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B端產(chǎn)品會(huì)涉及到大量的單據(jù)，那么，怎么設(shè)計(jì)好單據(jù)，提升用戶體驗(yàn)和業(yè)務(wù)效率？這篇文章里，作者從幾個(gè)維度來(lái)描述如何設(shè)計(jì)單據(jù)，一起來(lái)看看。

B端產(chǎn)品會(huì)有大量的列表記錄和單據(jù)，例如在企業(yè)里常見(jiàn)的有采購(gòu)單、銷(xiāo)售單、出庫(kù)單等等。在設(shè)計(jì)B端產(chǎn)品的單據(jù)或記錄模塊時(shí)，產(chǎn)品經(jīng)理需要深入理解業(yè)務(wù)流程，確保單據(jù)設(shè)計(jì)不僅滿足數(shù)據(jù)記錄的需求，還要提升用戶體驗(yàn)和業(yè)務(wù)效率。本文將從兩個(gè)方面描述如何設(shè)計(jì)單據(jù)。內(nèi)容包括單據(jù)設(shè)計(jì)的10個(gè)要點(diǎn)以及單據(jù)設(shè)計(jì)時(shí)的產(chǎn)出物。

一、單據(jù)設(shè)計(jì)的10大要點(diǎn)

1. 狀態(tài)定義清晰

單據(jù)設(shè)計(jì)應(yīng)與業(yè)務(wù)流程緊密對(duì)接，確保每個(gè)環(huán)節(jié)都能通過(guò)單據(jù)得到有效支持和記錄。為單據(jù)設(shè)計(jì)一個(gè)狀態(tài)模型，確保每個(gè)狀態(tài)都有明確的定義和用途。例如，草稿狀態(tài)表示單據(jù)尚未完成，待審核狀態(tài)表示單據(jù)已提交等待審批，已完成狀態(tài)表示單據(jù)已經(jīng)處理完畢。狀態(tài)名稱應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，避免使用行業(yè)術(shù)語(yǔ)或縮寫(xiě)，以便于所有用戶理解。

2. 狀態(tài)流轉(zhuǎn)邏輯

設(shè)計(jì)一個(gè)狀態(tài)流轉(zhuǎn)圖，明確展示單據(jù)從創(chuàng)建到完成的整個(gè)生命周期，以及在各個(gè)階段可能的狀態(tài)變化。狀態(tài)流轉(zhuǎn)應(yīng)基于業(yè)務(wù)流程，例如，只有當(dāng)單據(jù)通過(guò)審核后，才能進(jìn)入付款狀態(tài)。

3. 權(quán)限控制

實(shí)現(xiàn)基于角色的訪問(wèn)控制（RBAC），確保用戶只能看到和操作他們有權(quán)限的單據(jù)狀態(tài)。對(duì)于關(guān)鍵操作，如修改已審核的單據(jù)，應(yīng)設(shè)置更嚴(yán)格的權(quán)限要求。

4. 狀態(tài)變更記錄

實(shí)現(xiàn)一個(gè)日志系統(tǒng)，記錄每次狀態(tài)變更的詳細(xì)信息，包括變更前后的狀態(tài)、變更者、變更時(shí)間以及變更內(nèi)容。提供查詢和導(dǎo)出功能，方便審計(jì)和問(wèn)題追蹤。

5. 異常狀態(tài)處理

對(duì)于超期未處理的單據(jù)，系統(tǒng)應(yīng)自動(dòng)發(fā)送提醒給相關(guān)責(zé)任人。設(shè)計(jì)錯(cuò)誤處理機(jī)制，如狀態(tài)變更失敗時(shí)，系統(tǒng)應(yīng)提供錯(cuò)誤信息并允許用戶重新嘗試或聯(lián)系技術(shù)支持。

6. 用戶界面友好

在單據(jù)詳情頁(yè)面清晰顯示當(dāng)前狀態(tài)，并提供狀態(tài)變更的按鈕或鏈接。

對(duì)于可能導(dǎo)致?tīng)顟B(tài)變更的操作，如提交審核或確認(rèn)付款，應(yīng)有明確的提示和確認(rèn)步驟。

7. 系統(tǒng)集成

確保單據(jù)狀態(tài)的變更能夠觸發(fā)相關(guān)模塊的更新，如庫(kù)存變動(dòng)、財(cái)務(wù)記賬等。設(shè)計(jì)API接口，允許其他系統(tǒng)根據(jù)單據(jù)狀態(tài)執(zhí)行相應(yīng)的業(yè)務(wù)邏輯。

8. 安全性

對(duì)于敏感操作，如付款或作廢單據(jù)，應(yīng)要求用戶進(jìn)行二次確認(rèn)，或輸入安全密碼。對(duì)于關(guān)鍵狀態(tài)變更，可以設(shè)置審批流程，要求多個(gè)角色的同意。

9. 靈活性與可擴(kuò)展性

設(shè)計(jì)狀態(tài)模型時(shí)，考慮未來(lái)可能新增的狀態(tài)或變更流程，確保系統(tǒng)能夠靈活適應(yīng)。提供配置工具，允許管理員在不修改代碼的情況下調(diào)整狀態(tài)和流轉(zhuǎn)規(guī)則。

10. 用戶體驗(yàn)

設(shè)計(jì)直觀的操作流程，減少用戶的操作步驟，提高效率。提供實(shí)時(shí)通知功能，如通過(guò)郵件或系統(tǒng)消息通知用戶單據(jù)狀態(tài)的變更，增強(qiáng)用戶體驗(yàn)。

通過(guò)這些詳細(xì)的設(shè)計(jì)，可以確保單據(jù)狀態(tài)管理系統(tǒng)不僅功能強(qiáng)大，而且易于使用，同時(shí)能夠滿足業(yè)務(wù)需求和安全要求。

二、單據(jù)設(shè)計(jì)的產(chǎn)出物

1. 狀態(tài)流轉(zhuǎn)圖

狀態(tài)流轉(zhuǎn)圖以圖的形式描述流轉(zhuǎn)，清晰易懂，該圖也可稱為狀態(tài)機(jī)圖。

以采購(gòu)訂單為例，小A是某生產(chǎn)企業(yè)的采購(gòu)專(zhuān)員，負(fù)責(zé)人生產(chǎn)物料的采購(gòu)，每次采購(gòu)由小A制單，制單后由經(jīng)理審批，審批通過(guò)后正式向供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)，下達(dá)采購(gòu)后由供應(yīng)商發(fā)貨，到貨后由小A確認(rèn)收貨，該筆采購(gòu)單到此完結(jié)。那么由此業(yè)務(wù)場(chǎng)景以及采購(gòu)的整個(gè)流程，可以大致把采購(gòu)訂單狀態(tài)進(jìn)行如下拆分，待提交、待審核、已審核待下單、已下單待收貨、收貨中、已收貨、已駁回、已取消，狀態(tài)流轉(zhuǎn)圖如下。

2. 狀態(tài)流詳細(xì)說(shuō)明表格

表格說(shuō)明更加詳細(xì)具體，補(bǔ)充了圖的不足，在需求文檔中用該表可清晰描述模塊單據(jù)狀態(tài)的流轉(zhuǎn)說(shuō)明。