深入了解OA系統的真實面貌，尤其是區分泛OA系統與傳統OA系統的差異，對于選擇適合企業的辦公管理解決方案至關重要。本文將揭示OA系統的本質，助你洞悉這一數字助手的真正價值。

近兩年，數字化辦公可謂是開展的“如火如荼”，連帶著OA 系統這個概念頻繁被提及。但大家真的了解 OA 系統嗎？

OA 系統可不單單是指一個特定的“系統”，它還有可能是一項實用的“功能”，或者是一個重要的“業務模塊”！

01 什么是OA系統？

OA 系統，嚴格來講，是分為泛 OA 系統和傳統 OA 系統這兩種類型的。

只不過現在大部分對于OA的探討都只是從概念層面泛泛地談論 OA 系統，而其中最核心的兩個問題卻始終沒有得到清晰的解答。這就如同豬八戒吃人參果，囫圇吞棗，根本無法領略其真正的滋味！

OA系統是指一種“系統”嗎？

不完全是！先快速過一下OA和OA系統的概念：

1. 什么是OA？

所謂OA，是指涵蓋了各種各樣用于辦公的智能設備、基礎軟件，以及辦公管理系統（也就是 OA 系統）的總和。

這里面包括了復印機、考勤門禁設備、電子郵件、即時通訊工具（IM）、office 辦公軟件等等。

2. 什么是OA系統？

OA系統，指的則是面向組織的日常管理和運作，旨在為組織的高頻工作行為提供有效解決方案的系統模塊。

簡而言之，它是一個能夠為組織提升效能、降低人工成本的自動化信息平臺，以簡道云OA系統為例：

3. 那么，OA 系統僅僅是指一種系統嗎？

并非如此。從上述的解釋中我們可以明白，那些能夠助力組織實現辦公效能優化的功能，實際上都可以被視為 OA 系統的模塊之一，這其中也包括了市面上通用的 OA 功能模塊。

需要注意的是，OA 系統的使用人群是大多數員工，而非特定的某些部門或專業崗位，因此其概念的界定是處于不斷變化之中的。

比如說，假設我是公司人力資源部門的一名 HR，現在有這樣一個系統 A。如果這個系統 A 只有 HR 在使用，普通員工很少使用甚至根本不用，那么系統 A 就是專門的 HR 管理系統。但是，如果 HR 在使用系統 A 的同時，普通員工也會在其中辦理入轉調離流程以及請假考勤等事務，那么這個系統 A 就可以歸為 OA 范疇。

再比如，我是公司財務部門的員工，同樣有一個系統 B。如果系統 B 只有財務人員在使用，普通員工不用或很少用，那么系統 B 就被稱為財務系統或者 ERP 系統。然而，如果財務人員在使用系統 B 的同時，普通員工也會在其中辦理報銷借款等手續，那系統 B 也可以算作 OA 范疇。

4. 既然如此，為什么我們要區分泛 OA 系統和傳統 OA 系統呢？

正所謂十個指頭伸出來還有長短之分，在當今這個時代，大家都追求“個性化”和“定制化”。大型企業和中小型企業在進行 OA 系統的選型時，肯定不能依據同一標準來抉擇！

02 什么是泛OA系統？

泛 OA 系統的功能往往是經過精簡化處理的，其流程節點較少，操作和上手的難度相對較低。它的系統架構通常包含以下幾個方面：

• 信息門戶
• 新聞公告
• 規章制度
• 知識文檔
• 企業網盤

泛 OA 系統比較適用于中小企業或者企業自行搭建的 OA 系統。

這里需要說明一下，所謂的中小企業，通常是指員工人數在 100 人以下的企業。

首先，中小企業內部員工數量相對較少，自身可能還沒有形成完備的規章制度。如果采用復雜且固化流程程度高的 OA 系統，反而會增加企業的溝通成本和員工的培訓成本，同時也不利于企業實現扁平化管理。

其次，精簡的功能模塊和流程節點不會過多地占用員工的工作注意力，能夠提升員工工作的靈活性。畢竟，系統的存在是為了更好地服務企業。

03 什么是傳統OA系統？

傳統的 OA 系統，也就是我們平常所提及的 OA 系統。與泛 OA 系統相比，它具有明確具體的功能模塊，涵蓋了：

• 物資管理
• 車輛管理
• 日報周報
• 考勤管理
• 審批流管理等等

對于員工人數在 100 人以上的團隊來說，對 OA 系統的要求就會相應提高。泛 OA 系統可能無法滿足企業的功能需求，甚至可能會降低企業的運營效率。

就拿上面提到的 OA 管理架構圖來說（簡道云OA管理系統），它能夠滿足企業在行政工作、日常事務、公文、會議、日程、車輛、采購、設備、辦公用品和知識文檔歸納等全方面的管理需求，而這些是泛 OA 系統難以做到的。

以考勤管理為例，員工可以通過在線填寫表單來登記自己的考勤情況，這樣大大節約了溝通匯報的成本。同時，人事部門也能夠實時掌握員工的請假、出差、加班等情況，直接生成的儀表盤還能對錄入的數據進行匯總統計，輕松解決了數據分析的難題。

值得一提的是，如今許多廠商開始提供 SaaS 模式的 OA 系統，并且在傳統 OA 系統的架構基礎上，還可以根據企業自身的實際情況進行自定義開發。

總之，深入理解 OA 系統，尤其是區分泛 OA 系統和傳統 OA 系統，對于企業選擇適合自身的辦公管理工具，提升辦公效率和管理水平，具有至關重要的意義。