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工作中郵件處理已經(jīng)成為大部分職場人士每天都必須要做的事情，面對不斷收到的新郵件，你有統(tǒng)計(jì)過每天花在處理郵件上的時(shí)間是多少呢？無論你是用電腦本地端軟件Foxmail/Hotmail/Outlook/Mail，或者網(wǎng)頁端的Gmail/QQ/126郵箱等，以下和各位分享六個(gè)處理郵件的秘籍，讓你能夠輕松應(yīng)付大量郵件，節(jié)省大量時(shí)間。

根據(jù)發(fā)件人排序郵件，突出重要郵件

對于收到的郵件，我們可以按照發(fā)件人來排序郵件，各位一般都會優(yōu)先處理來自上司老板的郵件，其次處理來自客戶和合作伙伴的郵件，最后是同事和朋友的。

根據(jù)4D原則，快速清空收件箱

按照以下的郵件處理4D原則，理順清空收件箱：

• Do（執(zhí)行）?如果該郵件兩分鐘之內(nèi)可以處理完畢的話，立即處理。
• Delete（刪除）?無關(guān)或垃圾郵件，刪除掉進(jìn)入垃圾箱。
• Delegate（委派）需要別人協(xié)助你處理的郵件，轉(zhuǎn)發(fā)相應(yīng)負(fù)責(zé)人處理。
• Defer（延后）?需要稍后進(jìn)一步處理的郵件，將郵件放入到如下的@Action @Reading @Waiting文件夾中。

根據(jù)GTD原則，進(jìn)一步處理郵件分門別類

根據(jù)GTD原則，建立三個(gè)文件夾來處理郵件，分別是@Action @Reading @Waiting，這樣無論你的文件夾名稱是用中文還是英文，@符號開頭的文件夾都會位于最前面，方面我們進(jìn)一步處理重要郵件。

• @Action（行動）?如果郵件需要你做出下一步行動或者回復(fù)的，將這類郵件移動到該文件夾中，當(dāng)天分時(shí)批量處理。
• @Reading（閱讀）?如果郵件需要你查詢資料或者詢問項(xiàng)目同事的話，將這類郵件移動到該文件夾中。
• @Waiting（等待）?如果郵件需要其他收件人先做處理，等待別人處理后再看結(jié)果的話，這類郵件移動到該文件夾中。

根據(jù)項(xiàng)目/客戶名稱建立文件夾，查好歸檔郵件更方便

現(xiàn)在大部分郵件軟件現(xiàn)在都支持按照發(fā)件人來過濾郵件，重要郵件直接加上星號，某項(xiàng)目發(fā)件人自動歸類到該項(xiàng)目文件夾中，廣告郵件直接進(jìn)入到垃圾箱中，非常方便節(jié)省我們自己郵件篩選的時(shí)間。根據(jù)相應(yīng)發(fā)件人，我們可以按照項(xiàng)目名稱，客戶名稱，個(gè)人事務(wù)等適合自己的情況來建立相應(yīng)郵件文件夾，并用數(shù)字來排序，方便后續(xù)郵件的查找和歸檔。

根據(jù)番茄工作法，分時(shí)分序批量處理郵件

對應(yīng)郵件的處理，運(yùn)用番茄工作法，每天上午和下午各抽空1-2個(gè)番茄時(shí)間進(jìn)行批量處理，不要開啟新郵件到達(dá)提醒，否則你會整天消耗在郵件處理中。我的做法是，根據(jù)當(dāng)天郵件數(shù)量，上午抽出1-2個(gè)番茄，根據(jù)4D原則先快速清空收件箱，下午抽空1-3個(gè)番茄時(shí)間對@Action @Reading 文件夾郵件做進(jìn)一步處理。

開啟“郵件無干擾模式”，適時(shí)放松自己

一天中抽出30-60分鐘時(shí)間，讓自己遠(yuǎn)離郵件打擾，給自己放松和充電的機(jī)會，不要擔(dān)心重要郵件的錯過而耽誤項(xiàng)目進(jìn)度，小強(qiáng)有一句經(jīng)常安慰自己的話，“離開了任何人，地球照樣會運(yùn)轉(zhuǎn)”。所以如果確實(shí)有重要郵件，對方會第一時(shí)間給你打電話的。

小結(jié)

以上和各位分享了六個(gè)處理郵件的實(shí)用原則和方法，可以讓我們從容應(yīng)對郵件，及時(shí)今天端午節(jié)后的第一個(gè)工作日，有多達(dá)100封郵件躺在你的收件箱中，我們也不用整天將時(shí)間花費(fèi)在郵件處理中啦！

本文由 @Johnson Chen 原創(chuàng)投稿，并經(jīng)人人都是產(chǎn)品經(jīng)理編輯。未經(jīng)許可，禁止轉(zhuǎn)載。