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編輯導(dǎo)讀：會議紀要應(yīng)該是每個職場人都曾經(jīng)經(jīng)歷過的，但是我們真的能把它寫好嗎？本文作者從產(chǎn)品思維的角度出發(fā)，從用戶思維、結(jié)構(gòu)化思維和閉環(huán)思維三個方面，分享了寫會議紀要的關(guān)鍵步驟和需要注意的問題，希望對你有用。

01?為什么要寫會議紀要？

會議紀要是將會議內(nèi)容進行概括提要，條理化、清晰化地整合輸出，以記錄和傳達會議情況及會議結(jié)論的文件。

基于會議紀要記錄的內(nèi)容：進行會議信息的傳遞，讓相關(guān)人員知悉會議開展情況；統(tǒng)一與會者的共識，確認對會議結(jié)論的認知是一致的；

基于會議過程中制定的結(jié)論及接下來需要達成的目標，指導(dǎo)后續(xù)工作的開展；后續(xù)如果發(fā)生問題時，作為可追溯的依據(jù)。

02?為什么要用產(chǎn)品思維寫會議紀要？

看似一份簡單的會議紀要，但是想要把它寫好卻不容易。

很有可能洋洋灑灑記錄了一大堆，一不小心就寫成沒有核心沒有重點的流水賬。

這樣的會議紀要，讓看的人不知所云，還需要自己再去記錄中抓重點，增加認知負擔(dān)；也無法給下一步的執(zhí)行提供任何參考依據(jù)。

對他人來說，收到一份結(jié)構(gòu)清晰、結(jié)論及下一步計劃明確的會議紀要，能夠讓相關(guān)人員更快、更好、更準確地領(lǐng)會到會議精神，往下推動工作開展。

對自己來說，給出這樣一份會議紀要，相關(guān)人員會對你的工作能力有所認可，至少輸出能力、邏輯思維是清晰而明確的。

身為產(chǎn)品經(jīng)理的我們，是否可以思考用產(chǎn)品思維來解決這個問題，從而更好地輸出會議紀要呢？

而我們也可以從小事不斷地鍛煉我們的產(chǎn)品思維；訓(xùn)練自己的結(jié)構(gòu)化思維，從用戶的角度思考；鞏固自己的產(chǎn)品思維，提升自己的工作質(zhì)量和效率。

產(chǎn)品思維這個概念很寬泛，總的來說，是幫助我們更好地解決問題的思考方式。

在本文中，將結(jié)合會議紀要講一下，產(chǎn)品思維中的用戶思維、結(jié)構(gòu)化思維、閉環(huán)思維。

03?用戶思維：站在用戶視角，提升用戶體驗

1. 什么是用戶思維？

用戶思維，是指站在用戶的角度去考慮問題。當(dāng)我們置身于用戶所處的境況中，才能更好地理解他們遇到的問題或者是訴求，再去給出合適的方案。

由于需要站在用戶的角度去考慮問題，這就需要我們換位去思考：用戶是誰，是什么角色，他在什么場景下，遇到了什么問題或想要達成什么目的。

2. 會議紀要中的用戶思維

會議紀要涉及的對象主要分為兩類，分別是發(fā)送對象和抄送對象，下面根據(jù)這兩類接收對象去分析他們的場景與訴求。

（1）發(fā)送對象：參會人員和目標任務(wù)責(zé)任人

會議召開后，我們需要將會議紀要發(fā)送給與當(dāng)前事項有直接關(guān)系的人員，這其中就包括參與會議的人員，以及會議目標中各任務(wù)的責(zé)任人。

他們查看會議紀要的場景和訴求為：在會議開完以后，查看記錄的內(nèi)容與參與會議時討論敲定的是否一致，如果有不一致的地方，需要提出來，以避免在推進事情發(fā)展時，出現(xiàn)方向錯了之類的問題。

其中，目標任務(wù)責(zé)任人，還需要了解會議目標中需要他認領(lǐng)完成的任務(wù)，并將事項推動落實下去。這是因為有可能是領(lǐng)導(dǎo)去參會討論，而實際需要去執(zhí)行任務(wù)的是其下屬。

（2）抄送對象：支持部門、領(lǐng)導(dǎo)或業(yè)務(wù)相關(guān)但沒能來參會的人員

會議紀要還要抄送給需要對當(dāng)前事項知情的相關(guān)人員，這其中包括支持部門、領(lǐng)導(dǎo)或業(yè)務(wù)相關(guān)但沒能來參會的人員。

他們查看會議紀要的場景和訴求為：在會議開完后，收到了同步會議情況的會議紀要，知曉一下事情的進展和發(fā)展方向，如有問題可以及時提出，以確保事情順利推進。

另外，所有角色都還會存在一個查看會議紀要的場景與目的：當(dāng)后續(xù)出現(xiàn)問題需要追責(zé)時，根據(jù)會議紀要追溯當(dāng)時約定的結(jié)論，看問題是出在哪里、哪個環(huán)節(jié)。

由于我們開完會后，會議結(jié)論是需要記錄并且同步給到相關(guān)人員，以傳達信息并且推動事情進一步發(fā)展；且會議往往都是有多人參與，或者會議后的結(jié)論是需要告知到多個人的。

所以會議紀要往往是通過郵件的方式發(fā)送。使用郵件的方式，會顯得比較正式，更容易引起重視；并且書面化的方式留底可追溯。

在會議紀要中，以下內(nèi)容可以結(jié)合會議紀要中的用戶思維去完成。

（3）標題

結(jié)合上述提到的，會議紀要往往是通過郵件發(fā)送的。即收件人在收到會議紀要時，也可能會收到眾多其他郵件。

因此，收件人需要在看到郵件標題時，就能夠一眼看出是講什么內(nèi)容的，以決定當(dāng)下是否要查閱該郵件。

另外，當(dāng)后續(xù)需要翻看郵件時，也可以通過關(guān)鍵詞方便地查到。

起郵件標題的格式，可以參考：【會議紀要】+時間+主題。

其中，主題包括業(yè)務(wù)主題和環(huán)節(jié)主題，即同一個業(yè)務(wù)事項，可能會在不同環(huán)節(jié)召開會議。為了便于區(qū)分不同會議內(nèi)容，是在什么環(huán)節(jié)召開的會議也要進行說明。

舉例：【會議紀要】7月31日關(guān)于XXX業(yè)務(wù)需求評審

這樣，收件人在看到郵件標題時，就可以知道是關(guān)于哪個業(yè)務(wù)的哪個環(huán)節(jié)召開的會議后記錄的會議紀要了。在后續(xù)如果有需要查找時，也能夠更加快速便捷地根據(jù)關(guān)鍵詞進行搜索。

（4）會議簡介

前面提到，會議紀要的接收人員包括參會人員、目標任務(wù)責(zé)任人以及支持部門、領(lǐng)導(dǎo)或業(yè)務(wù)相關(guān)但沒能來參會的人員。

他們查看會議紀要的場景除了剛開完會議時，還包括后續(xù)出現(xiàn)問題時，需要翻看之前的記錄。

基于查看會議紀要的對象和場景，可以知道查看會議紀要的人未必去參會了，他可能并不清楚事情的背景以及開展情況；或者如果是過了一段時間翻看會議紀要的，可能也已經(jīng)記不清楚背景以及當(dāng)時的情況了。

因此，需要針對會議內(nèi)容做個簡要介紹，說明記錄一下會議時間、參會人員、會議內(nèi)容等，讓相關(guān)人員能夠知道會議開展的背景和開展的情況，知道在什么時候，發(fā)生了什么事情，都有哪些人員參與。

如果是事后出現(xiàn)問題需要追溯時，會議簡介也可以幫助回憶當(dāng)時的情況。

會議時間的記錄格式可以為，XX年XX月XX日 XX點~XX點；例如2020年7月31日 13：00~14：00。記錄發(fā)生的具體的日期，以及一個大致的時間區(qū)間即可。

參會人員可以先介紹外部團隊人員，再介紹內(nèi)部團隊人員，最后再加上自己。有必要的話，可以在團隊順序中再按照職級順序去介紹，讓他人感受到被重視。

會議內(nèi)容中可以簡要介紹會議溝通的背景，會議溝通的事項。讓沒有來參與會議的人員、上級領(lǐng)導(dǎo)等能夠理解事情的來龍去脈。知道是基于什么背景發(fā)生了什么事情。

04?結(jié)構(gòu)化思維：結(jié)論先行，展開闡述

1. 什么是結(jié)構(gòu)化思維？

結(jié)構(gòu)化思維是指從多個角度全面而清晰的去思考、去梳理事物的一種思維方式。

先說整體結(jié)論，再依次展開論述，給出論據(jù)說明前面得出來的結(jié)論。

使用結(jié)構(gòu)化思維去進行思考和表達時：結(jié)論先行，再去展開闡述，先突出重點，能夠讓對方更加輕松地理解我們想表達的觀點，

而不是接收信息者先聽一堆論據(jù)，還要自行去做信息歸納整理，才知道我們到底想表達什么；

在具體闡述時，將零碎的點進行組織歸類后，信息變得更加有規(guī)律和有邏輯，能夠提高我們的思考和理解效率，從而更加高效地推進和解決問題。

2. 會議紀要中的結(jié)構(gòu)化思維

（1）會議結(jié)論

針對會議討論的整體情況，先說總體的結(jié)論。

這樣能夠降低閱讀者的難度，讓他人最快速地掌握本次會議紀要的核心思想；再依次展開論述，給出論據(jù)說明前面得出來的結(jié)論，讓想要進一步了解詳情的人員，可以再往下看。

如果會議中達成的結(jié)論較多且涉及不同類型，可以再做一下分類，比如按照不同的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的會議結(jié)論進行分類，例如運營側(cè)的相關(guān)會議結(jié)論、產(chǎn)品側(cè)的相關(guān)會議結(jié)論。這樣查看的人員可以根據(jù)自己的目的去查看其相關(guān)的內(nèi)容。

另外，會議結(jié)論是需要同步給相關(guān)人員的，如果有必要的話，可以艾特到具體人員。

舉例：會議結(jié)論：

1）合同管理業(yè)務(wù)的定位：

合同信息的集中管理和規(guī)范化管理，包括銷售合同和采購合同；

其中銷售合同需要記錄合同信息及合同相關(guān)的開票、收款、收入確認信息。

2）財務(wù)工作臺、前臺產(chǎn)品、商務(wù)系統(tǒng)三者之間的協(xié)作關(guān)系

客戶經(jīng)理成單后，于財務(wù)工作臺和商務(wù)系統(tǒng)分別錄入合同與訂單（合同與訂單之間的關(guān)系、訂單收款信息、開票信息，由財務(wù)工作臺提供能力，能夠?qū)⒑贤c訂單進行關(guān)聯(lián)記錄，和便捷的進行數(shù)據(jù)記錄）；

商務(wù)系統(tǒng)定期完成費用計算與賬單結(jié)算（通過前臺產(chǎn)品提供的操作平臺，由用戶確認結(jié)算；財務(wù)工作臺提供能力，能夠?qū)⒂嬞M數(shù)據(jù)與結(jié)算數(shù)據(jù)在財務(wù)工作臺中進行便捷記錄）

05?閉環(huán)思維：有始有終，推動問題解決

1. 什么是閉環(huán)思維？

閉環(huán)思維是指我們在做一件事情時，要做到有始有終。不是僅僅把事情做了，而是要保證事情做了以后，是能夠解決問題，或者有相應(yīng)的見效或進展的。

貫徹閉環(huán)思維，即當(dāng)我們在做一件事時，不僅是把當(dāng)下的事情做完了，還要對結(jié)果有促進作用，形成一個良性循環(huán)，從而離目標越來越近。

2. 會議紀要中的閉環(huán)思維

發(fā)起會議是有會議目的的，是要把事情做推進落地的。

那么在會議過程中，如果有提出一些待確認的問題，或者待執(zhí)行的事項，就需要跟進并且去落實。

（1）會議目標

會議開展過程中，達成了某些結(jié)論，也會達成一些接下來還要做哪些事情的共識，包括待確認的問題或者完成的事項。

會議目標中的這些任務(wù)，需要明確責(zé)任人跟進和預(yù)期完成時間。

明確責(zé)任人是要把事情分配給到某個人，有人跟進，事情才能往下推，不然就沒人管了。

明確預(yù)期時間也是同樣的，時間點如果不明確，那么就沒有概念說這個事情要什么時候完成，

可能就會一拖再拖，從此擱淺，那么這個待辦也是沒有意義的了。

另外，在給出待辦事項時，同樣要記得分類。讓看的人可以明確分別有哪些類型的待辦，

比如待確認的問題，和待執(zhí)行的事項；或者可以按事項的類型分類，比如開發(fā)環(huán)節(jié)需要關(guān)注的，比如業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)需要關(guān)注的。

舉例：待辦事項：

1）請@市場同學(xué) 關(guān)注并及時確認，請于本周五完成反饋：

關(guān)于贈送給用戶的流量金額，在給用戶進行直充時，需要審核后方可生效。直充訂單需流轉(zhuǎn)由誰完成審核？

2）待與@項目組 進一步溝通達成共識，下周三會議討論：

計費結(jié)算相關(guān)

• 預(yù)付費業(yè)務(wù)是否流轉(zhuǎn)至計費系統(tǒng)進行費用計算；
• 明確履約、授權(quán)、計費系統(tǒng)的定位問題

賬戶充值相關(guān)

• 直充審核是否需要使用工作流模式；
• 賬戶體系中，關(guān)于贈送金額部分的形式是什么（優(yōu)惠賬戶？紅包？或其他）

小結(jié)

會議紀要是我們?nèi)粘９ぷ鏖_展過程中，很常見的需要撰寫并與他人協(xié)作的內(nèi)容之一。

用產(chǎn)品思維，做自己手頭的每一件工作，從小事著手，能夠幫助我們潛移默化地去培養(yǎng)自己的做事習(xí)慣和提升自己的思維方式。

讓我們從這一封封看起來不起眼的會議紀要開始吧~

作者：產(chǎn)品BBQ；公眾號：產(chǎn)品BBQ，歡迎溝通交流～

本文由 @產(chǎn)品BBQ 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理。未經(jīng)許可，禁止轉(zhuǎn)載

題圖來自Unsplash，基于CC0協(xié)議