如何提高需求輸出的效率?
編輯導讀:在實際工作中,我們經常會碰見緊急的迭代需求,要求在短時間內有高質量的產出。本文作者基于自身工作經驗,提出了提高需求輸出效率的四點方法論,希望對你有幫助。
一、前言
我們在做產品的過程中經常會遇到緊急的迭代需求,要求我們必須在非常短的時間內去完成。而如果留給需求設計的時間越短,過程當中留給我們思考的時間就會越少,這意味著我們做出來的功能更容易出現缺陷。
為了避免功能上線后出現缺陷,我們往往會通過加班、推遲交付需求的方式去提高需求的質量。可問題是,在上線時間點已確定的情況下,這種方法又會擠壓研發、測試、驗收的周期,同樣會增加上線后出現缺陷的概率。
需求的質量會影響上線后的效果,需求的耗時又會影響研發的周期,我們似乎是遇到了一個難解之題。
細想的話可以看出,如果要降低上線后出缺陷的概率,就要想辦法提高需求的質量、減少需求輸出的耗時,即提高需求輸出的效率,工作效率提升了,上面的困境也會迎刃而解。
道理大家都懂,但提升效率要實現起來并不是一件容易的事情,因為產品需求的輸出是一個復雜的過程。
我們來把這個過程做一下拆分,就會發現其通常包含了需求調研、需求分析、界定需求范圍、流程圖設計、原型設計、編寫需求文檔、需求評審這么多工作內容。
如果我們找出了哪些工作內容存在較大的優化空間,去思考做這件事情的更優方法,或許就會找到提升效率的答案。
根據我自身在產品需求工作中的經驗,針對不同的工作內容,總結出了以下幾點方法。
二、方法
1. 方法一:做好需求調研
很多產品人在剛開始做需求的時候,包括我自己在內,常常容易忽視需求調研的工作,把大量的時間花在了原型設計和需求文檔上面。
這樣做大概率會出現這樣一種情況,就是完成需求后,因為需求方的不滿意,而反復去修改。我們知道,當需求已經輸出完成后,再去修改流程、原型、文檔,將會耗費我們大量的時間。
當我們花了0.5天調研,只用了3天就完成了需求設計,看似很高效,結果因為方案被駁回,而多出了3天反復修改的時間,讓原本4-5天可以做完的需求,前后總共用了6.5天。而且,周期越長越是復雜的需求,這樣損耗的時間將越多。
我在剛畢業做產品的時候,經常遇到上述的情況,后來經過反思和嘗試,總結出了一個規律:
就是盡可能地多花時間在需求調研和需求確認階段,最好是完全清楚和理解需求方的訴求后,再開始去做需求方案。根據我以往的經驗,一般至少需拿出40%的時間向需求的提出者、功能的使用者、其他干系人調研和確認,有時這個階段甚至有60%的占比。
看似這種方式花費了大量的時間在前期工作上面,留給需求設計的時間非常有限,但在此過程中,因為我們加深了對需求的理解,明白了需求方的目的,進而提高了需求的確定性,所以通常最終的成效會是:降低了返工概率,減少了需求階段的耗時。
2. 方法二:控制需求范圍
需求范圍也是影響我們效率的一個因素,同樣是實現考勤需求,往簡單了做可以只做成類似日歷簽到的模塊,但是往大了做可以做成一個獨立的產品,比如釘釘。
如果需求的范圍太大,功能做的過于復雜,就會使成本增高,周期延長,如果功能太簡單,又無法很好地滿足需求。
因此,最理想的情況是我們只做那些重要的功能,提高功能的性價比,使其既滿足業務上的訴求,又最大程度地節省成本。
當然,實際情況下我們控制需求范圍并不那么容易,是因為存在一些客觀上的困難:
- 我們在需求調研時,通常會收集到大量的零散需求,這些需求方提出的需求中,除了有核心訴求,還會有發散出的非核心的訴求,稍不控制,我們很容易就會過度設計,降低了性價比。
- 即便是已經非常準確提煉出了需求方的核心訴求,那么如何設計出高性價比的功能也會成為我們面前的難題,因為設計同樣的功能,不同的產品經理給出的方案也會有所差異,有的清楚用什么方案去滿足訴求性價比會更高,而有的會做出更復雜的功能,同樣會擴大需求的范圍。
解決的辦法是:
- 需要在調研時,通過需求分析去判斷哪些功能是必要的,哪些只是錦上添花;詢問其這么做的原因,判斷使用場景是否真實存在;是否能去掉,如果不能去掉,能不能放到以后實現。
- 需要我們腦海中積累的有足夠多的功能方案,才能基于前面的需求調研,能夠在短時間內給出高性價比的方案,可以通過2種途徑積累,一方面是平時多體驗其他產品的功能,另一方面是通過大量的項目經驗去積累功能方案。
3. 方法三:將需求確認前置
合理的工作流程,可以幫助我們減少失誤概率,在做需求的過程中,我們應該都有體會,原型和需求文檔的工作非常耗時,如果出現失誤,就需要我們花費很多額外的時間去回過頭去修補。
最糟糕的一種情況就是,原來的設計方案被全部打回,需要推倒重來,如果此時我們已經輸出了完整的原型和需求文檔,那么就意味著,原先在原型和需求文檔中花費大量的時間,全部被浪費了。
這里就體現出了提前確認需求的重要性,如果我們把風險前置,在原型完成初稿時,就向需求相關人確認我們的設計方案,確認完成后再進入下一步的流程,而不是等到評審的時候,再去確認設計方案,與第一點有類似的效果,這樣也能降低返工的風險。
4. 方法四:使用合適的工具
輸出同樣的內容,如果選擇了不恰當的工具就會無形中延長我們的時間,因此在開展工作前,需要先選定合適的工具,合適的工具能顯著提高我們的工作效率。
當需要輸出產品迭代路線、梳理產品結構時,使用腦圖會比Excel和Word更加快速、直觀。
當需要輸出移動端高保真的原型時,使用墨刀等部件豐富的工具做起來會更快;當需要輸出PC端后臺原型時,使用Axure會更合適。因為后臺產品功能通常高度個性化,邏輯復雜,這時Axure具備的動態面板、函數條件、中繼器等強大的自定義能力,就發揮出了優勢。
當需要向團隊內部輸出需求文檔時,使用Excel去寫需求文檔,結構會更加清晰,更重要的是能夠方便我們維護功能的規則庫,讓未來輸出類似的功能規則時,更加地高效。
三、結語
需要注意的是,提高效率并不是指節省工作步驟、降低輸出質量。我們在需求階段的每一步工作中,都必須有完整的思考維度和高質量的輸出物,這樣才能保證最終呈現出的交付物滿足需求,且實現出來的功能是可靠、好用的。
以上就是我在工作中總結到的幾點提高需求輸出效率的方法,工作的效率提高后,我們就會有多出的時間去完善輸出物的質量,二者相輔相成形成一個正向循環,加速我們在產品能力上的進步。
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