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榮耀標(biāo)識(shí)如何應(yīng)對(duì)工作中，那些沒(méi)完沒(méi)了的開(kāi)會(huì)？
80%的會(huì)議都是浪費(fèi)時(shí)間，如何正確地開(kāi)會(huì)才能不浪費(fèi)？怎么樣才能解決提高會(huì)議效率？本文梳理了一些開(kāi)會(huì)的原則與方法，供你參考！
我們公司前段時(shí)間有一個(gè)新的課程項(xiàng)目要上線，產(chǎn)品部門(mén)的工作已經(jīng)接近尾聲，運(yùn)營(yíng)推廣工作成了這個(gè)階段的重點(diǎn)。
推廣方案的制定、討論、確定使得我們部門(mén)最近需要經(jīng)常開(kāi)會(huì)，以至于有時(shí)開(kāi)會(huì)的時(shí)間占據(jù)了全天工作時(shí)間的80%以上。
感覺(jué)自己不是在開(kāi)會(huì)，就是在準(zhǔn)備開(kāi)會(huì)的路上。
在經(jīng)常開(kāi)會(huì)的這段時(shí)間，我發(fā)現(xiàn)我們的會(huì)議效率居然如此之低：
- 領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常臨時(shí)拉人開(kāi)會(huì)（突然被打斷手頭的工作任務(wù)，真的非常不爽）；
- 會(huì)議中沒(méi)有主持者，開(kāi)會(huì)中經(jīng)常跑題，聊到工作之外的話題；
- 會(huì)議時(shí)間沒(méi)有限制，進(jìn)行到中午沒(méi)有結(jié)束的就下午繼續(xù)開(kāi)……
在經(jīng)歷了一系列“開(kāi)會(huì)之痛”后，我學(xué)習(xí)和總結(jié)了幾條高效開(kāi)會(huì)基本方法。
以下，與你分享：
一、明確目的：我們?yōu)槭裁匆_(kāi)會(huì)？
你可能有過(guò)這樣的經(jīng)歷：
在辦公室工位上工作，臨時(shí)就被叫去開(kāi)會(huì)了，召開(kāi)會(huì)議的人沒(méi)有告訴你會(huì)議主題和議程等信息，你一臉糊涂地就參加了一個(gè)會(huì)議。
這樣的會(huì)議，效率和結(jié)果可想而知。
很多時(shí)候開(kāi)會(huì)效率低下的主要原因是我們不清楚、不明確會(huì)議的目的，我們甚至不知道究竟為什么要開(kāi)會(huì)。
所有的會(huì)議，都需要有一個(gè)明確的目的。會(huì)議的目的是做出一個(gè)決議、解決一個(gè)問(wèn)題，還是同步一個(gè)信息？
明確會(huì)議的目的，是開(kāi)會(huì)前要做的第一件事。所有的行動(dòng)，都必須圍繞會(huì)議目的展開(kāi)。
發(fā)起召開(kāi)會(huì)議的人要明確開(kāi)會(huì)的目的、主題與議程，并保證所有參與者清晰的知道會(huì)議的目的，知道我們?yōu)槭裁匆_(kāi)會(huì)，以及會(huì)議主題、議程。
為此：
1. 提前向參會(huì)者發(fā)布會(huì)議的目的（包括主題和議程）等信息，不管是電話、或者郵件等形式，確保每個(gè)人收到這些信息。
以便于參會(huì)者能夠做一些必要的會(huì)議準(zhǔn)備，比如：資料、想法、建議以及其他需要同步的信息等。
2. 主持人最好在開(kāi)會(huì)前，花2—5分鐘明確會(huì)議主題及議程。這有助于組織者以“上帝視野”統(tǒng)籌全局，決定會(huì)議的流程和具體的時(shí)間分配。
這樣做的好處是不會(huì)跑偏、不會(huì)超時(shí)，且保證會(huì)議結(jié)束有結(jié)果。
3. 時(shí)間是會(huì)議最大的限制條件，會(huì)前一定要對(duì)會(huì)議時(shí)長(zhǎng)做出規(guī)劃。若是超時(shí)太多，無(wú)論目的是否達(dá)成，都可以判定會(huì)議失敗。
關(guān)于時(shí)間限制這一點(diǎn)，我們當(dāng)然無(wú)法做到百分之百的完美控制。但會(huì)議前的時(shí)間規(guī)劃依然是非常必要的。
二、會(huì)議必要的人員分工
一個(gè)工作會(huì)議通常至少3種必要的角色分工：
1. 主持人：確保會(huì)議中的發(fā)言不跑題、不超時(shí)、不出現(xiàn)人身攻擊等影響團(tuán)結(jié)的事。
會(huì)議開(kāi)始前，主持人最好在開(kāi)會(huì)前，用幾分鐘時(shí)間明確會(huì)議目的和議程。保證不會(huì)跑偏、不會(huì)超時(shí)，保證會(huì)議結(jié)束有結(jié)果。
主持人的另一項(xiàng)重要任務(wù)：
嚴(yán)格按照議程的時(shí)間組織討論，并在每個(gè)環(huán)節(jié)給出時(shí)間提示。避免出現(xiàn)前面的人發(fā)言時(shí)長(zhǎng)不受控制，后面時(shí)間不夠的情況。
2. 決策者：會(huì)議必須有明確的決策者，就是可以拍板最終做決定的人。一個(gè)、多個(gè)人決策或民主投票，以便產(chǎn)生會(huì)議的結(jié)果。
缺少明確的決策者——這是我最近參與的一些會(huì)議中，經(jīng)常面臨一個(gè)非常嚴(yán)重的問(wèn)題。
因?yàn)槔习逄?，所以?jīng)常是運(yùn)營(yíng)與產(chǎn)品部門(mén)的幾個(gè)同事自己開(kāi)會(huì)，這樣的會(huì)議缺少明確的決策者。
參與會(huì)議的每個(gè)人都有自己的想法，互相之間很難說(shuō)服。討論了半天，最后沒(méi)辦法拍板做決定。
最后只能等老板有時(shí)間的時(shí)候再開(kāi)一次會(huì)，向老板再同步上一次會(huì)議的信息，從頭再來(lái)一次。
一次會(huì)議就能解決的問(wèn)題，居然變成兩個(gè)會(huì)。
除非是一些開(kāi)放性、探索性的會(huì)議，否則，明確會(huì)議的決策者非常重要。
3. 記錄者：記錄者在會(huì)議結(jié)束后，需要盡快將會(huì)議記錄發(fā)布出來(lái)，最好當(dāng)天發(fā)，不隔夜。
對(duì)于重要的會(huì)議，記錄者可以錄音，以避免關(guān)鍵信息的遺漏。
會(huì)議記錄的詳細(xì)程度應(yīng)該根據(jù)會(huì)議的重要性來(lái)定。
特別重要的會(huì)議，會(huì)議記錄應(yīng)該盡可能的詳細(xì)、完整；不太重要的會(huì)議，會(huì)議記錄可以更簡(jiǎn)單一些。
需要明確的是，會(huì)議記錄通常不是一個(gè)會(huì)議的關(guān)鍵，一般不需要花費(fèi)太多時(shí)間精力。
大多數(shù)時(shí)候，只需簡(jiǎn)單記錄時(shí)間、人員、主題、主要事項(xiàng)、結(jié)果等內(nèi)容。
4. 其他可能用到的會(huì)議角色：動(dòng)議者、旁觀者等
動(dòng)議者：提議，提出行動(dòng)建議的人。
旁聽(tīng)者：設(shè)立旁聽(tīng)席，可以讓相關(guān)團(tuán)隊(duì)成員熟悉決策流程，獲取信息。旁聽(tīng)席只有聽(tīng)的權(quán)利，沒(méi)有發(fā)出任何聲響的權(quán)利。
為了保證會(huì)議的效率，旁聽(tīng)席從會(huì)議開(kāi)始到結(jié)束，必須始終保持安靜。
通過(guò)角色的設(shè)定，可以讓每個(gè)人緊張起來(lái)。如果不設(shè)定角色，就會(huì)有人懶洋洋地窩在會(huì)議室的角落里漫不經(jīng)心。
三、一些提升會(huì)議效果的具體方法
1. 計(jì)算會(huì)議的成本
一個(gè)較為通用的公式：會(huì)議工時(shí)成本=2×S×Q×T
其中，S=3×與會(huì)人員平均小時(shí)工資;Q=與會(huì)人員數(shù)量;T=會(huì)議時(shí)長(zhǎng)。
比如：5人參與，參與者平均小時(shí)工資為50元，開(kāi)會(huì)2小時(shí)。那么這個(gè)會(huì)議的工時(shí)成本就是：2×3×50元×5人×2小時(shí)=3000元
大部分人可以沒(méi)有計(jì)算過(guò)自己開(kāi)一個(gè)會(huì)可能需要這么高的成本（這還只是會(huì)議工時(shí)成本，不包括其他可能的隱性成本）。
2. 控制外向、固執(zhí)和強(qiáng)大的人
會(huì)議通常是由外向者主宰的。因此，許多與會(huì)者可能對(duì)發(fā)言感覺(jué)很不自在。
如果會(huì)議形式讓每個(gè)人都容易發(fā)言，限制那些發(fā)言最多的人，這種形式可能會(huì)帶來(lái)更好的成效。
3. 創(chuàng)建良好的、能夠強(qiáng)化注意力的會(huì)議環(huán)境
如果環(huán)境條件讓與會(huì)者更容易關(guān)注會(huì)議本身和其他參與者，這會(huì)讓會(huì)議受益。
這種條件包括充足的自然光線、安靜的環(huán)境等。
物理形狀也影響會(huì)議的質(zhì)量。
例如，正方形或圓形的會(huì)議空間允許所有人與他人進(jìn)行眼神接觸，因此鼓勵(lì)了所有人的參與度。傳統(tǒng)的會(huì)議桌是很糟糕的設(shè)計(jì)，劇院式會(huì)議廳也一樣。
有些組織在會(huì)議期間禁止與會(huì)者使用筆記本電腦或智能手機(jī)，這部分是為了確保他們能全神貫注。
4. 非正式的溝通
比如，在陽(yáng)臺(tái)抽煙的時(shí)候聊一聊、問(wèn)相鄰座位的人一個(gè)簡(jiǎn)單的問(wèn)題、午餐間的對(duì)話等，非正式的溝通有時(shí)會(huì)比正式會(huì)議更高效。
5. 使用一些比較成熟的會(huì)議模式：
①愛(ài)德華·德·博諾(Edward de Bono)的“六頂思考帽”。這種方法用不同顏色的帽子作代表：
- 白色表示處理事實(shí)與已知情況；
- 黑色提供謹(jǐn)慎和批判性思考；
- 紅色強(qiáng)調(diào)感覺(jué)，包括直覺(jué)和預(yù)感；
- 藍(lán)色管理過(guò)程，確保團(tuán)體正解地遵循了程序；
- 綠色促進(jìn)創(chuàng)造力，推動(dòng)新想法和選擇；
- 黃色鼓勵(lì)樂(lè)觀，并尋找價(jià)值、利益和優(yōu)勢(shì)。
② 大衛(wèi)·坎特(David Kantor)的“四選手模式”。這種模式將團(tuán)隊(duì)分為四個(gè)角色。
- 動(dòng)議者，提出想法和提供方向。
- 追隨者，完善已發(fā)言的內(nèi)容，幫助他人澄清想法，支持正在進(jìn)行的事情。
- 反對(duì)者，挑戰(zhàn)發(fā)言的內(nèi)容，質(zhì)疑其有效性。
- 旁觀者，注意正在發(fā)生的事情，并提供與當(dāng)前事物有關(guān)的視角，以及人們?cè)谡勗捴锌梢圆扇〉囊幌盗行袆?dòng)。
③高橋政史的“一張紙整理術(shù)”。用一個(gè)表格工具，對(duì)會(huì)議的主題、事實(shí)、解讀、行動(dòng)、三個(gè)重點(diǎn)做梳理。
高橋政史：一張紙整理表格
第一步，填寫(xiě)會(huì)議的主題或問(wèn)題；
第二步，依次討論寫(xiě)出面臨的實(shí)際情況、對(duì)事實(shí)的解讀以及針對(duì)這些事實(shí)和解讀下一步要采取的行動(dòng)；
第三步，梳理出會(huì)議內(nèi)容中最重要的三個(gè)點(diǎn)；
最后，用一句話總結(jié)會(huì)議的結(jié)果。
四、會(huì)議的結(jié)論
會(huì)議的結(jié)論是會(huì)議這項(xiàng)行動(dòng)的“成果”，沒(méi)有結(jié)論的會(huì)議可以說(shuō)是毫無(wú)意義的！
會(huì)議必須有結(jié)論，必須有明確的下一步。
會(huì)議結(jié)束的時(shí)候，一定需要3-5分鐘的時(shí)間總結(jié)，來(lái)確認(rèn)下一步的工作、負(fù)責(zé)人，以及截止時(shí)間。下一次同類會(huì)議前，花10分鐘進(jìn)行上一次會(huì)議的回顧。
最后：
關(guān)于開(kāi)會(huì)這件事，美國(guó)人有一本書(shū)專門(mén)講，這本書(shū)就是有名的《羅伯特議事規(guī)則》。
這本書(shū)寫(xiě)了諸多開(kāi)會(huì)議事的方法，以及一些普適性的原則。
比如：少數(shù)服從多數(shù)；平衡原則；意見(jiàn)相左的雙方應(yīng)輪流得到發(fā)言權(quán)等今天已經(jīng)得到廣泛認(rèn)同的議事原則。
如果有興趣，你可以讀讀《羅伯特議事規(guī)則》這本書(shū)，深度了解關(guān)于“開(kāi)會(huì)”和“議事”的學(xué)問(wèn)。
參考資料：
1. 人人都是產(chǎn)品經(jīng)理：《向谷歌學(xué)習(xí)如何高效開(kāi)會(huì)》
2. 筆記俠公眾號(hào)文章：《為什么我們討厭開(kāi)會(huì)？》
3. 管理的常識(shí)公眾號(hào)文章：《天天開(kāi)會(huì)浪費(fèi)時(shí)間？4大步驟幫你遠(yuǎn)離低效會(huì)議！》
4. 羅輯思維公眾號(hào)文章：《關(guān)于如何高效開(kāi)會(huì)的清單》
5. 知乎問(wèn)答：《開(kāi)會(huì)如何高效》
作者：亞飛
來(lái)源：https://mp.weixin.qq.com/s/G8qPENTeSfln5V6fsR6ITw
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