3種方法,教你開好總結(jié)回顧會(huì)
本文介紹了開好總結(jié)回顧會(huì)的三種小工具,希望對(duì)你有所啟發(fā)。
在敏捷開發(fā)中,每個(gè)迭代結(jié)束后,都會(huì)召開回顧會(huì)或者說總結(jié)會(huì),總結(jié)本次迭代中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn),找到之后工作的改進(jìn)方向。
Esther Derby 和 Diana Larsen 在《敏捷回顧》書中描述了回顧的一種常見組成:
- 前期鋪墊(Set the Stage)
- 收集數(shù)據(jù)(Gather Data)
- 產(chǎn)生見解(Generate Insights)
- 決定做什么(Decide What to Do)
- 結(jié)束回顧(Close the Retrospective)
通常,在收集數(shù)據(jù)和產(chǎn)生見解部分,敏捷回顧會(huì)從兩個(gè)方面進(jìn)行,well和less well,也就是做得好的地方和做的不夠好的地方。
但在實(shí)際操作中,常常會(huì)遇到會(huì)議主持人直接問大家哪里做的好,哪里做的不好,大家一時(shí)語塞、面面相覷的尷尬狀態(tài)。
因此,在實(shí)際操作中,需要會(huì)議主持人適當(dāng)采取一定的引導(dǎo)措施,幫助大家梳理思緒,有序表達(dá),從而達(dá)到真正的總結(jié)回顧、持續(xù)改進(jìn)的目的。
以下是一些小工具。
一、問問題
這是最簡單易行的引導(dǎo)工具,通過問團(tuán)隊(duì)問題、收集并分類答案,然后利用其結(jié)果制定出下個(gè)迭代中團(tuán)隊(duì)可以實(shí)施的改進(jìn)行動(dòng)。
需要注意的是,選對(duì)問題,才能幫助團(tuán)隊(duì)加深對(duì)重要和緊急事件的洞察,從中找出潛在改進(jìn)點(diǎn)。然后再通過詢問更細(xì)節(jié)的問題,幫助團(tuán)隊(duì)更深入地進(jìn)行回顧。
一些常用的問題集:
- 有什么是我們做得不錯(cuò)的,如果不討論或許就會(huì)忘記?
- 有什么是我們學(xué)到了的?
- 有什么是我們下次應(yīng)該換種方式的?
- 有什么是依然困擾著我們的?
- 什么能幫助我們成為一個(gè)成功的團(tuán)隊(duì)?
- 我們是怎么做的?
- 這個(gè)迭代中,有哪些地方、什么時(shí)候出現(xiàn)過問題?
- 你對(duì)誰有期待,期待什么?
- 被證實(shí)有效的是哪些工具或技術(shù)?無效的呢?
- 我們最大的障礙是什么?
- 如果可以改變一件事情,你會(huì)改變哪一件?
- 觸發(fā)了這個(gè)迭代所遇問題的原因是什么?
- 針對(duì)這些原因,可以做哪些事?
- 解決這個(gè)問題,需要團(tuán)隊(duì)外的人們做些什么嗎?
使用時(shí)可以根據(jù)具體場(chǎng)景靈活選擇對(duì)應(yīng)的問題。使用開放性問題引出可提供更多信息的答案,然后再跟進(jìn)發(fā)問,比如“五問法”,可以幫助團(tuán)隊(duì)更深入地理解所發(fā)生的事情。通過舉例說明具體情況,總結(jié)答案可以形成團(tuán)隊(duì)共同理解并對(duì)團(tuán)隊(duì)將要采取行動(dòng)達(dá)成共識(shí)。
二、海星法
通過這個(gè)工具,團(tuán)隊(duì)可以得到一副全景圖,了解到團(tuán)隊(duì)內(nèi)發(fā)生了哪些事情、哪些事進(jìn)展順利、哪些事進(jìn)展不利。
具體而言,首先,找到一片空地,將之分為五個(gè)區(qū)域,分別命名為:Start、More、Keep、Less、Stop。其含義如下:
- Stop停止–不能給團(tuán)隊(duì)或客戶帶來價(jià)值的活動(dòng)、向流程引入浪費(fèi)的活動(dòng)。
- Less減少 – 事倍功半的活動(dòng),也有可能是以前引入但并未帶動(dòng)流程整體改進(jìn)的活動(dòng)。
- Keep保持–團(tuán)隊(duì)成員想保持的好的活動(dòng)或練習(xí)。這些都是已在應(yīng)用中的活動(dòng)。
- More增加 – 團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)該更多關(guān)注或更頻繁進(jìn)行的活動(dòng)。
- Start開始 – 團(tuán)隊(duì)想采用的活動(dòng)或者想法。
然后,開始頭腦風(fēng)暴。請(qǐng)大家在便簽上針對(duì)每個(gè)區(qū)域?qū)懴?-3條自己的想法,貼在對(duì)應(yīng)區(qū)域。
之后,按照停止-減少-保持-增加的順序,主持人大聲讀出大家的便簽,并組織大家進(jìn)行簡短討論,看看大家是否持同樣的看法。
最后是開始區(qū)域,可能有不止一條想要開始的想法,而一下子同時(shí)開始太多新的事情對(duì)于團(tuán)隊(duì)而言是一件很有壓力并且不容易踐行的事情。
因此,在開始區(qū)域,可以請(qǐng)大家通過投票來選出團(tuán)隊(duì)認(rèn)為最重要、最需要開始的事情。然后有針對(duì)性的對(duì)這件事情制定執(zhí)行計(jì)劃。
順序有很大的影響,從負(fù)面主題開始、一點(diǎn)點(diǎn)地轉(zhuǎn)向積極主題,相比讓團(tuán)隊(duì)按照隨機(jī)順序進(jìn)行,更能夠幫助團(tuán)隊(duì)做到帶著更多的積極情緒結(jié)束整個(gè)回顧。
三、帆船法
帆船法可以幫助團(tuán)隊(duì)識(shí)別目標(biāo)、困難、風(fēng)險(xiǎn)和好的實(shí)踐。
首先,在白板上畫一條帶錨的船、一些礁石、一些云和一個(gè)島嶼。
島嶼代表了團(tuán)隊(duì)的目標(biāo)和愿景,每天工作的目的是為了到達(dá)這些島嶼;巖石代表了在途中可能會(huì)遇到的風(fēng)險(xiǎn);船上的錨代表了使船變慢的阻力;云和風(fēng)代表了幫助到達(dá)目標(biāo)的任何因素。
然后開始團(tuán)隊(duì)的頭腦風(fēng)暴。團(tuán)隊(duì)圍繞圖畫上的不同區(qū)域猛拋各種想法。給團(tuán)隊(duì) 10 分鐘時(shí)間讓他們都寫下來。然后再給每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員 5 分鐘時(shí)間大聲讀出他們的想法。
隨后,團(tuán)隊(duì)開始討論該如何貫徹執(zhí)行那些寫在云和風(fēng)上面的想法。這些好想法都是對(duì)團(tuán)隊(duì)有幫助的,需要堅(jiān)持實(shí)踐。接下來團(tuán)隊(duì)還要討論如何規(guī)避識(shí)別出來的那些風(fēng)險(xiǎn)。最后,讓團(tuán)隊(duì)選擇影響進(jìn)度的最重要的問題。同樣的,如果重要的問題有很多,可以團(tuán)隊(duì)共同投票決定。
最終, 團(tuán)隊(duì)得明確修復(fù)問題所需要的步驟并總結(jié)這次回顧。
結(jié)語
上面介紹了三個(gè)簡單易行的回顧引導(dǎo)小工具,希望幫助大家解決回顧會(huì)上直接頭腦風(fēng)暴無話可說的尷尬問題。但需要說明的是,發(fā)現(xiàn)問題只是第一步,更重要的是,在發(fā)現(xiàn)問題之后,能夠制定改進(jìn)措施,并堅(jiān)持執(zhí)行,這樣才能真正幫助團(tuán)隊(duì)越來越好。
本文由 @扶木桑 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理。未經(jīng)許可,禁止轉(zhuǎn)載
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