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從傳統(tǒng)的手工流程向數(shù)字化、智能化轉(zhuǎn)變，數(shù)字化轉(zhuǎn)型不僅僅是想法、流程的變動(dòng)，還是全新的商業(yè)模式和管理方式，這樣才能提升效率。本文作者從采購(gòu)和支出這個(gè)模塊出發(fā)，詳細(xì)分析了數(shù)字化轉(zhuǎn)型中的趨勢(shì)和調(diào)整，供大家參考。

隨著歷史上紙質(zhì)流程從自動(dòng)化向智能化的發(fā)展，采購(gòu)部門必須應(yīng)對(duì)數(shù)據(jù)和文化變革。在當(dāng)今數(shù)字化潮流的推動(dòng)下，企業(yè)的采購(gòu)和支出管理領(lǐng)域也正經(jīng)歷著一場(chǎng)深刻的變革——從傳統(tǒng)的手工紙質(zhì)流程向數(shù)字化、智能化轉(zhuǎn)變，不僅提高了效率，還帶來(lái)了全新的商業(yè)模式和管理方式。

一、已達(dá)成的采購(gòu)效率提升目標(biāo)

“如果沒(méi)有更改，我們只需等待產(chǎn)品到貨即可?！币患抑圃焐痰墓?yīng)鏈績(jī)效經(jīng)理告訴筆者說(shuō)。

這家制造商的采購(gòu)部門有一半采購(gòu)訂單在產(chǎn)品到貨前需要進(jìn)行更改，采購(gòu)員不得不在電子表格的數(shù)千行中查找以更新數(shù)量或其他參數(shù)，并通過(guò)電話、傳真或電子郵件向供應(yīng)商發(fā)送新信息。

然而在使用一款供應(yīng)鏈協(xié)同工具后，即可與供應(yīng)商實(shí)時(shí)溝通訂單變更，并確認(rèn)供應(yīng)商已知曉修訂后的訂單，極大地提高了采購(gòu)效率。

該公司首席執(zhí)行官透露，一位客戶在COVID-19疫情期間通過(guò)自動(dòng)化采購(gòu)訂單管理，節(jié)省了3500萬(wàn)美元的收入，這再次印證了數(shù)字化采購(gòu)的價(jià)值。

根據(jù)Dun & Bradstreet的調(diào)查發(fā)現(xiàn)，包括938家《財(cái)富》1000強(qiáng)企業(yè)在內(nèi)，有500萬(wàn)家公司在武漢地區(qū)擁有二級(jí)供應(yīng)商，可見(jiàn)其需求存在已久。而且，新冠疫情也凸顯了對(duì)供應(yīng)鏈風(fēng)險(xiǎn)管理的需求，進(jìn)而需要技術(shù)和可見(jiàn)性，以支撐更加及時(shí)識(shí)別和應(yīng)對(duì)潛在風(fēng)險(xiǎn)，從而保障供應(yīng)鏈的穩(wěn)定運(yùn)行。

“了解供應(yīng)商的供應(yīng)商至關(guān)重要，但現(xiàn)在建立一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)，然后可以通過(guò)自動(dòng)化進(jìn)行跟蹤，這是一個(gè)非常低效且依賴手工操作的過(guò)程，”CAPS（亞利桑那州立大學(xué)的供應(yīng)管理研究中心）研究執(zhí)行董事Bryan Fuller說(shuō)，整個(gè)行業(yè)都很期待技術(shù)更智能。

二、正邁向的智能化需求趨勢(shì)

采購(gòu)技術(shù)正從自動(dòng)化向智能化的方向發(fā)展。

以往，采購(gòu)活動(dòng)一直建立在詢價(jià)和采購(gòu)訂單上的紙質(zhì)流程，需要手動(dòng)輸入、審查和簽署。但在近15年來(lái)，企業(yè)普遍通過(guò)采購(gòu)技術(shù)來(lái)自動(dòng)化流程，以減少行政成本并使其步入數(shù)字化時(shí)代。

如今，將交易性流程交由機(jī)器人流程自動(dòng)化處理已經(jīng)很普遍。機(jī)器人并沒(méi)有取代人類，而是軟件可以自動(dòng)化重復(fù)的交易性任務(wù)，例如支付供應(yīng)商發(fā)票或根據(jù)產(chǎn)品發(fā)貨量等觸發(fā)器補(bǔ)充庫(kù)存水平。

當(dāng)重復(fù)性任務(wù)被自動(dòng)化時(shí)，采購(gòu)人員可以專注于高影響決策，而不是管理采購(gòu)訂單?！白詣?dòng)化使我們的采購(gòu)員能夠從事其他事務(wù)，以幫助改善我們的供應(yīng)鏈?！痹撝圃焐藽EO表示，下一步是使用規(guī)范分析來(lái)理解合同和支出，更加期待技術(shù)變得更加智能。

他強(qiáng)調(diào)說(shuō)：“下一步是人工智能或預(yù)測(cè)性分析，根據(jù)它所學(xué)到的信號(hào)（如天氣或消費(fèi)模式），告訴您何時(shí)以及何時(shí)訂購(gòu)，并且可以完全自動(dòng)執(zhí)行訂單?！?/p>

可見(jiàn)，數(shù)字化采購(gòu)不僅僅是簡(jiǎn)單的自動(dòng)化，更是智能化的發(fā)展趨勢(shì)。除了機(jī)器人流程自動(dòng)化，預(yù)測(cè)性分析和人工智能技術(shù)的應(yīng)用也日益普及。

(Gartner的對(duì)采購(gòu)和支出管理的未來(lái)預(yù)測(cè))

比如行業(yè)典范馬士基集團(tuán)，其數(shù)字采購(gòu)負(fù)責(zé)人稱他們已經(jīng)進(jìn)行了10000多次電子拍賣，買方發(fā)布請(qǐng)求，供應(yīng)商競(jìng)標(biāo)贏得合同，無(wú)需追求多個(gè)報(bào)價(jià)，同時(shí)有助于確定最佳市場(chǎng)價(jià)格。

該負(fù)責(zé)人說(shuō)：“這是一個(gè)完全自動(dòng)化的談判過(guò)程，也是一個(gè)市場(chǎng)驅(qū)動(dòng)的談判，我相信大多數(shù)采購(gòu)類別都可以成功地進(jìn)行拍賣。”

馬士基集團(tuán)還開發(fā)了機(jī)器學(xué)習(xí)工具，用于自動(dòng)閱讀和解釋15000多個(gè)供應(yīng)商的合同。

該負(fù)責(zé)人說(shuō)：“我們可以搜索具有特定條款的合同，并確定我們與該條款的一定程度的遵守情況，而不是閱讀每個(gè)合同?！?/p>

（馬士基正在其采購(gòu)團(tuán)隊(duì)中增添數(shù)據(jù)科學(xué)家）

三、數(shù)據(jù)管理的現(xiàn)實(shí)挑戰(zhàn)

在推進(jìn)技術(shù)之前，采購(gòu)部門必須首先解決基本問(wèn)題——“垃圾進(jìn)，垃圾出”。即使公司使用企業(yè)資源規(guī)劃（ERP），數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)也可能無(wú)法支持技術(shù)驅(qū)動(dòng)的采購(gòu)。

Bryan Fuller表示：“如果您的支出數(shù)據(jù)未經(jīng)整合，就無(wú)法進(jìn)行支出分析；如果您沒(méi)有整合合同數(shù)據(jù)，也無(wú)法轉(zhuǎn)向區(qū)塊鏈。”

如今的工具需要按類型結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，以便軟件能夠理解。Gartner曾預(yù)測(cè)，當(dāng)前的支出分析軟件將被使用非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)生成見(jiàn)解的工具所取代，只有這樣，智能分析工具才能使用任何格式的數(shù)據(jù)進(jìn)行戰(zhàn)略指導(dǎo)和支出分析。

像戰(zhàn)略采購(gòu)和采購(gòu)到付款（P2P）套件之類的工具，在未來(lái)可能會(huì)轉(zhuǎn)變?yōu)楦娴慕鉀Q方案，其中包括來(lái)自第三方的企業(yè)社會(huì)責(zé)任和供應(yīng)商多樣性數(shù)據(jù)。為了支持這種轉(zhuǎn)變，最前瞻的做法是建立一種API的開放生態(tài)系統(tǒng)，允許軟件在幕后進(jìn)行通信，以便在一個(gè)系統(tǒng)中為采購(gòu)人員提供所有需要的信息。這個(gè)平臺(tái)也將成為企業(yè)的核心交易數(shù)據(jù)中心。

但是當(dāng)前采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)者面臨最大的挑戰(zhàn)是，使用不同供應(yīng)商的不同目的的最佳解決方案，或者尋找一個(gè)萬(wàn)能解決方案，這就導(dǎo)致信息分散在許多數(shù)據(jù)庫(kù)和程序中，信息孤島現(xiàn)象尤為明顯。

此外，還有外部因素如市場(chǎng)情報(bào)、關(guān)稅、勞工問(wèn)題等，導(dǎo)致很難建立與供應(yīng)商關(guān)系的整體視圖，這就更一步導(dǎo)致難以構(gòu)建全量信息的分析系統(tǒng)。

這些數(shù)據(jù)管理的挑戰(zhàn)正是中科迅聯(lián)創(chuàng)研財(cái)務(wù)供應(yīng)鏈協(xié)同的服務(wù)宗旨，他們以我國(guó)金稅四期的“數(shù)電票”或集團(tuán)企業(yè)的稅企直連模式“樂(lè)企服務(wù)”設(shè)施為突破口，既要銜接傳統(tǒng)斷點(diǎn)打通從采購(gòu)到支付（P2P）端到端流程自動(dòng)化，也要打破供應(yīng)鏈上下游數(shù)據(jù)壁壘構(gòu)建供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)，以此整合全鏈條的業(yè)、財(cái)、稅、資金等信息，實(shí)現(xiàn)供應(yīng)鏈可見(jiàn)性和自主可控性。

（中科迅聯(lián)-財(cái)務(wù)供應(yīng)鏈協(xié)同的P2P全流程業(yè)務(wù)）

四、采購(gòu)和支出的新面貌

未來(lái)，預(yù)計(jì)企業(yè)采購(gòu)將更像亞馬遜和其他消費(fèi)渠道，用戶可以與自動(dòng)聊天機(jī)器人互動(dòng)，確定他們需要的產(chǎn)品并下訂單。

對(duì)于一些產(chǎn)品，類似亞馬遜的目錄將允許用戶與已批準(zhǔn)的供應(yīng)商下訂單。

采購(gòu)組織正在尋找數(shù)據(jù)分析專業(yè)人員來(lái)管理數(shù)據(jù)的涌入，比如馬士基集團(tuán)已經(jīng)將數(shù)據(jù)科學(xué)家加入其采購(gòu)團(tuán)隊(duì)，并將一名應(yīng)用數(shù)學(xué)博士生納入為期三年的項(xiàng)目。

他們認(rèn)為：“10年前，數(shù)據(jù)科學(xué)家不是我們?cè)诓少?gòu)中尋找的人才，但是您必須擁有這些技能，才能實(shí)現(xiàn)數(shù)字帶來(lái)的機(jī)遇?！?/p>

（The Hackett Group數(shù)據(jù)顯示智能流程自動(dòng)化程序員以及網(wǎng)絡(luò)安全專家是數(shù)字化轉(zhuǎn)型領(lǐng)域最為緊缺的人才）

顯然，企業(yè)采納的智能類型將取決于采購(gòu)團(tuán)隊(duì)在其組織中希望解決的具體問(wèn)題。

所以，最好從一個(gè)小的數(shù)字化項(xiàng)目開始，例如采用機(jī)器人流程自動(dòng)化進(jìn)行應(yīng)付賬款或?yàn)閹?kù)存管理添加預(yù)測(cè)性分析，而不是一次性改造整個(gè)采購(gòu)部門。

但在數(shù)字化采購(gòu)的過(guò)程中，要意識(shí)到文化變革的重要性。

成功的數(shù)字化采購(gòu)不僅僅是技術(shù)的應(yīng)用，更是一種新的商業(yè)文化建立和推廣，只有將數(shù)字化視為一種生活方式，而不是一時(shí)的項(xiàng)目，企業(yè)才能夠真正實(shí)現(xiàn)數(shù)字化采購(gòu)的價(jià)值和潛力。