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小團隊怎么高效進行周例會？這3個要點要注意

蜂蜜烏龍茶

2020-03-31

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18 分鐘

一個高效的周例會對于團隊管理來說至關(guān)重要。它不僅能解決無法準(zhǔn)確掌握項目進展的問題，更能協(xié)助成員高效完成目標(biāo)，增進團隊目標(biāo)感。如何高效利用周會解決問題？作者分享了幾點方法，希望對你有所幫助。

周例會，想必大家都不陌生，現(xiàn)在大部分的公司幾乎都會采用例會的方式來進行團隊管理。

但除了開會和準(zhǔn)備開會，我們每天的工作也需要如期完成。

所以如何能保證周例會的高效就成了我們平衡會議與繁重工作中非常重要的一點。

今天，我們就來聊一聊小團隊怎樣能高效地進行周例會。

一、周例會的價值

在探討怎樣高效進行周例會之前，我們先來想一想周例會本身的價值所在。

在這里，我們先說結(jié)論，周例會可以為我們避免項目進度產(chǎn)生偏差的風(fēng)險，而且還可以增進我們的團隊目標(biāo)感。

至于為什么有這些價值，我們分別站在團隊 leader和團隊成員的角度上來考慮一下周例會到底能為我們解決什么問題？

1. 團隊leader

價值1：解決無法準(zhǔn)確掌握項目進展的問題

作為團隊 leader，最大的問題就是無法掌控項目的進度，致使無法完成自己層級工作的風(fēng)險大大上升。

作為一個團隊，從上到下每一層級其實都有屬于自己層級的任務(wù)，下級的任務(wù)都是上級任務(wù)的拆分，所有的任務(wù)間層層關(guān)聯(lián)，最終才能達成目標(biāo)。

故而下級任務(wù)的進度是決定 leader本身任務(wù)進度的關(guān)鍵。那么周例會所做的，其實就是協(xié)助 leader掌握項目進展。

我們仔細觀察一下，在周例會中，leader一直扮演的其實是一收一放的角色。

“收”是一個傾聽者的角色，指的是將項目進度信息全盤收回到自己的掌握中。這就需要獲得項目當(dāng)前進度，下一周的規(guī)劃，以及當(dāng)前遇到的無法繼續(xù)推進的問題。
“放”是一個指揮者的角色，指的是將最新的信息與決策交付于每一個團隊成員。這就是leader對大家進行最新信息的同步；以及站在 leader的角度上，對下周工作的調(diào)整指揮。

由此可見，團隊 leader是以“一收一放”的操作，在周例會獲得項目進展，并將自己獲得的最新消息和基于此產(chǎn)生的步調(diào)調(diào)整同步給團隊成員，以此來解決無法準(zhǔn)確掌握項目進展的問題。

價值2：增進團隊目標(biāo)感

如果說掌握項目進度對于團隊 leader而言是著眼于現(xiàn)在的需要，培養(yǎng)團隊目標(biāo)感對于 leader而言就是著眼于一段時間的未來。

對于整體團隊而言，目標(biāo)感是在每一次的核對和校正中不斷增進的，準(zhǔn)確的目標(biāo)感能保證團隊在整體方向上不至于偏差太多，落于細節(jié)任務(wù)上，也就不會有太大的問題。

2. 團隊成員

價值1：協(xié)助自己高效完成目標(biāo)

團隊成員能夠高效完成自己的任務(wù)，是基于自己在擁有正確的方向和目標(biāo)的基礎(chǔ)上小步快跑的結(jié)果。

正確的方向和目標(biāo)就來源于自己與 leader的周期性核對，周例會就能保證自己的前進方向和前進步調(diào)有偏差的時候及時進行調(diào)整，從而能夠高效完成目標(biāo)。

價值2：困難問題尋求幫助

團隊成員在任務(wù)進行的過程中，常常會遇到很多困難，有些自己可以解決，有些以當(dāng)時自己的能力和資源則很難解決甚或于無法解決。

在這個時候，為了項目能夠正常推進下去，就需要提出自己當(dāng)前遇到的困難和需要的協(xié)助。

周例會上團隊成員和 leader都在，更容易獲得自己所需的幫助。所以遇到問題尋求協(xié)助也是團隊成員對于周例會非常重要的訴求。

二、小團隊如何高效利用周例會解決以上問題？

1. 周例會的核心內(nèi)容

針對以上的問題，那首先我們就列明周例會需要溝通的核心內(nèi)容，這里按信息同步人進行劃分，也分為團隊 leader和團隊成員：

團隊成員：

（1）任務(wù)及其拆解內(nèi)容

我們已經(jīng)知道，周例會對于 leader和團隊成員，有非常重要的一項便是掌握任務(wù)的進展及步調(diào)。

通過任務(wù)拆解，能夠清晰知道團隊成員對于任務(wù)目標(biāo)的把控是否準(zhǔn)確，便于在有偏差或缺漏的時候及時修正。

任務(wù)拆解就是將手頭拿到的一個大的任務(wù)拆解成可量化的一項項獨立的小工作。

例如產(chǎn)品要做一個功能的設(shè)計，就可以拆分為功能框架設(shè)計、業(yè)務(wù)流程圖設(shè)計和原型設(shè)計（具體的原型設(shè)計環(huán)節(jié)還可以拆成更細節(jié)的功能）。

把任務(wù)拆解得越細越好，這樣可以避免遺漏，也能更好把握任務(wù)的全局情況和時間分配。

（2）每個任務(wù)的進展

保證了團隊成員對任務(wù)目標(biāo)的正確把控后，第二重要的便是清晰展示任務(wù)進展。

整體任務(wù)的計劃工作量其實并不好估算，這個時候就需要用到之前已經(jīng)拆解好的任務(wù)，整體任務(wù)的計劃其實是由拆解的每個小任務(wù)進行組合完成的，我們需要分別對每個拆解的小任務(wù)進行工作量和估時的規(guī)劃，由此得出整體任務(wù)的工作量和估時。

整體任務(wù)的進展就是由當(dāng)前小任務(wù)的完成數(shù)量和小任務(wù)的總體數(shù)量進行計算得出的。

例如：一項任務(wù)拆解為 5個小任務(wù)，周例會時完成了 3個，進度就是 60%；當(dāng)然這是一種比較粗糙的算法，精細一點需要將小任務(wù)當(dāng)前的進度也計算進去，也可以算出計劃完成度進行對比，以此得出我們的進展是否合理。

使用這種方式計算進度會更為精準(zhǔn)，對于大的任務(wù)來說，我們僅憑第一印象估時，基本都是不準(zhǔn)確的，只有落到每個小任務(wù)是否完成，完成多少上，才能使我們對于進度的把控更為精準(zhǔn)。

（3）當(dāng)前遇到的問題及所需協(xié)助

從團隊成員的問題中，我們可以看到團隊成員需要一個途徑提出自己當(dāng)前遇到的問題和所需的協(xié)助。

這個環(huán)節(jié)就是起這個作用，可以讓團隊成員針對有困難的任務(wù)提出問題，在會上可由leader提出解決途徑，并調(diào)配相應(yīng)的資源或人員協(xié)助解決問題。

這樣就可以避免任務(wù)卡在某一個問題上無法有后續(xù)進展的困境。

團隊leader：

（1）最新信息同步

為了讓團隊成員能夠掌握到團隊的最新信息，以便于團隊成員能及時調(diào)整自己的任務(wù)優(yōu)先級及步調(diào)，所以在周例會上需要明確同步當(dāng)前公司和部門的重心，以便于團隊成員提早規(guī)劃后續(xù)任務(wù)的步調(diào)并合理安排優(yōu)先級。

（2）再次重申目標(biāo)。

在進行信息同步后，著重需要重申目標(biāo)。重申目標(biāo)包含兩點，分別是團隊重點及近期規(guī)劃，和每個人手頭的核心工作目標(biāo)。

在每次周例會上，leader都需要跟團隊成員強調(diào)這兩點。避免團隊成員由于目標(biāo)感減弱而產(chǎn)生的任務(wù)遺漏或偏差。

2. 高效會議的核心要點

明確了周例會的核心內(nèi)容，我們再來想一想怎樣高效進行周例會。

首先，我們來看看一個完整會議包含哪些階段？各位聰明的小伙伴肯定已經(jīng)想到不可能只有開會本身才算。

確實是這樣，就像我們常說寫文章需要虎頭、豬身、豹尾一樣，一個完整的會議也包含3個階段：

最先是會前準(zhǔn)備階段，一個好的會前準(zhǔn)備會讓我們的周例會效率至少提高一倍；
其次是會議階段，會議階段是我們每次周例會的核心與精粹所在；
最后是會后總結(jié)階段，優(yōu)秀的會后總結(jié)能讓周例會的效果得到最大化的提升。

既然我們希望周例會能夠最大化高效，接下來我們就分別考慮如何提升這 3個階段各自的效率，從而達到最終整個周例會的高效。

（1）會前準(zhǔn)備階段：

會議準(zhǔn)備階段可以算得上是會議的一半靈魂，它決定我們能在會議上溝通的具體內(nèi)容的深度和廣度。所以在會前準(zhǔn)備我們要就會上需要溝通的內(nèi)容進行整理和篩選。

我們想要提升會議準(zhǔn)備階段的效率，可以從以下幾個角度：

日常規(guī)范：可以通過規(guī)范團隊成員的日常工作方式，讓大家在日常工作中養(yǎng)成拆解任務(wù)、評估工時和掌握自己進度的習(xí)慣，在周例會的準(zhǔn)備階段就可以直接使用日常已經(jīng)整理好的資料，提高整理資料的效率。
區(qū)分優(yōu)先級匯報：我們的周例會要爭取在有限的時間達成最大的效果。故而對于周例會匯報的材料，我們要根據(jù)優(yōu)先級來進行篩選，優(yōu)先級高的重點匯報，優(yōu)先級中的可略過或不匯報，優(yōu)先級低的不必在周例會匯報。
區(qū)分風(fēng)險程度進行匯報：其次，我們可需要根據(jù)風(fēng)險程度來進行匯報，有重大風(fēng)險的需要重點匯報，有輕微風(fēng)險的可一筆帶過，無風(fēng)險的可略過不提。
區(qū)分問題內(nèi)容匯報：對于遇到的問題，我們只需列出自己無法解決的，可以解決的不必提到周例會上，節(jié)省會議時間。

（2）會議階段

在開會階段，是最占用所有人時間的階段，雖然看上去時間不長，但是把每個人的時間都算上，一場周例會的成本還是非常高的。

這就要求在周例會上緊扣核心內(nèi)容，不要偏題。

團隊成員可按照重要程度，點名任務(wù)及拆解情況，任務(wù)估時，當(dāng)前任務(wù)進展，是否存在風(fēng)險，以及當(dāng)前遇到的問題。
leader則要緊扣會議主題，抓大放小，重要內(nèi)容一定要點出，但細節(jié)問題不要過多討論。周例會的目的是為了讓所有人的信息同步，但主要指的還是重點信息，故而圍繞核心內(nèi)容進行匯報和提問即可，如有想要了解的細節(jié)問題，可會后再行討論，以節(jié)省所有人在會上的時間。

（3）會后總結(jié)階段

一場周例會開完后，會后總結(jié)看似只是把會議的重點內(nèi)容做個簡單記錄，但這個記錄也是保證周例會作用的關(guān)鍵。大家都不太可能僅憑會上溝通就記住所有自己需要的信息，這樣就難免在用到某些信息的時候需要詢問或查閱。

會議紀(jì)要就避免了大家在會后反復(fù)溝通詢問周例會上已經(jīng)同步過的內(nèi)容，需要回顧時隨時查閱即可。除此之外，周例會上往往會提出很多團隊成員需要修改調(diào)整的內(nèi)容，也可作為大家確保任務(wù)調(diào)整不遺漏的最佳方式。

周例會總結(jié)需要兩點，重要信息及任務(wù)。

重要信息：包含團隊成員匯報的重點任務(wù)的進展情況，以及l(fā)eader同步的最新重點內(nèi)容。記錄這兩點以便于大家可以在忘記的時候隨時進行回顧。利于大家在自己工作需要時快速獲得信息，高效安排自己的工作。
任務(wù)：這里主要是指記錄會上任務(wù)的分配和調(diào)整，在周例會上，leader通常會對我們把握不準(zhǔn)的任務(wù)進行調(diào)整，或是對于團隊成員需要協(xié)助的任務(wù)進行安排。這些任務(wù)都是為了我們團隊目標(biāo)如期完成而服務(wù)的，會議紀(jì)要可以綜合記錄下這些任務(wù)，以便于團隊成員不會遺漏自己分配到的任務(wù)。

3. 小團隊要用excel來進行周例會

結(jié)合以上兩點的內(nèi)容，我建議小團隊使用 excel來進行周例會。

從核心溝通內(nèi)容可以看出，在這 5個需要溝通的要點中，前 3個內(nèi)容是由團隊成員匯報，后2個內(nèi)容是由團隊 leader進行向下同步的。

由于團隊 leader是自己一個人向下同步即可，且主題跟團隊成員的有所不同，所以可使用形式不會對周例會的各個環(huán)節(jié)影響太多，故而不做過多贅述。

而作為團隊成員，由于多個人需要匯報的主題類型相同，如果讓大家自由發(fā)揮，則會在會后總結(jié)階段花費太多的時間，這里就需要用到 excel來使我們的周例會更加高效。

三、用excel開周例會的好處

（excel版會議資料范例）

1. 會議準(zhǔn)備階段

所需準(zhǔn)備會議資料的時間較少。該表可作為日常的任務(wù)拆解表，在每次開周例會前，只需要更新一下這個表的進度即可?？梢员M可能地減少會議準(zhǔn)備時間，釋放更多的時間用于團隊成員完成工作上。

2. 會議階段

清晰明了，可參見以上 excel周例會范例。每一行就是一個事項，每個事項的進展都很清晰，總體項目的進展和所需協(xié)助也很容易看出來。這將最大限度地提高開會本身的效率。
修正成本低。相比較 word和 PPT，excel版本的周例會材料在需要進行修正的時候是成本最低的。既不需要考慮排版問題，也不會影響到其他不需要修改的內(nèi)容。