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小到一個業務節點，一個項目組，大到一條產品線，一個事業部，你都會獲得獨立負責工作的機會。那么，你要如何才能成為一個合格的項目負責人呢？

最近觀察到很多同學著急忙慌地做事，但在很多最基本的工作上犯錯，持續犯錯，準備花點時間把工作過程里已經形成肌肉記憶的東西整理出來。我個人風格偏向解決實際問題，所以會更多講一些拿來即用的小技巧。無論你是什么崗位，工作方法與決策模型底層都是互通的，希望能支持到有意愿自我提升的同學們。

準備寫成一個系列，估計會很長，盡量不斷更。

我們先來談談第一個話題“如何成為一個合格的項目負責人”，小到一個業務節點，一個項目組，大到一條產品線，一個事業部，你都會獲得獨立負責工作的機會。機遇到來時，希望你已經做好了準備：）

這個話題相對比較龐大，細節也比較多，我會分成幾篇文章來講解：本文是這個系列的第一篇

• 報信 | 如何做好信息同步工作
• 搖人 | 如何做好資源協調工作
• 拉車 | 如何做好項目推進工作
• 鏟事 | 如何做好危機處理工作

無論你的職級多高，能力多強，在企業中第一優先級的角色都是“員工”。你天生需要與身邊的伙伴協作共事，讓他們充分知曉情報是你的義務。

為什么要做信息同步？

1. 降低項目風險

當代職場已經很難出現完全獨立的工作事項了，讓信息公開一定有利于降低項目風險。團隊中不同的角色視角是完全不同的，研發關注成本與實現，視覺側重于好看與美觀，市場著眼于怎么宣發，銷售想著能不能賣錢，老板只關心劃不劃算。

在立項之初，各側參與者對同一件事的理解大概率是不一致的。沒做好信息同步，要么項目組織不起來，要么運行到中段執行冒泡，要么在收尾階段頻繁暴雷。公開信息，讓不同角色用不同的視角來觀察項目，潛在風險提前提出，在事發之前就做充分準備，極大降低風險。

切記，信息公開代表著合作與尊重。坦誠是互相建立信任的敲門磚，別浪費建立革命友誼的機會。

2. 為合作團隊提供調整空間

一個工作事項的完成往往需要多個角色共同參與，舉個栗子：

12月15日我們要發布一個產品，市場計劃在當天召開發布會，銷售為了業績決定開啟促銷活動。假使項目出現延期，產品質量低，功能不完善的情況，便需要配合部門的同事做好計劃調整。發布會的口吻可以從“產品發布”調整為“產品公測”，銷售將“促銷”的活動玩法變更為“邀請試用得大獎”。

問題每天都會有，總有辦法來解決。后面單獨起文章展開講解。

切記，當出現不可逆的情況下越早讓信息公開，挽救的可能性便越大。

3. 為你的“老大”負責

每個職場人都有上下級的關系，扁平化管理的團隊也會有類似導師（sponsor）的角色存在。經常聽到有同學抱怨自己的工作成果沒被看到，錯失升職加薪的機會覺得委屈。這僅僅是從我們自己的角度的分析結果，那么從領導的角度呢？有沒有我們可以提升的空間？

作為“老大”，可能會同時跟進N個項目，無法事無巨細了解每個項目的細節。在這里你有義務積極主動讓Ta知曉你的工作近況。

作為“老大”，能力或是資歷是強過你的，他會從資源和經驗的角度給你一些支持。

比如：這件事曾經做過已經有成熟的落地方案，你只需要在確定的方向上繼續優化放量；或者這件事別的部門已經在做了直接協調資源與他們合作推進即可。

為了支持團隊成長，我們都會給新人獨立負責項目以成長的機會，免不了會因為經驗不足犯錯誤。這種時候你的“老大”會是被問責的第一對象，如果你沒做好信息同步，他被他的“老大”用一個不知情的方案和結果問責，這是管理失控。

切記，不要搞這種烏龍讓“老大”連為你解釋的機會都沒有。

4. 用里程碑事件保留證據

團隊之間協作共事，難免會遇見沖突或者扯皮的事情。不管是合作伙伴疏忽“沒記住”，還是能力欠佳，我們作為項目負責人都應該主動避免這類問題發生。信息同步就能很好解決此問題，不要扯皮看會議紀要，看郵件就好了。里程碑事件也有利于項目組的士氣提升，在大型項目時里程碑事件尤其重要。

切記，不要做無謂的爭論。除了讓威信受損，你什么都得不到。

信息同步工作做不好，我們認為這個項目負責人是失職的。

要同步哪些信息？

一般來講我會主動同步以下幾類信息：

• 項目進度
• 項目風險
• 項目階段性結論

1. 項目進度

完成度=已完成工作量/總工作量

時間進度=已用工作天數/計劃交付工作天數

我們一般會在項目啟動時對既定工作進行工時估點，做到工作事項可衡量。

比如：項目完成度為35%，對比時間進度為45%，存在10個點的進度落后。我們需要通過其他方式追回一些進度。

2. 里程碑事件

在項目管理里方法較為常見，常見的里程碑事件有立項、方案評審、階段性結果、提測、發布等。封閉開發類項目，立項、提測、發布等可以不做為里程碑事件做信息同步，其余情況下都不建議縮減里程碑事件。你要知道沒有人愿意在沒有存在感的團隊中做事的，要積極向合作伙伴們釋放確定感。

3. 項目風險

項目過程不可能一帆風順，每天都要處理各種問題。常見的風險有：項目延期、需求變更、人員變動等，遇見風險不可怕，可怕的是風險不可控。所以當你進行風險向的信息同步時，請對風險進行分級「重要/不重要，緊急/不緊急」不要是個風險就匯報，也不要害怕風險被暴露。如果能對風險提供你力所能及的解決方案，團隊會愿意積極配合你工作的。

比如：「項目延期」**項目具有延期風險

• 項目成員***3月1日至14日休產假，生產力短缺 | 建議抽調基礎項目部xxx進行彈性人力支持；
• 模板訪問時存在跨域問題，加載速度緩慢 | 負責人xxx正在進行技術攻堅，預計耗時3天。

以上兩個風險都是事實，都是為了你的目標服務的。

一場已發生的事故說明一定存在數個風險，而每個風險又指代了尚未被發現的數十個隱患。不是所有的風險都要被解決，但風險需要被管理。

4. 項目階段性結論

項目進程中我們會進行各種正式或非正式的溝通，討論。這些談話往往以達成共識和計劃review為目標的。這種情況下，做好信息同步是必要的。

我更建議用會議紀要這種方式同步以下幾方面信息：

• 參與人（注明主持人，與會人）；
• 時間，談話發生的時間；
• 主題，討論了哪些問題；
• 結論，基于問題的結論；
• 后續計劃，動作|時間|負責人。

每個企業和團隊情況各有不同，當你為同步什么信息撓頭時，我建議大家使用這個原則來決策：

• 「這個信息對于項目進程是是否起正向作用？」
• 「如果是，講！如果是的比重較大，也講！」

當然每個人對于正向的理解有差異，多向你的上級或導師請教，聽聽別人的意見。同步時未處理好信息密度，說不到重點或者事無巨細的婆婆嘴都是不理想的選擇。這部分能力缺失的項目負責人是不合格的。

怎么進行信息同步？

企業中，我們常用：郵件、即時通訊工具、WIKI、Teambition等，也會通過每日站立會議，周例會等方式同步，不同的方式定位也存在較大差別。

• 郵件：非常正式的信息傳遞工具。你要同步的信息具備「嚴肅正式，后續可查詢」兩個特性，請使用郵件；
• 即時通訊工具：相對寬松的溝通工具，臨時的，討論性質的內容大多在這里發生；
• 站會：口頭告知昨天做了什么，今天準備做什么，需要參會人知道的及需要團隊支持的。

會議是個特殊的話題，我會在后面單獨展開來介紹。下文只介紹線上的信息同步方式。

（1）郵件

怎么寫一篇好的匯報郵件，我會分成標題，收件人，正文內容，附件幾個部分來介紹。

標題：標題的原則很簡單，一句話說清楚重點。

比如：

• 「會議紀要」3月28日模板市場周例會會議紀要
• 「方案確認」移動端適配模板市場需求方案，請***確認

建議使用“「類別」+ 具體事宜”的結構來書寫郵件標題。目的是方便協作伙伴們快速判斷這封郵件的類型是否需要看下去，是否需要立刻馬上處理。對了，關鍵信息記得前置以便于在頻幕較小的移動設備上僅通過標題便能判斷。

收件人：

郵件的收件人類型分為發送，抄送，有的還包含密送功能，不同的類型代表的業務含義也有區別。

• 發送列表中填寫的大都是需要知曉信息的同事。
• 抄送列表中一般填寫與項目相關，但非直接負責的同事。比如其他部門接口人的上級等。除此之外，建議follow之前讓信息被更多人知道的原則，添加上項目組同事都在的郵件組。
• 密送列表中的人會收到郵件但不會在郵件中明文顯示，所以用法比較特殊，自己琢磨吧：）
• 還有一些通用的細則，比如有的同事同時使用好幾個郵箱，為了信息到達效率請提前確認好收件郵箱；也不要偷懶發郵件組就不再單發收件人，因為有的時候同事會因為郵件較多設置收件規則「只看收件人包含自己的郵件」導致你的郵件遺漏。

正文內容：

一封清晰的郵件正文，我會按照如下順序書寫：

• 先說結論 | 節省大家的時間先說結論，是否查看得出結論的過程由收件人自行判斷。
• 再說過程 | 證明你結論的完整推導過程，背景，實施方案，以便于收件人知曉更多細節來做判斷
• 后續計劃 | 結論對項目的幫助是？我們的后續準備怎么做，需要什么支持？

寫郵件是個藝術，不同的人匯報同一件事也會有截然不同的效果。以上三點基本可以幫我們把事兒有效率地說明白。有興趣的話，我后面會結合一些實際案例展開聊聊不同類型郵件的寫法。

附件：

附件一般是服務結論的物料格式類型各有不同。這里就嘮叨一點，如果你的郵件中需要添加附件，在你寫郵件時第一時間將附件上傳上去。我們見過太多郵件遺忘附件而后續追發蓋樓的烏龍了。請避免這種不職業的情況。

（2）即時通訊工具

一般大家都會使用微信，企業微信，釘釘等即時通訊工具進行溝通。在工作環境中，請你謹慎使用語音功能，大多數情況下語音的效率是弱于文字消息的。每個伏案工作者在溝通工作時收到五、六條長達60秒的語音消息都不會愉悅。當然你是老板的話，你想任性請隨意，其實也不建議。

同步給誰

終于說到最后一個環節了。同步信息給誰值得你花點兒時間好好設計，它和你做信息同步的目標強相關。

比如：你匯報了因為xx要休年假導致團隊生產力下降，那么你的同步對象一定要包括具備資源調動能力的人

原則：與你的項目相關的人，你希望Ta知道你表現的人。

所以常見的同步對象如下：

• 你的上級，導師等
• 你的團隊，與你一起推進項目的人
• 你的業務方，和你項目有依賴關系的上下游
• 某些特別的人（能看到這里，你肯定很聰明又勤奮，自己意會吧）

總結

信息同步是成為項目負責人的基本功，是你成長為一名可信賴組織者的必備條件。

本文由 @?Lil_Sun 原創發布于人人都是產品經理。未經許可，禁止轉載

題圖來自Unsplash，基于CC0協議