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自從進入世界500強中TOP100的一家公司后，我開始有了寫日報的習慣。也許有人會說寫周報就行了呀，有必要做到每天都記錄日報嗎，會不會浪費時間呀？因此本文從四個實際案例，說說我是如何開始轉變的以及我和日報的不解之緣。

一、日報數據分析，優化工作效率

歷時1個月，兩個項目并行，其中一個項目我只做了3塊數據大屏的界面設計，996的工作節奏，為什么產出這么少呢？

為了避免出現每天都很忙，過了一段時間又忘記自己在忙什么的情況出現，我開始每天記錄工作內容，看看能不能發現可以提升工作效率的優化點。

通過日報分析，發現該項目變更頻繁，雖然最后定稿的是3塊大屏界面，但是中間的過程稿多達十幾稿：低保真、高保真、不同的功能布局、不同的視覺風格等等。為什么會出現這種情況呢？我們應該如何提升溝通效率呢？

這是一個多團隊合作項目，成員分布在三個不同的城市，前期一直在做遠程會議溝通，后項目負責人發現溝通效果不佳，立即安排出差當面溝通需求，當面確定大的需求點及確定主流程，細節的、當場沒有想到的后期可以遠程討論。

• 需求沒有明確時，使用草圖或者低保真原型法，引導客戶確認頁面的功能布局、展示數據，等內容確定后再進行細節的界面視覺效果設計，可以靈活應對需求變更頻繁的情況。（大屏項目不方便展示，下圖為個人項目圖）
• 不要快速超負荷完成復雜的變更方案，適當增加變更的成本，給整個交付團隊減少很多不必要的工作。

使用以上流程跟客戶溝通后，效率提升了很多，最后，大屏成功展示，我們團隊同時獲得了客戶的高度認可。

二、個人時間管理，提高工作專注度

大公司的特點是：會議多、流程規范多、培訓多。這些大公司特質是好事，但是事情總是具有兩面性的，這些事項占用了不小一部分的工作時間，而且會不斷的打斷當前工作的專注度。

• 寫日報后，我可以統計這些事務的出現頻率與時間，知道自己能承受的最大工作量是多少。如果可能的話，可以將這些事務集中處理，減少打擾。
• 在制定我的工作計劃時，可將這些因素考慮進來，給自己留一些buffer，而不是從理想的狀態去評估時間。

三、日報簡單總結，快速生成周報

公司要求寫周報：每當周末時，當其他人在撓頭騷耳地回憶本周做了什么時，我只需打開我的日報excel文檔，稍微總結下就寫完了。也有童鞋用一些云筆記來記錄日報，下面我分享一下我的日報格式。

四、項目日報日更，keep everyone in the?loop

項目要求寫日報：一些重要的大的項目，項目經理會要求大家寫日報，雖然目前我參與的項目暫時沒有要求寫日報，我還是很推崇大家寫日報的。

有一次在公司某大型項目的分享會上，該項目負責人分享了他們的方法，那就是每天發日報——給每位項目成員（PM、開發、測試、文檔）及客戶（不同公司的對接人、領導）同步當天的項目最新進展（已完成、進行中、計劃的內容、風險點）。

使用了這個日報方法后，基本上團隊內部每個人都知道自己應該做什么，客戶也知道項目的最新進展，信息透明的方法極大的提高了大家的工作效率。

五、全員日報，優化組織工作

以上講了寫日報對個人和項目組的幫助，那么對于整個組織，會有什么幫助呢？

下面這個案例是部門某個manager委托我做一個工時管理系統。

對于員工角色來講，員工可以根據個人實際的時間使用情況，進行有效的時間管理；半年或一年后再回顧自己的工作時，可以看到自己的成長。（該系統剛上線）

對于經理角色來講，一個經理要管20-30號員工，如果每天都開站會的話，可能需要花一兩個小時，太浪費大家的時間了，通過團隊內部日報瀏覽，經理可以瀏覽所有員工的工作情況，對工作、項目情況了然于心。也可以看出來安排給部分員工的工作是不是超負荷了。

對于總監角色來講，他可以看到他管轄范圍內的各個團隊的每日平均工時、員工花在不同項目上的時間比重、員工花在不同工作類型上的時間比重。

比如：有可能統計出員工一半的時間在開會，那這個時候就要從制度上去思考哪些會議是不必要的，減少員工負擔；還有可能統計出某個團隊工時特別長，這時，就要看是工作效率原因，還是管理原因，或者是工作量大的原因了。

當然，這個工時統計系統可能也有弊端，就是大家都知道領導上去看工時，會不會有攀比心理呢？覺得誰的工時長，誰就是努力工作的人。

這種情況，當然不是管理者和我作為系統設計者想要看到的。我鼓勵大家高效工作，人一天能集中精力專注辦公的時間真的不多，所以工時長并不代表工作效率高。

史蒂芬·霍金曾說過：“每人每天能夠專注的、富有成效地工作的時間是有上限的”。

所以，講了這么多，我們寫日報的目的就是記錄每天的點滴數據，進行數據分析，優化我們的工作時間分配、工作方法、工作效率等，我們一起寫日報吧?。?！

引用來源：史蒂芬·霍金曾說過：“每人每天能夠專注的、富有成效地工作的時間是有上限的”。來源于《軟技能-代碼之外的生存指南》P182頁。

作者：沈子硯，公眾號：UXHub

本文由 @沈子硯 原創發布于人人都是產品經理。未經許可，禁止轉載

題圖來自Unsplash，基于CC0協議。