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榮耀標識如何開一場高效且有用的會議？項目會議法則，助你Hold住全場
我們工作都離不開會議，經常有人抱怨上午一個會，下午一個會，一天過去了，什么活兒也沒干，關鍵會議還沒什么結論。項目推進過程中，我們也經常需要開會，如何讓會議開得高效而且有用，就是我們今天要討論的話題。
先思考再開會
小明是公司空氣凈化器的項目負責人，技術工程師在對原型機測試時，發現傳感器有缺陷，良品率低。而現在離原定上市計劃還有30天，很有可能造成項目延期。
于是，小明就召集了技術中心、質量中心、采購中心、市場中心、生產中心的各個項目成員進行開會，討論解決辦法。最后，會議持續了3個小時，也沒有得出有效結論。
這個案例中，小明開會前不知道下一步怎么辦，然后，臨時召集了很多人參會，但沒有決策層。大家對事情并不了解，會上需要大量時間介紹事件。
會議的意義可能就是小明組織過一次會議推進這個事情，看似反應迅速，實則無效。
在組織會議之前，我們首先應該問自己三個問題
1）會議的目的是什么？
目標是我們會議的基準，如果我們開會都沒有目的，那就是在浪費時間。換句話說，項目會議應該是有“沖突”才開會，我們的目的就是為了解決問題。
如果只是每日例會，建議進行5分鐘站立會，其重點在于信息溝通，而不是解決問題。
2）如果不開會，是否有更好的解決方式？
會議是需要很多人放下手頭工作去參與的，資源消耗大，如非必要，盡量不開?！安粦鸲酥辈攀歉咝У淖龇?。
3）會議成功標準是什么？預期結果是什么？
達成什么結論代表會議成功了？預期結果就是讓我們想清楚，當會議得到這個結果之后，會議結束，而不是無休止地開下去。
馬云曾講他進會議室前一般有兩種狀態：一種是心里有答案，來聽聽大家的意見；另一種是心里沒答案，來聽聽大家的想法和討論。后一種會議，基本上得不出答案與結論。
上述案例，小明就不清楚自己想要的預期結果是什么，導致會議沒有結論。
當會議組織人想清楚上述三個問題后，再決定是否開會，會議怎么開。
做好會前準備
決定開會之后，要確定三件事：定人、定事、定議程
1）人：參會人員
我們要明確項目的重要干系人以及他們的角色。
比如，會議需要管理者進行決策，需要技術工程師執行解決方案，需要市場推廣人員知悉進度，要做到該來的一個也不少，參會的一個也不閑。
2）事：事情的來龍去脈
開會要確保與會者每一個人都了解這件事的前因后果，確保大家在同一語境，使用同一種話語體系。即使是突發事項，我們也應該將事件背景交代，以避免在會議中大家無法聚焦問題。
3）議程：會議計劃
我工作中有時候會碰到有人組織開會，一個電話過來：“我們在8樓開會，你過來一下吧?！?/p>
我：“開什么會？”
對方：“你過來就知道了，就一會兒?！?/p>
如果沒有會議議程，會議組織者就沒有計劃，無法把控會議過程。
參會人員也不知道自己的角色，不知道該為會議作何準備，而且他無法安排自己的其它工作，導致有人問他后續某項工作什么時間完成時，他只能回答：“看會議開到幾點吧?！?/p>
這就是失控，會議還未開始就已經走向失控。
在我們完成“會前三問三定”之后，我們就可以發會議通知給各個參會人員。
會議通知把握三個原則
1）盡量提前1-2天發
提前太早，容易讓人遺忘；太晚，別人沒辦法提前安排工作。
2）知會領導層
如果參會人是領導層，最好跟其確認是否有時間，以防止會議沖突，無法參加。
如果參會人是基層員工，那需要知會其領導，以便其領導了解他的工作，及時調整工作安排。
3）附上會議背景與議程
會議背景、會議議程可以讓參會人員清楚自己的角色及時間安排，為會議做好準備。
高效會議法則
做好會前準備，下一步就看在會議中的把控，召開高效會議的三點建議
（1）結論先行，遵循金字塔原理
在工作匯報中，我們有一個原則：結論先行，也就是說話遵循金字塔原理。因為這樣可以讓聽者第一時間清楚你要表達什么。
在會議中，每個參會人員發言也應該遵循金字塔原理，先說結論，然后條理清晰地闡明原因。
（2）AAR開場
而對于項目會議，我建議用AAR開場，即After Action Review，行動后反思。
具體結構就是：
- 目標；
- 現狀（行動結果）；
- 現狀與目標的差距；
- 下一步行動方案。
（3）NBA結束
關于會議，有一本《羅伯特議事規則》影響深遠，孫中山先生在民國初期，就呼吁國民運用議事規則中的工具。
《羅伯特議事規則》中講到開會議事要以“動議”為中心。
“動議者，行動的提意也”，直譯過來就是行動建議。如果沒有行動建議，那會議就是失敗的。所以，每一場項目會議，建議最終以NBA結束，不是籃球賽，而是Next Best Action，下一步最優行動。
除此之外，行動建議應該是可以執行，可復盤的，我們可以運用5W2H進行梳理。
- 1）What：是什么？做什么？
- 2）Why：為什么？行動的目的是什么？
- 3）Who：誰來做？
- 4）When：什么時間做？什么時間完成？
- 5）Where：在哪里執行？
- 6）How：怎么做？
- 7）How much？需要什么資源？做到什么程度？
比如，本文開頭提到的案例，小明為了不影響項目進度，確定了一條行動計劃：
由采購中心L（Who）在一周內（When)尋找傳感器備選供應商（What），并在10天內發送樣件到公司（Where)，以保證原型機開發順利，避免項目延期（Why）。備選供應商，可以選用同行業X、Y品牌或其它有質量保證的品牌（How)。技術方面由技術中心提供支持，流程走特批（How much)。
基于5W2H這7個要素，我們就可以理清NBA-下一步最優行動。
我們把NBA寫到會議紀要中，參會人員就可以依照它執行，下一次會議的AAR（行動后反思），就是在這次會議的NBA基礎上進行。
小結
最后，我們簡單對如何開一場高效項目會議進行總結
會前三問：會議目的是什么？可否不開會？預期結果是什么？
會前三定：定人、定事、定議程。
會議通知：提前發、知會領導層、附上背景與決議。
會議過程中：
- 結論先行，遵循金字塔原理。
- 以AAR（行動后反思）開場。
- 以NBA（下一步最優行動）結束，NBA需要理清5W2H要素。
有些話可以不說，有些會可以不開，有時候最高效的行動就是不開會。
如果開會，請一定保證，這一場會議高效且有用。
本文由 @董樓主 原創發布于人人都是產品經理。未經許可，禁止轉載
題圖來自Unsplash，基于CC0協議
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