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很多人都有類似的經歷，當需要其他部門同事配合完成工作，項目需要跨團隊協作時，總是會遇到重重難題。如果沒有做好溝通，可能會影響后續項目進程。如何在會議上發言，讓對方接受你的方案，推動跨部門合作？本篇文章分享了會議發言的技巧，供大家一起學習參考。

我先來描述下一個場景，你就是其中的主人公：

你是公司的一名數據分析師，工作非常忙碌，但總是有其他業務部門的人跑過來找你提臨時需求，導致你經常無法按時完成既定工作，嚴重影響工作效率。于是，你想出一個對策，制定了《業務部門給數據團隊提需求的流程和規范》。

這天，你約各業務部門負責人開會，要求他們以后的數據需求必須按照流程走，否則都不接受。但其業務部門往往是老大，他們業績好、功勞大，并不重視你的要求。這時候，你在會議上要怎么陳述自己的方案，才能推動這件事走下去呢？

當然，這個案例我做了簡化。在實際工作場景中，你是需要提前跟一些刺兒頭一對一溝通清楚、獲得他們認可的，然后你才能開大會，否則肯定會被自己坑死。

我相信，很多人都有相似的經歷，當你想要其他部門同事配合你的工作時，總是會遭遇各種推脫和阻礙。你需要不斷推進工作，這種”推進“其實是一種很常見的高難度溝通場景。

現在很多公司都有項目制，都需要跨部門、跨團隊協作推進。但一旦涉及其他部門，往往在進度安排、角色分工和資源調配上，會出現各種各樣的矛盾。而且在溝通中如果不能好好說話，很可能影響團隊間關系，影響項目進度。

為什么跨團隊合作和溝通總是這么難？

原因主要有2點：一是，各個部門的優先級事項不同；二是，各方的理解存在偏差。

第一點，各部門優先級不同，我想你應該能理解。像上述場景中，盡管規范數據流程對數據部門很重要，但對業務部門其實沒那么重要。如果因為要走數據流程，而耽誤了他們的銷售業績和時間，那才是絕對不能接受的。

第二點“理解偏差”，是指各方對合作事項的理解不一致。比如，雙方對任務難度理解不同。數據團隊認為提需求不就是填個系統表格嘛，多簡單呀。但業務團隊卻認為要填寫申請特別麻煩，他們有別的事要忙。再比如，雙方對任務需要交付的時間理解不一致。數據團隊認為的“盡快”是在當天完成，而業務團隊則覺得“一周”也挺快了。

搞清楚這兩個背景，我們就能夠在心態上接受跨團隊溝通的挑戰，從而能夠做得更好。

面對這種情況，怎么做？

今天這節課，我們先把這個問題簡化為：在跨部門合作的溝通會議中，要如何陳述方案，才能最大程度地避免這兩種偏差，順利推動合作發生呢？

首先，你需要明確一個職場跨團隊溝通的原則，那就是誰痛誰負責，誰痛誰解決。在上述案例中，如果臨時數據需求已經嚴重影響你的工作了，那你必須以負責人的姿態，主動去推動合作，因為別人是沒這個動力的。

其次，你需要在會議的一開始就明確地陳述你的想法。很多人存在誤區是，以為自己講清楚了，但其實參與會議的其他團隊同事還是一頭霧水。

這里我給你提供一個陳述方案的架子，你可以參考。

因為陳述方案的目的既是解決問題，又是推銷自己的想法，所以這個架子其實靈活結合了前面文章提到的“解決問題結構”和“FAB結構”（屬性-優勢-利益）。

這個陳述方案的結構一共有4層，分別是：

1. 為什么（Why）
2. 做什么（What）
3. 有什么好處（Benefit）
4. 馬上行動（Action）。

乍一看挺復雜的，但其實是環環緊扣的。我先給你解釋下，每個部分分別要說點什么。

第一步是說為什么，為什么部門間需要合作推進某件事情的發生。這部分你可以講講事情的背景和問題的嚴重性。它的核心目的是喚起對方關注，讓他們產生“的確是這樣，我們要做點什么了”的想法。

第二步是說做什么，也就是你希望參與的各部門在項目中分別做點什么。這里是陳述主張的核心部分。需要注意的是，你給出的陳述一定要明確，以顯示你的確經過了深思熟慮，否則別人很容易就反駁你。

第三步是講講推進這件事對各個部門有什么好處。這一步很重要，但很容易被大家忽略。說到底，還是沒有站在對方的角度想問題。如果你能夠為對方的行動創造一個好的理由，那這件事推動下去的可能性至少提高了30%。

第四步，也是最后一步，你要說說馬上大家可以完成的行動。在銷售話術中，這叫“臨門一腳”，敦促大家從靜止觀望的狀態，切換到即將行動的準備狀態。我猜，很多人都有這樣的感受：會上說得好好的，會議一結束，大家依然沒有行動。這其實就是缺乏臨門一腳，拆分出最快能夠實現的部分先做，讓合作先跑起來。

那么針對課程一開始的案例，你可以怎么運用這個結構來表達呢？

你可以這么說：

1. 未來各團隊數據需求必須通過規定的流程，否則我們不接受需求。我理解大家提出的每個數據需求都很重要，可能關乎到幾十萬的營收（認可）。
2. 但是臨時需求嚴重擾亂了原本數據需求的處理進度，導致交付時間一次次推遲，影響了那些按流程提需求的部門，也影響了我們部門的工作效率（Why）。
3. 所以，我結合實際情況，制定了“業務部門給數據團隊提需求的流程和規范”，希望每個部門都組織同事學習，并且嚴格按照流程走（What）。
4. 這樣一來，我們的工作效率會提高，也能為大家提供更多的數據支持，而且，這樣能夠提升各部門同事全局考慮和項目管理能力（Benefit）。
5. 我建議，大家現在先看下這份規范，如果有問題，可以在會上直接和我確認。如果沒問題，我會郵件全公司，就算是一個正式通知了（Action）。

怎么樣，用了架子，是不是整體表達更有邏輯，思路也更清楚了呢？

本文由 @Stella 原創發布于人人都是產品經理，未經許可，禁止轉載

題圖來自 Unsplash，基于 CC0 協議