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隨著企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的不斷深入，行政OA系統(tǒng)作為提升辦公效率和管理效果的重要工具，其功能和運(yùn)作方式值得我們深入了解。本文以辦公用品管理為例，揭示了數(shù)字化辦公OA系統(tǒng)的內(nèi)部運(yùn)作機(jī)制及其對(duì)企業(yè)運(yùn)營(yíng)帶來(lái)的益處。

在上一篇文章中，我為大家詳細(xì)介紹了泛 OA 系統(tǒng)和行政 OA 系統(tǒng)的區(qū)別，相信大家可以看出這兩個(gè)系統(tǒng)在業(yè)務(wù)邏輯方面存在著比較大的差異。

而觀察很多公司實(shí)際在用的OA系統(tǒng)，我發(fā)現(xiàn)大部分公司都以行政 OA 系統(tǒng)為主。

那么，從產(chǎn)品視角來(lái)看，數(shù)字化辦公 OA 系統(tǒng)究竟是如何運(yùn)作的呢？它的核心功能又是如何發(fā)揮作用的呢？

這篇就以行政 OA 系統(tǒng)為例，從產(chǎn)品視角來(lái)深入探討它是如何運(yùn)作的。

注：文中所參考的行政OA系統(tǒng)>>簡(jiǎn)道云行政OA管理系統(tǒng)

01 什么是數(shù)字化辦公OA系統(tǒng)？

行政 OA 系統(tǒng)，是一種專門(mén)為企業(yè)流程管理而設(shè)計(jì)的信息化系統(tǒng)，它涵蓋了企業(yè)日常辦公中的多個(gè)方面，比如：

1. 辦公用品管理：對(duì)辦公用品的采購(gòu)、入庫(kù)、領(lǐng)用、歸還等環(huán)節(jié)進(jìn)行全面管控
2. 固定資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)：實(shí)現(xiàn)對(duì)固定資產(chǎn)的登記、盤(pán)點(diǎn)、折舊計(jì)算等功能
3. 車輛管理：包括車輛的基本信息登記、維修申請(qǐng)、用車申請(qǐng)、保養(yǎng)申請(qǐng)、保險(xiǎn)申請(qǐng)等
4. 法務(wù)管理：處理企業(yè)的合同審批、法律事務(wù)咨詢、糾紛處理等工作
5. 會(huì)議管理：負(fù)責(zé)會(huì)議的安排、通知、記錄等工作
6. 訪客管理：對(duì)訪客的預(yù)約、登記、接待等進(jìn)行管理
7. 應(yīng)收應(yīng)付：管理企業(yè)與客戶、供應(yīng)商之間的賬款往來(lái)，包括發(fā)票管理、收款申請(qǐng)、付款申請(qǐng)等

02 數(shù)字化辦公OA系統(tǒng)是如何運(yùn)作的？

下面來(lái)將每部分業(yè)務(wù)的流程拆開(kāi)，跟大家詳細(xì)展示下這些模塊在實(shí)際業(yè)務(wù)中都是如何運(yùn)作的。

這篇先詳細(xì)拆解辦公用品管理模塊。

1. 辦公用品管理

辦公用品管理是企業(yè)內(nèi)部辦公用品的申購(gòu)、入庫(kù)、領(lǐng)用、維修及處置等一系列活動(dòng)的綜合管理過(guò)程，其業(yè)務(wù)流程拆開(kāi)如下：

1）辦公用品臺(tái)賬：主要用于記錄和管理企業(yè)內(nèi)各種辦公用品的詳細(xì)信息。

在簡(jiǎn)道云中，管理員在完成辦公用品入庫(kù)后，智能助手Pro 將被觸發(fā)，自動(dòng)向「辦公用品臺(tái)賬」表單中新增辦公用品類型/名稱等數(shù)據(jù)。

以入庫(kù)編號(hào)為【BGRK240712001】的辦公用品為例，效果如下：

2）辦公用品申購(gòu)：根據(jù)辦公用品的庫(kù)存情況和使用需求，采購(gòu)人員在系統(tǒng)中提交采購(gòu)申請(qǐng)，經(jīng)審批后進(jìn)行采購(gòu)。

（1）員工根據(jù)實(shí)際需求發(fā)起申購(gòu)申請(qǐng)：

（2）主管收到待辦后，主管對(duì)申購(gòu)進(jìn)行審批：

（3）主管審批同意，行政人員進(jìn)行審批：

3）辦公用品入庫(kù)：目的是確保采購(gòu)的辦公用品能夠安全、準(zhǔn)確地進(jìn)入企業(yè)的庫(kù)存系統(tǒng)，為后續(xù)的領(lǐng)用、使用和管理提供基礎(chǔ)

采購(gòu)員根據(jù)辦公用品申購(gòu)表單，對(duì)申購(gòu)的辦公用品進(jìn)行入庫(kù)，效果如下：

4）辦公用品領(lǐng)用：?jiǎn)T工在系統(tǒng)中提交辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)，注明領(lǐng)用的物品和數(shù)量。經(jīng)審批后，到辦公用品管理處領(lǐng)取，并在系統(tǒng)中記錄領(lǐng)用信息。

（1）員工根據(jù)需要發(fā)起領(lǐng)用申請(qǐng)：

（2）行政負(fù)責(zé)人收到待辦后，對(duì)領(lǐng)用申請(qǐng)進(jìn)行行政審批：

5）辦公用品歸還：?jiǎn)T工使用完可歸還的辦公用品后，在系統(tǒng)中提交歸還申請(qǐng)，將辦公用品歸還至指定地點(diǎn)，并在系統(tǒng)中更新歸還信息。

（1）申領(lǐng)人使用完辦公用品后，發(fā)起歸還申請(qǐng)：

（2）庫(kù)管收到待辦后，對(duì)辦公用品進(jìn)行核對(duì)確認(rèn)：

辦公用品的管理流程基本就是這些了，總之大家不要小看辦公用品管理，這塊兒做好了能給公司節(jié)省很多成本的。

以公司之前員工電腦借用的情況為例，在沒(méi)有完善的辦公用品管理系統(tǒng)時(shí)，根本不知道誰(shuí)借走了電腦，很多時(shí)候員工都離職了，電腦還放在工位上，這不僅造成了資源的浪費(fèi)，還增加了公司的成本。

而通過(guò)辦公用品管理系統(tǒng)，能夠清晰地記錄每一件辦公用品的流向，包括誰(shuí)領(lǐng)用、何時(shí)領(lǐng)用、何時(shí)歸還等信息。這樣一來(lái)，公司可以更好地掌握辦公用品的使用情況，及時(shí)調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃，避免浪費(fèi)。

同時(shí)，也能夠確保辦公用品的安全，減少丟失和損壞的情況發(fā)生。例如，當(dāng)有員工離職時(shí)，可以通過(guò)系統(tǒng)快速查詢?cè)搯T工領(lǐng)用的辦公用品，及時(shí)收回，避免資產(chǎn)流失。