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編者按：開了這么多年的會，依然搞不定事情。我們生活在一個喜歡開會的國度，從小有班會，學校在課間操還會捎帶手開個會，等入團入黨了之后更是有連 綿不絕的學習會、交流會、精神傳達會、民主生活會以及各種叫不上名字的會議。工作之后，早上有晨會，晚上有總結(jié)會，兩者之間好象還有若干個即興的碰頭會， 某些大型公司機構(gòu)里面，領(lǐng)導(dǎo)還會偶爾亂入個“我來講兩句”會，或者“我簡單說幾個事情”會。如何正確靠會議搞定事情是，是我們迫切需要解決的事情！

還好，這次的文章是來自真正搞定開會的專業(yè)人士：實時（會議）筆記工具WorkLife的公司聯(lián)合創(chuàng)始人Dave Kashen。這個客戶端不僅是記錄，還會協(xié)同幫助會議參與者搞定會議決策和事務(wù)分配。如果你也苦于開會，那么這篇文章絕對會給你不少幫助。

腦補一下這個場景：你花費了一個小時唾沫橫飛地為客戶講述了你最新的設(shè)計之后，她在接下來的一個小時具體反饋了哪些地方她比較喜歡，哪些地方特別不滿意，你也隨之掏出筆記本，像渴望知識的孩子一樣瘋狂地記了七八頁筆記，確保不會錯過任何一個細節(jié)。

隨后的一個星期里面，你在晝夜不分的加班中拼掉三盒咖啡，完成了2.0的版本，交付給客戶。結(jié)果你在一分鐘后接到電話，對方咆哮道：“說好的按我的 意見修改呢！這完全不是我要的東西！”于是，在對方發(fā)泄完（客戶虐我千百遍我待客戶如初戀）并重重掛了電話之后，你在憤怒情緒的催動下，微笑地咒罵著走進 樓下超市，揉碎了五包方便面并用手插了三個米缸之后，回家開始了新一輪的加班。

好吧，你很糾結(jié)，其實客戶那頭也很沮喪，你的精力和智慧，對方的時間，都在來回交鋒中浪費了。

當然，事情并不一定飛得這樣！作為WorkLife的開發(fā)者，我們同世界領(lǐng)先的諸多設(shè)計機構(gòu)深入交流過和客戶進行會議交流的技巧和細節(jié)，接下來，我會分享一下那些“別人家的設(shè)計機構(gòu)”在客戶交流會議上的成功經(jīng)驗。

在這些頂尖的設(shè)計企業(yè)中，有五項比較實用的“會議技巧”，不僅可以運用在客戶交流會議上，甚至可以延伸到其他的會議上（當然主要是設(shè)計、項目開發(fā)之類的！民主生活會和領(lǐng)導(dǎo)過來“我簡單講兩句”之類的就不在其中了），從設(shè)計評估到項目誓師大會，不一而足。

1.同客戶分享你的筆記

蕭伯納曾經(jīng)說過：“在溝通中最大的障礙是對方的想法被你自己的幻覺所替代。”很多時候，我們更愿意聽到自己想聽到的內(nèi)容，我們也正式通過這種“偏見”來篩選出我們想要的東西，也就是“幻覺”的來源，這也就是為什么回憶的時候，會有不存在的東西混進記憶里。

作為設(shè)計師，你需要有強烈的主觀意志，對于事物有自己獨到的看法，對于信息架構(gòu)有屬于自己的獨到角度，這也是為什么在和客戶交流的時候一個不小心就思維跑偏，出現(xiàn)誤解。

但是，不管你怎么回憶，你落于紙上的筆記是客觀存在的，客戶可以看到，也能從中發(fā)現(xiàn)那些和他們初衷相違背的地方。不要單純通過語言交流進行溝通確 認，兩種不同世界觀的碰撞和少許錯覺就能讓你返工，還是認認真真在會議上，將紙面的內(nèi)容再確認一下，確保你的筆記正確反映了他們的需求和意志，校準方向， 才能走向正確的目標。

2.像偵探一樣洞察客戶內(nèi)心

還有一種常見的情況，客戶對于自己想要的東西有著非常明確極為強烈的想法，但是他們并不清楚自己為何非要這樣。這個時候，你的任務(wù)不僅僅是聽取他的意見，你還得探究并了解他們?yōu)槭裁磿@樣說——甚至比他們自己更了解。

這個時候你就需要主動進入偵探模式了，你要探究對面這位想要這樣設(shè)計的內(nèi)在動機是什么。當客戶提出截然不同的意見，尤其當這個構(gòu)思你很難同意，或者是客戶面對你的誘惑（哪怕你舉出非常充分的理由）也僅僅只是免其為難地應(yīng)付的時候，就意味著你需要深入探究了。

接下來，你可以提出以下問題了：

·你正在試圖解決什么問題？
·你到底想實現(xiàn)什么目標？
·你之所以這么做到底是喜歡其中的那些部分？
·你在哪里看到過類似的東西？
·你到底想為你的用戶或者客戶創(chuàng)造出怎樣的用戶體驗？

3.分配接下來的任務(wù)

衡量一個會議的有效性，可以通過它對未來的影響來進行衡量。正如同大家在過去十幾年中經(jīng)歷的絕大多數(shù)的各種會議一樣，會議結(jié)束，沒有人知道接下來要干啥。

如果會議涉及到具體操作，那么請確保這些部分被記錄下來，并且這些操作和任務(wù)被清晰地分配給特定的人，無論是團隊會議還是牽涉到客戶的會議。在會議結(jié)束之后，最好還發(fā)一份郵件到各人的郵箱中，確保他們接下來會做對的事情。

4.每次會議后問一下這次會議都決定了什么

在Patrick Lencioni 的書《Death By Meeting》（“死于開會”，哈哈，名字好評?。┲校岬竭^，會議結(jié)束之后，應(yīng)該好好問一下會議的主持者：“今天這次會議我們到底作出了哪些決定？”

對于這種情況，他提出了兩項建議：

A、確保你們最終真的作出了決定
開了這么多的會，每次會議大家都討論了一堆事情，提了一堆意見，但是，等到最終表決的時候，請務(wù)必投給自己想要的方案，而非選擇那些你只想試一下的事情。

B、達成共識
在會議結(jié)束前5分鐘，確保與會的每個人在各個決定上達成共識，這樣會在后續(xù)工作中為你節(jié)省大量的時間，避免各種不必要的麻煩。

5. 共享會議記錄

在會議結(jié)束之后，立刻將整理好的會議的決定和相關(guān)記錄發(fā)給每個人，包括每個人在接下來在什么時候做什么事情。這樣一來，每個人都會有一份明確的記錄和未來的行動指南，即使出現(xiàn)了誤解和錯誤，也可以通過這些記錄快速地標記并修改過來。

在下一次碰頭之前，也可以先溫故一下上一次會議的記錄，確保每個人進度一致，至少在探討同一個問題！

結(jié)語：珍視你的時間和才能

雖然這五條看起來很簡單，但是真要執(zhí)行好上面的這些項目，絕對可以節(jié)省大量的時間，減少挫折和返工，讓你真正發(fā)揮出你的才能，專注于真正重要的事情！

原文來自：優(yōu)設(shè)

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優(yōu)設(shè)譯者：@陳子木