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作為一個產品經理，溝通是必備的核心技能之一。擁有好的溝通能力，推進事情往往可以事半功倍，反之則容易事倍功半。而一套有效溝通方法論則是產品經理的必備法寶。

在崗位的要求下，我們需要經常穿梭在不同的群體之間，采用不同的方式進行溝通，力求用最小的成本表達出最精準的意圖。有經驗的產品在踩過一些坑以后，或是通過自我學習，或是通過實踐摸索，會逐漸形成自己的一套溝通方法論。

如果按照溝通的人選職能來劃分，我們會溝通業務、開發、設計等多職能崗位。溝通的要點在于表述得體，簡單總結就是需要專業表述的時候使用專業詞匯進行溝通，而在需要白話解釋的時候言語則要通俗易懂。這塊網上已經有很多非常棒的分享，筆者在此就不做贅述。

按照溝通的范圍來溝通，我們大部分溝通其實是在內部進行的，比如內部和業務確認需求，和開發敲定實現方式等。而少數溝通是需要和外部進行溝通，也就是我們常說的跨部門溝通，比如接入其他平臺接口。

相較于內部溝通，跨部門溝通無論是從成本，還是難度上都高上一個級別，如何高效溝通確實是一個挑戰。下面，我們針對跨部門溝通這個場景，拆解一下如何形成一套成熟的溝通方法論。

一、問題分析

首先，我們面臨的這個場景是跨部門溝通，我們的訴求就是進行高效的跨部門溝通。仔細拆分一下，這個問題的場景就是跨部門溝通，關鍵詞是高效。在這里，高效的目的就是避免出現問題，可以簡單直接的進行信息的傳遞。

我們可以先分析一下跨部門溝通的痛點是什么。仔細審視一下過往的溝通問題，其實可以很明確的分析出痛點主要在于：

1. 涉及到的配合部門不愿意配合
2. 配合部門有意愿但溝通成本高

我們按照魚骨圖的形式繼續往下拆分來看，意愿問題上大體可以分為對事項的重視程度不足和一致利益不足。溝通成本問題主要可以分為表達能力問題、工作分配不妥（存在灰色地帶）、對配合方資源掌握不足（專業知識不足）。

由于問題點較少，魚骨圖的樣式不好看，下圖采用了邏輯圖的樣式。

我們的訴求是什么：

1. 讓配合部門一起積極推進
2. 降低溝通成本

二、解決方案

那我們的解決方案就要針對這些細小的點做好準備，形成一套自己的方法論，用最小的成本去完成跨部門溝通。我們逐一針對這些問題來進行分析和處理。

1. 意愿問題

（1）重視程度不足

可以通過前期的資料準備來進行，包括推進事項的目的、可行性、價值和方案，目的就是讓配合部門感受到事項的重要性。

（2）配合資源有限

每個部門固定時間段內可以使用的資源是有限的，如果加入我們推進的事項肯定會對原有計劃的資源產生影響。我們要考慮能否為配合部門協調出更多的資源，不行的話只能通過一致利益來提升配合部門的積極性了。

（3）一致利益不足

問題就比較復雜了，要知道每個部門肯定是會有自己專職負責的內容，肯定是會優先保障內部事項的推進來規劃和使用自有的資源。如果沒有強大的利益驅動，小任務靠人情關系可以搞定，復雜的任務就很難再采用這個辦法了。

最好的辦法，就是要把各方團結到一起，讓大家成為利益共同體，讓大家為了共同的利益（劃分好的利益）而奮斗。

操作方面的話，可以通過以下步驟進行：

1. 先對事項推進進行整體的盤點，確認事項的推進對配合部門能否帶來直接的利益；
2. 事項推進完后預計會有獎金分配的話，可以從事項推進后的收益先進行劃分；
3. 是否可以進行資源互換，比如配合方也有推進的任務需要我們協助；
4. 如果沒有這些的話，也可以從公司整體利益來出發，保障大家的目標一致性。

這塊要注意的事情是——關于配合意愿上，我們溝通的人選必須是配合部門可以拍板的負責人。正常而言這塊的話，我們需要做的事情就是把事項和配合部門的資料整理完成交給上級，由你的上級出面協調?？梢杂缮霞壷g達成一致意見，各自指定下面的同事來進行推進。

2. 溝通問題

（1）表達能力不足

這個是需要不斷去鍛煉的一種能力，成功的標準就是通俗易懂、言簡意賅。語言組織能力是需要不斷訓練的，每次說話之前需要先思考停頓一下，語速控制的慢一些，保持話語的邏輯性等。

（2）工作分配存在異議

同樣的一個事項推進可能會有多個推進方案，不同方案除了各自的利弊以外，對于內部的分工也會有不同的要求。

對于分工，給到配合部門的任務可以分為指定任務和灰色任務。

灰色任務就是主導方和配合方都可以來處理的任務。在與配合部門進行任務分配的時候，一定要確認好是否是配合部門的指定任務。如果是灰色任務，主導方是需要做好承擔這部分任務職責的準備。

（3）對配合方資源掌握不足

在推進盤點資源的時候，很容易犯的一個錯誤是——與配合部門溝通中才發現需要另外的部門一起參與。

如果是正式的會議溝通中發現這樣的問題，很容易就會導致會議擱置，造成時間與精力成本的浪費，也會降低配合方的熱情。

我們要對整體任務進行詳細的了解和拆分，保證大方向不存在問題；如果涉及到一些其他部門的情況，可以先點對點溝通，進行非正式溝通，初步匯總后再進行會議溝通。點對點的溝通建議也是列出提綱，節約時間。

（4）專業知識不足

如果事項的推進會有一些專業知識溝通的時候，盡量事先進行學習準備或者是要帶上“翻譯官”。

比如溝通一個接口方案，可以先去要一份這個接口的文檔，摸清楚這個接口的請求參數和返回參數等。同時，溝通的時候可以帶上自己團隊的開發一起。

三、方法論

假設現在我們拿到一個需要復雜的需要多跨部門協作推進的事項時，該怎么來操作呢。

以下的流程可能會提供一下思路：

1. 明確事項的重要性和價值，形成具體的書面材料；

2. 準備多個推進的方案，評估出最優方案并將其拆解出大致的任務和需要的資源，備選方案可以簡單進行拆解，有推進思路即可；

3. 將資源對應好部門，匹配好最優方案中涉及到的各配合部門；

4. 與各配合部門進行非正式溝通，了解各配合部門的部門職責范圍，確保不遺漏參與的配合部門；

5. 與上級一起邀約各配合部門負責人進行正式溝通（一般采用郵件、會議等形式），保證各部門的在這個事項推進中有著一致利益；

6. 確認好各配合部門的推進負責人，針對方案細節進行確認，劃分好任務和時間點，形成正式報告；

7. 與各配合部門定期進行溝通，保證協作的進度與質量；

跨部門溝通時，重點需要注意的內容有：

1. 任務一定要責任到人，明確好時間點，并形成書面確認，避免后續扯皮；

2. 定期與上級進行匯報進度與問題，需要上級介入處理的問題及時上報；

3. 一切以完成事項為目的，不要怕得罪別人也不要怕背鍋；

四、多方會議方法論

跨部門溝通中，很重要的一種形式就是多方會議，我們也可以針對多方會議來進行拆解，結合溝通前中后三個階段和溝通技巧形成一些自己的方法論。

1. 溝通前

（1）分析會議主題涉及到的任務，確認好任務內容會涉及到的部門。

（2）確認好需要參加的人選和可能參加的人選，一般為產品、開發、運營和業務，避免出現人員遺漏的情況。

（3）明確溝通的目的和主題，并提前進行資料的同步。

（4）預估會議整體時間，協調與會人的會議時間安排。

（5）明確溝通的方式，包括當面會議、視頻會議、電話會議等形式，提前安排好會議需要的配備。

2. 溝通中

1. 明確推進事項的重要性和必要性
2. 記錄溝通確認的要點和問題點
3. 結束前對重要的點進行復述，確認是否有要補充的點。

3. 溝通后

1. 形成會議紀要，抄送與會各方和對應的負責人，需要確認的內容明確寫出并要求答復
2. 及時跟進會議任務的完成情況并匯報
3. 對會議中的問題進行反思總結，準備下次溝通的主旨和方案

4. 溝通技巧

1. 注意表述的形式，降低理解成本，圖表、PPT說明效果更佳
2. 把握核心痛點，先解決主要矛盾
3. 注意溝通態度，避免使用激烈的言辭
4. 溝通中注意反饋，傾聽和反饋同步進行
5. 做好會議的協調角色，避免溝通中產生激烈的沖突
6. 該用專業詞匯時就用，不要用時就不要用

希望大家閱讀完后可以有一些收獲，在未來的跨部門溝通中形成自己的方法論，讓溝通暢通無阻。

本文由 @黑之契約者 原創發布于人人都是產品經理，未經許可，禁止轉載

題圖來自Unsplash，基于CC0協議