技巧:運(yùn)用”5W1H”分析法,高效提升你的生產(chǎn)力

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你有碰到過(guò)時(shí)間、資源、團(tuán)隊(duì)、目標(biāo)都不行的情況嗎?通過(guò)"5W1H"原則,不僅僅是對(duì)產(chǎn)品經(jīng)理,對(duì)于需要明確目標(biāo)、規(guī)劃行動(dòng)、分析問(wèn)題的職業(yè)都可以受益,可以確保高效對(duì)接需求、高效工作。

??提問(wèn):你在工作中有出現(xiàn)過(guò)這些狀況嗎?

工作規(guī)劃與執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)目標(biāo)不明、分工混亂、時(shí)間管理不當(dāng)、資源配置不合理、問(wèn)題解決不徹底、方法效率低下的問(wèn)題,這些問(wèn)題將影響團(tuán)隊(duì)的整體表現(xiàn)和項(xiàng)目的最終成功。

???♂?小 A 表示:狀況百出。

???♀?產(chǎn)品經(jīng)理說(shuō):日常對(duì)接需求過(guò)程中,如果需求表達(dá)不清晰會(huì)導(dǎo)致一系列問(wèn)題的發(fā)生,比如協(xié)作溝通效率低下、返工延誤、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、成本超支等問(wèn)題。

為避免出現(xiàn)這類(lèi)問(wèn)題的發(fā)生,需求表達(dá)及問(wèn)題定義應(yīng)遵循”5W1H”原則,確保高效對(duì)接需求、高效工作。

接下來(lái)將介紹”5W1H”原則的應(yīng)用,希望對(duì)小 A 和產(chǎn)品經(jīng)理們有所幫助~

一、”5W1H”原則是什么?

“5W1H”原則,也稱(chēng)為六何分析法,是一種經(jīng)典的管理工具,廣泛應(yīng)用于問(wèn)題定義、項(xiàng)目規(guī)劃、需求分析等多個(gè)領(lǐng)域。

有效的運(yùn)用”5W1H”原則,可以幫助我們?cè)诜治?、?jì)劃、溝通和執(zhí)行過(guò)程中避免遺漏重要環(huán)節(jié),確保信息傳遞的完整性,進(jìn)而做出更明智的決策,高效完成任務(wù),或成功解決復(fù)雜問(wèn)題。

這一原則通過(guò)以下6個(gè)關(guān)鍵問(wèn)題幫助我們?nèi)嫠伎己兔鞔_目標(biāo),確保決策或計(jì)劃的周全性。

1、What(是什么)

確定要做的事情或面臨的問(wèn)題的本質(zhì),具體內(nèi)容是什么。

2、Why(為什么)

探究行動(dòng)背后的原因或問(wèn)題產(chǎn)生的根源,明確目標(biāo)和價(jià)值所在。

3、Who(誰(shuí))

識(shí)別執(zhí)行任務(wù)或解決問(wèn)題的相關(guān)人員,包括負(fù)責(zé)人、參與者、利益相關(guān)者等。

4、Where(在哪里)

指出執(zhí)行任務(wù)或問(wèn)題發(fā)生的地點(diǎn),有時(shí)也指明在何處獲取資源、何處交付成果等。

5、When(何時(shí))

設(shè)定時(shí)間框架,明確任務(wù)開(kāi)始、結(jié)束或問(wèn)題發(fā)生的具體時(shí)間點(diǎn),以及關(guān)鍵時(shí)間節(jié)點(diǎn)。

6、How(怎么做)

描述達(dá)成目標(biāo)的具體步驟、方法、策略和手段,包括實(shí)施的過(guò)程和預(yù)期的效果。

二、如何應(yīng)用 “5W1H”原則?

舉個(gè)例子??:假設(shè)企業(yè)需要開(kāi)發(fā)一個(gè)移動(dòng)應(yīng)用程序,用于員工日??记诠芾砗腿蝿?wù)分配。

1、What(是什么)

定義:企業(yè)需要開(kāi)發(fā)一個(gè)移動(dòng)應(yīng)用程序,用于員工日??记诠芾砗腿蝿?wù)分配。

2、Why(為什么)

目的:提高工作效率,減少手動(dòng)考勤的錯(cuò)誤率,并增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)間的任務(wù)協(xié)調(diào)。

3、Who(誰(shuí))

相關(guān)方:主要使用者是公司全體員工,特別是人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)考勤管理的人員以及各項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。

4、Where(在哪里)

應(yīng)用場(chǎng)景:該應(yīng)用程序?qū)⒃诠緝?nèi)部網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下運(yùn)行,同時(shí)支持iOS和Android操作系統(tǒng),適用于辦公室及遠(yuǎn)程工作環(huán)境。

5、When(何時(shí))

時(shí)間框架:企業(yè)期望項(xiàng)目能在下個(gè)季度初啟動(dòng),即2024年7月,計(jì)劃在2024年底之前完成并上線。

6、 How(怎么做)

實(shí)施方式:企業(yè)將采用敏捷開(kāi)發(fā)模式,選用釘釘或飛書(shū)微應(yīng)用開(kāi)發(fā)框架,確??焖俚透咝f(xié)作。需要前端、后端開(kāi)發(fā)團(tuán)隊(duì)緊密合作,同時(shí)設(shè)立每周的進(jìn)度評(píng)審會(huì)議以跟蹤項(xiàng)目進(jìn)展。

通過(guò)以上六個(gè)維度的闡述,可以確保需求的表達(dá)既全面又具體,有利于團(tuán)隊(duì)成員和利益相關(guān)者對(duì)需求有共同的理解,從而促進(jìn)更有效的溝通與協(xié)作。

三、“5W1H”原則在多職業(yè)角色中的廣泛應(yīng)用

“5W1H”原則(What、Why、Who、Where、When、How)作為一種結(jié)構(gòu)化思考和問(wèn)題解決的工具,不僅對(duì)產(chǎn)品經(jīng)理非常有用,實(shí)際上它廣泛適用于多種職業(yè)角色和工作場(chǎng)景。

以下是幾個(gè)典型職位如何應(yīng)用”5W1H”原則的例子:

1、項(xiàng)目經(jīng)理

在項(xiàng)目規(guī)劃階段,項(xiàng)目經(jīng)理可以利用“5W1H”來(lái)明確項(xiàng)目目標(biāo)、團(tuán)隊(duì)組成、實(shí)施地點(diǎn)、時(shí)間表和執(zhí)行策略,確保項(xiàng)目計(jì)劃的全面性和可行性。

2、市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)專(zhuān)員

在策劃營(yíng)銷(xiāo)活動(dòng)時(shí),通過(guò)“5W1H”來(lái)界定活動(dòng)內(nèi)容、目的、目標(biāo)受眾、推廣渠道、時(shí)間安排和執(zhí)行細(xì)節(jié),以制定出精準(zhǔn)的營(yíng)銷(xiāo)策略。

3、客戶服務(wù)代表

處理客戶咨詢(xún)或投訴時(shí),使用“5W1H”原則收集和整理信息,比如發(fā)生了什么問(wèn)題、為何發(fā)生、涉及哪位客戶、在什么情況下發(fā)生、何時(shí)發(fā)生的,以及如何解決,從而快速有效地解決問(wèn)題。

4、人力資源經(jīng)理

設(shè)計(jì)招聘計(jì)劃或培訓(xùn)方案時(shí),通過(guò)“5W1H”來(lái)定義招聘崗位、招聘原因、負(fù)責(zé)招聘的團(tuán)隊(duì)、面試地點(diǎn)、招聘時(shí)間線以及選拔流程,或明確培訓(xùn)目標(biāo)、對(duì)象、地點(diǎn)、時(shí)間、內(nèi)容和方法。

5、 軟件工程師

在需求分析或問(wèn)題排查時(shí),運(yùn)用“5W1H”來(lái)明確需求的具體內(nèi)容、開(kāi)發(fā)目的、開(kāi)發(fā)團(tuán)隊(duì)成員、開(kāi)發(fā)環(huán)境、截止日期以及實(shí)現(xiàn)的技術(shù)路徑。

6、 財(cái)務(wù)分析師

分析財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)或制定預(yù)算時(shí),5W1H可幫助分析具體的數(shù)據(jù)指標(biāo)(What)、分析原因(Why)、涉及的部門(mén)或個(gè)人(Who)、分析的范圍或區(qū)域(Where)、分析周期(When)以及采用的分析方法(How)。

7、教師或教育工作者

在課程設(shè)計(jì)時(shí),可以運(yùn)用“5W1H”來(lái)確定教學(xué)內(nèi)容、教學(xué)目的、教學(xué)對(duì)象、教學(xué)場(chǎng)所、教學(xué)時(shí)間安排以及教學(xué)方法和手段。

幾乎任何需要明確目標(biāo)、規(guī)劃行動(dòng)、分析問(wèn)題或優(yōu)化流程的職業(yè)都可以從“5W1H”原則中受益,它是一種通用的思維框架,有助于提升工作效率和溝通效果。

作者:nana,公眾號(hào):娜是產(chǎn)品經(jīng)理

本文由 @Nana 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理。未經(jīng)許可,禁止轉(zhuǎn)載。

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