怎么做財務(wù)信息化(財務(wù)產(chǎn)品)規(guī)劃
這篇文章,我們來了解下財務(wù)信息化的產(chǎn)品規(guī)劃相關(guān)知識,以及一些作者自己的經(jīng)驗心得,供大家參考。
01 財務(wù)信息化背景
財務(wù)信息化也叫會計信息化,由一個一個具體的財務(wù)產(chǎn)品構(gòu)成,本文統(tǒng)稱為財務(wù)信息化。國家在2021年發(fā)布的《會計信息化發(fā)展規(guī)劃(2021-2025)》是一個宏觀、整體的藍(lán)圖規(guī)劃,其中提到,大數(shù)據(jù)、人工智能、移動互聯(lián)、云計算、物聯(lián)網(wǎng)、區(qū)塊鏈等新技術(shù)在會計工作中得到初步應(yīng)用,但還存在不少挑戰(zhàn),需加快業(yè)財融合與會計職能拓展。企業(yè)中的財務(wù)信息化規(guī)劃更多是微觀、具象化、可落地的方案,結(jié)合企業(yè)實際情況,重計劃與落地執(zhí)行。
完整的財務(wù)信息化規(guī)劃應(yīng)該包括以下三方面:業(yè)務(wù)流程完善與重構(gòu)、財務(wù)核算處理信息化與業(yè)財融合、管理會計信息化與決策支持。
02 有完美的財務(wù)信息化方案?
【業(yè)財老曾】從事財務(wù)信息化十余年,見過太多所謂的完美或全能的規(guī)劃方案,事后來看都是忽悠。無論是國際大廠如S記O記或I記,還是國內(nèi)頂流的ERP廠商如某友某蝶,以及實施商如某得或某軟等,大家只要記住,如果有人說他的方案是完美的、能解決企業(yè)一切問題的,那肯定是忽悠,千萬別信。要么對方不懂裝懂,要么欺負(fù)你不懂!
03 沒有最好,只有最合適
企業(yè),如同一個人,從出生到成長,再到壯大,最后老去。不同的階段會有不同的需求與產(chǎn)品來支撐,量體裁衣、看菜吃飯,財務(wù)信息化亦如此,根據(jù)不同時期的業(yè)務(wù)特點與企業(yè)資源搭建合理的產(chǎn)品體系。財務(wù)信息化,沒有最好,只有當(dāng)下最合適的!
比如初創(chuàng)企業(yè),主要精力是在驗證商業(yè)模式和財務(wù)模式是否能跑通,業(yè)務(wù)量也不多,此時買一款簡單、無需安裝的SaaS ERP就行,如用友好會計、金蝶星辰、管家婆等等,有總賬、應(yīng)收、應(yīng)付、庫存、固定資產(chǎn)這幾個主要模塊足夠用了。這階段的預(yù)算,少則幾千,多則10萬到頂。
發(fā)展期:成立3-5年商業(yè)模式跑通后,業(yè)務(wù)飛速發(fā)展,業(yè)務(wù)量迅速膨脹,同時復(fù)雜度也在增加,此時可以考慮稍復(fù)雜的中型產(chǎn)品,如用友BIP、金蝶星空、O記的Fusion(其實EBS不錯,只是下市了);如果是制造企業(yè),考慮下S記的產(chǎn)品,不過要做好長期投入銀子的打算。這家的產(chǎn)品與實施費(fèi)都是行業(yè)內(nèi)最貴的。此時預(yù)算少則百萬,多則上千萬。
此時還要搭建財務(wù)產(chǎn)品團(tuán)隊,將外圍的系統(tǒng)搭建起來,包括涉及生產(chǎn)制造的MES、PLM,庫存的WMS,以及結(jié)算系統(tǒng)、支付系統(tǒng)、費(fèi)用控制系統(tǒng)等,這些系統(tǒng)的統(tǒng)籌規(guī)劃根據(jù)業(yè)務(wù)的需求緊急程度與重要性而定。
成熟期:成立5-15年進(jìn)入頂峰期,業(yè)務(wù)模式可能有變化,上述系統(tǒng)要能隨時支撐新業(yè)務(wù)的上線,此時需要上財務(wù)中臺,雖然有人對它不屑一顧,但它非常重要!它是一個抽象的、財務(wù)系統(tǒng)對外暴露的統(tǒng)一接入平臺(后面會講)。
此時的投入更多是增量成本,一般不會有較大剛性成本大幅增加。財務(wù)信息化走入深水區(qū),隱藏冰山之下的硬骨頭成為攔路虎,每前進(jìn)一步都非常具有挑戰(zhàn)性。如結(jié)賬時間的提前,由每月5號提前到4號、甚至3號。日期雖然只有短短1天,但工作量不小、涉及財務(wù)甚至業(yè)務(wù)的方方面面,難度較高。但收益明顯,能更快地產(chǎn)出支撐經(jīng)營決策所需財務(wù)數(shù)據(jù)。華為任總曾說過,結(jié)賬提前1天,價值1個億!
此時,企業(yè)可能會有多個業(yè)務(wù)線或BU,各自有財務(wù)人員,需統(tǒng)籌起來,建立財務(wù)共享中心,減少重復(fù)性崗位與資源,提升效率。
04 規(guī)劃=現(xiàn)狀+未來+業(yè)界經(jīng)驗
財務(wù)信息化規(guī)劃,應(yīng)立足企業(yè)現(xiàn)狀,包括業(yè)務(wù)規(guī)模、業(yè)務(wù)形態(tài)、發(fā)展速度,再結(jié)合企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)與規(guī)劃,未來1-3年準(zhǔn)備做多大、營收規(guī)模增長多少倍,再結(jié)合業(yè)界成功經(jīng)驗,決定選用哪款ERP,啟用哪些模塊。
上述動作也只打下財務(wù)信息化的基礎(chǔ),同時需評估ERP是否能涵蓋企業(yè)的所有業(yè)態(tài)的自動入賬需求;如果不能滿足,解決方案是什么?或外采,或自研。
如果企業(yè)發(fā)生重大變化,如前幾年國家打壓教培行業(yè)造成新東方等公司的業(yè)務(wù)形態(tài)全變了,現(xiàn)有財務(wù)系統(tǒng)無法滿足需求,解決方法要么升級,要么推倒重來上全新系統(tǒng)。這將影響企業(yè)的方方面面,甚至傷筋動骨。建議在第2階段(發(fā)展期)選型時打好財務(wù)系統(tǒng)底座,后續(xù)在其之上升級即可;如升級無法滿足,可保留應(yīng)收、應(yīng)付、總賬這3個模塊,其他如庫存、采購、銷售、費(fèi)控等模塊可外采,也可自研,根據(jù)企業(yè)自身研發(fā)能力而定。
比如美團(tuán)的財務(wù)信息化,最初上了Oracle EBS全模塊。隨著業(yè)務(wù)發(fā)展,特別是外賣屬創(chuàng)新型互聯(lián)網(wǎng)業(yè)態(tài),訂單量非常多但每單金額小,原ERP并不能很好滿足核算需求,于是廢棄供應(yīng)鏈模塊(包括訂單、庫存等),只保留應(yīng)收、應(yīng)付和總賬模塊,自建中途島平臺處理外賣的訂單,生成應(yīng)收單同步到EBS。后面還搭建了銀河系統(tǒng)承載資金管理,包括支付、銀行對賬等。流程審批也遷移到由自研的海鷗系統(tǒng)。
05 重要且緊急立即做,重要不緊急長期堅持做
重要且緊急的會阻礙業(yè)務(wù)繼續(xù)發(fā)展,必須先解決。重要但不緊急的須長期堅持做,它將是未來財務(wù)信息化的基石。比如當(dāng)企業(yè)有多個業(yè)務(wù)形態(tài)時,財務(wù)中臺就必須提上日程。
舉個栗子,貨物的銷售,基本一般ERP都hold住,但如果貨物銷售的同時混雜服務(wù)銷售,如快消企業(yè)在銷售飲料時,如果經(jīng)銷商想盡早拿到貨,可選擇最近的CDC倉(快消企業(yè)部署在各大城市的本地倉庫)發(fā)貨,但要求每箱加1塊錢。這筆收入,是快消企業(yè)為了提升動銷、減少物流成本的一個有利手段;財務(wù)入賬時,想要實現(xiàn)與貨物銷售同步及時、準(zhǔn)確的入賬,手工統(tǒng)計不是長久之計。就得根據(jù)訂單、出庫單、倉庫屬性計算出服務(wù)費(fèi),并推送到ERP生成應(yīng)收單。示例圖如下:
當(dāng)有多種業(yè)態(tài)時,除商品銷售外,其他依賴于前端業(yè)務(wù)需要計算的收入,市面上ERP均無法實現(xiàn)自動入賬;靠財務(wù)同學(xué)手扛肩挑式excel計算再錄入憑證,準(zhǔn)確性、及時性還有風(fēng)險控制均無法得到保證。此時財務(wù)中臺的作用就體現(xiàn)出來了,通過財務(wù)中臺對接業(yè)務(wù)系統(tǒng),計算后生成財務(wù)單據(jù)(應(yīng)收單),再同步到ERP,自動、及時、準(zhǔn)確的入賬,實現(xiàn)業(yè)財一體化。
與此同時,財務(wù)中臺實現(xiàn)業(yè)務(wù)與財務(wù)系統(tǒng)解耦,讓業(yè)務(wù)系統(tǒng)專注做業(yè)務(wù),財務(wù)系統(tǒng)專注處理財務(wù),釋放資源,減少重復(fù)工作,提升效率。
抽象后如下圖:
作者:業(yè)財老曾,專注財務(wù)信息化20年
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