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本文詳述：寫好一份會議紀(jì)要的方法。

前天看到同事從領(lǐng)導(dǎo)辦公室出來，看神色不對問了句：怎么啦？

“哎，還不是因為最近的項目進(jìn)度匯報，領(lǐng)導(dǎo)太挑剔了，真心累！”

細(xì)問了下，原來是會議紀(jì)要出了些問題，挨來一頓罵：“做了這么久的產(chǎn)品，為什么你連一篇會議紀(jì)要都寫不好！”

你是否曾經(jīng)收到過這樣的郵件——標(biāo)題：20190216，點(diǎn)開看竟然是X項目的紀(jì)要，密密麻麻的一堆文字。

這時候，你的第一反應(yīng)是什么？頭痛，關(guān)掉，然后郵件就沉了？

要是發(fā)出紀(jì)要的是你，這結(jié)果是你想要的嗎？

答案是否定的。

關(guān)于如何寫會議紀(jì)要？

身邊的人基本的回答是：“我知道——先寫什么、然后、最后，balabala……”

“為什么這樣寫？”

“嗯……沒想過?！?/p>

知其然不知其所以然，就好比玩狼人殺，知道自己死了，卻不知道為什么。

冤～啊～這當(dāng)然不是一個產(chǎn)品人嚴(yán)謹(jǐn)?shù)淖黠L(fēng)。

因此，對于這個問題，我先來拋個磚。

為節(jié)省大家的時間，先給出整體的思路，本篇重點(diǎn)在理論篇。

一、概念：信息場、信息勢、信息合力

寫會議紀(jì)要，是我們?nèi)粘９ぷ髦校倨匠２贿^的一項工作了。

如果要問：寫會議紀(jì)要寫得最多的人是誰？

那當(dāng)然是老板的秘書了，老板開會越多，紀(jì)要越多。

秘書（secretary）：受雇為上級處理通訊及日常事務(wù)和雜務(wù)的人——百度百科。

為啥要拿這個秘書的定義來說，其實(shí)我想讓大家關(guān)注一個關(guān)鍵詞：處理通訊。

作為團(tuán)隊的管理者，每天需要各種會議將信息傳達(dá)、探討，形成共識。

為了深入理解開會這個行為，我在這里提出三個概念：信息場、信息勢和信息合力。

為方便大家理解，繪制丑圖如下：

一句話概括：在有信息傳遞的場景下，每個人都在都有一個合力，每個人的合力融合成團(tuán)隊的合力。（概念有點(diǎn)抽象，可略讀）

1. 信息場

信息場，是信息單元的聚合場，有高密度、流通快的特點(diǎn)。

社會是一個巨大的信息場，人與人之間時時刻刻都在發(fā)生連接，而產(chǎn)生連接的介質(zhì)在抽象化層面就是信息單元。

從微觀上看，每個信息單體在場中看著像是在做無規(guī)則的布朗運(yùn)動。

而從宏觀來看，這個社會其實(shí)是由一個又一個大小的信息場聚合而成的，每個人在場中交換特定的信息單元。

2. 信息勢

信息之所以能夠流動，當(dāng)然有一個力量在推動。

而這個力量就是信息勢，即為：合力之間的信息力差。

舉個通俗的例子：

在公司這個信息場中，公司為了掙錢（信息合力1），老板為了完成追求更好的生活（信息合力2），新員工為了學(xué)到更多的技能（信息合力3）。

三個合力之間，其實(shí)就會有信息力差，所以會在公司這個信息場中，頻繁地交換信息單元。

3. 信息合力

信息合力，無序信息單元聚合在一起的結(jié)果。

通俗理解即為：我們的共同目標(biāo)。

我為什么寫文章，我的信息合力是：通過輸出想法、收集想法，完成閉環(huán)，以變成更好、更完整的自己。你呢？

可以說人類的一些聚合形態(tài)，其目的就是：創(chuàng)建一個信息場，讓每個團(tuán)隊的成員根據(jù)自己的合力，輸出信息單元，最終達(dá)成大的合力。

二、開會的本質(zhì)

理解了信息場的概念之后，我們再來看看開會這種具象化的聚合形態(tài)。

作為一個會議記錄者，是否清楚地知道：到底什么樣的會才是一個好的會議？

可能很多人都會先問出一個問題：為什么要開會？不開行不行，比如換成打電話、發(fā)郵件等？

當(dāng)然，這個得根據(jù)具體問題具體分析了。

如果說形成合力的過程，通過非會議的形式的時間效率更高，那開會不是一個最佳的方式。

所以開會的本質(zhì)，我理解有如下兩點(diǎn)：

1. 提升信息單元流通的效率

產(chǎn)品工作當(dāng)中，有跟業(yè)務(wù)、老板、設(shè)計師、開發(fā)、測試等多種角色溝通。

如果信息流是：A–產(chǎn)品、產(chǎn)品–BCD，有這種并集等關(guān)系等話，還是考慮用開會的形式，提升流通效率。

2. 達(dá)成信息的合力

筆者認(rèn)為，沒有達(dá)成信息合力的會議，都不是一個好的會議。

所以你可以看看：開會前是否會議都會有一個信息合力的目標(biāo)預(yù)期？

如果沒有，可以建議會議發(fā)起者進(jìn)行明確。

三、會議的類型

做會議紀(jì)要者，經(jīng)常會為兩個事情發(fā)愁：

1. 會上信息太多，不知道記錄什么？
2. 編寫紀(jì)要，記錄了很多卻往往想不起領(lǐng)導(dǎo)說的那個關(guān)鍵信息。

這時候，搞清楚會議的類型就比較重要的，筆者稱之為：場景化的前置思考。

從信息場的概念上來看，可以分為三大類：

1. 傳遞已經(jīng)形成的信息合力。
2. 通過探討，形成新的信息合力。
3. 前兩者兼有。

為通俗理解，下面舉下具體的案例：

四、紀(jì)要者的道

明確了開會的本質(zhì)和會議類型之后，你可能要問：到底該怎么做，才能寫好一篇紀(jì)要啊？

來，這里就講講一個寫紀(jì)要者思考方法：

1. 明白自身使命

能清晰傳達(dá)信息合力。

正如前面所講，會議就是一個信息場，目標(biāo)就是為了更好地達(dá)成信息合力。

所以對于紀(jì)要者自身，是要把合力內(nèi)容簡單、清晰地表述出來——合力是什么？分力由誰出？

2. 懂紀(jì)要面向人群

紀(jì)要最終的呈現(xiàn)狀態(tài)為：郵件、文檔，以將流動的信息單元完成固化。

作為紀(jì)要者，需要清楚地知道：紀(jì)要是給誰看的？

給整個團(tuán)隊？給領(lǐng)導(dǎo)？還是給執(zhí)行者看？

寫法是有側(cè)重點(diǎn)的，對于給未參會者來說，也是有差異的。

具體會在第五部分講到。

五、紀(jì)要者的術(shù)

術(shù)：具體執(zhí)行落的辦法。

區(qū)分兩個場景：記會議內(nèi)容和寫出來。

1. 記錄會議內(nèi)容

清楚會議目的：好的會議都是有會議預(yù)期的，建議大家提前搞清楚。

記錄的側(cè)重點(diǎn)：

通知類和討論類的記錄側(cè)重點(diǎn)不一樣。

通知側(cè)重于記錄合力的重點(diǎn)——是否需要與會者出力？時間計劃有要求么？還是僅僅在了解層面？

討論類需要多一部分，是在記錄有價值的信息單元。所以，在開會的過程中，要有意識地去找這些信息。

記錄的工具：

記錄的框架清晰后，還需要高效的工具，這樣可以節(jié)省每一次記錄的時間和不錯過下一次有價值的信息單元。

建議：提前準(zhǔn)備好記錄框架，包括合力部分和記錄信息單元部分。

工具最好能夠支持快速結(jié)構(gòu)化內(nèi)容和具備良好的修改能力，比如增刪（可以用Xmind記錄）。

2. 寫紀(jì)要

優(yōu)質(zhì)的紀(jì)要對于讀者來說就是：單位時間內(nèi)能夠獲得更多所需要的信息單元。

可以分為兩部分衡量：可讀性好和內(nèi)容框架好。

可讀性好是側(cè)重在：排版、信息傳遞高效。

這就不展開了，下面說下內(nèi)容框架是怎么回事。

內(nèi)容框架：分為信息合力部分和個人出力部分。

另外的方面是：區(qū)分閱讀人群。通俗解釋是：見人說人話，見鬼說鬼話。對人來說，要是你鬼話連篇，人就不愛聽拉，下面稍微列下：

• 給整個團(tuán)隊：達(dá)成的信息合力是什么？不同人需要出力的點(diǎn)分別是什么？
• 給領(lǐng)導(dǎo)的：達(dá)成的合力是什么？形成的過程是啥？有需要領(lǐng)導(dǎo)給出意見或支持嗎？
• 給執(zhí)行者：達(dá)成的信息合力是什么？你需要出力的點(diǎn)及時間計劃

對大部分人來說，寫會議紀(jì)要僅僅是工作當(dāng)中很小的一部分，但其中能夠看出一個人的職業(yè)化水平。

筆者結(jié)合自身所見所想，從信息場的概念切入，逐步分析開會的本質(zhì)、紀(jì)要者應(yīng)該具備的思考模型和執(zhí)行方法。

希望對你有一些小幫助、小啟發(fā)。

以上，就是我拋出來的磚，歡迎找我來一起分享你的好玉。

作者：15年畢業(yè)于華南理工大學(xué)，有運(yùn)營和產(chǎn)品經(jīng)歷，現(xiàn)負(fù)責(zé)金融大數(shù)據(jù)產(chǎn)品：個性化推薦、意圖搜索，AI智能客服。個人微信公眾號：大雄背起行囊。

本文由@大雄 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理。未經(jīng)許可，禁止轉(zhuǎn)載

題圖來自Unsplash，基于CC0協(xié)議