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編輯導語：我們工作時工作文件是必不可少的，不管是記錄討論內容還是某項任務，都是要通過文件的形式進行記錄，之后再進行歸檔處理；本文作者從文件內容、傳閱、歸檔三方面分析文檔到底怎么完成，我們一起來看一下。

生活之一二事，工作之二三事，皆可用產品視角試探之，今天我們來談談“文檔”這個事。

什么能稱之為“文檔”，我認為可以理解為歸檔的文件，這其中就涉及到“文件”這個主體以及“歸檔”這個動作，這里我們無事來分析分析工作中文件的歸檔流程。

首先我們分析下：我們為什么要將口頭討論的內容或實際執行的事情記錄成為文件，并且對重要文件進行歸檔處理。

1. 記錄：留存，確認。
2. 傳閱：共享，共識。
3. 追溯：復盤，追責。
4. 歸檔：學習，積累。

其次我們看看文檔包含什么內容：

文件信息：

• 表現層：視覺體驗，整齊，有條理，閱讀舒服。
• 內容層：文件本質，真實全面、不遺漏、準確無誤不模棱兩可。
• 品牌層：清晰完整，傳遞公司的品牌價值觀。

目的：能讓讀者看到文件本質內容的同時能有很個較好的閱讀體驗，如果作為公司文件，最好將公司品牌信息露出，傳播品牌的同時對內對外體現出公司和團隊的專業性。

歸檔信息：文件從無到有，如何撰寫？如何傳閱？如何歸檔的流程信息？

《會議紀要》可能是我們工作中遇到最多的一種文件形式，我們以《會議紀要》為例來分析下《會議紀要》的記錄，傳閱直至歸檔的整個流程中有哪些問題需要注意。

一、文件內容的記錄

關鍵詞：以內容為中心，全面準確。

1. 文件由誰來寫？

必須是參會的人來記錄，一般是在會上發言不多的人員或者級別比較低的人來記錄，因為有時間記錄下所有人的發言重點。

2. 文件通過什么載體寫

載體格式，一般包含：word、excel、PPT、X-mind、附件（音頻、視頻）。

以上說的都是本地文件載體格式，由于在線文檔和在線辦公工具的興起，也有公司選擇通過飛書、釘釘、騰訊文檔、印象筆記等在線形式來進行記錄。

其實重點是記錄的內容做到真實全面、不遺漏、準確無誤不模棱兩可即可，但是我還是主張用傳統的office文件來記錄。

3. 文件內容采取什么格式來寫？

只要是正規的文件都有一定的格式，不同公司可能要求的文件格式有些許不同。

內容格式即當前文件必須包含的哪些字段內容，像《會議紀要》必須包含的字段有：

• 前文：會議主題、會議時間、會議地點、參會人員、會議記錄；
• 正文：會議目的、會議內容、會議結論、會后事宜等；
• 附件：如果有其他重要相關文件則以附件形式呈現，如音頻、錄像或會議中提到的其他文件。

二、文件的傳閱

關鍵詞：以閱讀者為中心，閱讀舒適。

1. 記錄好的文件由誰來發送？

一般是會議記錄者直接發送，但也不排除會議記錄者整理好內容后發送其領導審核后再由其領導直接發送。

2. 記錄好的文件通過什么渠道發送至閱讀者手中？

目前發送渠道包含有：郵件、社交工具、共享文檔等形式；但是究其正式和嚴謹性還是通過郵件發送比較妥當。

3. 記錄好的文件發送給誰閱讀？

可以從兩個維度去對文件接收者進行分類：

1. 與文件內容直接相關的人/與文件內容間接相關的人；
2. 內部人員/外部人員。

4. 記錄好的文件以什么形式發送？

有人就會疑問了？記錄的什么就發送什么唄？是這樣嗎？

第一步中提到會議記錄的載體，每個人的喜好不同，所以每個人可能選擇的記錄載體不一樣，但是不可能記錄者用X-mind記錄的《會議紀要》就直接發出去；先不看這種內容記錄方式是否所有人都能接受，但看這種文件格式也不是所有人都可以正常打開查看的（必須下載對應的x-mind軟件才能打開，并且不同的X-mind還存在不兼容打不開的風險）。

發送的文件就一個目的，就是為了讓接受者可以正常的查看，所以最好選擇一種能確保所有人都能正常打開的文件格式，首選僅可讀的文件，首選PDF格式；同時我們希望接收者查只需要可正常查看即可，不需要接收者編輯文件，所以不選擇word或其他可編輯形式，這種僅可讀的文件同時可保證文件內容排版樣式不會改變。

同時發送出去的文件是代表公司的，就像雙方公司的合作會議的《會議紀要》，除了自己公司內部傳閱外，還有可能是需要出示給外部公司確認和傳閱的；此時《會議紀要》文件也代表著公司的形象和團隊人員的專業性，也是一個展示公司品牌的機會，所以有必要將公司的品牌logo、價值、slogan等元素呈現出來，建議在頁眉或頁腳呈現；這種專業嚴謹的態度不論是對內或對外看來都是大有益處的。

5. 整理好的文件怎么發送？

重要文件建議采用郵件內容+附件同時發送，從接收者的視角去考慮事情，打開郵件的第一眼就可以看到文件的主要內容，如果需要注意或進一步了解則下載附件查看全文詳情。

三、文件的歸檔

關鍵詞：便于追隨查看。

評判文件是否需要歸檔的標準就一個：是否重要；但是這個重要性是因人而異的，所以“什么文件需要歸檔？”這個問題應該是與“歸檔在何處”相關聯的；就比如一個項目的評審會議是由項目經理或產品經理來進行歸檔至項目報告中；董事會級別的定期會議則是由董事會秘書歸檔至公司高層會議記錄中。

歸檔的文件的格式，個人建議存儲兩個版本可讀和可編輯版，因為像公司商業計劃之類的文件一方面需要向外界展示，另一方面會隨著時間或公司戰略或業務的調整而對該類文件進行調整。

歸檔后的文件并不是像某種檔案醫院就塵封幾十年也不用管了，同時在需要的時候還得追溯查閱，所以必須對歸檔的文件做好分類管理。

#專欄作家#

andy，微信公眾號：PM大白，一名產品經理行業的小獸醫經理行業的小獸醫

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