作。

性能優化:系統性能優化主要指為了解決業務響應耗時較長、系統架構設計不合理、系統運行不穩定、業務運行健壯性不足等問題,針對存儲、主機、操作系統、數據庫、中間件、網絡等方面的調優工作。具體工作包括需求調研、分析診斷、方案測試和優化實施。

集成工作:完成與xxx、xxx、xxx系統的集成開發與實施工作。

實施范圍:按照x級部署方式,完成在xxx部門的實施工作。

系統架構:系統在原有系統基礎上基于公司現有開發平臺開發,技術方案遵循現有系統架構。系統應在支持xxxxxx的基礎上,支持xxxxx。具體各架構詳細章節描述在概要設計、詳細設計中體現。

技術路線:明確主要技術選型,開發平臺選型等。

項目進度:項目總工期x個月。其中,設計開發工期x個月,實施工期x個月。開發和實施存在并行開展工作情況。(注意:工期、人員數量的安排應與WBS表中所列的需求分析、方案設計、系統開發、系統實施的預估人天數相吻合)

項目管理:項目組織、項目會議、項目培訓等。

內容五:建設方案估算書

概述:針對項目概況、工作內容、主要設計特點等,按照有關要求,對項目建設過程中的相關費用進行估算,確定項目總體投資。

編織原則和依據:

  1. 根據項目劃分和軟件開發成本度量方法、過程及原則,進一步核實投資估算費用。
  2. 軟件設計及開發費用綜合工日單價參考數字化項目標準計列,咨詢設計類工作按x元/人天計列,系統設計及開發類工作按x元/人天計列,集成實施類工作按x元/人天計列,業務運營類工作按x元/人天計列,數據產品(應用)研發類工作按x元/人天計列。

投資分析:本項目建設總投資xx萬元。其中咨詢設計費xx萬元,占投資比例xx%,系統設計開發費xx萬元,占投資比例xx%;系統集成開發費xx萬元,占投資比例xx%;系統實施費xx萬元,占投資比例xx%;系統集成實施費xx萬元,占投資比例xx%,業務運營費xx萬元,占投資比例xx%,數據工程費xx萬元,占投資比例xx%。項目資本性支出xx萬元,包括咨詢設計費、系統設計開發費、系統集成開發費、數據產品(應用)研發費;成本性支出xx萬元,包括系統實施費、系統集成實施費、業務運營費、其他數據工程費。

經濟性與財務合規性:按照要求,對項目的經濟性與財務合規性進行分析并自評價。

投資估算表

② 數據與集成實施類(簡版)

項目概述:項目名稱、項目類別、項目申報單位、項目實施時間。

項目必要性:1.主要依據:提供與本項目建設直接相關文件、業務部門年度工作重點等依據。寫明依據文件的名稱、文號等信息。2.業務現狀及存在問題:描述業務職能現狀,支撐業務職能所對應信息系統建設現狀,建設歷程等,分析存在問題。3.必要性:結合項目現狀,論證項目建設必要性:1)公司有關要求;2)業務系統應用存在的問題;3)當前業務對信息化支撐的必要性和業務面臨形勢。

項目目標和范圍:1.業務需求:逐項描述業務需求(數據展示類描述需建設主題,數據應用類描述需建設場景),各主題/場景內容應與需求分析報告保持一致。2.項目目標:分析各方的實際需要,確定信息化項目所達到的目標。3.實施范圍:按照x級部署方式。

實施方案:1.建設內容:完成xxx、xxx、xxx等x個主題/場景的建設。(與業務需求保持一致,并在附表-2中列出項目主題/場景功能清單。)2.集成工作:完成與xxx、xxx、xxx系統的集成開發與實施工作。3.架構遵從:滿足公司微應用微服務建設技術要求,滿足公司最新版本統一數據模型要求,系統基于公司現有開發平臺開發,技術方案遵循業務架構、應用架構、數據架構、技術架構、安全架構五大架構設計原則。系統應在支持互聯網協議xxxx的基礎上,支持互聯網協議xxxx同時支持xxxx終端。

項目投資估算:總投資、資本性、成本性。

項目經濟性與財務合規性:對項目的經濟性與財務合規性進行分析。

效益分析:結合項目現狀,分析項目建設可能產生的效益。建議從經濟效益、基層減負、提高效率、提高安全性等方面進行描述。

4)項目合同文檔

根據各公司的采購合同要求,包含采購內容、采購價格、采購數量、技術質量要求、發票規范和內容、付款方式、交貨方式/時間/地點、驗收及檢測、違約責任、合同期限、通知、一般性條款、合規附錄等內容。

2. 制定計劃

1)工作任務分解模板

確定細分任務內容、責任人、計劃完成時間、實際完成時間、進行備注、列問題清單。

項目管理之企業數字化項目管理

2)IT項目進度看板

以典型的瀑布式開發項目為例,根據下列階段細化各階段的工作內容,更新項目進度。

階段一(項目立項):初步需求明確、供應商篩選、投委會(如需要)、采購委員會(如需要)、招標文件準備與招投標(如需要)、合同準備與簽署;階段二(業務調研):業務需求調研、業務流程調研、項目藍圖確認、詳細設計文檔確認(如需要)、系統原型確認(如需要);階段三(實施與部署):定制化開發、系統部署與測試、基礎數據準備、數據遷移(如需要)、系統功能培訓;階段四(試運行):系統試運行上線、試點油站運行(如需要)、功能優化;階段五(上線與驗收):系統正式割接上線、功能優化、項目驗收。

3)會議安排模板

根據raci原則,明確參會主題、內容和目的,明確相關人員在會議中的定位。

項目管理之企業數字化項目管理

3. 監控過程

1)問題清單

如下圖典型的系統開發問題清單。

項目管理之企業數字化項目管理

4. 項目收尾

如圖為內部的項目驗收模版,較為簡單,可根據企業需要進行擴展。

項目管理之企業數字化項目管理

本文由@Elaine.H 原創發布于人人都是產品經理,未經作者許可,禁止轉載。

題圖來自Unsplash,基于CC0協議。

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