實例講解:跨部門溝通和與領導溝通的心得與技巧

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作為一個產品經理,溝通是工作中非常重要的一部分。在工作中,跨部門溝通和與領導溝通是溝通中最難的兩個部分,很容易產生意見分歧或不理解對方所表達意圖的情況,因此本文會重點從這兩方面通過實際案例進行講解和分析。

一、跨部門溝通

跨部門溝通的難點在于,所屬領導不同,甚至所屬部門不同,因此導致利益點和思考維度產生差異。

舉個例子:

故事背景:

  • A部門有個產品A的部分功能要接入到B部門的產品B上;
  • A和B部門的領導不同;
  • 這件事情是戰略上的決策,因此一定要做。

溝通背景:A部門的產品經理梳理了初版方案,約了B部門領導及同事一同參與方案評審。

溝通結果:整個會議更多是在爭吵中進行的,并沒有達成統一結論。(更多的溝通細節,我會在下面分析過程中提到)

之所以溝通失敗的主要原因有以下5點:

(1)準備的材料并非是對方想聽的:A部門所準備的材料,更加偏向于方案實現細節。但如果一件事情連基本權責和框架層都沒有達成共識的話,細節的討論毫無意義。所以A部門在準備材料的時候,應該先從大的框架講起。

想要接入B產品的話,B部門更加希望了解到:你要采用什么樣的方式接入我的產品,是融合我現有的功能模塊還是完全獨立,我只提供一個跳轉的平臺。

這個定位和決策是B部門領導最關心的事情,如果一上來不講這個,開始就講細節的功能模塊,這對B部門的領導和相關同事來是毫無意義的。只有大的方向達成一致,之后在工作的分責和權利的劃分上才可以進一步推進。

(2)講解的維度及順序

  • 回顧:如果本次會議并非是第一次會議,或本次參會的人并不了解全貌的話,我會在本次開會前用一頁PPT對過往達成的結論進行回顧。如果大家都很了解背景的話,可略過(一般以備外一,我都會準備),但是本次開會的主講人并沒有準備這份背景PPT,導致很多人并不了解,在會議中途進行詢問和打斷。
  • 對會議方向進行把控:在會議開始前簡要表達本次會議要所討論的內容,以及期望得到的結論。如:如果我主持這場會議,我會表達的內容如下:“本次的會議是討論內容是A產品接入B產品的方式及涉及到的模塊,期望可以不改變B產品現有框架的基礎上最輕量化地融入A產品的功能,并兼顧未來的可拓展性”。這句話,表達出了我站在對方系統角度,又表達出了短期和長期的目的。但本次會議A部門主講人在最開始時缺少對溝通方向的把控,導致后期討論總是無法達成共識。

(3)內部沒有進行評審,內部意見不一致:A部門參與會議的人有3個,本次對外溝通之前,其他兩個人并沒有了解過這個方案,導致在會議期間內部產生分歧,這是跨部門溝通的大忌。

(4)決策人沒有參與會議:A部門領導并沒有參與會議,B部門領導參與了會議,但在會議后期需要輸出結論時,B部門領導接了電話,沒有參與最終討論,導致整個會議最終并沒有輸出確定性結論。

(5)情緒控制:會議期間,由于雙方很多地方無法達成共識,因此,個別時刻存在情緒失控的情況,當情緒占據思考時,潛意識驅動行為時,會議就很難達成共識,也是本次溝通失敗的重要原因。

復盤

(1)跨部門溝通的前提一定是內部輸出意見一致。

(2)在跨部門溝通前,需要站在對方角度列出他們會問的點,以及我們的對策及原因。

(3)溝通前,羅列出目標,溝通中,切記不要被情緒牽動。

(4)必要時,需要讓雙方領導參與其中,尤其是在決策點上。

二、跟領導溝通

與領導溝通的難點在于,你所理解的高度和領導所表達的高度不一致,主要取決于所處職位不同,因此看待同一事物的格局和視野不同。

故事背景是協助領導輸出未來三年規劃報告。通過與領導的這次溝通,讓我對如何與領導溝通,協助領導完成工作有了一定體會。如果想要更加了解領導的想法,首先需要知道的一下3點:

(1)材料的深度:你所輸出的資料,可能是你領導需要向他的領導匯報的內容,因此你需要你所整理的內容最后應該上升到一定的戰略高度,迎合公司目前的發展方向。

(2)輸出一個故事:分散的點是沒有意義的,一個完整的“故事”意義更大。這是本次跟領導開會收獲最大的地方,我們整理的分散的點,領導會從這個分散的點中梳理出整個局面。從而變成一個可以創造價值,且值得長期投入的增值點和規劃方向。

(3)基于搜集的資料,給出結論依據:不要給自己和領導挖坑,一定要考慮可實現性。如果方向確定了,那具體支撐這個方向的材料也需要提前準備好,領導需要知道現階段某個功能或技術所能實現的水平,這個技術在行業內(縱向)或者其他行業(橫向)的應用情況,以及這個技術的學習成本等等細節內容。

復盤

(1)明確確定輸出材料給誰看。

(2)站在領導的角度輸出材料。

(3)充分收集支撐材料并適當提供決策依據。

小結

跨部門溝通和向上溝通都是職場溝通中比較難的點,因此仍需要我們多換位思考,才能真正理解對象想表達的意圖。與此同時,也要適當運用訣竅,從而避免因為表達不當和疏忽產生誤解。

 

本文由@黑心老巫婆 原創發布于人人都是產品經理。未經許可,禁止轉載。

題圖來自Unsplash,基于CC0協議

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