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在項目管理中，時間表不僅僅是一個簡單的計劃工具，而是確保項目按時完成的關鍵。許多項目經(jīng)理和團隊成員在推進項目時，常常因為缺乏明確的時間表而陷入混亂，導致進度拖延、資源浪費，甚至項目失敗。那么，如何創(chuàng)建一個有效的項目管理時間表？今天為大家詳細介紹8個創(chuàng)建項目管理時間表的步驟，希望對大家有參考意義。

01 什么是項目時間表

項目時間表，有的人習慣于叫它”排期表“也有人喜歡叫“計劃表”，意思都是一樣的：

項目時間表是項目工作流程的按時間順序排序的一種直觀表示，包括其任務及其依賴關系、持續(xù)時間和每個任務的截止日期

通過項目時間表，可以一目了然地查看已完成的任務、當前進度以及仍需完成的任務

項目時間表的呈現(xiàn)方式也是很多樣化的，比如可以用圖表、流程圖、垂直線或者水平線來創(chuàng)建項目時間表。

當然，還有最常用方法——甘特圖，使用水平線來表示時間，所有任務、可交付成果和里程碑都標記在線上。

02 如何設計項目時間表

上面提到，項目管理時間表的呈現(xiàn)方式有很多種，如果只是做一個簡單的”個人小型“項目，完全可以用一張”時間軸“來呈現(xiàn)。

而如果要做一個團隊項目，需要多人協(xié)作，那么就需要用到專門做項目管理的工具了，可以參考以下8個步驟：

1. 確定范圍
2. 創(chuàng)建工作分解結構
3. 列出任務清單
4. 識別依賴關系——流程圖或圖表
5. 計算每個任務的持續(xù)時間
6. 評估和分配資源
7. 創(chuàng)建里程碑 – 跟蹤進度、反饋、批準、調(diào)整范圍或時間表
8. 選擇時間線的格式

1. 確定范圍

在創(chuàng)建時間表之前，首先要明確項目的范圍，這包括項目的目標、交付成果和主要任務。

關于項目管理范圍相關，感興趣請移步我上一篇內(nèi)容：項目管理的范圍是什么？如何定義項目管理的范圍？

例如，一個軟件開發(fā)項目的范圍可能包括設計、編碼、測試和部署等各個階段。一般來說，我們可以通過一張表來將這些信息都整合在一起：

• 項目目標
• 項目合同
• 項目任務
• 項目回款/開票
• 項目支出
• 項目成果

我接下來演示是用的簡道云項目管理軟件，大家選自己用的比較順手的就行，都一樣的：

明確范圍可以幫助你確定需要完成的具體工作，并避免在后續(xù)過程中發(fā)生范圍蔓延。

2. 創(chuàng)建工作分解結構

工作分解結構（WBS）是將項目分解成更小、可管理的部分，通過WBS，可以將項目的整體任務分解成具體的子任務和活動。

例如要開發(fā)一個移動應用，工作分解結構可以分為：用戶界面設計、后端開發(fā)、前端開發(fā)、測試和發(fā)布等多個部分，這個就是WBS。

WBS 的層級通常包含 3～6 級，每個層級下包含 3～7 個子項，在設計的時候可以通過 WBS 編號及排序，可以在表格視圖中，直觀體現(xiàn)項目層級關系

3.列出任務清單

在明確范圍和創(chuàng)建WBS后，下一步是列出所有需要完成的具體任務，每個任務要符合SMART原則，即——

• Specific（要具體）
• Measurable（可度量）
• Actionable（可實現(xiàn)）
• Relevant（相關）
• Time-based（時間限定）

舉例來說，在移動應用開發(fā)中，用戶界面設計可能包括任務如“設計登錄界面”、“設計用戶主頁”、“設計設置頁面”等。

4. 識別依賴關系

一個項目種，任務之間往往存在依賴關系，即某些任務必須在其他任務完成后才能開始?？梢允褂昧鞒虉D或圖表來清晰地展示這些關系。

例如，開發(fā)用戶界面之前，必須先完成用戶需求分析；進行系統(tǒng)測試之前，所有功能開發(fā)必須完成。

5. 計算每個任務的持續(xù)時間

確定每個任務需要的時間是制定項目管理時間表的核心步驟之一。可以根據(jù)過去的項目經(jīng)驗、團隊成員的反饋和任務的復雜性來估算時間。

例如，設計一個簡單的登錄界面可能需要兩天時間，而開發(fā)一個復雜的后臺系統(tǒng)可能需要兩周。

6. 評估和分配資源

確定了任務的持續(xù)時間后，需要評估每個任務所需的資源，包括人員、設備和資金等。確保資源分配合理，避免資源沖突。

例如，如果某個開發(fā)人員同時負責多個任務，需要調(diào)整任務時間或增加額外資源以確保每個任務按時完成。

7. 創(chuàng)建里程碑

里程碑是項目中的關鍵節(jié)點，用于跟蹤進度、提供反饋、獲得批準或調(diào)整范圍和時間表。通過設定里程碑，可以更好地監(jiān)控項目進展。

例如，在移動應用開發(fā)中，可以將“完成用戶界面設計”、“完成功能開發(fā)”、“完成系統(tǒng)測試”和“完成應用發(fā)布”設為里程碑。

注意：里程碑任務的選擇必須得是具備重大節(jié)點意義的，而且里程碑只有“100%完成”和“無法完成”兩個狀態(tài)——不存在部分完成的情況。

8. 選擇合適的展示方式

最后，選擇合適的圖表展示項目時間表，常見的格式包括甘特圖、PERT圖和時間表表格。

一般用的比較多的就是甘特圖，它能夠直觀的顯示任務的時間安排和依賴關系，非常適合項目管理。

03 使用項目時間表的好處

說到最后，項目管理中設計項目時間表到底有啥用？一般來說，有以下5個用處：

• 確定成本和時間：幫助項目經(jīng)理精確地估算項目所需的時間和成本，通過詳細列出每個任務的時間和所需資源，可以更好地控制預算，避免超支和工期延誤。
• 每個人都能清晰地溝通：為項目團隊提供了一個清晰的路線圖，使每個成員都能明確自己的任務和截止日期。這種透明度有助于減少誤解和溝通障礙，確保團隊成員步調(diào)一致
• 培養(yǎng)團隊合作：通過時間表，團隊成員能夠更好地理解彼此的工作內(nèi)容和時間安排，這有助于促進合作與協(xié)作，每個人都能看到整體項目的全貌，了解自己在項目中的角色和貢獻，進而更愿意主動幫助其他成員，確保項目順利推進
• 提供可見的目標：將項目的目標和里程碑具體化，使團隊成員可以清晰地看到項目的進展和下一個目標，這不僅有助于保持團隊的動力和專注力，還能使項目經(jīng)理更容易追蹤和報告項目進度
• 項目分析：為項目經(jīng)理提供了一個有效的工具，用于分析項目的執(zhí)行情況。通過記錄實際進度和計劃進度的對比，項目經(jīng)理可以識別出項目中的問題和偏差，及時采取糾正措施