如何提高對賬的效率?

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企業(yè)管理中,財務(wù)對賬是一個關(guān)鍵環(huán)節(jié),它確保了交易的準(zhǔn)確性和資金的安全。本文通過訪談和分析,識別了當(dāng)前對賬流程中存在的問題,如難以讀取的屏幕布局、操作復(fù)雜性等,并提出了一系列優(yōu)化措施,包括布局優(yōu)化、視覺優(yōu)化和交互優(yōu)化,供大家參考。

每到月末財務(wù)都需要對發(fā)票的進(jìn)行對賬,來核對分公司的差旅業(yè)務(wù)是否與總公司的賬單能夠齊平,確保交易的準(zhǔn)確性,接下來分享一下是如何優(yōu)化這個場景的。

一、知識補充-對賬的定義

財務(wù)對賬是對企業(yè)或個人財務(wù)賬目進(jìn)行核對的過程。

目的包括保證財務(wù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、防范財務(wù)風(fēng)險、滿足外部審計要求。

內(nèi)容有賬證核對、賬實核對。方法分為日常對賬、定期對賬、專項對賬。其重要性在于為企業(yè)管理提供決策依據(jù)、維護(hù)企業(yè)信譽和形象、促進(jìn)企業(yè)健康發(fā)展。

二、背景

自研的平臺能夠滿足業(yè)務(wù)部門需求以及提高業(yè)務(wù)部門對產(chǎn)品的滿意度成為重要的任務(wù),其中財務(wù)部門就是重要的一環(huán),往往資金安全、高效籌集與優(yōu)化配置資金的特性。決定著各個部門有效資金籌劃的合理性,隨著業(yè)務(wù)的發(fā)展,財務(wù)人員機構(gòu)化改革變動較頻繁,每個部門/財務(wù)對于產(chǎn)品的現(xiàn)狀越來越不滿,影響到了團(tuán)隊的滿意度。

三、當(dāng)前問題

為了找到其中的優(yōu)化點,找了5 位財務(wù)人員進(jìn)行訪談,結(jié)合在相關(guān)的事業(yè)群里面的訴求,將優(yōu)化點分為:

難讀?。?/p>

  • 任務(wù)一和任務(wù)二需要滾動查看,屏效低
  • 視覺老舊

難操作:

  • 每次篩選路徑混亂,難使用
  • 表格自定義難使用

四、優(yōu)化措施

優(yōu)化措施分解為:布局優(yōu)化、視覺優(yōu)化、交互優(yōu)化

1. 布局優(yōu)化

貼合業(yè)務(wù)場景提高屏效果

首先分離場景,分成首次對賬場景以及二次確認(rèn)的場景

動作分析:

首次對賬目標(biāo):財務(wù)操作如今是對總賬-分賬,篩選(修改)生成子賬單

二次對賬目標(biāo):查看對賬概覽、開票、結(jié)算

將原有上下布局改為左右布局,便于財務(wù)直觀并行比較費用明細(xì),清晰呈現(xiàn)不同費用項目,對比差異、了解費用構(gòu)成和分布,同時提高表格在首頁的信息展示效率,減少滾動操作,方便用戶獲取費用數(shù)據(jù),為財務(wù)分析和決策提供支持。

靜態(tài)狀態(tài)下,常規(guī)滾動場景有布局改動補充,滾動時系統(tǒng)自動收起總賬卡片,增加表格信息曝光率,提升操作效率,避免遮擋,提高表格可見性,讓財務(wù)同學(xué)便捷獲取數(shù)據(jù),系統(tǒng)自動調(diào)整,減少操作步驟和時間成本,使查看和操作表格更流暢高效。在對賬情境下,折疊二次對賬,使表格內(nèi)容最大化,提高用戶對賬專注度和效率,營造簡潔操作環(huán)境,方便用戶瀏覽分析數(shù)據(jù),提升工作質(zhì)量和效果。

集成總賬與分賬,增強對賬易讀性

優(yōu)化視覺之前優(yōu)先優(yōu)化了整體的布局,將總分賬單進(jìn)行區(qū)分,并且對總賬數(shù)字進(jìn)行加粗和字號加高進(jìn)行強化。表格減少分割線,弱化表格分割感,降低閱讀成本。

2. 視覺優(yōu)化

上面講完了布局的優(yōu)化,下一步優(yōu)化視覺,視覺優(yōu)化主要在頂部的卡片和賬單概覽。

頂部卡片品牌感設(shè)計,提升財務(wù)對賬愉悅感

舊版使用了3種底色色塊背景過強,新版則參考了字節(jié)跳動現(xiàn)有產(chǎn)品的設(shè)計風(fēng)格采用了毛玻璃質(zhì)感,融入了產(chǎn)品品牌基因。

當(dāng)時的設(shè)計理念是:虛實之美,細(xì)膩通透質(zhì)感。在滿是扁平風(fēng)格的境況下,大膽采用了新擬態(tài)的質(zhì)感,希望能在扁平風(fēng)格中打造一種有擬物層次與差異化的視覺體驗,運用通透玻璃的磨砂材質(zhì)打造真實&理想之“虛”,產(chǎn)生隱約之美,構(gòu)建界面主次、虛實、冷暖的平衡感。

設(shè)計流程:

  1. 手繪初稿:使用 ipad 進(jìn)行收回,軟件是procreate(這里解釋下為什么不用手繪板,畫畫的實力不好),確定完了之后上傳到 PS上面。
  2. C4D建模:習(xí)慣用 C4D 進(jìn)行快速搭建確定角度,初步的白模渲染。
  3. OC 初稿:初步的渲染器選擇了 OC,一方面是免費的不用花多余的錢,另外一個方面 OC 擅長近景渲染。雖然無法渲染細(xì)節(jié),但是近景的效果已經(jīng)足夠滿足普通的業(yè)務(wù)需求。
  4. PS后期:初步渲染之后,整體的光感呆板,沒有任何的生氣不夠通透與靈動,于是整體的色調(diào)整體增加了一些,添加了鄰近色進(jìn)行調(diào)試,使得整體更加的通透感。

賬單概覽具象化呈現(xiàn),降低理解成本

在對賬單概覽進(jìn)行設(shè)計優(yōu)化時,引入了線下票據(jù)的樣式。線下票據(jù)在財務(wù)的日常生活和工作中較為常見,對其有著一定的熟悉度。通過引入線下票據(jù)樣式,能夠讓賬單概覽的呈現(xiàn)更加直觀、貼近財務(wù)的工作日常認(rèn)知。財務(wù)在查看賬單概覽時,能夠迅速理解其中的內(nèi)容和結(jié)構(gòu),極大地降低了用戶的理解成本。

財務(wù)無需花費過多的時間去適應(yīng)新的界面和格式,就能夠輕松地獲取賬單信息,提高了用戶的使用體驗和效率。

交互優(yōu)化

新增折疊看板,收納三欄

這個折疊看板具有強大的收納功能,能夠?qū)⑷龣趦?nèi)容巧妙地收納其中。當(dāng)不需要查看這三欄內(nèi)容時,可以將看板折疊起來,不占用過多的空間,使頁面更加簡潔整潔。

高級篩選優(yōu)化

打造財務(wù)千人千面的篩選需求,提高篩選效率

隨著業(yè)務(wù)發(fā)展,財務(wù)人員因工作內(nèi)容、重點及習(xí)慣差異有特定篩選邏輯。為滿足個性化需求實現(xiàn)千人千面篩選,開放高級篩選功能。財務(wù)人員次月進(jìn)入系統(tǒng),一鍵點選標(biāo)簽即可篩選數(shù)據(jù),操作便利,提升效率,便于進(jìn)行財務(wù)分析、決策及日常業(yè)務(wù)處理,為企業(yè)財務(wù)管理提供支持。

管理高級篩選更輕量

明確區(qū)分增刪改操作,設(shè)獨立路徑以優(yōu)化流程。增有專門入口和流程,確保準(zhǔn)確錄入;刪有獨立路徑且嚴(yán)格驗證提示,保數(shù)據(jù)安全完整;改有獨立流程及歷史記錄。此舉優(yōu)化流程,提效率降風(fēng)險。

自定義優(yōu)化

分組展示自定義列,高效選取多列表格

通過Tab交互方式,為用戶帶來了極大的便利,進(jìn)一步提升了用戶操作的效率和準(zhǔn)確性。在使用系統(tǒng)或瀏覽頁面時,迅速將財務(wù)引導(dǎo)至特定的位置或功能模塊。它就像是一個精準(zhǔn)的指南針,始終為用戶指明方向在復(fù)雜的操作環(huán)境中不會迷失。

五、數(shù)據(jù)驗證

上線后針對對賬效率進(jìn)行相關(guān)的埋點,2 個月后單次對賬效率提高說11.67%,財務(wù)部門的滿意度從 7.2 提升到 7.5,因為頁面涉及到的內(nèi)容較多各種接口較為復(fù)雜,只能 2 期發(fā)布。

六、總結(jié)

本文從布局、視覺、交互三方面進(jìn)行優(yōu)化,作為設(shè)計師在設(shè)計的時候,需要有屬于自己的設(shè)計流程。我自己一般的思路一般從大顆粒度到小顆粒度:業(yè)務(wù)分解-場景拆分-布局-視覺-交互。

希望能給到同行借鑒思路,如果有其他的設(shè)計流程的思路可隨時溝通互相學(xué)習(xí)。

專欄作家

一只雞腿,微信公眾號:B端設(shè)計一只雞腿,人人都是產(chǎn)品經(jīng)理專欄作家。一個吃貨的B端設(shè)計師。

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