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榮耀標識項目執行要點（5）：培訓階段與驗收階段
此次系列文章描述的是項目過程全階段，這個過程主要由項目經理負責，由項目部、項目開發部、產品開發部參與。本篇主要講的是培訓階段和驗收階段。
一、培訓階段
1. 培訓方式
具體培訓方式要看合同的附件“項目培訓與售后服務承諾”，基本上是兩種方式，“邊部署邊培訓”和“集中培訓”。前者屬于讓客戶邊學邊干，在實際操作中掌握具體使用技能，后者是項目完整的系統培訓，這二者要有機結合。
2. 培訓策略
根據項目內容和項目復雜度的不同，培訓策略要有不同。目前的項目大多是CMS的項目。
若是小型項目，例如只是一套CMS加幾個常規產品模塊，客戶直接配合人數少，則采用先部署，或先做部分簡單培訓再部署，最后完整培訓一次的策略。
若是中型項目，但是客戶直接配合人數較少，則采用先部署，最后做幾個培訓專題，如JCMS培訓、其它模塊培訓、模板制作培訓、系統管理員培訓等。
若是大型項目，項目模塊多且復雜，客戶直接配合人數多且可能有附屬機構，且項目進度長而且分階段，則培訓考慮分階段進行。在部署前對客戶直接配合人員作一次集中培訓，培訓完開始部署，項目每告一段落，對直接配合人員進行不同模塊的培訓或相同模塊不同深度的培訓，項目實施完畢進行一次總體培訓。若客戶（主要是政府）的附屬機構（如下屬局、辦）有培訓要求，則考慮和客戶協商準備場地、設備及培訓材料，并制訂一個專門的培訓計劃來實施。
如果客戶提出的培訓要求過多而影響到項目的進度，則考慮由商務人員去和客戶協商，讓客戶明白培訓不是無止境和無代價的。
3. 培訓人員
培訓人員為項目經理（產品經理）。
4. 培訓時間與培訓大綱
培訓時間和培訓大綱由項目經理（產品經理）制訂，并在培訓前告訴客戶，讓客戶做好準備。
5. 培訓教材準備
培訓教材由項目經理（產品經理）準備，JCMS內容管理、政府信息公開、互動平臺、圖片庫的信息員培訓PPT調整。其他教材的來源主要是項目部歷年積累的培訓文檔和品質保證部門提供的產品操作手冊，某些文檔和產品最新的版本有差異，在講解時要注意。
除此之外，可根據項目的情況由項目經理自己整理培訓教材等，并及時對培訓文檔進行更新。
產出文檔：《XX系統培訓手冊》PPT。
6. 培訓過程要點
培訓要盡量正式，特別是對比較大的項目，需要有專門的培訓房間、投影儀、筆記本以及較詳細的培訓系列教材（如PPT、快速手冊、操作手冊等）。
培訓前最好能對客戶人員的能力做摸底調查，了解他們的技術能力及崗位角色，這樣使得培訓有針對性。
要讓對方領導明白培訓的重要性，并獲得他們的支持，使得培訓變得嚴肅、認真，培訓的效果會得到保證。
需要重點培養幾個技術能力強、悟性較高的客戶人員，這樣可以把以后瑣碎的培訓工作交付給他們，也讓以后的維護工作變得相對輕松。
7. 培訓的確認和反饋
培訓結束需要客戶進行確認的文檔主要有“培訓記錄”和“培訓效果反饋表”。后者是在培訓者多的情況下提交給用戶進行填寫，而前者是培訓后必須填寫確認的文檔。
產出文檔：《培訓記錄》、《培訓效果反饋表》可選。
8. 培訓階段結束產生的結果和標志
- 培訓結束、客戶確認培訓結束。
- 客戶直接負責人員（或屬下人員）已基本掌握項目相關產品模塊的使用和維護。
- “培訓記錄”簽字確認。該文檔為里程碑文檔。
二、驗收階段
1. 驗收方式
驗收一般分為兩種形式：簽收、會議驗收。
中小型項目，一般建議客戶直接簽收（即：驗收文檔及數據的光盤、驗收資料打印一份、驗收報告簽字蓋章?，F場簽收，或快遞給客戶辦理驗收報告簽字蓋章，再回寄）。
2. 初驗和終驗
大部分項目是一次驗收，但有些項目分兩次（初驗或終驗），具體細節要看每個項目合同是如何描述的。
大、中型項目如果分為兩次驗收，一般為一次簽收和一次驗收會。通常初驗簽收，終驗開會。
以下主要介紹驗收會。
3. 驗收人員
驗收主要負責人員是項目經理，銷售經理、項目組成員和品質保證部等相關部門進行配合。
重要項目或大型項目，根據用戶方驗收會出席領導級別情況，合理協調公司高管出席。一般客戶有信息中心（辦公室）主任以上級別的大領導出席時，需考慮協調公司高管出席。
4. 驗收申請
項目經理認為項目已到可驗收的階段時，可提前1～2周提交“項目驗收申請單”報客戶批準，若批準則進入實際驗收操作階段。若客戶不同意，肯定會對項目提出一些修改意見，項目經理需對項目進行整改，然后再次申請驗收。
簡單的講，“驗收申請”是作為項目經理試探用戶對“項目驗收”態度的一種交流方式。該工作啟動需要有提前量，即不要拖到項目驗收時間點到了再做，項目經理需要有這樣的意識。
產出文檔：《項目（產品）驗收申請》。
5. 驗收文檔的準備和提交
- 準備時間：驗收文檔可在項目進展的空閑時段進行準備，不能到項目驗收的時候再準備。
- 文檔范圍：根據項目合同中對驗收文檔的規定，來準備驗收文檔。下文給出常見驗收文檔列表，如果客戶有特別要求的，可進行補充。
產出文檔：
注意：
如果是簽字/蓋章的文檔，應該全部采用原件的復印件（或在文檔上補簽），合同必須為正式蓋章合同的復印件。
總結報告中項目啟動、完成、開通、初驗等時間節點應該與項目其他文檔中的時間全部保持一致。
- 驗收文檔由項目經理負責整理，部分由品質保證部等相關部門配合提供。
- 和客戶的交流：雙方明確驗收文檔目錄、格式及內容要求。對于項目驗收時仍未滿足的工作或需求，需進行“項目驗收備忘錄”的溝通，在雙方同意的基礎上，形成“項目驗收備忘錄”，作為項目驗收文檔的一部分?！绊椖框炇諅渫洝迸c用戶確認前應經過項目總監的批準。
- 如果客戶提出文檔修改意見，則進行修改，直到客戶滿意。
- 文檔裝訂的要求：文檔裝訂格式、外觀、份數（一般根據專家人數來定）、電子光盤等，需和客戶充分交流并理解后實施。若打印文檔較多，考慮分成項目過程文檔和產品安裝使用手冊兩類來打印，可考慮與客戶協商產品安裝手冊類打印一份，其他按正常份數打印。文檔打印裝訂費用若超出500元，需通過部門主管審批；超過1000元，需通過項目總監審批。
6. 驗收流程和驗收會議
對于沒有項目驗收經驗的用戶，項目經理應主動幫助用戶確定驗收相關事項，供用戶參考。一般，需提前準備好以下工作：
- 確定會議時間、會議地點、會議設備（投影儀、網絡等）、參會人員。
- 確定驗收會議程。
- 項目經理提交項目驗收材料（文檔和光盤）。
- 項目經理提交項目總結報告。
有的項目在驗收會議前需要進行彩排，并印刷相關宣傳冊等。
“驗收會議程”通常如下：
- 主持人宣布會議開始；
- 介紹專家及有關領導；
- 成立項目驗收小組，推薦驗收組長。
（以下由驗收組長主持）
- 項目承建單位介紹情況；
- 專家查閱有關材料；
- 專家質疑，項目承建單位答疑；
- 專家評議并產生書面驗收意見（承建單位項目組成員回避）；
- 大會通過驗收意見；
（以下由主持單位主持）
- 有關領導講話；
- 會議結束。
產出文檔：《項目驗收總結》PPT、《驗收意見》。
7. 項目總結報告
- 大型項目或出現問題較多的項目，項目經理在驗收結束后需要寫項目總結報告（內部），內容包括實施的內容、發生的問題、如何解決問題、經驗總結及建議。
- 報告寫好提交給部門經理，部門經理有選擇的召開項目總結會議。
產出文檔：《項目總結報告》。
8. 終驗階段結束產生的結果和標志
客戶在“項目驗收報告”上簽字并蓋章確認，項目驗收通過。
“項目驗收報告”為里程碑文檔。
“項目終驗完成”對項目事業部（包括項目經理、項目組）而言，意味著項目結束。
9. 驗收推進的方法及要求
提前1～2周提交“項目驗收申請單”報客戶批準，并通知銷售人員近期積極配合共同推進驗收工作。
提前準備好驗收資料，客戶同意考慮驗收后，馬上將文檔提交客戶審核。
根據合同約定，到達驗收時間點后，一個月內應完成驗收。（項目經理應和客戶說明，告知盡快驗收后，才能交接到服務部提供售后服務保障，而項目經理自身應其他項目工作，如開會、出差、內網等，可能無法及時提供服務保障。）
若滿足驗收條件，且超過一個月未驗收，由部門經理負責和客戶電話直接溝通推進驗收，并將溝通結果匯報給項目總監。
若滿足驗收條件，且超過兩個月未驗收，部門經理可考慮與項目總監申請通過暫停服務、license到期、發函等方式，督促客戶盡快組織驗收。
若滿足驗收條件，且超過三個月未驗收，部門經理需上報項目總監，申請與客戶溝通推進驗收。
若滿足驗收條件，且超過四個月未驗收，部門經理召集公司高管、銷售經理，內部溝通驗收事宜。
總結
本次發表1－5章，描述的是項目過程全階段。這個過程主要由項目經理負責，由項目部、項目開發部、產品開發部參與。
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本文由 @空杯前行 原創發布于人人都是產品經理。未經許可，禁止轉載
題圖來自Unsplash，基于CC0協議
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