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本文介紹了4類重要的會(huì)議類型、闡述了開會(huì)的作用以及在小產(chǎn)如何開會(huì)的方法。

工作中，估計(jì)沒有人喜歡開會(huì)，但是無人能從中幸免。

我也很不喜歡開會(huì)。開會(huì)是非常消耗精力的，全程都要集中精神。就算不是主持會(huì)議，只是普通地參與會(huì)議，我都覺得非常累人。

每次開完會(huì)，回到自己的工位上，總感覺身體被掏空，腦子已經(jīng)轉(zhuǎn)不動(dòng)了，好一陣子什么活都干不了。

但是，我并不排斥開會(huì)。

在項(xiàng)目推進(jìn)過程中，有各種會(huì)議需要產(chǎn)品經(jīng)理參與。有些還需要產(chǎn)品經(jīng)理來組織、主持。那些必須要參與、必須要開的會(huì)議，沒什么好說的。一些可開可不可的會(huì)議，我一般是傾向于，如果條件允許，還是得盡量組織各方過來開一開。

有時(shí)候因?yàn)楦鞣N原因，該開的會(huì)不開了，我反而會(huì)有一絲不安。

這是因?yàn)?，“開會(huì)”雖然煩人，但是真的有用。

一、4類重要的會(huì)議類型

“會(huì)議”有很多種類型。這里我們只關(guān)注與“需求”、“項(xiàng)目”相關(guān)的會(huì)議。

普通小廠，一般不像大廠那么規(guī)范。每個(gè)項(xiàng)目，推進(jìn)流程可能會(huì)很不一樣，并沒有一套被嚴(yán)格執(zhí)行的規(guī)范。

哪些會(huì)要開，哪些不用，會(huì)議要怎么開，都是具體情況具體安排，比較靈活，或者也可以說，比較混亂。

概況來說：項(xiàng)目推進(jìn)過程中，大概有以下4類會(huì)議，比較常見，也比較重要。

1. 項(xiàng)目立項(xiàng)的會(huì)議

顧名思義，就是評(píng)估需求是否有價(jià)值，確定是否立項(xiàng)執(zhí)行。需求的發(fā)起人向各干系人闡述自己的想法，然后讓大家評(píng)估其價(jià)值，商定執(zhí)行方案。

與會(huì)人員根據(jù)自身立場(chǎng)，以及自己掌握的其他信息，提出意見建議，補(bǔ)充完善需求內(nèi)容。這里面，一般沒有我們初級(jí)產(chǎn)品經(jīng)理什么事。我們參加會(huì)議，往往只是因?yàn)槲覀冃枰私膺@個(gè)項(xiàng)目的各種信息，以便后續(xù)設(shè)計(jì)推進(jìn)。

我們只是“聽眾”而已。

因此，有時(shí)候初級(jí)產(chǎn)品經(jīng)理也可以不參加。等大佬們商定之后，由經(jīng)辦人把會(huì)議結(jié)果告知我們就可以了。

2. 明確需求范圍與內(nèi)容的會(huì)議

立項(xiàng)之后，這個(gè)項(xiàng)目還是一個(gè)粗糙的想法。這時(shí)候，產(chǎn)品經(jīng)理需要制作PRD初稿，將這個(gè)粗糙的想法，變成一個(gè)范圍明確、效果可預(yù)期、內(nèi)容可執(zhí)行的方案。

一般來說，這個(gè)PRD，10%是立項(xiàng)會(huì)議討論確定的，20%是產(chǎn)品經(jīng)理私下找干系人咨詢討論確定的，還有70%是產(chǎn)品經(jīng)理自己腦補(bǔ)的。因?yàn)榇罄袀兪遣还軐?shí)現(xiàn)細(xì)節(jié)的。

因此，當(dāng)產(chǎn)品經(jīng)理完成PRD初稿后，需要重新召開會(huì)議。這一般需要產(chǎn)品經(jīng)理來組織、主持。會(huì)議的主要內(nèi)容是介紹PRD內(nèi)容，并討論其中有爭議的部分。

因?yàn)殚_始涉及到執(zhí)行細(xì)節(jié)，所以這類會(huì)議耗時(shí)往往會(huì)比較長。一兩個(gè)小時(shí)以上，都是很常見的。

根據(jù)項(xiàng)目情況的不同，這樣的會(huì)議可能需要召開好幾輪。討論、修改PRD、重新討論、再修改PRD……

經(jīng)過多輪會(huì)議，最終確定需求范圍以及各內(nèi)容細(xì)節(jié)，確定PRD終稿。

3. 面向技術(shù)團(tuán)隊(duì)的需求說明會(huì)議

雖然在前面的會(huì)議中，技術(shù)團(tuán)隊(duì)有時(shí)候也會(huì)參與。但那時(shí)主要是負(fù)責(zé)把控項(xiàng)目的技術(shù)可行性。

當(dāng)需求完成策劃設(shè)計(jì)，進(jìn)入開發(fā)階段時(shí)，有時(shí)候產(chǎn)品經(jīng)理需要組織相關(guān)技術(shù)同事一起開個(gè)會(huì)，介紹需求的整體情況。

這時(shí)候的重點(diǎn)就不再是討論需求內(nèi)容，而是明確傳達(dá)產(chǎn)品經(jīng)理的項(xiàng)目要求，并討論各處的技術(shù)實(shí)現(xiàn)方案。有時(shí)候還需要在會(huì)議上完成任務(wù)分配，確定開發(fā)計(jì)劃。

4. 圍繞某個(gè)具體開發(fā)問題的小會(huì)議

開發(fā)過程中，出現(xiàn)問題，一般我們會(huì)在各種工作群中協(xié)商討論。如果問題比較復(fù)雜，無法在工作群中說明白，這個(gè)時(shí)候就需要讓各方碰頭開個(gè)小會(huì)。這類會(huì)議，是臨時(shí)性的、突發(fā)的。

如果是比較復(fù)雜的項(xiàng)目，這類小會(huì)議會(huì)比較頻繁。與會(huì)的一般是產(chǎn)品經(jīng)理和相關(guān)的技術(shù)同事，有時(shí)候也需要業(yè)務(wù)部門參與。

二、開會(huì)的2個(gè)重要作用

我們不喜歡開會(huì)，一個(gè)很重要的原因就是，認(rèn)為開會(huì)沒有用。開會(huì)要占用我們的工作時(shí)間，影響我們的工作進(jìn)度。但是同時(shí)，卻好像沒起到什么作用，完全是形式主義，為了開會(huì)而開會(huì)。

比如上面說的，面向技術(shù)團(tuán)隊(duì)的需求說明會(huì)議。

有時(shí)候，產(chǎn)品經(jīng)理講了一兩個(gè)小時(shí)，講得口干舌燥，結(jié)果下面的技術(shù)同事很多都沒有在聽。很多會(huì)上強(qiáng)調(diào)的細(xì)節(jié)，之后還是照樣會(huì)出錯(cuò)。

那這樣的會(huì)議，又有什么意義呢？

其實(shí)，我們認(rèn)為開會(huì)“沒用”，是因?yàn)槲覀儗?duì)會(huì)議“作用”的預(yù)期不對(duì)。

還是上面這個(gè)例子。其實(shí)，閱讀和思考，始終都是一個(gè)人的事情。產(chǎn)品經(jīng)理在會(huì)上最多也只能說個(gè)大概。技術(shù)團(tuán)隊(duì)最多也只能聽個(gè)大概。會(huì)后，還是需要自己一個(gè)人，去一字一句閱讀PRD，去思考每個(gè)細(xì)節(jié)的具體實(shí)現(xiàn)方案。

那么，開會(huì)到底有什么作用呢？

我認(rèn)為，開會(huì)有2個(gè)重要的作用：

1. 實(shí)現(xiàn)多方同時(shí)在線的高效討論

“多方同時(shí)在線”，相對(duì)應(yīng)的，就是“單獨(dú)私下”的討論。

A向B提出要求。B把要求告知C。C向B詢問某些細(xì)節(jié)。B發(fā)覺自己也不清楚，因?yàn)锳沒說到這個(gè)。所以B又重新去問A。A回復(fù)后，B將A的回復(fù)告知C。C說B理解錯(cuò)了，不是這個(gè)意思。于是B再重新去問A……

這種可怕的“傳聲游戲”，想必大家在工作中都碰到過。

相對(duì)于這種“單獨(dú)私下”的討論，將相關(guān)的各方拉在一起討論，效率的提高是巨大的。而且，多方一起碰頭討論，還能極大地避免錯(cuò)誤。

我曾經(jīng)碰到過這樣的情況：

A誤以為當(dāng)前系統(tǒng)沒有某個(gè)功能，所以在和B的討論中，確定了無需使用該功能的次優(yōu)方案。

作為執(zhí)行方的C，他接到B傳達(dá)的需求后，就感到疑惑。因?yàn)楫?dāng)前系統(tǒng)已經(jīng)有該功能了，完全可以采取最優(yōu)方案。

然后C向B詢問。

B明確說了，A在最優(yōu)方案和次優(yōu)方案中，選擇了次優(yōu)方案（雖然不知道理由），這是已經(jīng)決定好了的事情。

C想，那可能是有其他的限制吧，沒辦法，那就按次優(yōu)方案來搞吧。

像這樣的誤解，越到后面就越說不清。而如果，一開始大家一起碰頭開會(huì)，那么錯(cuò)誤從一開始就能避免。

2. 確保向各干系人傳達(dá)項(xiàng)目需求

比如上面說的，面向技術(shù)團(tuán)隊(duì)的需求說明會(huì)議。其核心作用，某種意義上講，其實(shí)在于：確保有效地通知到技術(shù)部門各團(tuán)隊(duì)的各成員：“我們現(xiàn)在要做這個(gè)項(xiàng)目了。”

你可能會(huì)疑惑，我們發(fā)個(gè)工作郵件不就可以了嗎？

其實(shí)不然。

我舉個(gè)工作以外的例子。

大學(xué)時(shí)，體育課要上什么，是自己選的。同一個(gè)行政班的同學(xué)，可能有的人上籃球課，有的人上足球課。我當(dāng)時(shí)上的是排球課，是這個(gè)課的體委。這個(gè)課有不同專業(yè)不同行政班的同學(xué)一起在上。每個(gè)行政班內(nèi)有他們自己的體委，管理他們自己班的同學(xué)。

有一次，我需要通知大家，下一節(jié)課要在室內(nèi)上理論課。

所以，我通知了各專業(yè)各行政班的體委，讓他們自行通知自己班里的同學(xué)。作為一個(gè)理科生，我看不出這個(gè)“信息傳遞”模型有什么問題。但是，最終來上課的人，不到3成。

理由有很多。有的是忘了通知，有的是通知漏了，有的是以為非強(qiáng)制參加……

信息如何準(zhǔn)確及時(shí)傳達(dá)，其實(shí)是一件比預(yù)想中要復(fù)雜得多、困難得多的事情。我們“浪費(fèi)”幾個(gè)小時(shí)，把相關(guān)人員都聚集起來，告知他們接下來我們要做的工作。大家來了，意味著“知曉”了；然后走了，意味著“同意”了。

后續(xù)我們推進(jìn)項(xiàng)目時(shí)，讓相關(guān)業(yè)務(wù)部門配合，讓技術(shù)部門各團(tuán)隊(duì)配合，阻力就會(huì)比較小。

我之所以說，有時(shí)候該開的會(huì)不開了，我反而會(huì)不安。這是因?yàn)椋谄胀ㄐS，團(tuán)隊(duì)組織往往是比較混亂的。

如果沒有“確實(shí)”地完成告知工作，那么項(xiàng)目推進(jìn)過程中，很可能會(huì)突然發(fā)現(xiàn)，部分團(tuán)隊(duì)因?yàn)楦鞣N你想不到的原因，居然不知道這個(gè)事情，工作現(xiàn)在還完全沒有開展。

這就非?？膳铝?。

三、普通小廠會(huì)議怎么開

普通小廠的會(huì)議，一般比較隨意。

一些關(guān)于開會(huì)的方法建議，在這里很難發(fā)揮作用。

會(huì)前分發(fā)的資料文件，一般不會(huì)有人看。

會(huì)議流程基本不存在，有時(shí)候開會(huì)就像是在開下午茶會(huì)。

會(huì)議記錄這種東西，基本也是沒有的。

但這些都沒關(guān)系。我們不需要開一個(gè)“規(guī)范”的會(huì)議，只要能達(dá)到目的就可以了。

產(chǎn)品經(jīng)理需要經(jīng)常參與各種會(huì)議，有時(shí)候還需要負(fù)責(zé)組織、主持。除了一些常見的注意事項(xiàng)外，這里我根據(jù)我的經(jīng)驗(yàn)，分享2個(gè)比較重要的點(diǎn)。

1. 盡可能讓所有干系人參與會(huì)議

如上面說的，有時(shí)候，會(huì)議內(nèi)容本身不重要，“參與會(huì)議”這個(gè)行為本身才是開會(huì)的目的。所以，當(dāng)我們?cè)诮M織會(huì)議時(shí)，需要盡可能讓所有干系人都參與。

如果項(xiàng)目涉及多部門，就必須讓所有涉及部門都派人參加。哪怕不參與，也得確保該部門負(fù)責(zé)人知道這個(gè)項(xiàng)目。不然，后續(xù)各部門間的配合就會(huì)出問題。

如果項(xiàng)目比較復(fù)雜，或者技術(shù)上有難度，就必須在早期的會(huì)議上就讓技術(shù)部門參與。讓技術(shù)負(fù)責(zé)人提供可行性建議。

如果有些部門平時(shí)不太配合，就需要盡早讓其參與到會(huì)議中，讓這個(gè)項(xiàng)目變成“我們”的項(xiàng)目。

如果這個(gè)項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)很在意，就需要在組織會(huì)議的時(shí)候，詢問領(lǐng)導(dǎo)是否參加。我們需要盡量讓領(lǐng)導(dǎo)來參加。不然，有可能我們討論了半天，結(jié)果偏離了領(lǐng)導(dǎo)的預(yù)期。然后領(lǐng)導(dǎo)一句話，所有工作就都白費(fèi)了。

2. 必須要得到明確的、可執(zhí)行的結(jié)論

普通小廠的會(huì)議，沒有嚴(yán)格的“會(huì)議流程”。

有時(shí)候，上一句還在討論這個(gè)問題，下一句突然就開始說那個(gè)問題了；有時(shí)候，對(duì)于一個(gè)問題，有人說了這個(gè)方案，有人說了那個(gè)方案，然后大家沒有進(jìn)行表態(tài)，就開始下一個(gè)話題了。

我們初級(jí)產(chǎn)品經(jīng)理，是負(fù)責(zé)具體執(zhí)行的人。所以，我們需要對(duì)“結(jié)論”非常敏感。

具體要怎么執(zhí)行，如果沒有說清楚，一定要打斷大家，提出疑問，讓與會(huì)人員給一個(gè)明確的結(jié)論。

“所以，具體我們是要……，對(duì)吧？”

“現(xiàn)在我們說了3種情況，第1種情況是要……，第2種情況是要……，那第3種要怎么處理，現(xiàn)在還沒確定吧？”

具體怎么執(zhí)行，結(jié)論我們一定要確認(rèn)清楚。

四、小結(jié)

開會(huì)，本質(zhì)上是一種信息傳遞的手段。

在組織比較混亂的普通小廠，我認(rèn)為，很多時(shí)候，開會(huì)是一種不可替代的溝通手段。

看似低效，其實(shí)有大作用。

雖然開會(huì)煩人，但是該開的，還是得開好。

作者：簡明產(chǎn)品論，微信公眾號(hào)：簡明產(chǎn)品論（ID：JianMingPM）

本文由 @簡明產(chǎn)品論 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理，未經(jīng)作者許可，禁止轉(zhuǎn)載。

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