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每周管理者要花18小時以上（1/3的時間）在會議上，但是，眾多的會議并未達到預(yù)期的目的，25-50%的會議時間被認為是在浪費時間。那為什么 2/3 的會議都是低效或無效的？

今天要和大家討論的話題是管理者經(jīng)常參與的，但是有時被詬病最多的工作內(nèi)容——會議。

會議是在公司內(nèi)部用來傳遞、溝通信息以及達成決策的工具。越是高層級的管理者，在會議上花的時間越多。

哈佛商學院做了個統(tǒng)計，每周管理者要花18小時以上（1/3的時間）在會議上，但是，眾多的會議并未達到預(yù)期的目的，25-50%的會議時間被認為是在浪費時間。人們對開會怨聲載道，認為開會是浪費時間。

能否開好會議，是高效管理者和普通管理者之間的區(qū)別。因為會議決定了你的執(zhí)行效率，那我們一起來看看如何能開好一場會議。

給大家舉個例子：產(chǎn)品部的小李在吃過午飯后接到了會議通知，這個通知提到了下午2點在二樓會議室開會。

小李準時前來開會，看到許多同事都已經(jīng)在了，包括市場、財務(wù)、開發(fā)部門的同事。于是小李就問大家這次會議開什么內(nèi)容，大家都面面相覷，說都是剛剛接到通知。不一會，業(yè)務(wù)部的負責人張總來了，說召集大家討論一下這一批產(chǎn)品上市后用戶的反饋和應(yīng)對，然后花了半小時介紹了目前事情的背景和情況。

經(jīng)過一下午的討論，大家從各自的角度出發(fā)提出了很多觀點。會議結(jié)束了，第二天小李繼續(xù)著手進行了原來的工作，前一天的會議內(nèi)容就被她拋之腦后了，這是一個非常常見的會議的情形。我們一起來看看這場會議存在哪些問題，還有哪些地方值得提升。

第一個嚴重的誤區(qū)和問題，也是多數(shù)會議都會有的通病：

如果我們開個一小時的會議，從下午1點到2點。這個會議所用的時間資源，也就是所謂會議時長，是一小時。但是，這個會議所覆蓋的時間周期可不止一小時。

如果想要一個會議有成效，我們必須要關(guān)注到會議前與會議后的這兩個重要時間段：

一、會議前

我們需要做什么？

創(chuàng)辦人想要創(chuàng)辦一個好的會議，在時間條件允許的情況下，要提前24小時給參會人員發(fā)出會議的通告，要告訴與會者這次會議的：

1. 目的；
2. 時間、地點；
3. 需要閱讀的材料和要準備的信息。

會議是一個特別耗費時間的活動，例如：一個一小時的會議，如果有八個人來參加，那么這場會議不僅僅耗費了參會人員一小時的時間，還等同于耗費了公司八個小時的生產(chǎn)力。因此，對于一個團隊和公司來說，開好一場會議的前提是會議的內(nèi)容需要集體來交流以及做決策。

如果一場會議的目的僅僅是讓參會人了解信息，像這種可以個人完成的任務(wù)，就沒必要放在會議上解決了，這是許多會議都會出現(xiàn)的問題。參會人往往在進入會議室之前對本次會議的內(nèi)容一無所知，以至于一場會議需要占用大量的時間，來跟參會人普及背景信息知識。

其實，普及背景信息這項工作可以在會議前做，就是把相關(guān)信息發(fā)給即將參會的人員，讓他們利用好各自的時間來了解這次會議的內(nèi)容。只有在參會人充分準備的情況下，大家才能在會議的現(xiàn)場有效地交流、做決策，以及最終達成一致的結(jié)果。只有這樣，會議才會變得高效。

二、會議后

當會議開完，會議門被關(guān)上的那一剎那，并不代表這場會議的結(jié)束，而只是進展了一半，因為會議上達成的決議還沒有開始被大家執(zhí)行。因此，每場會議后都要得出清晰的會議紀要，明確要達成的目標和要完成的具體任務(wù)，以及任務(wù)的執(zhí)行者和完成的時間。

這樣的會議紀要要在會議后24小時發(fā)給與會人員，并要求相應(yīng)的與會人員在確定的時間點，對會議所要求的事情給予進展的反饋。那么，這樣的會議才算是畫了完整的句號的會議。

對于一場會議來說，重要的不僅是會議的成功舉辦，還要求會議是高效的，并且一定要關(guān)注會議前與會議后所要做的事情。除了需要注意會前和會后，會議的舉辦現(xiàn)場，也需要注意一些重要的事項。

三、注意事項

1. 每一場會議一定要有一個明確的發(fā)起者，或者叫做決策者

在一場會議當中，如果沒有決策者和最終的負責人，這場會議就會變成一場漫無目的的空談和討論。

因為會議的目的是做出一個決策，以及行動計劃。即便這項決策可能不是最完美的，但這項決策需要有人來拍板。有時候在一場兩個部門之間的會議中，如果沒有一個更高層的角色來參與時，這樣的會議很容易讓大家都以妥協(xié)來收場。

2. 在會的時間觀念包括參會一定要守時

在會議過程中，對于時間的把控要非常的嚴格。在很多情況下，參會人員會覺得這場會議已經(jīng)沒有要繼續(xù)進行的意義了，但是沒有人宣布會議的結(jié)束，所以參會人還得在這場會議中繼續(xù)浪費時間。

所以，主持人需要能夠把握會議的議程。

一般來說，一個會議的議程可以包括以下幾個步驟：

1. 表明目的；
2. 介紹簡要的背景；
3. 提供決策信息；
4. 表達觀點；
5. 達成一致。

在會議的討論過程當中，要確保每一位角色都能發(fā)表各自的觀點，如果你發(fā)現(xiàn)某些角色，在整場會議中不需要發(fā)表觀點，或是從來都不發(fā)表觀點，那么這樣的角色未來可能就不需要參與這樣的會議了。

3. 杜絕在會議當中的小會議和子會議

每個人討論的觀點都應(yīng)該讓所有人聽到，要杜絕他們與身邊的人進行交頭接耳溝通的情況，有時候一場會議會引申出一些新的議題。那這個時候，會議的管理者需要意識到這些問題可能會用一場新的會議來解決，而不應(yīng)該在這場會議中進行討論解決。

4. 要嚴格控制會議的規(guī)模

通常要求便于管理即可，一般與會者最好不要超過八個人，十個人是上限。

在會議的過程當中，盡量保留用于放幻燈片以及用于做記錄的電腦。如果一些人員帶著電腦來參會，這將是一個非常低效的行為，因為經(jīng)常需要把這些人員重新拉回討論現(xiàn)場。

另外微信也是會議效率的殺手，除非有非常要緊的事，或者客戶急需解決問題。否則，一邊開會一邊瀏覽手機將是非常低效的。

對于參會人來說，要學會說不。如果覺得這個會議確實不用參與，參會人可以拒絕，而不用勉強去參加一場全程都很討厭的會。成員對于會議的決策可以在會議現(xiàn)場提出不同的意見，但是一旦達成一致，哪怕你有保留意見，也要百分之百的完全執(zhí)行。

有些公司或團隊采用站立式開會的方式也是一種不錯的選擇，至少這樣的會議不會開得很長。

下次開會的時候，檢查一下這些點。一個好的團隊管理者，一定是關(guān)注細節(jié)的。請大家思考一下，你在開會過程有哪些需要改進的地方？

以上希望對你有所幫助。

#專欄作家#

倪云華，公眾號：倪云華新知，人人都是產(chǎn)品經(jīng)理專欄作家。十年跨國管理咨詢顧問，曾服務(wù)普華永道、IBM全球咨詢服務(wù)部，為華為、海爾、騰訊等公司提供咨詢服務(wù)。多家創(chuàng)業(yè)公司管理顧問。著有《共享經(jīng)濟大趨勢》。

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