在采購系統里，采購需求、采購計劃和采購訂單有很多相似之處，它們之前的區別和聯系是什么呢？不知道這些，很難做好采購系統。

我們在采購系統設計時，面對采購需求、采購計劃和采購訂單這三個名詞，剛開始時并不是特別清楚這三者之間的區別和聯系，為了更好地完成產品設計，貼合業務實際需要，我們有必要去搞清楚這三者的區別聯系。

一、名詞定義

1.采購需求：指企業管理人員對采購標的的特征描述，是需求部門向采購部門提出的對某種商品或服務的采購請求。

2.采購計劃：指企業管理人員在了解市場供求情況，認識企業生產經營活動過程中和掌握物料消耗規律的基礎上對計劃期內物料采購管理活動所做的預見性的安排和部署。有助于優化企業成本，如通過合理的采購策略和供應商談判，獲得更好的價格。

3.采購訂單：指企業根據產品的用料計劃和實際能力以及相關的因素，所制定的切實可行的采購訂單計劃，并下達至供應商執行，在執行的過程中要注意對訂單進行跟蹤，以使企業能從采購環境中購買到企業所需的商品，為生產部門和需求部門輸送合格的原材料和配件；是采購部門向供應商發出的正式采購文件。

二、涵蓋內容

1.采購需求：產品規格、采購數量、交貨時間、質量標準、付款方式、價格條款、供應商資格和評估、投標程序、評審標準、合同條款和條件等；

2.采購計劃：采購商品信息（商品名稱、商品編碼、商品規格、商品數量、單價、總價）、需求日期、需求分析、供應商評估、投標程序、投標評審、合同談判、合同執行、驗收和付款等。

3.采購訂單：采購主體、供應商、采購商品信息（商品名稱、商品編碼、商品規格、商品數量、單價、總價）、交貨信息（交貨地點、交貨時間）、付款信息（付款方式、付款條款）等。

三、彼此關系

①采購需求是采購計劃的依據，采購計劃是采購需求的具體化和細化，采購訂單是采購計劃的執行。

②采購需求、采購計劃和采購訂單都涉及到產品規格、采購數量、質量標準、交貨時間、付款方式等信息。

四、彼此區別

①采購需求是需求部門向采購部門提出的對某種商品或服務的采購請求，屬于內部文件，不具有法律約束力；采購計劃是采購部門根據采購需求編制的采購任務清單，也屬于內部文件，不具有法律約束力；采購訂單是采購部門向供應商發出的正式采購文件，具有法律約束力的合同。

②采購需求可以是臨時性的或一次性的，采購計劃通常是長期的或定期的，采購訂單一旦發出，就不能隨意更改。

③采購需求通常由需求部門向采購部門提出，采購計劃由采購部門編制，采購訂單由采購部門向供應商發出。

④采購計劃可以涵蓋多個采購訂單，而一個采購訂單只能對應一個采購計劃。

⑤從流程上來說，采購需求是采購的起點，采購計劃是采購的中間環節（預測或規劃階段），采購訂單是采購的最后環節。

三者的區別

五、其他

當然有些企業的開展的采購業務中，采購需求與采購計劃不會同時存在，可能會合并為一個，或者都不存在，只有采購訂單。不管形式如何，都能將采購業務執行下去。在做系統設計時，本著業務操作的簡化高效原則，設計出符合業務實際需要的系統才是最好的系統。