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同樣一份工作，有的人做起來得心應手，條理清晰，有的人卻總是被人或者被瑣事催趕，手忙腳亂，苦不堪言。在凡事皆項目的時代，嘗試著用管理項目的方法管理自己的任務，可能會讓你的工作事半功倍。所謂“工欲善其事，必先利其器?！睕]有工具的支撐，工作效率也會大打折扣。但有些任務不便于使用免費的第三方SaaS類管理工具，在這樣的情況下，還沒有其他的解決的辦法呢？

本文主要是介紹了如何用Excel表設計工具看板進行個人任務管理。Excel表中有很多寶藏，我們可以通過使用其中的函數，如日期函數、IF函數等，并結合Excel表的基本使用功能，設計適合個人任務管理的看板工具模板，把需要管理的個人工作通過看板進行展示，動態跟蹤自己階段性所負責的任務數及任務狀態，實時掌握任務完成情況，有的放矢優化個人工作任務安排。同時，通過長時間的數據積累，形成個人工作的大數據，方便復盤一段時間內工作情況，提煉總結階段性工作成果。

一、任務信息表設計

1、梳理任務事項。首先圍繞當前階段的目標任務，梳理需要完成的具體任務。這些任務可能是大的里程碑事件，對于重點工作這些任務也可能是每個階段的小步驟。如某個重要需求進展狀態的跟蹤，系統階段性成果的梳理，系統運營數據的準備等等。

2、根據梳理的任務事項，確定任務順序及任務里程碑節點交付成果

3、規劃任務開始時間，估算任務完成需要天數。

4、根據準備事項環節列出的任務信息，制作任務信息表。填寫具體任務事項、任務開始時間、任務預計總天數、需要配合的人員等字段信息。

其中，已用天數、剩余可用天數和最遲完成日期運用公式直接進行計算，完成情況根據任務進展情況實時進行狀態維護。

二、信息完善及看板制作

1、通過公式，將任務信息表已用天數、剩余可用天數、最遲完成日期補充完整。

（1）已用天數運算邏輯：判斷當前日期與開始日期的差值是否大于預計總天數，如果大于預計總天數，則已用天數等于預計總天數。否則，已用天數取值邏輯為“最大最小值法”，即“當前日期與開始日期差值與0相比取最大值，然后該最大值與預計總天數相比最小的那組數據為已用天數。

*已用天數計算公式（以D2列為例）=IF(NETWORKDAYS(C2,TODAY())>F2,F2,MIN(F2,MAX(NETWORKDAYS(C2,TODAY()),0)))——剔除工作日計算邏輯。

=IF(TODAY()-C2>F2,F2,MIN(F2,MAX(TODAY()-C2,0)))—未剔除工作日計算邏輯

（2）剩余可用天數判斷邏輯：預計總天數與已用天數的差值。

*剩余可用天數計算公式（以D2列為例）：=F2-D2

（3）最遲完成日期通過計算開始日期和預計總天數計算得出相隔指定天數的某一日期的日期值。計算邏輯為：

=WORKDAY(C2,F2,Sheet7!A2:A9)（以C2行為例。最遲完成日期，剔除周末及節假日的數據（示例中的公式Sheet7!A2:A9為維護的節假日數據，節假日需要自己另外單獨維護））。

2、“延遲項任務”重點提示。當對應任務“最遲完成日期”小于當前日期，且“當前狀態”為【未完成】時，則該任務行高亮顯示，重點提醒。 運算邏輯：

（1）狀態包括延遲、提前和正常。當前日期大于“最遲完成日期”且任務狀態為 【未完成】，則該任務顯示“延期”?！把悠凇庇嬎愎剑ㄒ訨2列為例） ：

=IF(AND(TODAY()-H2>0,I2=”未完成”),”延遲”,IF(AND(TODAY()-H2<0,I2=”已完成”),”提前”,”正常”))

（2）任務“延期”，則該行高亮顯示。如當前日期為2023年9月28日，階段和里程碑事件中存在完成情況為【未完成】的任務項，且任務項已過“最遲完成日期”，則該行高亮顯示。運算邏輯：通過設置“條件格式”規則完成設置。

3、制作看板，選擇階段或里程碑、開始日期（開始日期單元格格式暫時調整為“常規”）、已用天數、剩余可用天數這4列數據，插入【堆積條形圖】。

4、設置坐標軸格式，縱坐標軸選擇“逆序列別”，并將“開始日期”填充為空白。將任務信息表開始日期單元格格式恢復為“短日期”，并刪除與看板無關顯示的示例圖。

5、根據個人需要設置“預計總天數”、“已用天數”、“剩余可用天數”等匯總數據以及“已用/剩余天數對比”等數據，形成適合自己使用的任務看板。

三、價值

個人任務看板有助于我們及時識別和優先需要處理的事項，督促我們及時處理關鍵路徑上的活動，避免任務延期。讓我們的目標感更加明確，增強我們工作的主動性和能動性。同時，也是形成個人數據資產的一個重要手段，是培養我們數字化思維的一種簡單易用方式。