年會不能停!用產品思維做年會主持人
到了年底,年會是必不可少的一部分,作為產品經理,將產品思維代入到年會中做主持人,需要注意哪些步驟和流程?
據我爸說,當我還是個小男孩時,我曾在某個除夕夜天真的指著電視機問:“爸,等我長大了,倪萍阿姨還做主持人不?我要跟她一起主持!”
時光荏苒,我沒有成為一名專業主持人,但依舊頑強的成長為一個野生的業余主持。細數過往,主持過的活動大約有30多場了吧。大到上千人的體育館,小到幾十人的公司內部會議,從年會主持到客戶大會,我甚至從接親到禮成完整的主持過一位同事的婚禮。我很熱愛做主持人,再加上一點點天賦和經驗,也讓我擅長活動主持。因此還鬧過個小笑話,曾有一位同組的產品經理,以為我到金蝶做產品經理前的上一份工作,是搞主持的。
見過的場面多了,踩的坑多了,自然也摸索出了一些經驗教訓。逐漸發現做一場活動主持,與產品經理做出一款產品,簡直異曲同工!那接下來我就用專業產品經理的視角,來解讀如何做好一個業余主持人。
以下內容,均為原創,如有雷同,那不可能!
首先我們確定“好主持人”的標準。
拿著主持稿按活動順序完成串場,這并不是好主持人,甚至達不到及格線。就如同寫一份需求文檔,然后交給技術團隊,跟進產品上線,不能算是一個好產品經理一樣。
好產品經理,要確保產品為公司盈利,取得商業成功。
同理,好主持人,要確?;顒禹樌瓿?,并達到預期目標。
那么一切有關于活動的事情,主持人都要關注。雖然導演把控全場,但在活動現場,主持人絕對是小CEO。
那接下來,就給大家講解用產品思維做好主持人的幾個步驟。
第一步:確定活動目標(確定業務需求)
作為主持人,要先明確舉辦此次活動的目的和目標是什么。
比如頒獎典禮,目的在表彰優秀激發員工榮譽感,或年尾牙祭,抽獎+搞笑演出形式的年會,不同性質的活動,要求主持人營造出的現場風格完全不同。這里就選擇互聯網公司常見的優秀表彰+表演抽獎形式的年會主持作為例子。
通常是人力資源部負責人或品牌部負責人確定年會主題,小規模公司可能是CEO定調子。通過優秀表彰來激發團隊士氣,提升優秀員工的榮譽感,要求主持人在這個環節營造隆重大氣的氛圍,體現出對優秀者的禮遇。激發出臺下員工見賢思齊的想法,最好能傳達企業文化,加深員工認同感。再通過詼諧輕松的表演+激動人心的抽獎環節,讓員工們放松心情,辛苦一年讓兄弟姐妹們樂呵樂呵。
與做產品需求一樣,一定要先確認好高層次的業務目標,確保與公司戰略保持一致,這樣更容易獲得高管的認同和資源支持。
第二步:確定活動流程(確定用戶需求)
大方向定好之后,就可以找年會總負責人確定具體的活動流程了。一般負責人會輸出一個環節流程excel表。
如:
環節1:開場舞——負責人:張三——時長:14:00~14:05
環節2:正式開場——負責人:主持人——時長:14:05~14:10
環節3……
以此類推。
這張表非常非常重要,是主持人接下來工作的基準。我們用產品設計的思維詳細拆解一下,通過這張表,可以獲得哪些信息。
1. 獲得活動范圍信息
出現在流程表中的節目環節,才是需要主持人寫串詞介紹的部分。在做活動流程時,創意團隊可以天馬行空,花樣百出,有經驗的主持人也可以出謀劃策。主持人負責自然流暢的完成各環節的承前啟后,營造氛圍,凸顯主題。一旦活動流程交給高層確定后,就如同項目管理中的范圍基線,不可隨意改動。尤其要杜絕在現場隨意調整環節流程的行為(如果你的導演能聽進去勸的話)。
與做產品需求一樣,做好范圍管理,是項目成功的基礎與關鍵。
2. 獲得活動參與人/相關方信息
1. 各環節負責人信息
主持人作為現場的調度者,實際是在指揮現場所有的活動參與者,在指定時間完成他們的指定動作。主持人要非常清晰各個環節的負責人都是誰,并確認他們的監管工作是否到位。雖然總負責人會主抓各個環節負責人的工作,但并不妨礙主持人像總負責人的小助手一樣,協助跟進。畢竟在活動現場任何一個環節的疏忽紕漏,都得靠主持人來救場。
2. 各環節參與者信息
通常主持人不需要關注到具體參與者,但存在一些特殊情況,且需要在主持串詞中清晰寫明。比如以下幾種情況
(1)頒獎環節,某位領導頒獎完成后,還需要在舞臺完成某些事項,如協助抽獎或宣讀下一輪獲獎名單。這時就需要特別注明“請某某留步,其他人臺下就坐”。如果沒要及時留住對方,可能就會出現對方剛就坐,又馬上上臺的尷尬事情。
(2)某獲獎者無法出席現場活動。出于對獲獎者的尊重,需要說明獲獎者無法出席的原因,由誰來代領。也可以借此引導大家向優秀學習,把氣氛推個小高潮。
(3)演出人員有特殊要求
通常只要介紹節目就好,但如果某演出人員對于節目串詞提出一些特別的要求,不難實現的情況下,也可以滿足對方。
當然還可能存在其他情況,不一一例舉,就如同做產品需求一樣,首先收集好相關方信息,明確各相關方的需求,有助于進一步細化和確定需求內容。
3. 獲得進度信息
通?;顒痈鳝h節都會規定時長,公司年會的時間顆粒度也許在分鐘或半小時級別,多或少半個小時問題不大,不必像春晚主持人那樣承擔卡時間點的壓力。但主持人依舊要關注正常活動的進度情況。如果進度慢了,就要加快節奏,如縮短互動時間,或加快口播速度。反之進度太快,有需要的話就抻抻時長。
通常導演會在主持人候場時溝通節奏問題,但主持人是把控現場進度的唯一人選。
第三步:寫主持稿(確定功能需求)
當收集好以上所有信息后,就可以開始寫主持稿了。如果是兩人或多人搭檔主持,還要協商好分工。主持稿要盡可能詳細的將串場詞寫在里面,切不可過分自信的只寫個大概。(這里討論的都是像我這樣的業余野生主持人,專業大咖不在討論范疇內)因為主持稿并非只有主持人在用,它是全場調度的基準。就好像產品需求文檔,是技術做功能開發時的基準一樣。燈光、音響、禮儀、舞臺等老師,可能會根據主持人說出的某句話作為指令,來執行下一步工作,如播放下一頁PPT,或切換背景音樂。
做完以上三步,只能算完成了50%準備工作。因為在正式演出前,還會有很多次彩排,包括主持串場彩排,頒獎彩排,節目彩排,重點環節彩排等等等等。所有的彩排,主持人都必須在場。所以做主持人是個體力活。彩排過程中免不了調整流程修改串詞,這就像做產品設計時需求方改需求一樣。有時候主持人可以憑借自己的經驗,說服導演不要瞎搞,但多數時候,主持人記得微笑面對這些調整和變更,呵呵噠。
經過主持稿的不斷打磨,多次聯合彩排。只要不太過緊張,一般情況下主持人都能依靠手卡完成整場活動主持。當然啦,總會有特殊情況出現。而主持人的職責決定了不論現場出現了多么特殊的情況,主持人都必須挺身而出,確?;顒禹樌M行。
常在河邊走,哪有不濕鞋。在我淺薄的業余主持生涯中,充斥著一個又一個辛酸的救場故事。在此,我將那些寶貴經驗整理下來,供大家參考,并附上我的踩坑經過。
這又回到了文章初始的問題:作為一名優秀的主持人,如何確?;顒禹樌M行呢?這其實是一個質量管理和風險管理的問題。
那么,我們就從質量管理“人、機、料、法、環”五個緯度來解讀。
1. 人
在彩排環節,確?,F場每一個工作人員都知道自己什么時間該做什么事,并能執行到位。如獲獎者何時登臺,誰留下做采訪并簡短回答,禮儀什么時候呈獎杯物料上臺等等。凡是有遲疑間斷的,主持人應主動要求重來。
一定要再三確認頒獎嘉賓的姓名與職位,彩排時多練幾遍,不要讀錯!不要讀錯!不要讀錯!
2. 機
大屏與提詞器的PPT播放是否正常,主持人麥克風是否固定且電量充足(通常為1,2號麥克),主持人登臺時燈光面光是否合適,能否看清手卡?如果不合適,要及時和燈光老師溝通。
抽獎環節若是程序抽獎,驗收程序能否正常工作。并制定planB,如程序卡死時,用抽獎箱替代。程序真的卡死了,記得安撫下觀眾們的情緒,畢竟這是大家最最關注的環節。
我曾經歷過在千人大場,開場時體育館的燈死活滅不了,導致開場舞無法上臺準備。我們幾個主持人臨時被派上臺硬生生的跟現場觀眾互動了1分鐘?,F在回想起來都頭皮發麻。
3. 料
確保一切要上舞臺的物料,都有專人負責。
比如禮儀清楚獎杯頒發的順序并成功引導嘉賓頒獎,再比如樂隊樂器的安裝與撤場,表演道具的布置與換景。記得在大學時某次話劇匯演,我的好哥們兒作為男一,在換場時還負責搬道具,結果太匆忙連人帶椅子飛撲在舞臺上,等亮燈他再次出現在舞臺上時,全場報以熱烈的(起哄的)掌聲。
4. 法
專業主持人的基本功是胸腹聯合呼吸法和胸腔共鳴發聲。這樣在不太損傷嗓子的情況下又能飽滿且洪亮的完成主持。畢竟連續的彩排+正式演出,現場氣氛全靠主持人來帶,聲帶一直都處于緊張狀態,現場劈了嗓子,就很難繼續優雅的主持了。記得口袋中常備金嗓子喉寶,溫水也有助于聲帶放松。
正式演出前一個星期,就把辣條燒烤什么的戒了吧,要是上火嗓子發炎,你就是死也要死在舞臺上。
5. 環
環境方面,如果是密閉的禮堂或體育場館,通常不用主持人關注什么。但如果是公開或半公開的酒店大廳,那就需要主持人時常關注下現場情況了,畢竟未知因素更多。
寫在最后
能讀到這里的老鐵,我真是佩服你,畢竟這篇文章真是像老太太的裹腳布又臭又長。我并非為了炫耀自己的主持經歷,而是想告訴大家,像產品設計和項目管理這類系統性的知識,有很強的生命力和適用場景。試著將所學的知識遷移到工作生活中的不同場景,興許你會有全新的發現,并產生舉一反三,融會貫通的效果。
最后,如果你做主持人,且遇到了我上面描述之外的場景,那么恭喜你,人生的經歷更豐富啦。記得要像一名優秀的產品經理一樣,微笑面對一切意料之外的狀況。
作者:徐蝦殼,金蝶高級產品經理
本文由 @徐蝦殼 原創發布于人人都是產品經理。未經作者許可,禁止轉載。
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