如何用釘釘開一場高質量會議?
日本的一項研究公式揭示了會議成本的驚人真相,而超過半數的會議時間被浪費的現象,更是讓企業面臨效率的挑戰。本文將探討如何利用釘釘平臺,通過全鏈路的解決方案,從會前準備到會后執行,提升會議的質量和效率,讓每一次討論都轉化為企業前進的動力。
?會議是企業中最昂貴的商業活動
會議是企業管理和決策的重要工具。在企業經營過程中,無論是高層還是一線員工都需要組織或參與很多會議。
但會議也是企業中最昂貴的商業活動。日本一家公司提出的公式(會議成本 = 2S x Q x T)可以幫助企業量化會議成本,其中 S 為員工平均時薪的三倍,Q 為參會人數,T 為會議時長。簡單估算一下,一場有六人參加的一小時會議的成本大約是1711元。會議成本是隨著會議的參與人數和會議時間增加而成倍增加的。(* S 數據計算采用2023年中國規模以上企業就業人員年平均工資為98096元)
然而,研究數據表明超過 50% 的會議時間其實都被浪費了:開會沒有節奏,一小時的會議開成了一場沒有盡頭的馬拉松;會議充滿了不同人的發言,卻鮮少能達成共識;好不容易總結出了會議結論,卻沒有制定行動計劃……這樣的會議不僅浪費了寶貴時間,還讓團隊成員在日常工作中感到格外疲憊。
?什么是高質量會議
A meeting is when two or more people come together to discuss one or more topics, often in a formal or business setting, but meetings also occur in a variety of other environments. Meetings can be used as form of group decision making.
——Wikipedia
引用一段維基百科的解釋,無論是小到2-3個人的碰頭會,還是大到幾百上千人的洽談會,無論是單方輸出的分享會,還是多方討論的腦暴會,會議的核心就圍繞著:Discussion(討論)和 Decision(結論)。
釘釘通過服務大量的客戶發現,很多企業通過會議產生了很多結論/決策,卻不能很好的落地,這是企業開會質量低的重要原因。我們認為,高質量會議的核心就是討論的高效性和結論的有效性。高質量的會議不僅要提升會中的討論效率,更要在會后把結論執行落實,才是真正地把會開好了。?用釘釘開一場高質量會議
為助力不同規模、不同行業、不同文化的企業都能從理論到實踐切實落地高質量會議,釘釘打通了 IM、日歷、音視頻、釘閃會和釘釘項目(Teambition),打造了串聯會前、會中、會后全鏈路場景的高質量會議解決方案。
讓企業的會議有主題、有準備、有紀律、有記錄、有結論、有跟蹤、有結果。會前 | 有主題、有準備1. 智能會邀,鎖定最佳會議時間
組織者在釘釘日歷發起會邀,根據參會人的日程忙閑情況,智能為參會者推薦最佳會議時間方案和對應空閑會議室,輔助快速鎖定最佳會議時間。
2. 會議模板,議題準備清晰有序
企業可根據實際情況配置會議類型,支持會議類型關聯對應會議模板議程,通過模板規范企業會議流程。
組織者為每個議題設置負責人和計劃討論時長,負責人在釘閃會中填寫會議材料,將所有信息聚攏在一處,會議資產在線化便于存檔回顧。
3. 劃詞評論,提前閱讀聚焦重點
所有參會人在會前閱讀會議材料,通過劃詞評論互動,快速聚焦定位重點問題,節約會中討論時間。
會中 | 有紀律、有記錄、有結論1. 演講計時,沉浸式討論把控時間
開啟演示模式,參會人自動跟隨演講者全屏視角,模擬沉浸式投屏體驗。倒計時提醒輔助組織者嚴格把控會議進程,避免會議超時。
2. 在線會議,字幕翻譯提效異地協同
釘釘視頻會議保障異地會議線上線下體驗一致,線上參會人可實時查看當前演講的議題,無縫加入討論。
自動字幕和多國語言實時翻譯體驗,能夠讓來自不同國家的參會人輕松地參與討論,確保信息交流準確高效,大大提升了跨國會議的溝通效率。
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3. 任務記錄,責任到人分工明確
會議中產生的決策待辦可以指派給具體執行成員和設置截止時間,事事責任到人,避免相互推諉。
4. 定稿分享,會議結論快速同步
會中達成的共識和結論沉淀到會議紀要中,支持會議紀要定稿不可編輯和發起審批。紀要文檔可一鍵通過聊天分享給所有參會人,規避口頭上傳下達的信息損耗風險。
會后 | 有跟蹤、有結果1. 會議督辦,任務自動匯總便于跟進
會議過程中產生的所有待辦項自動匯總至統一看板,不散落在各處,避免遺漏。任務狀態一目了然,在一張表格中即可操作搞定任務的創建—拆解—分配—執行—完成。
2. 任務提醒,多渠道觸達執行人
會議結束后,日程中會顯示待執行人處理的任務信息,提醒執行人按時完成。重要任務更新可同步到群聊和系統號,讓所有人第一時間了解任務進展情況。項目日報可自動總結任務推進情況、逾期風險等重要信息。
3. 進展記錄,管理者隨時隨地關注
會議決策任務化管理,依靠強大的任務引擎,任務字段靈活配置(添加備注、拆分子任務、上傳交付文件、評論互動……),一張卡片匯總了「待辦」的所有信息,管理者在手機端也能實時掌握所有任務進展情況。
4. 升級項目實現系統化管理會議決策
顆粒度較大的重要會議決策還可通過 釘釘項目(Teambition)落地。詳細的項目數據報表,豐富的進展視圖選擇,完整的OPEN API開放能力將助力企業系統化管理、分析、跟蹤會議決策落地情況。
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結語
我們認為一場高質量的會議能夠提升信息傳遞、整合觀點和實現科學決策,從而推動企業發展。提高會議質量是每個企業面臨的重要課題,而高質量會議的核心是討論(Discuss)的高效性和決策/結論(Decision)的有效性。
釘釘提供的高質量會議解決方案,通過會前有主題、有準備,會中有紀律、有記錄、有結論幫助企業會議實現高效討論,通過會后有跟蹤、有結果幫助企業會議實現高效決策。
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題圖來自Unsplash,基于 CC0 協議。
提出高質量會議的重點和實現高質量會議的方案,這是一篇很有啟發性的文章。