讓效率翻倍的文件管理法

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今天寫的東西比較簡單,但對我而言是還挺有用。運營事雜,有時看到別人在一些瑣碎工作、瑣碎動作上花費了很多本不該浪費的時間,會覺得不值,所以分享一下文件管理。

文章內容大體如下:

感興趣就繼續看下去吧~

一、試過那么多的文件管理法都不管用?試試這個思路

文件的分類,應該是按照你工作內容的板塊、性質去區分,而不是說很籠統地去學習某一種文件的分類方法。

  • 如果你是內容運營的話,你就可以把你的東西按照寫的內容區分,文章可以用筆記類工具(有道,印象,為知等),因為內容的話有可能是一篇里面涉及不同的內容,如果你給每天內容的文件名打標簽的話,可能會打很多標簽,用腦去想,難免遺漏,不如用筆記工具做你的外腦,需要相關文章搜索即可。
  • 如果你是社區運營的話,你可以把文件按照你負責工作的大板塊區分,比如說你正在管理的kol,還有你舉辦的社區的活動等等。
  • 如果你是活動運營的話,你可以把你的文件按照活動項目先做大體分類。接著,按照活動上線前中后分文件夾。如果說涉及線上線下聯動的,還要按線上線下兩個子文件夾。如果那個活動完結了,你就直接把它拖拽進已完結的文件夾之中就可以。

以此類推,按照自己工作的具體需求去分,而不是盲目地一律照搬。

二、5大類文件夾分類法,效率加倍,還能給你靈感

大類文件夾的分類,我是按照進度+頻次區分的。文件夾的命名,以“大分類+小分類+時間”(要按照“時間+分類”分也可以,看你個人需求而已)。

  • 正在進行的項目文件夾:與已完成、未落地文件夾平級,完成后歸入已完成的文件夾。
  • 已完成文件夾:所有已完成的項目都拖進去,并細分。
  • 未落地文件夾:專門用于放一些被取消掉的、未能落地的東西。每次隔一段時間看到這個文件夾,都可以想:我當時哪里做得不夠好,還是缺少什么資源,導致未落地。當你缺少靈感又很趕時間,可以看看這里面有什么沒用過的,就算是個啟發也不錯。萬一你的idea真的很好,卻毫無用武之地,也可以存著,某天在別處實現。
  • 經常用到文件夾:專門用來放一些會反復用到的圖片,表格等等。
  • 不常用文件夾:不解釋。

三、經常用到的東西還在浪費時間?這樣實現“毫不費腦地打開”

1. 針對你經常用到的文件夾,把文件夾設成不同的屬性圖標

比如之前我最經常用到的是,push、圖片、活動,那么,push我就用一個綠色的向外的箭頭去標注;圖片,我就用圖片的標記去標注它,活動,就用一個黃色的星星去標注它。在這樣的話,如果你緊急的時候,你只需要看到那個圖標,你就知道能馬上找到你要的東西,不用去看那些文件的名字,連搜索都不用。

2. 針對你每天最經常填的那個信息

比如郵箱名/英文名/中文名拼音縮寫加上賬號密碼等。

  • 可以把需要登錄的軟件名設置成登錄賬號名;
  • 可以在桌面準備一個文本文檔,那個文本文檔是用來寫一些不需要保存的雜事或過濾文本格式的,直接把名字命名為你的郵箱之類最常用到的信息,需要的時候,直接f12+ctrl a+ctrl c+ctrl v即可。

3. 主要針對你經常用到的信息

可以用印象筆記,把需要的東西都記在一個筆記本里,比如一些鏈接、系統登陸所需的信息等。

在頂部設置快捷方式,只要一需要,在頂部點一下立刻跳轉到該筆記本,再ctrl f開始查找即可。

4. 推薦一個搜索工具——everything

這是一個搜索你電腦內文件夾的工具,他比windows自帶的搜索還要快很多,搜索你想要的文件,一般只需要一秒就可以找到了。

四、最后再說幾句

除此之外,還有其他讓效率翻倍的方法——善用各種插件;善用強大的office…………

除了善用工具,當一件事做了一次之后,如果是需要重復的,一定要想:怎么樣我才能更快?

 

作者:姚說,微信公眾號:yaoshuo6

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