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遠(yuǎn)程辦公兩個(gè)月，我總結(jié)的工作提效清單（建議收藏）

阿外

2020-03-30

5 評(píng)論 8461 瀏覽 58 收藏

24 分鐘

新冠疫情應(yīng)該是2020最大的黑天鵝了。我在家辦公也將近兩個(gè)月了。這期間跟進(jìn)了一個(gè)大版本的迭代，也接手了新的項(xiàng)目，涉及很多跨地域、跨團(tuán)隊(duì)的溝通。借此機(jī)會(huì)呈上我總結(jié)的一套工作提效方法，各位請(qǐng)過目。

其實(shí)，遠(yuǎn)程辦公在很多公司或者對(duì)于一部分人來說，早就是一種常態(tài)。而在未來，這種工作模式將會(huì)變得更加普遍化。

當(dāng)然這套方法對(duì)于日常工作，也能大有助益，希望能夠幫助到你，先上干貨：

遠(yuǎn)程辦公清單

工作提效卡片

其實(shí)我這套方法，是一套「明確目標(biāo)-制定計(jì)劃-高效執(zhí)行-回顧總結(jié)」的工作模式，希望你通過這種方式去練習(xí)，養(yǎng)成良好的習(xí)慣，不斷精進(jìn)。

下面逐步展開來講：

一、先明確短期目標(biāo)

目標(biāo)就是要回答：在工作上「我們想做什么？」。我們?nèi)粘５墓ぷ鳎?strong>只有以目標(biāo)為導(dǎo)向的，這樣精力才能更聚焦，決策也才更有效，付出也才能更有成果。

相反，如果沒有確定工作目標(biāo)，你會(huì)發(fā)現(xiàn)每天都渾渾噩噩的，過得很快。明確目標(biāo)就是樹立一座燈塔，讓航行其中的我們更有方向感。

通常，我們需要結(jié)合自己工作實(shí)際確立短期的目標(biāo)，比如以周為單位來定目標(biāo)。只有先明確了目標(biāo)，我們才能圍繞目標(biāo)把接下來一周的工作安排妥當(dāng)。

明確短期目標(biāo)

確定工作目標(biāo)需要遵循下面幾個(gè)原則和要求：

「目標(biāo)」要求簡(jiǎn)潔、定性、有時(shí)限性要求，最好有一定的鼓舞性。比如我短期最想做的工作是完成新版本上線，那我的目標(biāo)就可以定為「完成產(chǎn)品Vx.x版本的順利上線」。
注重工作的優(yōu)先級(jí)和延續(xù)性，控制目標(biāo)的個(gè)數(shù)，每個(gè)階段的目標(biāo)不要超過3個(gè)。
目標(biāo)的優(yōu)先級(jí)要根據(jù)工作的實(shí)際來確立，如果遇到特殊情況要及時(shí)做出調(diào)整。比如出現(xiàn)一些所謂不可抵抗力的事情，像老板拍下來的政治任務(wù)，就需要對(duì)之前的目標(biāo)快速做出調(diào)整。

二、制定每日工作計(jì)劃

明確目標(biāo)后接下來就需要根據(jù)目標(biāo)來制定每日工作計(jì)劃，需要以下步驟來完成：

第一步：首先需要找到目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的最優(yōu)執(zhí)行路徑

通常完成一個(gè)目標(biāo)的路徑會(huì)有很多，我們需要找到最優(yōu)解，并把他們明確為幾個(gè)關(guān)鍵里程碑就可以。

找到目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的最優(yōu)路徑

還以上面我定的目標(biāo)「完成產(chǎn)品Vx.x版本的順利上線」為例。其實(shí)這個(gè)目標(biāo)通常實(shí)現(xiàn)的路徑比較簡(jiǎn)單：完成產(chǎn)品方案->完成開發(fā)->提測(cè)并完成->發(fā)布上線。

當(dāng)然如果實(shí)際有并行事件會(huì)復(fù)雜些，如運(yùn)營(yíng)工作、商務(wù)合作的到位等等，也會(huì)是關(guān)鍵路徑中的一環(huán)。這個(gè)時(shí)候就要考慮怎么樣的節(jié)奏才是最優(yōu)的路徑。

第二步：需要結(jié)合目標(biāo)和路徑，拆解出目標(biāo)達(dá)成的關(guān)鍵結(jié)果

路徑只是實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的方式，而關(guān)鍵的結(jié)果才是實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的保障。要制定這個(gè)關(guān)鍵結(jié)果就需要對(duì)目標(biāo)的關(guān)鍵詞進(jìn)行一一的拆解，并定義出對(duì)應(yīng)的指標(biāo)。

拆解目標(biāo)達(dá)成的關(guān)鍵結(jié)果

比如我要實(shí)現(xiàn)「完成產(chǎn)品Vx.x版本的順利上線」目標(biāo)，我們抽取兩個(gè)關(guān)鍵詞：「Vx.x」定義為該版本P0級(jí)別功能全部完成，「順利」定義為0bug且一次性成功上線，再結(jié)合上線路徑，得確定關(guān)鍵的結(jié)果：

xx月xx日完成需求文檔策劃和產(chǎn)品評(píng)審；
開發(fā)x天完成P0需求，并于xx月xx日提測(cè)；
測(cè)試需要xx日開始進(jìn)場(chǎng)測(cè)試，并于xx日完成測(cè)試；
xx日開發(fā)完成bug修復(fù)，并提交上線。

第三步：梳理出需要完成的具體任務(wù)量

梳理出具體的工作事項(xiàng)

還是以上面的例子來說，我們可以把需要完成的任務(wù)一一羅列下來：

完成產(chǎn)品需求文檔撰寫；
完成數(shù)據(jù)指標(biāo)梳理和數(shù)據(jù)埋點(diǎn)方案（否則到時(shí)候來不及加打點(diǎn)，為此要延期也是最郁悶）；
組織并完成產(chǎn)品評(píng)審，并做出修改定稿；
與設(shè)計(jì)師###溝通明確設(shè)計(jì)排期，推進(jìn)設(shè)計(jì)產(chǎn)出，在xx日完成設(shè)計(jì)定稿；
開發(fā)人力拉通，以及確定排期等；
后端完成節(jié)奏和進(jìn)度推進(jìn)（因?yàn)楹蠖颂峁?shù)據(jù)接口，是前端工作的前提條件，所以必須按期保障，這樣進(jìn)度才不至于阻塞）。
前端工作推進(jìn)（尤其是大的改版，往往重心在前端）；
和測(cè)試的提前拉通，測(cè)試及時(shí)梳理測(cè)試case，按時(shí)進(jìn)場(chǎng)；
測(cè)試完成幾輪測(cè)試，開發(fā)修復(fù)完bug，如此等等。

第四步：制定每日工作計(jì)劃

按照實(shí)際工作的進(jìn)程，和達(dá)成目標(biāo)的時(shí)限，把任務(wù)分配成每日的工作量，并根據(jù)事情的優(yōu)先級(jí)進(jìn)行排序，以此完成每日工作計(jì)劃制定。

拆解每日工作計(jì)劃

制定每日計(jì)劃的原則和注意事項(xiàng)：

明確目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的最優(yōu)化路徑；
拆解目標(biāo)的關(guān)鍵結(jié)果，通常是一種定量的指標(biāo)，是對(duì)目標(biāo)的定性關(guān)鍵詞的詮釋和支撐；
每個(gè)目標(biāo)的關(guān)鍵指標(biāo)不要超出5個(gè)，如果超出5個(gè)說明目標(biāo)定的太大，不聚焦，必須做出調(diào)整；
計(jì)劃要明確具體的deadline和責(zé)任人，注重節(jié)點(diǎn)時(shí)間的把控。

三、堅(jiān)決、高效執(zhí)行

1. 注重時(shí)間管理，保持專注和高效的狀態(tài)

時(shí)間是一種特殊資源，也是一種限制因素。

——德魯克

1）堅(jiān)持確立目標(biāo)-制定計(jì)劃的工作模式和習(xí)慣。堅(jiān)持計(jì)劃，對(duì)于計(jì)劃外的需求，對(duì)于和目標(biāo)、工作計(jì)劃或者與目標(biāo)不符的事情，要敢于SAY NO！

2）學(xué)會(huì)掌控好自己的時(shí)間，并做好時(shí)間的合理分配：

制定合理的作息時(shí)間；
每天重點(diǎn)解決的事情不要超出3件；
每天給自己留好整塊時(shí)間，或者把一些零碎的時(shí)間集中起來，用來解決重點(diǎn)和難點(diǎn)問題；
降低時(shí)間成本付出，減少無端時(shí)間消耗，砍掉一些不必要的活動(dòng)。

其實(shí)疫情期間剛復(fù)工上班時(shí)，我們團(tuán)隊(duì)早上有堅(jiān)持每日花式打卡活動(dòng)，但是有些打卡主題的門檻高，以至于后來參加的人越來越少。因?yàn)榇蠹颐刻斓墓ぷ骱芊敝?，還需要很花心思去準(zhǔn)備。所以現(xiàn)在看雖說用意是好的，塑造大家上班的儀式感，但還是太注重形式了。

3）不要把精力太分散，保持專注，減少多任務(wù)的切換成本

4）各個(gè)環(huán)節(jié)都要注重工具的使用，提升工作效率

如使用神器；
注重組件化和模板化；
注重工作流程的機(jī)制化等等；

總之，要認(rèn)識(shí)自己，更要認(rèn)識(shí)自己的時(shí)間，做好時(shí)間管理并形成習(xí)慣的力量。

時(shí)間管理卡片

2. 一方面隔絕和減少被動(dòng)干擾，另一方面增強(qiáng)自控力，死磕自律，主動(dòng)阻擊干擾

1）遠(yuǎn)程辦公，尤其是在家辦公，精力就更不容易集中了。因?yàn)槿说亩栊?，控制散漫和低效的第一步就是做好隔絕，所以要為自己創(chuàng)建一個(gè)獨(dú)立的辦公空間，最好布置一番，營(yíng)造良好的工作環(huán)境。

還要注重工作的儀式感，讓自己的意識(shí)到當(dāng)前是處于工作而非休閑的狀態(tài)，讓自己更專注和沉浸。不至于陷入一邊干活，一邊聽音樂、或看電視、甚至吃播（吃零食）的尷尬漩渦，而不能自拔。試想，如果開發(fā)哥哥也是這種工作狀態(tài)，那代碼質(zhì)量是可想而知了，所以一定要杜絕。

2）學(xué)會(huì)合理減少被動(dòng)干擾。其實(shí)在遠(yuǎn)程辦公的環(huán)境下，使用網(wǎng)絡(luò)工具的信息會(huì)呈爆炸式增長(zhǎng)，并且很多信息都是無效的，這個(gè)時(shí)候要學(xué)會(huì)用合理的方式，有選擇性地獲取信息同時(shí)也減少干擾。

比如減少無聊大群的信息干擾，學(xué)會(huì)退群或解散群；另外大群只適合做信息拉通，可以適當(dāng)建幾個(gè)項(xiàng)目小群，控制管理幅度和提升協(xié)作效率；
再比如減少無效會(huì)議的干擾，先要問自己這些會(huì)議都需要參加嗎？這個(gè)會(huì)議需要開那么久嗎？

3）制定自控力情況，通過刻意練習(xí)提升自己的自控力，主動(dòng)阻擊干擾。

神經(jīng)學(xué)家認(rèn)為人大腦的前額皮質(zhì)分為三個(gè)區(qū)域，分別管理三種力量：「我要做」、「我想要」和「我不要」。

意志力的三個(gè)分區(qū)

此時(shí)，對(duì)于工作而言，我們要做的就是增強(qiáng)「我要做」和「我不要」的意志力，抵制「我想要」的誘惑。

我們要注重訓(xùn)練自己的自控力肌肉——制定自控力清單，提升主動(dòng)阻擊干擾能力。

自控力清單

比如工作時(shí)間堅(jiān)持不吃零食，不聽音樂，不看電視，固定的時(shí)間內(nèi)不和家人做無關(guān)的長(zhǎng)時(shí)間交談，工作時(shí)間不去取快遞等。

管控自己，駕馭沖動(dòng)，刻意練習(xí)則讓自控力收放自如，養(yǎng)成良好的習(xí)慣。

提升自控力卡片

3. 建立及時(shí)、多維、高密度的連接觸點(diǎn)，注重溝通的同步性和高感知度

1）注重多觸點(diǎn)的聯(lián)系，以及溝通的及時(shí)性和高密度。至少保證每天群聊或者一對(duì)一聊，如果是緊急項(xiàng)目要做好溝通會(huì)議，并且密度應(yīng)該更高，尤其是出現(xiàn)問題或者遇到里程碑事件時(shí)。

比如，遠(yuǎn)程辦公一旦出現(xiàn)一天沒有溝通，你的合作伙伴肯定會(huì)認(rèn)為你交代的事情沒那么重要。

我這兩個(gè)月在做版本跟進(jìn)時(shí)，對(duì)于項(xiàng)目群里的信息都會(huì)保證在15分鐘內(nèi)回復(fù)，并且每天堅(jiān)持開視頻會(huì)議，做項(xiàng)目進(jìn)度和問題的拉通。

2）注重建立多維度的溝通和聯(lián)系機(jī)制

文檔；
文字溝通
圖文溝通；
語音溝通；
視頻會(huì)議溝通等。

文檔是第一位的溝通工具。所以應(yīng)該注重產(chǎn)出物質(zhì)量，確保交付物的規(guī)范程度和可執(zhí)行性，注重共享機(jī)制。如云端共享，項(xiàng)目組內(nèi)成員都有權(quán)限查看，并添加到群公告里。

對(duì)于群里的純文字溝通，如果不清楚的，一定要給予輔助圖片或者視頻（錄屏，測(cè)試的時(shí)候尤為重要）說明，或者整理成文檔和手冊(cè)，比如測(cè)試流程等，可以按步驟展示，其他人按圖索驥就能夠輕松完成。

當(dāng)然如果還是遇到不理解的情況，尤其是兩個(gè)人，一定要及時(shí)電話溝通。一旦上升到三人及以上，并且需要文檔輔助溝通或需要演示的，就要使用視頻溝通。

3）注重溝通的同步性和高感知度

因?yàn)檫h(yuǎn)程辦公不同于平時(shí)面對(duì)對(duì)溝通，信息的展示和接受效果都會(huì)大打折扣，此時(shí)同步性和高感知度就至關(guān)重要。比如召開視頻會(huì)議，比如直接投屏或共享桌面實(shí)時(shí)展示具體的效果或情況。

有時(shí)候真的，干說是說不明白的，這個(gè)時(shí)候就不要為難自己，也不要為難聽眾，直接上手段遠(yuǎn)程展示。

溝通機(jī)制卡片

4. 提升信息傳遞的質(zhì)量和效果

1）遠(yuǎn)程交流，信息傳遞會(huì)有折損，失真。所以應(yīng)該找準(zhǔn)對(duì)的人，減少信息傳遞的層級(jí)。

比如有些會(huì)議應(yīng)該把具體執(zhí)行的人拉到位，而不是只給leader講了，然后由他去分配或者傳遞。應(yīng)該一個(gè)會(huì)議把所有安排敲定，會(huì)后的事情就是執(zhí)行。

2）注重信息獲取狀態(tài)的關(guān)注。如信息的已讀，雖然你發(fā)布了信息，并不等于所有人都會(huì)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)都接收到了并閱讀了。

更進(jìn)一步是做好對(duì)方對(duì)信息和結(jié)論接收情況的check，如果擔(dān)心有問題，最好再問一遍，以確認(rèn)對(duì)方確實(shí)收到信息。

3）日常注重信息的云端同步和群成員同步。

做好產(chǎn)品規(guī)劃的同步，做好結(jié)論的拉通，及時(shí)寫備忘，再記錄在wiki，分享出去。

涉及到大改動(dòng)要及時(shí)同步到大群，告知所有成員，并沉淀到群公告。

4）增加信息傳遞的杠桿，比如一些重要的事情可以通過領(lǐng)導(dǎo)來傳達(dá)，這樣會(huì)更能引起重視，傳遞效果會(huì)更好。

提升信息傳遞效果卡片

5. 關(guān)于遠(yuǎn)程會(huì)議——提升會(huì)議的質(zhì)量和效率

1）把控會(huì)議時(shí)間、頻率和范圍

開會(huì)前要思考是否真有必要開會(huì)？是開大會(huì)還是小會(huì)？是所有項(xiàng)目成員都用參加嗎？
建立會(huì)議的預(yù)約制，提前同步好必要信息，會(huì)議主題和具體議程，或者討論事項(xiàng)，圈定必要的參會(huì)人員。
會(huì)議盡量都安排在早或晚。

2）把控會(huì)議流程和紀(jì)律，會(huì)議上明確好主持人和記錄員，明確會(huì)議紀(jì)律，做好背景信息輸入、信息和結(jié)論同步以及check，控制會(huì)議規(guī)模和時(shí)長(zhǎng)

注重背景信息的輸入，不要一上來就講方案或者結(jié)論，要把事情的來龍去脈解釋清楚；
征詢大家的意見時(shí)，可以對(duì)關(guān)鍵人員進(jìn)行點(diǎn)名詢問，尤其是開發(fā)大拿，注重他們的輸入；
明確會(huì)議紀(jì)律，比如一一發(fā)言，不要喧鬧等，如果遇到爭(zhēng)論，盡可能聚焦當(dāng)前的問題；
要做好信息的同步和結(jié)論的進(jìn)一步確認(rèn)，因?yàn)槭沁h(yuǎn)程，信息的接受效果會(huì)打折扣，有時(shí)候人不在一起更容易走神，所以信息同步完記得再確認(rèn)一下是否都已經(jīng)明白；
最后，是要會(huì)議控制規(guī)模和時(shí)長(zhǎng)，有些掰扯不清的事情可以放到會(huì)后繼續(xù)研究，當(dāng)有眉目的時(shí)候再開會(huì)討論。

3）注重會(huì)議的總結(jié)和執(zhí)行跟進(jìn)

做好會(huì)議紀(jì)要，列出todo，重要結(jié)論一定要高亮標(biāo)出，具體事項(xiàng)要@到對(duì)應(yīng)到具體的人，并及時(shí)發(fā)出；
做好具體執(zhí)行情況的跟進(jìn)。

提升會(huì)議質(zhì)量卡片

6. 注重項(xiàng)目閉環(huán)和進(jìn)度管理

1）注重項(xiàng)目的閉環(huán)管理，如涉及到里程碑事件或進(jìn)度拉通，要確保所有角色都到位。比如項(xiàng)目研發(fā)研發(fā)進(jìn)程中組織需求評(píng)審、開發(fā)進(jìn)度溝通會(huì)、提交測(cè)試或發(fā)布上線等環(huán)節(jié)要確保所有角色到位，且把事項(xiàng)同步清楚。

2）項(xiàng)目分工要更細(xì)化，明確接口人和對(duì)應(yīng)的執(zhí)行者，減少出口，避免重復(fù)工作和協(xié)同成本高。

我的項(xiàng)目中也遇到這個(gè)問題，我之前按照產(chǎn)品邏輯安排后端出了一套數(shù)據(jù)接口，后來服務(wù)端同學(xué)也是好意，在沒有我授意的前提下，他就給合作的同學(xué)同樣安排了這個(gè)任務(wù)。當(dāng)我知道的時(shí)候那個(gè)同學(xué)已經(jīng)基本開發(fā)完了，但實(shí)際上我們沒辦法用，就白白浪費(fèi)了一天的時(shí)間。

所以，項(xiàng)目合作減少出口和分支很重要。

3）前期多花時(shí)間在核心需求上，控制項(xiàng)目的體量，拆解需求的復(fù)雜度，保障開發(fā)順利開展，減少需求變更和其他風(fēng)險(xiǎn)。

4）進(jìn)度管理：借助管理工具及時(shí)獲取進(jìn)度，做好每日進(jìn)度勾兌和問題拉通。

項(xiàng)目閉環(huán)和進(jìn)度管理卡片

7. 使用目標(biāo)-計(jì)劃-執(zhí)行-回顧工作模式，在執(zhí)行階段要注重對(duì)自己執(zhí)行情況的記錄和評(píng)估

執(zhí)行效果記錄和評(píng)估

四、回顧和總結(jié)，建立新的迭代升級(jí)

回顧及總結(jié)

1. 注重回顧總結(jié)和復(fù)盤、調(diào)整

1）每日對(duì)計(jì)劃做復(fù)盤，把計(jì)劃和目標(biāo)對(duì)照，明確每天的完成情況，標(biāo)出做得好和不好的地方，對(duì)于不合理或執(zhí)行不到位的及時(shí)做出調(diào)整。此外，要明確出明天的計(jì)劃。

我們最開始每天都要求發(fā)日?qǐng)?bào)，雖然有些繁瑣，但是每天都會(huì)把工作得與失理的特別清楚，方向感很足且每天都感覺收獲滿滿。

2）每周回顧總結(jié)，要注重對(duì)目標(biāo)和里程碑事件的回顧，以及階段性總結(jié)，注重收獲原則，并制定下一步的計(jì)劃。

3）要及時(shí)記錄，勤于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，沉淀為自己的方法論，并加以應(yīng)用。比如在工作的標(biāo)準(zhǔn)化、流程化和機(jī)制化上的經(jīng)驗(yàn)沉淀，要嘗試落地。

2. 換個(gè)視角看待問題——埋頭干活，抬頭走路

還有，就是不要太陷入項(xiàng)目中，要不時(shí)地從項(xiàng)目中跳出來，換個(gè)視角看待問題——埋頭干活，抬頭走路。比如：從管理者怎么看這個(gè)項(xiàng)目的結(jié)果，或者你是產(chǎn)品，那站在運(yùn)營(yíng)的角度怎么看這個(gè)版本的成果等等。