談?wù)劜少?gòu)管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)
采購(gòu)供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)可以用于優(yōu)化企業(yè)采購(gòu)流程,幫助企業(yè)做好從供應(yīng)商到最終消費(fèi)者的全生命周期管理。這篇文章里,作者就介紹了采購(gòu)管理系統(tǒng)的核心采購(gòu)流程以及設(shè)計(jì)的一些注意事項(xiàng),一起來(lái)看看吧。
采購(gòu)供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)是一種完整的工具,用于優(yōu)化企業(yè)采購(gòu)流程,以確保企業(yè)從供應(yīng)商處獲取高質(zhì)量低成本的產(chǎn)品和服務(wù)。它結(jié)合了供應(yīng)商選擇、采購(gòu)計(jì)劃、訂單管理、庫(kù)存控制、物流跟蹤等各個(gè)環(huán)節(jié),實(shí)現(xiàn)了從供應(yīng)商到最終消費(fèi)者的全生命周期管理。
該系統(tǒng)可以使企業(yè)通過(guò)自動(dòng)化和智能化的方式提高效率、降低成本、減少錯(cuò)誤,同時(shí)提高供應(yīng)商和客戶(hù)滿意度。通過(guò)與供應(yīng)商建立緊密的合作關(guān)系,可以幫助企業(yè)更好地管理風(fēng)險(xiǎn),以便在市場(chǎng)上保持競(jìng)爭(zhēng)力。
采購(gòu)供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)提供的報(bào)表和分析,可以幫助企業(yè)了解其采購(gòu)和供應(yīng)情況,以及優(yōu)化其供應(yīng)鏈戰(zhàn)略。這些數(shù)據(jù)還可以用于與供應(yīng)商的談判,并支持更好的決策制定。
那么作為供應(yīng)鏈的產(chǎn)品設(shè)計(jì)我們應(yīng)該注意什么?本文章主要介紹了供應(yīng)鏈中的采購(gòu)管理系統(tǒng)的核心采購(gòu)流程以及設(shè)計(jì)的一些注意事項(xiàng)。
一、采購(gòu)的核心流程
作為B端系統(tǒng)的設(shè)計(jì),首先最應(yīng)該注意的是你要設(shè)計(jì)的系統(tǒng)它存在什么流程。一個(gè)系統(tǒng)最核心的部分是幫助使用系統(tǒng)的人去完成任務(wù)目標(biāo)。接下來(lái)我們來(lái)了解一下在供應(yīng)鏈中的采購(gòu)流程:
- 確定需求:利益相關(guān)者或部門(mén)負(fù)責(zé)人意識(shí)到對(duì)產(chǎn)品、軟件工具或服務(wù)的需求。此次采購(gòu)可以滿足持續(xù)的需求(例如,補(bǔ)充辦公用品等消耗品)或支持新項(xiàng)目的單次采購(gòu)。這些可以作為年度預(yù)算和采購(gòu)計(jì)劃流程的一部分進(jìn)行計(jì)劃,也可以作為意外需求的現(xiàn)貨購(gòu)買(mǎi)。一旦利益相關(guān)者確定了需求,他們就會(huì)概述滿足需求的要求,并將其記錄在請(qǐng)求中。
- 采購(gòu)的詢(xún)價(jià)及比價(jià):在采購(gòu)開(kāi)始前,應(yīng)先咨詢(xún)各供應(yīng)商提供商品的報(bào)價(jià)、返利等。通過(guò)收集各種信息綜合的進(jìn)行采購(gòu)價(jià)格的比較。
- 采購(gòu)談判于合同簽訂:篩選合適的供應(yīng)商進(jìn)行談判,應(yīng)選擇可以形成長(zhǎng)期合作的供應(yīng)商,在保證商品質(zhì)量和供應(yīng)商服務(wù)的前提下?lián)駜?yōu)選擇。
- 采購(gòu)價(jià)格的維護(hù):在第一次采購(gòu)或者采購(gòu)價(jià)格有變動(dòng)的情況,相關(guān)人員要進(jìn)行價(jià)格信息的維護(hù)管理。
- 供應(yīng)商及商品的引進(jìn):相關(guān)人員需要將合作的供應(yīng)商信息及供應(yīng)商的商品基礎(chǔ)信息錄入系統(tǒng)。并進(jìn)行后期信息的維護(hù)(建碼維護(hù))。
- 發(fā)出采購(gòu)申請(qǐng):利益相關(guān)者使用識(shí)別步驟中顯示的信息創(chuàng)建采購(gòu)申請(qǐng)或攝入表。這是采購(gòu)商品或服務(wù)的正式請(qǐng)求,包括訂購(gòu)和付款所需的所有信息。根據(jù)采購(gòu)類(lèi)型,采購(gòu)申請(qǐng)?zhí)峁┝私ㄗh的解決方案。例如,在軟件采購(gòu)中,利益相關(guān)者可能包括三個(gè)評(píng)估工具。
- 采購(gòu)過(guò)程的管理:我們?cè)诓少?gòu)的過(guò)程中 ,從開(kāi)始建采購(gòu)單到供應(yīng)商回應(yīng)、供應(yīng)商發(fā)貨、倉(cāng)庫(kù)收貨入庫(kù)確認(rèn)等整體流程都要跟進(jìn)。
- 采購(gòu)關(guān)單:對(duì)于商品入庫(kù)、采購(gòu)?fù)瓿傻挠唵?,或者長(zhǎng)期未到貨的訂單,由采購(gòu)人員進(jìn)行對(duì)供應(yīng)商聯(lián)系或系統(tǒng)直接做關(guān)單的操作。
- 退供應(yīng)商:對(duì)于不合作的供應(yīng)商進(jìn)行退供應(yīng)商的處理,將退供應(yīng)商的未出售等貨品建單并下發(fā)倉(cāng)庫(kù)做出庫(kù)操作。
- 倉(cāng)庫(kù)間的調(diào)撥:根據(jù)商品的銷(xiāo)售情況對(duì)商品進(jìn)行倉(cāng)庫(kù)間的調(diào)撥,保證貨品的利用率的最大化。
- 供應(yīng)商貨款的結(jié)算:提交和跟進(jìn)供應(yīng)商的付款請(qǐng)求,對(duì)接財(cái)務(wù)部門(mén)并提供相關(guān)的票據(jù)單等數(shù)據(jù)。對(duì)比無(wú)誤后,和供應(yīng)商結(jié)算相關(guān)貨款;或者在退供應(yīng)商之后,相關(guān)人員跟進(jìn)財(cái)務(wù)與供應(yīng)商的結(jié)算過(guò)程。
二、采購(gòu)管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)的目標(biāo)
采購(gòu)的目標(biāo)是在合適的時(shí)間,選擇合適的供應(yīng)商,以合適的價(jià)格,購(gòu)買(mǎi)合適數(shù)量和質(zhì)量的商品。但每個(gè)公司對(duì)采購(gòu)管理系統(tǒng)的定位是不同的,但整體都是服務(wù)于采購(gòu)部門(mén)的,為了采購(gòu)過(guò)程的順暢和便捷。
采購(gòu)管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)目標(biāo)包含四個(gè):
- 成本最優(yōu):這里說(shuō)的成本不止是將采購(gòu)的價(jià)格作為成本,還包括供應(yīng)商提供的服務(wù)、供應(yīng)的時(shí)效、供應(yīng)商商品的質(zhì)量等各個(gè)維度。
- 供應(yīng)商管理最優(yōu):在做采購(gòu)管理系統(tǒng)不僅要關(guān)注是否可以完整的為采購(gòu)提供幫助,還要關(guān)注供應(yīng)商的管理。我們可以對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)級(jí),通過(guò)評(píng)級(jí)選出可以長(zhǎng)期合作的供應(yīng)商。
- 推薦最優(yōu)采購(gòu)品項(xiàng):系統(tǒng)要關(guān)注供應(yīng)商提供商品的品項(xiàng),對(duì)于使用系統(tǒng)的公司來(lái)說(shuō),對(duì)于銷(xiāo)量好的貨品不能缺貨斷貨,更不能滯銷(xiāo)。
- 采購(gòu)效率最高:流程要順暢,信息要透明,保證時(shí)效性。
合同的管理:
在供應(yīng)鏈系統(tǒng)中,有非常多的信息需要去存儲(chǔ)和留檔,在采購(gòu)管理系統(tǒng)中自然也是,既然是管理,從采購(gòu)流程的開(kāi)始,到尋找供應(yīng)商,對(duì)供應(yīng)商及其供應(yīng)的商品的管理還有包括申請(qǐng),調(diào)撥等表單的。其中也包括合同的管理。
采購(gòu)合同是創(chuàng)建采購(gòu)訂單的基礎(chǔ)性文件,是約束雙方行為的文件。根據(jù)流程當(dāng)中需要進(jìn)行行為約束時(shí),為保證雙方利益,都可以采取簽訂合同的方式進(jìn)行。采購(gòu)合同包括戰(zhàn)略性合同和非戰(zhàn)略性合同。戰(zhàn)略性合同意在企業(yè)和供應(yīng)商之間達(dá)成長(zhǎng)期的合作關(guān)系,共擔(dān)風(fēng)險(xiǎn),包含回購(gòu)合同,收入共享合同等等。非戰(zhàn)略性合同主要指彈性合同,比較靈活,包括柔性合同,現(xiàn)貨合同等。
采購(gòu)管理系統(tǒng)中對(duì)于合同的管理包括兩種方式:
1)粗放式管理
粗放式的合同管理僅僅將每個(gè)合同的編號(hào),有效期等信息進(jìn)行記錄。合同的細(xì)則通過(guò)線下的掃描工具掃描之后上傳。
2)電子合同管理
將合同的細(xì)則形成系統(tǒng)模板,也就是電子合同,這個(gè)電子合同可以作為公司的和供應(yīng)商簽訂的合同模板。雙方可以進(jìn)行線上的電子合同的簽訂,簽訂后合同即生效。電子合同可以下載并打印作為存根。
在設(shè)計(jì)采購(gòu)管理系統(tǒng)時(shí),我們要緊盯采購(gòu)的流程,設(shè)計(jì)利用效率思維。我們要以最低的采購(gòu)成本、更好的管理供應(yīng)商和推薦最優(yōu)的采購(gòu)品類(lèi)。當(dāng)然除了采購(gòu)流程,隨著采購(gòu)業(yè)務(wù)的精細(xì)化我們還有很多采購(gòu)和管理的模塊需要去設(shè)計(jì)。做好采購(gòu),業(yè)務(wù)就成功了一半。
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