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探討在遠(yuǎn)程和混合工作環(huán)境中，用戶體驗(yàn)（UX）設(shè)計(jì)流程中異步協(xié)作法，使用錄屏工具和電子簡報(bào)等方法提升工作效率，從而減少不必要的會(huì)議；審視異步溝通的優(yōu)勢，提出將異步溝通有效融入日常實(shí)踐的實(shí)用步驟。

如何應(yīng)對長時(shí)間視頻會(huì)議所帶來的疲勞；同時(shí)，更有效地提升個(gè)人影響力

馬斯克都在使用的異步溝通法…

遠(yuǎn)程（或混合）辦公在數(shù)字科技領(lǐng)域開始興起，改變了團(tuán)隊(duì)原有的工作和溝通方式。這種模式提供了靈活的人才供給，這是一個(gè)無可否認(rèn)的優(yōu)勢，但也帶來了同步通信過載的問題。無休止的在線會(huì)議、臨時(shí)的視頻通話和頻繁的評審，分散了設(shè)計(jì)師的注意力，阻礙了深度工作，造成一種持續(xù)不斷的緊迫感。回憶，疫情在家遠(yuǎn)程辦公的情景， 24 小時(shí)待命，開不完的會(huì)議…

例如，多項(xiàng)研究表明，“因頻繁使用 Zoom 等視頻會(huì)議平臺而產(chǎn)生的疲勞感”是真實(shí)存在的，并且可能對身體和認(rèn)知產(chǎn)生有害影響。

采用 異步（async）溝通的方式是應(yīng)對這些問題的有效解決方案之一。由于我在一家完全遠(yuǎn)程辦公的用戶體驗(yàn)（UX）設(shè)計(jì)咨詢公司工作，結(jié)合現(xiàn)有的相關(guān)研究，和大家一起探討用戶體驗(yàn)團(tuán)隊(duì)（以及其他團(tuán)隊(duì)）采用異步溝通法的利與弊。

異步溝通 Asynchronous communication
一種通信（溝通）方式，指在不同時(shí)間點(diǎn)發(fā)送和接收信息，不需要實(shí)時(shí)互動(dòng)。相對于同步通信（溝通），如電話會(huì)議或?qū)崟r(shí)視頻通話。

遠(yuǎn)程視頻會(huì)議疲勞 Zoom fatigue
長時(shí)間參與視頻會(huì)議導(dǎo)致的精神疲勞。

01 異步溝通法：消除遠(yuǎn)程視頻會(huì)議疲勞

我們所理解用戶體驗(yàn)（UX）設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)，在協(xié)作、反饋和知識共享方面高度依賴信息的同步（拉齊）。

例如，大多數(shù)設(shè)計(jì)和研究團(tuán)隊(duì)都有固定的例會(huì)和晨會(huì)、夕會(huì)等等。然而，在遠(yuǎn)程辦公環(huán)境中，這種同步（拉齊）信息的協(xié)作模式開始不斷顯現(xiàn)其局限性。團(tuán)隊(duì)成員會(huì)被無休止的會(huì)議所淹沒，幾乎沒有專注的時(shí)間——然而，這對于用戶體驗(yàn)（UX）設(shè)計(jì)工作來說是生死攸關(guān)的。

在疫情之前，我就接觸過異步溝通的協(xié)作模式，然而，直到我加入了 Oyster 公司之后，才有機(jī)會(huì)嘗試應(yīng)用到我的日常工作中。Oyster 是一家完全遠(yuǎn)程辦公的用戶體驗(yàn)（UX）設(shè)計(jì)咨詢公司，員工分布在數(shù)百個(gè)不同時(shí)區(qū)的國家…這無疑給我?guī)硪粋€(gè)獨(dú)特的挑戰(zhàn)：我必須將既有的工作協(xié)作流程和根深蒂固的溝通習(xí)慣進(jìn)行調(diào)整，將異步溝通作為主要的協(xié)作方式，我不得不開始審慎且系統(tǒng)性規(guī)劃和實(shí)施我的每一項(xiàng)工作任務(wù)。

我們會(huì)保留一些必要的會(huì)議（如用戶體驗(yàn)研究評審會(huì)和團(tuán)隊(duì)成員一對一面談），除此之外，我們開始創(chuàng)建以下采用異步溝通方式的內(nèi)容事項(xiàng)：

1.體驗(yàn)探索

每個(gè)月發(fā)布一期的 Loom 視頻，用戶體驗(yàn)研究員（類似 YouTube ）通過動(dòng)態(tài)的形式分享最新信息、見解和想法。我們花了一段時(shí)間才找到適合我們的方向，制作出看起來更專業(yè)的視頻內(nèi)容。就從一開始，我們的錄制的內(nèi)容一有更新就受到了產(chǎn)品團(tuán)隊(duì)和整個(gè)公司的好評。利益相關(guān)者可以自行安排時(shí)間觀看這些視頻，并通過評論的方式，與我們進(jìn)一步的互動(dòng)。我們的許多合作都源于這些視頻內(nèi)容。除此之外，這也是一個(gè)觸達(dá)高層管理者的好方法，通常他們無法出席常規(guī)的用戶體驗(yàn)研究會(huì)議！我們持續(xù)更新用戶體驗(yàn)探索 2 年，拓展成為全公司的活動(dòng)，越來越多的團(tuán)隊(duì)選擇這種形式溝通，而不是安排更多的會(huì)議！

2.協(xié)作文檔

雖然這種方式不算創(chuàng)新，但是通過異步溝通的方式編輯文檔，卻是一種鼓勵(lì)頭腦風(fēng)暴和知識共享的方式，同時(shí)避免了即時(shí)回應(yīng)的壓力。

3.專用通道

在異步溝通模式中，像 Slack 或 MS Teams 等協(xié)作平臺發(fā)揮至關(guān)重要的作用，這些工具支持團(tuán)隊(duì)成員在最適宜的時(shí)間進(jìn)行集中討論和反饋循環(huán)。有效代替了冗余的會(huì)議，并鼓勵(lì)同事定期分享他們各自項(xiàng)目的最新進(jìn)展。面對面的會(huì)議仍然存在，但僅限于確實(shí)有必要。

02 異步溝通的優(yōu)勢

1.包容性和可訪問性

我們團(tuán)隊(duì)有多位神經(jīng)多樣性成員，這是我非常關(guān)心的一點(diǎn)。異步工作方式為不同的個(gè)體創(chuàng)造了公平的競爭環(huán)境。神經(jīng)多樣性成員、內(nèi)向型成員、不同時(shí)區(qū)的成員可以按照自己的節(jié)奏參與，根據(jù)需要審查信息，在沒有實(shí)時(shí)交互壓力的情況下做出深思熟慮的貢獻(xiàn)。2021 年，Das 和他的同事的研究驗(yàn)證這一點(diǎn)，證明異步通信可以讓神經(jīng)多樣性成員有更多時(shí)間消化信息，從而獲得幫助。

神經(jīng)多樣性 Neurodiverse
人類神經(jīng)認(rèn)知功能的多樣化，包括思考、學(xué)習(xí)、注意力集中和社交互動(dòng)等方面的差異。

2.增加溝通質(zhì)量

異步溝通具備深思熟慮的特性，能夠促進(jìn)更清晰、更有深度的溝通。撰寫書面或錄音信息需要計(jì)劃和組織，使得表達(dá)更明確、更簡潔，從而減少誤解，提高整體溝通有效性。

3.減少低效會(huì)議

僅我的團(tuán)隊(duì)在 2023 年采用異步溝通工作法，就減少了超過 1000 次會(huì)議，騰出了寶貴的時(shí)間，用于專注工作和創(chuàng)造性探索。研究還表明，異步溝通可以大大縮短團(tuán)隊(duì)完成任務(wù)的時(shí)間。

4.擴(kuò)大受眾參與

與限時(shí)會(huì)議不同，異步溝通所產(chǎn)生的內(nèi)容能讓更廣泛的受眾能隨時(shí)出大更廣泛的群體。這樣確保了所有人能夠及時(shí)獲取信息，避免關(guān)鍵信息的遺漏，從而形成一個(gè)更具凝聚力和緊密聯(lián)系的團(tuán)隊(duì)環(huán)境。此外，工作更繁忙的利益相關(guān)者和決策者也就更有可能參與到信息共享中來。

5.創(chuàng)造力和參與度

異步溝通的形式并不局限于枯燥的文字信息?？梢匀谌胍曈X效果、講故事和互動(dòng)式內(nèi)容，使內(nèi)容信息更具吸引力，并激發(fā)新想法。請問：你更愿意選擇看哪一種呢？是作為會(huì)議一部分的 1 小時(shí) PPT 演示，還是 15 分鐘的 YouTube 風(fēng)格的視頻？

03 挑戰(zhàn)和注意事項(xiàng)

就像所有事情一樣，異步溝通也并非沒有挑戰(zhàn)：

1.調(diào)整與學(xué)習(xí)曲線

從即時(shí)響應(yīng)的文化轉(zhuǎn)變?yōu)檠舆t反饋成為常態(tài)的文化需要培訓(xùn)和執(zhí)行。明確的指導(dǎo)方針和期望是成功實(shí)施的關(guān)鍵。

2.內(nèi)容創(chuàng)造時(shí)間

制作高質(zhì)量的異步內(nèi)容（如視頻或精心撰寫的文檔）需要時(shí)間和技巧。尤其是錄制視頻，通常需要進(jìn)行多次拍攝和編輯，然后才能發(fā)布，這個(gè)過程既耗時(shí)又費(fèi)力。

公司需要在培訓(xùn)和工具層面進(jìn)行投資，用于支持內(nèi)容的創(chuàng)建。

例如，在 Oyster，異步工作培訓(xùn)是入職培訓(xùn)的一部分。

3.錄制尷尬

對大多數(shù)人來說，錄制自己的視頻或音頻并不是一件自然而然的事情。我花了幾個(gè)月的時(shí)間才逐漸適應(yīng)錄制異步信息并分享，尤其是當(dāng)這些消息開始傳播到更廣泛的受眾時(shí)。好消息是，做得越多，就會(huì)變得越容易！

4.文化轉(zhuǎn)變

將異步溝通法融入組織文化，尤其是在一個(gè)高度依賴同步方法的組織中，需要獲得各個(gè)層級的支持。開放的溝通、領(lǐng)導(dǎo)層的支持以及漸進(jìn)式的實(shí)施，這些都是有助于平穩(wěn)過渡的關(guān)鍵。

5.信息過載

異步溝通所產(chǎn)生的內(nèi)容不斷堆積，會(huì)導(dǎo)致冗余信息會(huì)過載，難以確定信息的優(yōu)先次序。明確的溝通渠道和內(nèi)容類型的指引可以幫助解決這個(gè)問題。

6.技術(shù)障礙

獲得可靠的技術(shù)，是有效的異步溝通的關(guān)鍵。確保每個(gè)人都擁有必要的工具和培訓(xùn)。

7.方法局限性

異步溝通法并非所有的事情都能替代。我們嘗試的大部分異步溝通方式的工作坊都以失敗告終，沒有現(xiàn)場版那么吸引人?；旌戏椒ㄍ鶗?huì)更有效。

04 如何擁抱異步溝通

如果你被遠(yuǎn)程視頻會(huì)議疲勞所困擾，并尋找解決方案，那么，你可以嘗試在日常工作中加入一些異步工作方式。

以下是一些幫助你開始的建議：

• 從小處著手，用異步方法取代低風(fēng)險(xiǎn)的更新和討論。
• 在異步交互中，倡導(dǎo)進(jìn)行清晰、簡潔和結(jié)構(gòu)良好的溝通。
• 通過嘗試不同的格式和元素來激發(fā)創(chuàng)造力，使內(nèi)容更具引人入勝，信息更加豐富。
• 以身作則，在團(tuán)隊(duì)中展示有效的異步溝通。

通過擁抱異步溝通，我們可以擺脫連續(xù)不斷的會(huì)議的束縛，開啟一個(gè)更加專注、更具包容性參與和更有創(chuàng)造力的未來。請記住，平衡的方法是關(guān)鍵。不要完全放棄同步互動(dòng)，而是有策略地將其用于特定目的。

你在公司使用異步溝通方法嗎？我很想聽聽你們使用異步溝通方法的經(jīng)驗(yàn)！