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所有關于商品需要進入倉庫的業務行為都可以稱之為入庫，其中最頻繁的入庫則是采購入庫，采購入庫的結果是將商品放到合適的貨位上，并增加庫存。下面我們來詳細介紹倉儲管理系統中的采購入庫流程、入庫單設計和入庫系統功能。

一、入庫流程

1. 預約送貨

供應商接到采購訂單以后，在發貨之前先和倉庫的相關人員預約送貨時間，供應商系統中進行在線預約，預約成功以后，便可以按約定日期將商品到倉庫；

2. 到貨確認

倉庫收貨員核對來貨清單和實物，一致后，提取系統中的預約單，核實數量等信息無誤后，提交實際收貨信息至倉儲管理系統。

• 入庫單推送至倉庫之后，在WMS中生成入庫任務；
• 相關商品到倉庫之后，選中對應的入庫任務進行確認，生成相應的驗貨任務；
• “確認到貨”的步驟可以保證驗貨任務池的純凈；
• 同一個入庫任務允許到貨多次。例如采購A貨物3000件，一次到貨1000件，分三次全部到貨；

3. 驗貨打碼

驗收員提取已保存的收貨信息，打印驗收單（或借助PDA、收貨臺車）對到貨商品進行驗收，驗收合格的商品可進入倉庫指定區域上架，若不合格，則拒收。若發現收貨員錄入數據有誤，驗收員也可修正數據。

• 條碼：全部重新貼碼OR部分貼碼（有條碼的做映射，沒有的重新貼碼）；
• 到貨確認后，生成驗貨任務，驗貨員用PDA驗貨；
• 確認反饋合格品和不良品的數量；采購單只確認接收合格品，不合格品退還供應商；
• 若部分到貨，則該入庫任務重新回到“確認收貨”任務池；
• 退貨單將合格品和不良品都錄入系統中，不良品會上架至不良品庫區；
• 當驗貨完成之后，通過WMS系統打印相應數量的商品條碼，由倉庫員工進行貼碼；

4. 商品上架

上架員按照系統推薦的貨位將商品上架到相應的貨位上，若推薦貨位不合適，可由上架員自行調整實際貨位；

上架庫位分配原則：不同供應商、不同批次、不同SKU是否允許上架到同一庫位；優先已有庫位或者附近，不同庫區的庫位限定品類；

上架：在PDA上生成相應的上架任務，員工按照PDA將商品上架到相應的庫位上；首先掃描庫位碼，然后商品條碼，最后確認數量；上架后更新庫位庫存信息；

二、入庫單結構設計

倉儲管理系統中的入庫功能以入庫單為載體進行流轉和處理，也叫預期收貨通知。入庫單可以由供應商的預約單生成。

以采購入庫為例，一張采購訂單會被供應商多次預約送貨，在倉儲管理系統中會相應生成多張入庫單，入庫單生成以后，在收貨、驗收和上架環節中，分別生成收貨明細、驗收明細和上架明細，三者之間是1：n的關系。

根據入庫的節點，入庫單可以設計為新入庫單、收貨中、驗收中、上架中、上架完成、已取消、已關單幾個狀態。

狀態說明如表8-5所示。

三、入庫功能設計

倉儲管理系統中的入庫功能主要包含供應商預約單管理、到貨登記、收貨、驗收、上架、收貨錯誤修改等，下面我們將逐一進行介紹。

1. 供應商預約單管理

管理規范的倉儲管理系統都具有送貨預約功能，以便根據倉庫的收貨能力管控供應商的到貨（倉庫收貨能力一般會集中維護到基礎數據中心或某個供應鏈系統的管理后臺中，集中管理各倉庫的收貨時間、各品類每日能承載的收貨件數等，此功能不屬于倉儲管理系統范疇），采購訂單下達供應商系統后，供應商在送貨前先在供應商系統中預約送貨日期及時段，以及送貨數量，預約成功后，會生成預約單，在倉儲管理系統中同步生成入庫單。供應商憑借預約單送貨到倉庫，倉庫中的相關人員便能根據預約單號匹配倉儲管理系統中的入庫單進行收貨。

我們可以將預約單狀態設計為待審核、預約成功、已簽到、驗收完成、駁回、已取消，倉儲管理系統中操作對應節點進行狀態變更并與供應商系統進行同步。

2. 供應商到貨登記

供應商送貨到倉庫以后，由倉庫中的相關人員在倉儲管理系統中進行到貨登記。到貨登記過程主要為分配簽到號及收貨月臺，簽到號一般按先來后到或預約的順序來生成，。

供應商簽到成功后拿到簽到號，便可以去對應的收貨月臺區排隊等待叫號并收貨了。

3. 收貨及驗收

供應商預約單管理和到貨登記都是基于預約單進行操作，從嚴格意義來講，預約單并不是倉儲管理系統中的流轉單據，因為退貨入庫、調撥入庫等業務并不需要預約單，但各類業務最終都以入庫單的形式進行收貨、驗收和上架，所以入庫單才是倉儲管理系統中流轉的標準單據。

收貨員主要針對來貨進行實物的清點，核實實物與供應商的隨貨同行單（供應商提供的供貨清單）、倉儲管理系統內的入庫數量是否一致，如果有差異，需要與供應商溝通后，以實際數量錄入系統。如果來貨涉及多個批次（如多個批號），在收貨環節應按批次錄入收貨數量。收貨信息保存后，倉儲管理系統會按照批次生成規則，根據錄入信息生成SKU的入庫批次信息，并變更入庫單的狀態為“收貨中”。

在很多倉庫中，收貨和驗收是一體的，即相關人員在收貨的同時也完成了驗收操作，這樣就可以將兩個功能合并為一個；

收貨和驗收可以使用 PDA，或者移動臺車等移動便攜式設備來輔助完成。如果整張入庫單都驗收完成了，可以給供應商系統一個回執，通知供應商采購入庫的情況。

4. 入庫貨位推薦

驗收完成以后，倉儲管理系統會對確定入庫的商品進行貨位推薦，這是倉儲管理系統中很重要的策略之一，用以指引上架員將不同品類和不同管理屬性的商品送往不同的庫區上架。如果沒有貨位推薦，可能存在不同品類的商品混放（如干燥商品和潮濕商品混放）、商品放入不適合的庫區（如冷藏品放進了常溫庫）等情況。

5. 上架

入庫的最后一步是將商品上架到貨位上。

根據上架的方式，可以分為按單據上架、按區域上架、按容器上架等。根據上架的工具，可以分為PC上架、PDA上架、自動化設備上架（AGV、自動化立體庫）等。無論是哪種上架，其底層邏輯都只有一個：將商品與貨位進行關聯，產生商品在倉儲管理系統中的真實庫存。

之所以說是真實庫存，是因為在驗收以后其實已經產生了推薦貨位的已分配庫存，但此庫存記錄只是為了預占貨位，并不是真實有效庫存，在實際上架時如果發現系統推薦的貨位不合適，上架員可以調整實際上架貨位或拆分商品，只有在最終上架后，才會將已分配庫存轉為商品和貨位確定的實物庫存，并清除商品的已分配庫存數量。

以最常用的PDA上架為例，上架員按照推薦的貨位順序，先掃描商品條碼或容器條碼，然后掃描貨位條碼完成上架，如果當前推薦貨位放不下，可以掃描其他貨位，或者將商品拆分到多個貨位進行上架。

上架后，說明此商品真實在庫了，需要同步入庫流水至中央庫存系統，加庫存，以及通知財務系統做財務存貨和應付賬款處理，如果是退貨入庫，還需要通知售后系統和財務系統做退款處理。

6. 收貨錯誤修改

在上架確認之前，如果相關人員發現了收貨和驗收環節中的錯誤，如批次信息錄錯、數量錄錯等，需要在倉儲管理系統中進行修正，這就需要倉儲管理系統提供收貨錯誤修改功能，錯誤修改完成以后，系統應該更新收貨和驗收明細，并重新推薦貨位。

7. 采購關單

下發倉庫的采購訂單最終是需要關單的，關單方式有入庫完成自動關單、超期自動關單、人工關單三種，處理超期自動關單和人工關單邏輯時，均需要詢問倉儲管理系統，如果倉儲管理系統中的入庫單已經取消或已關單，是不允許關單的。關單成功的采購單，不能再進行收貨了。