起點課堂會員權益
職業體系課特權
線下行業大會特權
個人IP打造特權
30+門專項技能課
1300+專題課程
12場職場軟技能直播
12場求職輔導直播
12場專業技能直播
會員專屬社群
榮耀標識不會做職場時間管理？這些建議你絕對用得上！
時間不可逆，所以我們由其知道時間的可貴。你會管理自己的時間嗎？
有人認真考慮過時間這個概念嗎？
如果你去搜索它的定義，會發現有物理學、天文學、哲學、文學和宗教等多個角度來解釋這個詞。
在英文詞典中，time一詞至少有十多項解釋。其中有一句英文是從管理學角度闡述了時間的概念：
a period of time considered as a resource under your control and sufficient to accomplish something。
大意是說，時間是一種你可以控制并用來完成某事的資源。每人每天都有24個小時，以分鐘為單位來衡量，一天是1440分鐘。再進一步，按照8小時的工作制度，每天480分鐘用于工作，如何做好時間管理，保證最有效的產出是非常有必要的。
每天的工作，大需求也好，小需求也罷，只要有規定的完成時間，都可以算是一個完整獨立的項目。
由于從事多語種翻譯工作，除了經常要考慮各國譯員的時差以及與local team的配合時間，還要做跨部門和部門內的翻譯需求溝通，發現翻譯是一項對時間管理比較苛刻的工作，尤其是項目周期比較短的時候，無法做到有效管理時間，永遠都在趕deadline的路上。
下面以日常的翻譯需求為切入點，分享自己在時間管理方面的一些心得，其實也適用于大多數需要做時間管理的場景。
一、分配時間
牢記每個項目都有完成的時間限制。
基本上，當你拿到需求的時候，經過評估工作量和要求等因素之后，你就要預估什么時候返回，這個時間節點有個不友善的稱號叫deadline。由于從事語言方面的工作，通常比更多的人要關注詞源。deadline這個詞最早出現在美國內戰（1861-1865），南北戰爭期間，南部聯軍設置了一個戰俘營，在戰俘營的周圍劃了一條線，一旦戰俘越過這條線就會被守軍射殺。于是這條線就被稱為死亡線dead line。后來，該詞又用于報社行業，經過演變，直到1920年，才用作time limit的意思，也就是今天普遍使用的截止時間之意。有人可能覺得到了截止日期，就瀕臨死亡線，做不完，就要被罵死……所以科學技術不再是第一生產力，deadline才是。
針對大項目，建議最好拆分成子項目，更加準確地預估每個部分完成所需要的時間。好比一個5000字的翻譯需求，翻譯需要1.5天完成，過程答疑解惑需要0.5天，審校需要0.5-1天完成，那么這個需求大概就需要3天左右完成。這是理想的交付時間，但過程經常出現不可抗拒的因素，比如文檔寫作糟糕，翻譯需要花費很多時間理解其中的內容，需要與對方確認文檔中的疑點，而對方不是在開會，就是有其他原因不能及時配合解答，那么翻譯進度就被影響，這時候可以預留1天左右的buffer時間，也就是這個項目的完成需要4天左右來完成會風險低一些。
給自己設置比官方截止時間更早的deadline，永遠不要高估自己會在deadline那天完成任務的能力。倘若不想總是焦頭爛額地趕deadline，建議有所謂拖延癥的同學有病治病，不要什么事情都放在最后一天才做，因為你會發現最后一天往往會被各種雞毛蒜皮的事情hold住了。
個人通常的做法是，假設項目官方deadline時間為1月15日，給自己的deadline就會提前半天，或到1月14或13號，永遠要超前完成任務，預留時間給自己做緩沖和保證完成的質量。這樣子對方永遠覺得你棒棒滴，因為他們的deadline不是被按時完成，就是超前完成，覺得你非常給力靠譜。
如果項目交付周期被縮短，要學會尋求更多的資源來完成項目。常見的方法是加班，但這一招并非總是有效的。畢竟很多事情不是加班就能解決的，一個人一天也就只有24個小時，再怎么擠，也還是24小時，我們不是超人，不要硬扛。
如果做大項目長期加班，更要注意身體問題。如果加班行不通，還有另外一種做法是，需要借助更多的資源去完成，比如分任務，多人協作，最后一人做PM統籌。
此外，還可以外包，尋求外部支援，但本質上也是增加完成同一件事情的人力資源，只不過壓力轉移到他人身上，自己需要把精力放在項目的質控上面。
多個項目并行的時候，先快速完成小項目，再做大項目。很多人會和你談項目優先級，但他們忘記了做大項目需要更多的時間這一個事實。
工作中同時爆發多個需求是常有的情況，你會發現所謂的優先級四象限法則是錯的，但總有人不斷地給你灌輸這個方法論。如果沒有聽過這個理論的同學，要謹慎避免誤入歧途。因為要把任務放到四個象限中，進行判斷所要耗費的腦力太高了，什么程度算重要，什么程度算不緊急？緊急的東西不重要嗎？當你使勁渾身解數填好四象限，時間早就過去了2個小時。
個人通常的做法是，把今天要完成的項目快速列出在本子上，即所謂的to-do list，然后快速把簡單好做的需求（比如幾句話的翻譯）先做完，給自己一點自信和打雞血。剩下的大塊頭需求（比如幾千字的翻譯需求），再按照前面說的拆分方法各個擊破。針對5000字的中文，今天翻譯2000字，明天翻譯2000字，后天翻譯1000字并把前面兩天翻譯的譯文一起檢查。確保大的項目每天都有一定的完成度。就像羅馬一樣，大項目不是一天完成的，但卻可毀于沒進度。
二、減少打擾
有效地關注工作群的消息，可以關閉通知提醒，但不是完全不理睬。在工作的時候，最常見的外部打擾是群消息彈不停，如果不需要隨時關注群動態，及時響應某些緊急事項，建議關掉消息提醒，每15-20分鐘左右（這個時間間隔因人而異）再看一下群消息。當然有的人心理素質異常強大，任你怎么彈窗，就是不點擊進去看，這種就無需關閉消息提醒了。畢竟實時盯著群消息，很難集中精神處理某些需要一個時間塊才能完成的需求。
控制上網時間，尋找檢索資料的高效方法。另一個大干擾來自于網絡，上網檢索資料時，往往會控制不住，越跑越遠，從一個搜索hit跳到另外一個hit，無意中花了不少時間瀏覽過多對解決眼下問題無關的網頁。如果你是那種無法控制自己的人，一旦發現自己花太多的時間在網頁搜索上面，就要想辦法停止下來。如果你是完全對自己上網用了多少時間無感的人，建議查資料之前，設置一個鬧鈴提醒自己，避免自己花太多的時間在網上。
比如，針對中文術語“死信隊列”如何翻譯，10:00上網查對應的英文說法，一般到了10:30，半個小時過去了，還沒查到就停下來,思考是否有更便捷的方法快速得到此術語的翻譯？比如：咨詢撰寫該文檔的業務側同事，他們經常閱讀外文技術資料，很大的可能會知道這個詞的英文說法（永遠不要小看開發哥哥的英語水平），或者參考競品，或者機翻完再google搜索檢驗等，捷徑總是有的，只是沒想到而已。
當然，有些時候上網查的資料不是那么準確，需要不斷地深挖，但無論如何，請一定要控制好時間和掌握查資料的一些技巧。關于這些技巧，網上有很多行之有效的方法可以試試。
預留開會的時間，提前安排好工作。再說另外一個干擾是開會，一個會議可以占用一兩個小時，半天，甚至是幾天的時間。等你開完會，發現等待你的往往是加班，不然這一天可能什么都沒干。不是在開會，就是在開會的路上。但是會議呢，沒辦法不參加。
個人的建議是，最好提前了解會議的主題，讓自己更加有效地參會，如果有人主持會議，避免大家思維過于太發散，那再好不過了。如果沒人充當這個角色，你可以見義勇為充當這個角色，讓會議更有效地進行，更早地結束。
有些會議，如果不是必須要參加的，可以不用親自出席，但一定要關注會議紀要，以免錯過重點信息，影響后續工作的展開。對于那種一個會議需要討論多個主題，而每個主題之間的關聯性不強時，可以咨詢發出會議邀請者，是否可以只選擇參與自己相關的那部分主題，以便節省時間做其他事情。
沒有任何一款時間管理工具和方法論放之四海皆準，只有適合自己的工作模式。娃都是別人家的厲害，年終獎都是別人家的公司多，我在這里和你說了這么多方法，也都是“別人”的方法，也許都不適合你，但希望對你有所啟發。
很多工作都需要一大塊無人干擾的時間來處理，之前也看到有人推薦番茄工作法（25分鐘工作/5分鐘休息為一個工作時間單位），或是Wunderlist等清單記錄工具，但實操起來，很多事情都身不由己。個人親測最有效的方式就是用筆在本子上快速記錄，隨便寫隨便畫，自己看懂就行，被打擾之后隨時能跟上中斷前的進度。不像軟件，還得按照它的格式填寫。
畢竟實際工作中，并沒有一個真空零干擾的工作環境，比如，你工位擺了一束漂亮的玫瑰花，然后其他MM路過，可能會因為這花太漂亮吸引了她，前來和你聊上幾句，也會迫使你的工作暫時性地中斷。再好比，一通快遞電話打來了，喊你下樓收貨，這種類型的工作中斷也是經常出現的。
我們需要鍛煉的是，如何從被干擾中斷之后快速進入工作狀態的能力。不要問我這種能力怎么培養，如果你經常有意識地讓自己快速集中精力，就離掌握這種能力不遠了。如何快速進入工作狀態，只有一個方法，那就是立馬工作起來。
三、有效溝通
溝通一定要針對新問題，而不是費時間反反復復做老問題的溝通。很多人都覺得自己會溝通，但實際情況恰恰相反?？纯粗袊泻芏喑烧Z都是和不良溝通有關的，比如：禍從口出、出口傷人、白費口舌、有口無心等等，就知道我們多么需要有效而正確的溝通。有效的溝通可以幫助減少項目運轉所需要的溝通時間，減少不斷開項目會議而無結果的時間。第一次溝通就要把事情說清楚，做到每次的溝通都是針對新問題，而不是反復糾結在老問題上面。
確保雙方在溝通時都能對同一件事情達成一致的理解。首先明確一點，溝通一定是雙向的，不僅一方說清楚，也要確保另一方理解清楚了，才能稱得上有效的溝通，任何單方面的溝通都不是有效的。
舉個例子，前陣子讓新人寫篇KM工作文章，原話是這么說的“對了，你最近可以寫篇KM文章，看看下周內能否寫完。原創的，和翻譯工作相關就好，字數不限啦”。一周之后的周五，問她是否寫完了嗎？她一臉懵逼完全不知道周五是deadline了。后面經過進一步的溝通，了解到她所get的意思是“下周內考慮寫一篇KM，能寫就寫，不能寫就算了，just try”。
后來，我也反思了這其中的信息傳達不對稱問題，雙方對同一件事get到的點不同。后續這種任務執行的溝通，更應該像一項指令，說清什么時間完成什么事情，如果不能完成，什么時間點反饋。或許措辭變成“下周五之前務必寫一篇KM文章，如果寫不了，下周三之前反饋，再另做安排”，這樣的表述雖然缺乏溫度，但一定是明確有效的。
對于那種需要別人配合才能完成的工作，必須提前溝通好時間安排和告知進度風險。例如，本月要發布一個APP新版本，就要具體到開發、翻譯、測試、美術需要多長時間才能完成這個版本的需求，過程出現頻繁修改需求可能造成進度延后的時候，如何再次調整項目時間安排。
個人最大的感受是，管理好上游和下游的隊友，不要讓自己在中游難受，永遠不要做“夾縫中的項目管理”，不利于身心健康，也容易和隊友之間相互推鍋。再以App翻譯來說，按照規劃好的時間，提前3-4天催產品給文案或讓開發盡早合入文案進行翻譯，要想讓別人全力配合，一定得讓人明白你的工作是如何展開，提前告知會有哪些風險點，丑話說在前頭，這是聰明人的做法，因為你不知道天上什么時候會飛來一口鍋，砸在自己的身上。
當然，也不鼓勵你把鍋推給別人，是自己的鍋，就得認領。但如果問題不是自己造成的，堅決不做背鍋俠。然而，實際中，出了問題，很多團隊第一時間是推鍋，把責任定在某個人的頭上，而不是快速解決問題。
采用的溝通方式一定要以盡量尊重對方為前提。之所以會提及這一點，是因為在現實工作中，有時候往往很想做到尊重對方，然而有的同事一時心急，容易爆粗口，但千萬不能有玻璃心，只要都是為了做好項目，而沒有人身攻擊的話，要學會包容他人。每個人的溝通方式不同，有的人就喜歡企業微信打字，不喜歡打電話或發郵件，有的人喜歡當面聊，其實不論哪種方式，只要達到溝通的目的就可以，但可以選擇一種節省時間的溝通方式。一種方式行不通，就要嘗試另一種途徑，不能讓問題無限期拖下去不解決。如果實在無法解決或無權處理問題，已浪費了不少時間在溝通上面，需要請示領導去協助推動事情的進展。
時間管理這活并不難，關鍵在于你怎么做。有意識培養自己的時間觀念，了解項目的整體進度，看清自己處在哪個環節鏈條上，摸清上下游人馬的做事風格，進行有效明確的溝通。
永遠不要奢望別人給你留時間，時間都是自己爭取來的。
作者：elviradong，騰訊員工
公眾號：騰訊大講堂（ID：TX_DJT）
來源：https://mp.weixin.qq.com/s/nDrfgsakXfWsR8vnZYEnOw
題圖來自Unsplash，基于CC0協議
- 目前還沒評論，等你發揮！
